新时代事业单位档案管理中存在问题及困境的应对策略研究

摘 要：新时代，事业单位的档案管理工作面临着许多困境和挑战，如档案管理缺乏统一规范标准，导致不同机构之间处理档案的方式和标准存在较大差异，难以有效地比对和合作；档案数量大、种类多，使得档案管理的工作量巨大；档案管理人员素质不高，普遍存在知识结构不够完善和操作技能不足等问题，难以胜任现代化的档案管理工作；档案电子化进程缓慢，很多机构还停留在纸质档案管理阶段，没有充分利用先进的信息技术手段开展数字化管理。为了解决上述问题，本文从事业单位档案管理中存在的问题和困境、原因分析以及现实意义三个方面入手，提出应对策略，旨在为事业单位档案管理工作的开展提供支持和帮助。

关键词：事业单位；档案管理；工作制度；信息化建设

随着我国全面建设社会主义强国的推进，公共事业单位的工作结构和制度也发生了相应的改变和调整。然而，在新时代，公共事业单位中的档案管理工作仍然面临着各种问题和困境。在传统管理思想的影响之下，事业单位的重点在于业务管理，而缺少对于档案管理工作重要性的认识，造成档案管理工作相对落后，不能满足现代化工作方式的要求，导致与时代不匹配的檔案管理工作在新的形势下仍然存在许多问题。同时，事业单位档案信息化管理效率和安全性也受到影响。公共事业单位的档案管理工作涉及各类社会公众事务、优秀成果以及单位历史发展等重要信息的记录，不仅直接关系到机构的正常运转，也涉及国家文化遗产保护和数字化建设等方面，在某种程度上而言，档案管理工作的开展对事业单位发展和运行可以起到直接影响作用。因此，我国公共事业单位亟须调整和改革其档案管理工作，使事业单位快速适应政策变革，实现稳步发展，提高档案管理水平和效能已经成为当前事业单位档案管理工作需要重视和探讨的课题。例如，在新时代，公共事业单位需要加强档案数字化建设，以提高档案整理、查询和利用的效率以及便利性。同时，还需要拓宽档案管理的领域，将档案管理工作与知识产权管理、文化遗产保护等方面紧密结合，以更好地发挥档案管理的价值。

本文从应对策略的角度出发，研究新时代事业单位档案管理中存在的问题及困境，并提出相应的解决方案。通过本文的研究探讨，旨在为事业单位档案管理工作的改进和提升提供有益的帮助。

一、事业单位档案管理工作中的问题和困境

1.档案管理缺乏统一规范标准

由于事业单位具有较多的组织部门，工作内容也多种多样，许多事业单位对于其档案管理的分类没有规定统一的标准。并且，各个单位在档案管理中采用的制度、流程以及方式等存在较大的差异，导致档案管理工作混乱和不规范，造成各单位之间难以比较和借阅档案，使得档案的利用价值降低。

2.档案整理工作难度大

事业单位历史悠久，文书繁多，其档案数量大、种类多，档案整理工作十分烦琐，同类型的非结构化档案信息使得传统的档案管理系统难以开展有效的储存和管理。而且，由于档案保管时间长、保存环境不佳等原因，部分档案已经出现了损坏、遗失和霉变等情况，导致档案管理难度加大。

3.档案保管环境差

档案保管环境差是事业单位档案保管中常见的问题之一。首先，由于许多事业单位缺乏专业的档案保管设施和技术手段，保存档案的地点温度高、湿度大，无法对环境展开有效的控制。而长期高温高湿会导致档案纸张变黄、变脆或变形，影响文件的阅读和使用。同时，保存档案的环境光线过强或不足也会对档案造成损害，使长时间暴露在阳光下的档案纸张变质、褪色，严重时甚至可能损坏文件本身，而环境光线不足也会影响文件的辨识和查找。其次，保存档案的环境往往存在着不同程度的空气污染，如尘埃和细菌等，这些有害物质会附着在文件表面或内部，从而导致档案质量下降。此外，储存档案的设备设施和材料也可能释放有害物质，进一步加剧了档案的污染。许多事业单位在档案储存设备设施方面缺乏投入，常采用简单的木质或纸制盒子储存或使用不当的绑带或胶带，也会导致档案文件损坏，无法保证档案的长期保存。

4.档案管理人员素质不高

事业单位的档案部门缺少档案人才已经是一个普遍现象。目前，事业单位中档案管理工作人员的能力和管理水平参差不齐，且部分人员还需要身兼数职，也未接受过专业的培训，对档案管理的重要性认识不足，导致在档案管理工作中没有遵守科学性和规范性的原则，很容易发生误操作和丢失档案等情况，给当前档案管理工作的规范化以及系统化管理产生严重的影响。

5.档案电子化进程缓慢

随着信息技术的普及和发展，将档案数字化处理成为电子档案已成为事业单位档案管理的新趋势。但是，由于数字化转型需要花费大量的资金和人力、物力，而很多事业单位在这方面缺乏足够的投入，受到人力、物力以及技术等方面的限制，信息技术的作用并未得到充分发挥，许多事业单位的档案电子化进程缓慢，甚至停滞。

6.档案的安全管理

事业单位档案中部分信息属于国家机密或商业机密，如经济账户和人事档案等，而数据安全是国家重要的战略安全之一。因此，在档案保管、查阅、借阅和销毁等保密工作方面必须加强安全管理，防止信息泄露和损失。但是，如果档案管理人员不了解相关法律法规或者没有安全保密意识，就可能被泄露档案中的重要信息，给单位甚至国家造成严重损失。

