“互联网+”时代档案管理的创新与思考

◎王杰

在“互联网+”时代背景下，互联网与传统行业实现了有效融合，形成协同发展的新形势。同时，随着信息技术的不断发展进步，物联网、云计算以及大数据等先进技术也随之出现。“互联网 +”形态，究其根本是将互联网发展成果应用于社会各行各业，以此推动其快速高效发展。如档案管理作为档案事业的基本构成部分，是对档案实体及其信息予以管理，并开展档案检索、查询以及使用等服务，以此提供给有需要的单位或是个人。而随着社会不断地发展进步，档案管理要想充分满足社会发展需求，就必须不断提升管理水平。尤其是“互联网+”时代的到来，更是给档案管理提出了更高的要求，在资源共享理念、大量信息用户以及数字化模式等条件下，要想充分发挥档案管理工作真正的价值，就必须紧跟时代发展步伐，不断创新档案管理模式，从而推动档案管理事业持续稳定发展。

一、“互联网+”时代档案管理的主要特征

（一）对档案管理的完整性提出了更高的要求

档案管理主要涉及档案的收集、整理、统计以及提供利用等诸多方面。而随着“互联网+”时代的到来，档案管理迎来了转型升级的发展契机。档案管理的完整性主要体现在档案资料和档案管理流程两个方面。身处“互联网+”时代背景下，通过网络、数据库系统等平台可以快速地获取信息，使档案资料得以完善，因此，对档案资料的完整性也提出了更高的要求。另外，在档案管理过程中，工作流程涉及诸多方面，如收集、整理档案基础资料，档案的归档以及查询等，工作人员可以借助互联网等先进技术手段，使工作流程更加高效，这便对管理流程的完整性提出了更高的要求。

（二）档案管理存储媒介呈现多元化趋势

“互联网+”的出现，在技术方面对档案数据管理工作提供了极大的支持，使档案信息逐渐实现了数字化管理。依托于互联网，档案信息资源得以充分激活，档案数据有效地融入公共信息服务体系中，并与政府、企业以及社会大众建立起信息共享机制。在“互联网+”时代，档案管理在存储上拥有了新的媒介，档案管理实现了数字化存储。而数字化档案管理使档案管理在形式上更为多样，档案资料能够以文字、音频以及视频等诸多形式存储和展现。

当前，通过创建档案管理数据库系统，可以将档案信息录入进去，不仅节省人力、物力和财力，提高管理效率，还可以进一步防止出现档案数据信息丢失现象，也更加便于用户查询和利用档案信息。

二、“互联网+”时代档案管理创新的重要意义

（一）深入挖掘数据的内在价值

在“互联网+”时代，通过档案管理实现数字化转型是发展的必然趋势，档案管理应将重点放在数据的获取和分析上，通过挖掘数据的内在价值，确保决策更加精准。也就是说，借助数据挖掘技术深入分析档案数据的深层次价值，可以使档案数据的利用率得到有效提升。过去的档案管理通常只分析数据的外在内容，并且极易在数据价值的挖掘和转化过程中受人为因素影响，导致档案数据得不到有效利用。而档案管理的数字化转型，则可以通过利用各种先进技术手段，智能化分析数据内容，挖掘数据间的内在关联性，以此为使用者提供数据参考依据，使数据得到有效利用。

（二）提供多样化档案数据服务

档案管理的数字化创新发展，可以使数据进行有效融合，并最终汇聚成存储系统，另外，通过档案系统中搜索引擎这一功能的使用，档案资源的调用可以更加高效，获取档案信息的时间被极大缩短，档案数据共享机制的创建，更利于使用者调阅使用。在对档案信息进行检索时，既可以查找和分析系统中的所有数据，又可以结合搜索记录，将与之相关联的信息推送出去，以此使受众的使用需求得到更好的满足。当前，在档案管理过程中，数据服务是重中之重，其不仅可以使数据的价值真正地发挥出来，还可以使数据整合利用的成本极大缩减，从而让档案数据的应用范围更加广泛。

