智能化系统在数字化档案管理中心工程建设中的应用

林真真

(福建省闽侯国资人才发展有限公司)

在档案管理中常见的问题包括档案被盗、丢失和受损，或者由于库房的温湿度变化产生老化、发霉、变质，早期的档案工程建设主要依靠人工管理达成基础的安全防护效果，而现在则更多地应用智能化管理技术，解放人力的同时提高了管理效率，具有实用、方便、快捷等优势，在实际建设时要综合分析工程情况，掌握工程的多方位需求，进行合理的选择和设置。

1.工程实例

以某市档案馆工程为例，该档案馆共设有5 个库房，总面积约为1900m2，大楼一层设有一个中央控制室，具体情况可参考表1。该档案馆所处地区属亚热带季风性湿润气候，年均降水量约为1000～1800mm，也被称为“雨城”或“天漏”，同时日照时间长，如果水汽渗入馆内或内部温度过高都会严重影响档案文件的存放情况，因此需要做好放热与防潮方面的管理。

表1 档案馆库房情况表

2.方案设计

2.1 基本原则

该档案馆的库房业务具有一定的复杂性和繁琐性，整体管理流程处于较为滞后的状态，工作人员对智能化技术的适应能力有限，因此在设计时要坚持易用性与实用性原则，提高系统的可操作性，便于人员理解，缩短培训周期，在满足以上条件下尽量采用更为先进的智能技术，跟上发展趋势，兼顾灵活性与综合性。改造升级档案馆所使用的资金主要来源于国家和当地政府的支持，在设计时要考虑到资金有限的问题，保证系统能够持续性的稳定运行，降低数据丢失概率，减少在后期维护与升级中的投入。最后档案馆本身就是保密性单位，对档案的安全性要求很高，设计时要做好防护措施，避免恶意攻击或病毒侵袭造成档案外泄。

2.2 需求分析

为了采取数字化技术管理该档案馆，建设智能化系统时要从温湿环境维护、视频监控、文件存档和控制台等方面出发，满足库房改造的实际需求。传统的库房温湿控制方式依靠人工在固定时间进行手动测量与记录，作为调节程度的依据，还要进行复测控制排气扇的使用时间，不仅灵活性较差，对工作人员的负担也较重，容易出现人工误差。库房的检测记录是由专人手写和保管，监督环节缺位，难以较好地保存纸质材料，经常发生丢失问题。监控的安装数量与位置存在不合理的情况，无法全面掌握库房的整体变化。总的来说，该档案馆的智能化系统要做到中央控制管理，与子模块相互配合，提高管理的有效性和便捷性[1]。

2.3 模块配置

基于库房实际情况与基本需求，按库房每100m2安装1个温湿度传感器的标准进行采样，其中1、2、3 号库房内部都设置4 个传感器，特1、2 号库房设置1 个传感器，其指标如表2 所示；1 号库房设置4 路数字监控，2、3 号库房设置3 路数字监控，基于库房内部的空间、光照等条件选择摄像机，比如明亮处用彩色摄像机、较暗处用红外摄像机、狭小处用定焦摄像机，其中彩色型参数可参考表3；最后为了提高档案馆的安全性，应当建设自动声光语音报警功能和消防自动控制功能，着重覆盖巡逻盲区，做到全面监管，同时为布防工作提供辅助性支持。

表2 温湿度传感器性能指标

表3 摄像机参数

3.智能化系统的应用

3.1 系统运行

该档案馆智能化系统运行的实现要基于MVC 框架和B/S 结构设计，由上至下分为数据层、业务逻辑层、展示层和客户端，相互合作促进智能化系统的正常运行。运行时界面以简洁性为基础，提供前后退和刷新等功能，能够设置定时任务，提醒间隔时间，同时可以自由定义系统中的权限角色。登录时通过StringUserID 语句保存用户的登录名数据，查询数据库表格代码可以判断用户的使用权限，如果需要调整权限，直接更改数据库中对应的表格即可，其档案资料的部分管理界面如图1 所示。

图1 档案管理系统样式

系统运行时要着重关注其安全问题，需要从物理环境、域环境和网络环境这三方面来综合考虑。物理环境防护主要通过监控和巡检等方式来实现，域环境防护方法是系统在登录时判断操作者的实际权限，限制其使用行为，保护应用程序的安全，最后针对网络环境的安全问题，会允许设置代访问码安全性，利用防火墙分隔内部网与公众访问网，基于隔离技术扫描流经过的网络通信，过滤掉具有攻击性的信息[2]。

3.2 功能模块

3.2.1 温湿度模块

温湿度调控模块主要通过温湿度主控微机、综合智能控制器和温湿度传感器的共同作用实现其功能，实时采集库房的温湿度数据后控制微机负责接收信息、下达指令，调节空调、除湿机和加热器等设备参数。库房的温度标准是14℃～24℃，湿度标准是40%～60%RH，通过系统设置各项参数的上下限、缺水与满水定时报警，基于手动与自动两种控制方式让库房环境达到动态平衡。当档案存放环境的温湿度与设定的标准值出现差异时，该模块会自动运行，连续发出警报提醒，工作人员在收到信号后要立刻处理问题，检查相关的数据变化然后直接调整温度和湿度。

