关于新时期高校档案信息化建设的思考

摘 要：为响应《“十四五”全国档案事业发展规划》号召，践行高校档案信息化、现代化发展构想，保障高校档案管理效能的优化提升，文章展开了深入系统探究。简要分析新时期高校档案信息化建设的重要意义，探讨高校档案信息化建设的现状问题及优化路径，并提出健全档案信息化管理机制、完善档案信息化设备设施、提高档案信息化管理能力、创新档案信息化服务模式等系列建议，希望能为高校档案信息化转型提供帮助和借鉴。

关键词：新时期；档案管理；信息化建设

信息化时代，信息技术不断发展，给高校的档案管理工作提供新的方向和路径，将各种先进的技术应用到档案管理中，能够打破传统以人工为主的管理模式，减少人工作业量，推动档案管理向现代化、信息化、数字化发展，从而为高校的长效健康发展注入源源不断的动力。

一、高校档案管理信息化建设的重要意义

1.提升档案管理质量

在信息化背景下，高新技术给各行各业开展工作都提供了便利，传统单一片面的档案管理模式，已经无法满足高校对档案管理的需求，而基于信息化技术的新型管理模式，不仅能够保障工作质量和效率，还能够弥补传统纸质档案的不足，以数字资源的形式永久保存下来，避免出现纸张风化、丢失以及破损等问题。与此同时，档案管理人员想要查询档案资料，无须再投入大量的时间和精力，只需要在数据库中搜索关键词即可。为此，档案管理信息化建设，是高校现代化发展的必然趋势，有助于档案管理质量和效率的提升。

2.实现档案资源共享

高校的档案管理工作涉及大量复杂且烦琐的内容，其中既包括学生学籍信息、教师管理信息，也包含科研信息、党群信息、设备设施信息等，信息格式和类别不一，管理难度较大。想要应用特定的档案资源，就要耗费时间和人力查询，这种查询方式难以实现远距离传输和实时调阅，阻碍了管理人员快速、高效开展工作。而信息化的档案管理模式，可利用各种技术软件管理档案资料，经过授权后，管理人员登录软件系统，可快速获取到所需资料，进而打破时间和空间对档案管理工作的限制，实现档案资源的高效共享，提升档案资料的综合利用效益。

3.减少管理差错率

在传统以人工为主的档案管理模式下，因工作量较大，管理人员每天要处理大量的档案资料，在实际工作过程中，失误率较高，极易出现档案混乱、归档错误、分档不明等情况，给后续工作的顺利实施造成了不良影响。利用信息化技术，将纸质档案转变成电子档案后永久保存，可降低人为失误，为学校开展各项工作，提供可靠的数据支持。

二、高校档案管理信息化建设存在的问题

1.缺少档案管理机制

现阶段，部分高校受传统工作理念影响较深，仍在沿用传统粗放式的档案管理模式，这种落后的档案管理方式，无法满足时代的发展要求，针对性和实效性不足，长期应用这种管理模式，加大了档案遗失、被泄露的概率，甚至出现了恶意篡改等不良情况，既无法保证管理质量，还可能造成信息被泄露，影响高校的健康发展。此外，许多高校认识到了档案管理信息化建设的重要意义，并采取了一系列手段推进信息化建设，但因档案管理机制不完善，对相关人员的制约力度不足，导致信息化管理模式流于形式，未能切实应用到实际工作中，不利于高校的现代化发展。

2.软硬件设备设施不完善

档案管理信息化建设是一项长期且复杂的工程，其需要有各种软硬件设备设施的支持，才能够达成理想的建设目标。但从部分高校档案管理信息化建设开展的情况而言，还存在诸多不足和欠缺，具体表现在，高校对档案管理工作重视程度不足，投入的资金难以满足软硬件设备设施购置需求，导致档案管理信息化水平低下。软硬件设备设施是高校档案管理工作实现信息化的基础，若软硬件设备设施不够完善，过于落后，不仅会给管理人员的工作造成阻碍，还会影响到高校的整体发展。

3.管理人员能力不足

当前，许多高校都面临着高水平复合型档案管理人才紧缺的局面，根本原因在于，高校思想观念落后，未能正确认识到档案管理工作的作用和价值，忽视档案管理人员的培训和引进工作，致使管理人员综合能力不足，无法熟练地操控硬件设备设施和软件系统，浪费了资源和资金。个别高校的档案管理人员缺少服务意识，对该项工作认知不够全面，仅将其作为简单的资料存储和分类工作，片面地认为档案管理信息化建设是非必要的，这种错误的管理观念，限制了档案管理工作的信息化、数字化发展。