（三）有利于优化整合信息资源

以往档案资源管理处于分散状态，如人事、文书以及经济等类型的档案资源会被分别储存于不同系统，但是随着档案资源日渐增多，数据间出现了相互交叉的情况，且存储内容繁复，那么分散模式也就难以满足当前档案管理的发展需求。档案的数字化转型升级，使档案资源存储得到了有效的优化整合。通过对档案数据进行科学分类和精准标识，进而对档案编制机制进行不断完善，同时借助多种计算机算法，针对档案数据创建关联机制，立足于多个层面不断优化档案资源，使档案数据存在更强的内在联系，从而将档案数据以精准高效的方式提供给使用者。由此可见，数字化创新发展，使得档案资源信息得到进一步的优化整合，同时也为档案资源的开发和利用提供更多的便利条件，进而提升档案资源的管理效率。

三、“互联网+”时代档案管理创新发展面临的主要问题

（一）数据规模扩大非常迅速

当前，影响数字化创新发展步伐的一个重要因素是数据规模的迅速扩大，这使读取档案的难度不断增加。在数字化发展过程中，档案数据库出现了数据规模扩大速度不断加快的情况，而以往通常是采用扩大存储平台来解决此类问题。现阶段，云存储技术日益成熟，为档案数据管理提供了相应的平台，但随着数据量的持续增多，类型也越发复杂，致使其无法快速地读取和分析档案，档案管理的难度也因此大幅增加。另外，数据价值的分析更加有难度。传统的档案管理是由管理人员分析和鉴定数据价值，并确定其具体利用方式。虽说现在已采用信息化技术手段鉴定档案的价值，但由于信息技术类型较少，无法对大数据技术的应用方式进行深层次挖掘，尚处于对数据的存储、收集等阶段，在数据鉴定方面能力较为薄弱。

（二）档案管理人员综合素养偏低

在档案管理工作过程中，档案管理人员是影响工作效果的重要因素，就目前档案管理人员的实际情况看，存在部分人员综合素养不足的情况，未能将新技术和新理念充分应用在工作中。专业管理人才较为缺失，现有工作人员的档案管理理论知识掌握不足，不能将专业手段和知识进行科学合理地运用，对数字化档案管理缺少清楚的认知，导致档案管理工作模式的创新步伐缓慢。部分档案管理人员认为只是对档案数据进行收集、整理以及保存即可，将重点放在确保档案资源完整性上，未形成成熟的数字化思维模式，未积极地借助大数据等先进技术手段来创新管理方式。除了思想认识不到位之外，部分档案管理人员并不能熟练操作信息化系统，只能简单地通过档案管理平台进行数据传输，而无法运用大数据技术分析数据信息的深层次价值。

（三）档案资源的利用率不高

档案资源只有得到有效的利用，其价值才能真正凸显出来。而在传统的档案管理模式下，档案信息通常由档案管理人员提供给使用者，许多档案数据并未得到有效的利用，档案服务过于被动。因此，如果在数据化转型发展中未能有效创新档案服务模式，则无法真正发挥档案信息的价值，对现代化档案管理机制的创建也极为不利。另外，在对档案管理工作进行改革创新时，档案资源的利用方式并未及时地作出相应的调整，致使档案资源利用难以向数据化进行深入地推进。

（四）安全问题日益凸显

数据在存储过程中，隐私数据被窃取的情形时有发生，电子档案中包含许多重要的数据，而有些不法分子会通过非法手段来窃取信息。在档案系统中，数据信息存储量大、类型丰富多样，且运行环境极为复杂，因此，网络平台上数据滥用、个人信息被盗用等现象频发，档案安全存在极大的隐患。目前，档案管理面临的最大安全隐患就是黑客攻击，黑客采取非法手段入侵电子档案系统中，破坏其防护体系，进而窃取数据库中的信息。此外，还有病毒会通过网页、软件等不同渠道进行传播，一旦管理人员鼠标点击包含病毒的网页或是软件，则会对档案系统的安全造成一定的威胁。