3.2.2 监控模块

监控模块通过对视频图像的实时采集和对入侵状况的跟踪检测来发挥其作用，主要在库房、出入通道、控制室等场所进行铺设，覆盖全部区域，不明显处要安装远红外传感器，监控系统会将收集到的信号实时传输到控制台，并显示在终端上。监控模块可以记录防盗事故和门禁进出情况的数据，包括进出人员、报警地点、状态、时间等，同时将记录备份到数据库中，监控模块与报警模块协作配合保护档案安全。如果档案馆发生盗窃事故，可以通过监控模块查找相关的影像记录，从数据库中输出所需信息，同时如果有不明人员进入防控区域，监控模块会将信号传递给报警模块，警示档案管理人员采取相应措施。

3.2.3 消防模块

库房的档案文件大部分是纸质材料，如果发生火灾将会造成难以挽回的损失，因此应当建设并完善消防模块。在库房和控制室等重要区域安装数量达标的自动感烟或感温报警探头、灭火装置，与温湿度模块和监控模块互相配合，实时跟踪安全情况，并将信息反馈给中央控制室，一旦发生火情就启动消防联动控制，让灭火装置开始自动工作，并利用GPS 技术在终端显示火灾地图和视频，有利于工作人员和消防队伍迅速采取救援措施。

3.2.4 报警模块

报警模块主要是利用自动防盗系统保障档案的安全性，基于RFID 技术为档案贴好标签或二维码，给管理人员发放电子标签卡，双频报警主机会对其进行有效控制，工作流程是主机内部发射低频信号-电子标签被激活后传递信号-读写器接收数据包-将标签ID、激活器编号、RSSI 值传送到主控电脑，如果档案被移送到固定范围外，标签无法激活，报警装置就会自动工作，提醒工作人员捕捉异常信号并采取相关措施[3]。

3.2.5 门禁模块

库房出入口一般会设置钢制防盗门锁进行安全防护，为了实施智能化管理，需要运用非接触式磁卡电子技术建设门禁控制系统，工作人员可以通过授权过的磁卡、指纹识别和密码等方式进出库房门口，门禁模块可以记录磁卡身份、进出时间、房门开关状态等数据，反馈给中央控制室并进行存储和备份，便于后续的查询工作，授权过的磁卡也可以进行回收和注销。如果报警模块开始启动，电子门禁系统会自动解除限制，确保人员安全疏散。没有身份证明或准入资格的人员无法进入到档案馆中，如果发生强行进入的情况，门禁系统会联合报警模块通知安保人员，保证档案馆的安全。

3.3 数据库

数据库存储了档案馆的各方面系信息，包括电子档案、人员信息、监控记录、门禁记录等数据，利用AI 数据智能分析平台可以实现对信息的审核，维护信息安全。其智能化主要体现在三方面，首先可以根据预设的资料分类规则对获取文件进行类目划分；其次是可以根据预设的筛选规则剔除掉无效信息，对录入数据进行过滤；最后是其自动识别功能有利于快捷搜索，减少了不必要的查询时间。而且可以利用区块链节点对数据进行备份和恢复，有效规避安全风险，这种智能化减轻了管理人员的工作压力，还可以提高数据处理的精确度[4]。

3.4 系统测试

该智能化系统测试包括功能测试和性能测试，功能测试就是检查功能模块是否能够正常运转并发挥相应作用，对温湿度、消防、监控、报警和门禁五个项目进行测试，发现与设计功能一致，质量达标，通过检测。性能测试模拟了不同用户数访问系统时计算机CPU 使用率和系统响应时间，测试结果如表4 所示，发现系统能够在20min 内容纳100 个用户，然后用LoadRunner 脚本检测系统网络宽带和数据传输率，发现所有功能的操作时间都不超过3s，因此可以判断该档案工程满足了预期要求，总体质量合格。

表4 系统性能测试数据

3.5 应用成效

该档案馆在管理系统全面智能化升级后，其整体的管理效率和综合服务能力得到了大幅度的提升，主要体现在三方面。首先在未改造前，该档案馆的管理方式较为落后，资料录入、查询等环节耗费了大量的人力和物力，增加了相关成本，而该建设工程解决了上述问题，工作人员通过线上的数据库就能快速完成管理工作，轻松查阅所需信息；其次是提高了档案资料的存放质量，改造前纸质容易出现人为性或自然性的损坏，且存放环境需要人工管理，存在较大疏漏，难以保证资料的安全性，而改造后，各功能模块的共同协作可以实时控制重要区域的环境温湿度，严防火情；最后是提高了档案馆的安全防护程度，通过监控、报警等系统功能提供了良好的工作环境，降低了档案资料的和缺失率和损坏率。

4.结语

本文以某档案馆工程为例，基于库房内部情况总结了设计原则和根本需要，从而确定智能化系统的建设方案，围绕该系统的应用方式，分析了其系统的运行规则、功能模块、数据库和测试方法，其中功能模块包括温湿度调节、消防控制、监控采集、自动报警和门禁处理，通过测试后发现该系统的运行状态良好，工程质量达标，能够大幅提高档案管理的工作水平和工作效率。