4.档案安全性不足

在高校的档案管理工作，保障档案资料的安全性和私密性，是该项工作的重中之重，但在管理过程中，部分档案管理人员未能明确工作重点，将工作重心放在档案资料的储存上，对于一些影响档案资料安全性的危害因素重视程度不足，如档案资料被盗窃、泄露以及恶意篡改等。信息化技术为档案管理工作提供了极大的便利，但也存在一定的安全隐患，利用软件系统储存档案资料，可能受到黑客的攻击，加之電脑病毒的影响，容易出现档案被泄露、窃取等问题，将会造成较为严重的经济风险和法律风险。因此，高校不仅要大力建设安全防护系统，将信息被泄露的概率控制在最小范围内，还要对档案信息实行全过程管理、动态化监督，以增强档案资料的安全性。

三、新时期高校档案管理信息化建设策略

1.健全档案信息化管理机制

科学、有效的管理机制，是档案管理工作有序推进的基础保障。因此，高校要转变传统落后的思想观念，从僵化的档案管理模式中脱离出来，依托于信息化技术，构建现代化管理模式，推动档案管理工作实现真正意义上的创新发展。在完善档案管理机制的过程中，可从以下几方面入手：其一，明确信息化档案归档标准。要重点统一信息化档案目录著录格式、归档流程等，要求信息化档案管理人员积极学习相关操作标准，在归档时明确档案保管期限、密级、归档部门和单位等。要通过严格的责任机制，将责任落实到部门、个人，使档案管理人员重新定义自身的工作，深刻意识到自身所肩负的责任和义务，能够将信息化技术与档案管理相结合，强化档案管理效果。其二，构建科学、有效的监督体系。在管理电子档案的过程中，要时刻秉持安全第一的原则。高校信息化档案内容繁杂，涉及范围较广，既包含教职工人事档案，也包含科研资料、学生学籍档案等，管理人员要加强对档案的管理，细化管理流程、规范工作程序，确保档案资料的接收、传输以及储存等符合规定要求，在增强档案管理工作时效性的同时，防止信息被泄露。其三，制定定期维护机制。高校的档案系统和硬件设施在运行的过程中，面临着老化、落后的问题，一旦基础设施老化，未能得到及时的维修和更换，就会影响档案管理工作的正常推进。为此，要定期检测硬件设备设施的运行状态，针对老化情况严重的设备设施要及时更换，并定期更新软件系统，为管理人员落实工作提供坚实的保障。其四，建立统一工作流程。在健全信息化管理制度的过程中，要根据《档案法》等法律制度，灵活调整管理机制中的内容，通过统一的工作流程，保证档案管理的规范性。在具体实施中，针对电子档案中的存储工具，如网盘、光盘等，要采取合法合规的手段使用和查阅，严禁私自调取档案。电子档案的应用也要遵循统一的工作模式，着重把控验收以及保存要点。

2.完善档案信息化资源设施

软硬件设备设施建设是档案管理信息化建设的关键性内容，高校要及时引进先进的软硬件设备设施，为高校档案信息化管理提供可靠支撑。（1）完善信息化硬件设备设施。要结合实际情况加快数字化、电子化档案转换步伐，配备好高速扫描仪、文件服务器、高分辨率相机等，减轻信息化档案资料库建设人工负担，为高校档案信息化管理提供良好的物质环境和基础。（2）加快搭建大数据存储系统。在建设信息管理系统的过程中，要将工作重点放在数据库的建设中，高校档案管理数据库不仅服务于单个院系，还是服务于整个教职工系统、年级系统的庞大数据资源。只有依托于完善强大的档案数据库，高校之间才能够实现档案系统信息资源的实时共享。因此，要加快完善数据库平台，使用My SQL等技术提高信息化档案平台数据存储和分类能力，消除信息化档案管理盲区，减少数据丢失风险。（3）完善数据集成接口系统。高校信息化档案类别众多，信息格式和结构均存在很大差异，因此，在实践过程中还需要积极完善数据集成接口系统，以确保数据格式的顺利转换，提高档案迁移、调用效率。在数据库建成的基础上，还要遵循以人为本的原则，切实提高平台的服务效能和响应能力，为相关人员查询信息择业就业等提供便利。