四、“互联网+”时代档案管理的创新策略

（一）推动档案资源加快数据化发展步伐

以往的档案管理工作是将纸质化档案转化成可读的图像文本形式，而要想实现数据化转型发展，档案资源的数据化转变是一个重要环节，档案管理部门需要合理地运用各种类型的先进技术手段，提升自身的数据处理与分析能力，并在技术上提供有力的支持，如通过光学符号识别、语音识别以及格式转换等技术，对数据予以结构化处理，在档案管理系统中创建数据库，以此为数据的存储、调取以及分析等提供全新的数据支持，进一步加快数据化发展的步伐。相关工作者应充分运用智能化技术分解数据，并将其转化为可读取、可处理的数据形式，重新构建数据之间的内在关系，通过可视化技术展示给使用者，以此使数据的利用率得到有效提升。

（二）提升档案管理人员的创新意识

档案管理人员应具备一定的数据创新意识，对档案数据化的重要性形成正确的认知，为档案数据化的实现储备人才资源。一方面，积极引导已有工作人员增加自身知识储备，学习先进的理念和技术，定期组织开展培训活动，尤其是有关于数据化概念、数字化和数据化的区别等相关内容，能够使工作人员的档案数据化认知水平得到进一步提升，进而形成敏锐灵活的数据创新意识。另一方面，加大力度引进复合型优秀人才，既要能够具备充足的档案理论知识，又要能够熟练使用大数据、人工智能等先进的信息化技术手段，在工作实践过程中，应充分发挥数据意识，不断优化创新工作模式，使档案管理工作效率得到有效提升。

（三）不断优化升级档案服务

首先，推动档案服务朝着知识化方向发展。知识化主要是指借助知识图谱、语义识别等技术手段合并或是拆分档案内容，通过恰当的方式展示档案知识成果，并积极获取使用者对档案信息满意度的反馈，进而对档案服务内容进行优化。其次，多领域协同合作。多领域合作可以使档案资源得以高效利用，并为社会发展起到一定的推动作用。如高校档案管理涉及种类繁多的知识性数据资源，其中包括历史文化资源的相关内容，而高校可以和文化馆、博物馆等机构建立合作共享关系，从而使数据资源得以充分利用。最后，针对用户提供个性化服务。不同的使用者会有不同的档案数据使用需求，这便需要档案管理人员根据用户以往的浏览记录形成用户画像，掌握他们的需求偏好，并有针对性地提供优质精准的服务。

（四）进一步强化档案数据的安全性

对于档案管理来说，确保数据的安全性是重中之重，因为其中涉及诸多方面的重要信息，一旦发生泄露等情况，会产生难以挽回的不良后果，因此，必须要建立完善的数据安全管理机制，加强对先进安全防护技术的应用，如采用身份认证方式，通过密码、指纹识别等方式来确定身份信息，以免发生他人盗用而非法进入数据系统的情况。在识别过程中，使用者应输入动态口令，凭借其优势确保身份认证的有效性，这样可以极大地规避数据盗用等情况的出现。除此之外，也要注重对防火墙、入侵检测技术等的应用，及时发现安全隐患，并有针对性地采取应对手段，确保数据安全不受侵害，从而有效避免病毒、不法分子入侵等对档案管理系统造成的攻击，确保档案的数据化发展步伐不会因此受到影响。

五、结语

综上所述，在“互联网+”时代背景下，档案管理要想实现创新发展，就必须加快数据化发展步伐，对数据的内在价值进行深层次挖掘，优化整合数据资源，以此为广大使用者提供更加多元的数据服务，但在档案管理的数据化创新发展过程中，仍然存在一些问题需要解决，这就需要档案管理部门结合“互联网+”时代的实际发展需求，采取科学合理的应对策略，使档案管理的效率和品质得到进一步提升，为广大用户提供更加便捷高效的服务。