二、事业单位档案管理工作存在问题及困境的原因分析

1.工作制度缺乏科学性

科学、合理的事业单位档案管理工作制度是保障档案管理工作效率的前提。因此，档案管理工作应该依据规范性和标准化的原则，最大限度地发挥其约束作用，而缺乏相应制度则会造成档案管理工作不标准、效率低和约束性差的问题。

2.缺乏专业人才

由于事业单位档案管理需要专业人才展开管理和维护，但很多事业单位在招聘人员时，却没有专门招聘档案管理人员，造成这方面的人才力量比较薄弱，从而导致档案管理工作难以得到有效开展，档案管理水平参差不齐。

3.资金缺乏

档案管理需要投入一定的资金，用于设备更新和档案数字化建设等方面。但是，很多事业单位的经费都被主要用于其他业务方面，导致档案管理资金缺乏。

4.档案保管条件不足

事业单位档案保管需要具备一定的条件，如安全的储存环境、适宜的温湿度等，但由于资金、场地等方面限制，很多单位无法提供良好的档案保管条件。

5.缺乏科技支持

随着信息化时代的到来，电子档案是未来档案管理工作开展的主要趋势。但是，很多事业单位的档案管理制度还是以纸质档案为主，档案管理设备设施已经陈旧，无法满足现代化档案管理的基本需求。由于缺乏先进的科技支持和专业的数字档案管理系统，给档案数字化建设、存储和检索等方面带来了困难。

6.管理体制不完善

有些事业单位对档案管理的重视程度不够，在组织机构上也没有设置专门的档案管理部门，导致档案管理工作的责任没有落实明确，管理责任相对混乱。

三、事业单位档案管理工作的重要作用

事业单位档案管理工作对于保护文化遗产、提高管理水平、服务群众和推进数字化建设等方面具有重要的現实意义，是事业单位开展工作的基础和保障。

1.保护国家文化遗产

档案是国家的重要文化遗产，事业单位作为公共机构，负有保护和传承国家文化遗产的责任。加强档案管理工作，可以保证档案的完整性、真实性和可靠性。

2.提高事业单位管理工作质效

档案是事业单位管理工作的基础和支撑，对于事业单位各项工作的规范化、透明化和科学化管理具有重要意义。加强档案管理工作，有利于提高事业单位管理水平，推进工作流程优化和提升工作效率。

3.提供决策依据和服务群众

档案是决策和服务的重要依据，通过档案管理系统可以快速查询和获取相关信息，为管理决策和服务群众提供支持和保障。对于事业单位，如政府部门、学校和医院等，档案管理对于决策和服务都有着重要的现实意义。

4.推进数字化建设

要想有效提高档案管理的效率和便捷性，就要加快数字化档案的管理。事业单位要积极主动推进数字化建设，促进数字化档案管理工作在单位的开展和应用。

5.符合社会发展需要

随着社会的不断发展，加强档案管理工作，有利于适应新形势和新模式下的管理需求，也符合当前社会发展对于档案管理工作的需要。

四、事业单位档案管理工作存在问题的应对策略

1.加强人才培养

事业单位可以通过组织培训和交流学习等方式，加强档案管理人员的理论知识水平和相应的技能，提高他们工作的积极性和责任感。同时，可以适当拓宽招聘渠道，引入具有相关专业背景的复合型人才。

2.改善档案保管环境条件

事业单位要根据档案特点，科学设计保管环境。例如，设置通风设备设施和加装防潮器等措施，防止恶劣天气和高温高湿等环境因素对档案的影响。此外，还需要定期检查维护设备设施和消毒清洁存档区域等，确保档案存储具备合格的条件。

3.加快建立数字化档案管理系统

数字化档案管理系统能够快速存储、检索以及按需输送档案信息。数字化档案管理系统的推广和实施需要事业单位根据自身的需要和特点来选择。

4.做好历史遗留问题的整改工作

事业单位可以通过对档案库存、档案流转和档案利用等环节开展全面排查，发现存在的问题并制定相应整改措施。例如，建立健全档案借阅制度，规范档案归档和梳理档案编目等。

5.引导用户自觉参与

将档案管理工作纳入全员管理的范畴，通过开展专题培训和宣传教育等方式，引导用户了解档案管理知识，自觉参与档案管理工作。同时，建设便捷的档案查询系统，为用户提供快速、方便的查询服务。

总之，事业单位在面对其档案管理存在的问题和困境时应该主动应对，从人才、环境、科技和制度等方面入手，建立完善的档案管理机制，提高档案管理水平和效能。

五、结语

在新时代，事业单位档案管理面临着越来越多的问题和挑战，这些问题不仅涉及管理制度和技术手段等方面，还涉及人才队伍建设以及文化意识等方面。针对这些问题和困境，需要各级政府和相关机构展开深入调研，并提出有效的应对策略。通过本文的研究和分析，可以看出事业单位档案管理工作存在不少问题和困境，包括缺乏统一规范、信息化水平不高和档案保管环境差等问题。这些问题和困境的主要原因有管理制度不健全、人员素质不高和资金投入不足等。事业单位档案管理工作具有非比寻常的作用，可以有效维护国家利益和公众利益，确保历史文化遗产得到保护和传承。因此，为了解决这些问题和困境，需要采取一系列针对性的应对策略。例如，加强档案管理制度的建设、完善信息化设备设施、加强人才队伍建设的同时，增加资金投入等。只有通过这些措施的切实实施，事业单位的档案管理工作才能步入正轨。

综上所述，对于事业单位档案管理工作在当今社会中所产生的问题及困境，我们需要认真对待和深入研究，并采取有效的应对策略，推动事业单位的发展和改革。

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（作者单位：巨野县医疗保障局）

作者简介：郭琳（1988—），女，汉族，山东菏泽人，省委党校研究生，中级档案馆员，研究方向：事业单位档案、医保档案。