3.提高档案信息化管理能力

档案管理人员的综合素养对高校档案管理工作的信息化建设水平起着至关重要的作用。为此，高校要做好人员的开发、培训及引进工作。首先，在培训档案管理人员的过程中，要紧紧围绕资料分类、归纳以及信息技术的应用展开，为调动相关人员参与培训的积极性和主观能动性，可建立考核机制，并将考核结果与评奖评先、薪资待遇等挂钩，使档案人员意识到本职工作的重要性，能够主动参与到培训和信息化建设中，为档案管理工作信息化水平的整体升高，奠定良好的基础。其次，要健全高校档案信息化管理考核机制，综合分析岗位的重要程度、工作量、风险等级等，搭建起与岗位适配的绩效考核指标体系，优化分配指标权重，采用年度考核、半年度考核等方式综合评价档案信息化建设成效和岗位贡献度。用更加优良的薪资福利待遇吸引更多高水平复合型人才加入档案管理队伍，为该项工作提供更加优质的服务，推进档案管理信息化建设进程。最后，为激发档案管理人员的工作热情，从根本上避免互相推诿、不作为等情况，还要建立公平、公正的激励机制，针对工作态度积极、综合素养强，对档案管理信息化建设有突出贡献的人员，要给予其精神层面的鼓励和物质层面的奖励，促进档案管理工作的进步，为该项工作的可持续开展储备丰富的人力资源。

4.做好档案信息化防护工作

信息化技术不断发展，让高校的档案管理工作迈向了信息化、数字化之路，但信息技术如同一把双刃剑，在给工作带来便利的同时，网络安全问题层出不穷，无论是信息被泄露、DDos攻击，还是黑客入侵、设备设施损坏，均会带来较为严重的安全风险，给档案丢失、数据失真埋下隐患。在这种背景下，高校对档案管理工作提出了更高的要求，既要确保工作效率，还要重视安全管理，采取行之有效的防护手段，安全保存档案资料。在档案资料的安全管理中，政府及有关部门要针对高校的档案信息，完善相关法律规章，为高校更好地管理档案资料提供法律保障。基于相关法律法规，高校可按照统一的标准，规范档案管理的各项工作内容，最大程度上维护信息安全。同时，为防止档案信息缺失，还要做好备份工作，一旦发生信息被泄露、丢失等情况，要迅速调取网络监控，并对信息丢失源头实行全面调查，情节严重的要及时报警处理。除此之外，还要加强对网络安全防护系统的建设，提高防火墙等级，并提升高校档案信息化管理人员的安全意识，定期举办档案信息管理安全防护的主题会议，将常见的网络安全问题以及不法分子的违法手段作为主题会议的重点内容，促使高校档案管理信息化建设水平进一步提高。

5.创新档案信息化服务模式

在档案管理工作中，相关人员要将多元化的高新技术作为重要的依托，利用高新技术简化工作流程，减轻管理人员的工作负担。以RFID技术为例，该技术功能强大且成熟度高，在多个辅助技术的支持下，如自动化通信技术、识别扫描技术等，能够快速采集到纸质档案中的信息，相较于扫描仪，该技术的工作质量和效率要更高。同时，将该技术与身份验证技术相结合，可设置用户访问权限，为档案管理安全性的有效增强创造有利条件。此外，为减少档案管理的成本，实现成本最小化、效益最大化，高校还要优先使用成本低、性能强的技术，联系自身对档案管理的现实需求，合理规划高新技术的引进和应用方案。通过高新技术的应用，逐步搭建起综合性较强的集成应用平台，为档案的调取使用、查询检索提供便利（见图1）。

高校在推行信息化档案管理模式时，要有效应用信息化管理原理，根据档案的性质和内容，将其划分为不同的类型。例如，机密档案就要设置多重加密保障，避免危及档案资料的私密性和安全性。针对档案信息的采集和传输工作，要全面贯彻高效安全的原则，并为其制定有针对性的工作机制，将归档、分类、档案鉴定工作流程汇总成信息化操作手册，为管理人员提供切实可行的操作指导，降低人为失误率。在档案管理信息化建设中，要结合信息技术的特征和优势，科学应用信息化管理原理，明确不同环节的工作要点，指引管理人员沿着正确的方式落实工作。

综上所述，高校的档案管理工作在转型升级的过程中要明确发展方向和目标，以信息化管理为主要方向，结合自身对档案管理工作的实际需求，做好基础设备设施引进、人员培训等工作，通过一系列信息化建设手段，优化档案管理模式，强化档案管理工作的有效性，为我国档案事业的健康稳定发展夯实基础。

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（作者单位：浙江水利水电学院）

作者简介：伍凌（1980—），女，汉族，陕西凤翔人，硕士研究生，中级，研究方向：档案管理。