以数字化改革提升馆藏企业档案开发利用水平

瑞安市档案馆

企业档案是企业从事研发、建设、生产、经营和管理活动中形成的具有一定保存价值的文件材料等，是维护企业、职工权益的重要凭证。做好企业档案管理信息化，是档案工作走向依法治理、走向开放、走向现代化的现实需要。截至2022年底，瑞安市档案馆完成了馆藏改制企业档案、企业工商档案、企业税务档案的数字化工作，为保障企业和职工权益方面展现了瑞安档案馆的社会担当。

1 协同联动，确保工作稳步推进

2020年4月26日，一位周先生致电档案馆连声说着感谢，原来他临近退休，为了连续工龄，奔走在瑞安市人力社会局、市二轻联社、市经信局等单位，只为寻找自己的工作档案。市档案馆帮他找到了，使其工龄增加至44年，让他的晚年生活有了更多保障。馆领导在收到周先生的感谢后，对档案查阅工作人员的服务态度给予了肯定，也对如何更好地提高查档工作效率提出了更高要求。

经过深入调查了解发现，由于改制企业众多、年代久远，有些档案分散在各处，有些档案因种种历史原因收集不齐全，查询起来非常困难。但是改制企业涉及的职工众多，且年龄都临近退休，群众查档诉求强烈。从为民办实事出发，着力解决改制企业职工查档难、查档久等问题，坚决把难事办结、把实事办好。瑞安市档案馆一方面向市财政局申请经费，组织工作人员对馆藏改制企业档案进行抢救、整理和数字化服务。同时，与全市各个单位沟通交流，了解全市散落的改制企业档案情况及相关档案，提出后续的整理和接收的建议；另一方面，与市人力社保局、市二轻联社、市经信局等各单位联动联通，由市人力社保局直接向市档案馆提出查档对象所需要的连续工龄档案内容，市档案馆返还电子版本的查询结果，实现查档对象零次跑的目标。

瑞安市档案馆还针对在瑞企业开展了“十百千”助企服务和“人才大走访、政策大宣讲、需求大调查”活动。宣传我市有关企业政策，倾听企业诉求，帮助企业解决困难，做好重点企业、瑞商回归企业、重点项目档案指导工作，帮助完成档案分类方案、归档范围和保管期限表的制定。

2 资源立馆，夯实工作基础

为丰富馆藏企业档案资源，切实维护企业和职工权益，瑞安市档案馆与市市场监管局、市财政税务局进行档案交流，接收进馆包含公司/个体户税务登记、公司/个体户注销税务登记、股权转让、纳税评估、企业/个体户注销等类型的业务档案共计96668卷。并对新接收进馆的档案进行整改、编目和数字化，最后完成数字化加工全文数量为2413176页，文件级条目达792604条。

为了更好地为改制企业提供档案服务，丰富瑞安市档案馆数字档案资源，从2020年开始，以全宗为单位，逐件逐页，对寄存在档案馆的改制企业档案进行抢救、整理、数字化。因为改制企业年代久远，纸张薄，质量不佳，部分字迹不清晰，档案内容基本为手写，各人书写字迹不同，有相当多一部分字体不规范，时为繁体字时为不规范简体字，还要考虑瑞安方言发音中的同音字、同义字，这一类档案数字化工作是我馆历年数字化档案类型中难度最大的。为最大程度地消除疫情对工作的影响，确保数字化工作进度，工作人员加班加点，提出了“100%人工二次复检”“100%档号准确率”“100%数据挂接准确率”等工作要求，力争每一道工序都是按时保质保量完成。至2022年底，完成了87家改制企业档案的抢救、整理及数字化工作，最后形成6814卷档案，数字化加工全文数量823778页，文件级条目807112条，条目中著录的人名数量4521106个，较大提高了改制企业职工的查全率、查准率，在维护群众合法权益、解决纠纷、创造和谐、维护社会稳定和促进经济发展等方面发挥了积极作用。

3 强化保障，筑牢档案管理现代化安全底线

近年来，采取有效措施，对企业档案分期分批开展抢救和保护工作，重新整理了3.8万卷的寄存改制企业档案、1.6万卷企业注销档案，抢救1735页老化破损档案。

严格执行档案出入库登记制度，认真做好档案接收入库工作，严格清点、检查、消毒、办理登记手续，确保档案实体数量、内容与记录相符；严格落实档案库房“十防”及消防安全“八不准”制度；为库房配备了门禁系统、火灾自动报警、气体灭火系统、视频监控系统、恒温恒湿空调系统、档案运输货梯等硬件设备，通过技术手段实现了对供电、消防、温湿度等情况的实时监控和及时预警；每年举办消防安全知识培训，定期对相关技术设备进行维修和保养，对用电线路、电器运转等进行重点检查，排查隐患，不断优化人防、物防、技防“三位一体”的档案安全防范体系。

切实加强企业档案实体安全保障，同时也将信息安全风险防范贯穿到档案管理工作全过程，实现局域网、政务网和因特网的物理隔离，配备了防火墙、网络安全审计、漏洞扫描、防篡改报警等系统；创新开发“电子出证”“电子签章”等服务功能，保障数据流通安全有序，实现整个数据链路端到端的安全保护；档案数据及系统每年全量备份，实时增量备份，并定期在温州市档案馆、安徽省滁州市琅琊区档案馆等档案部门开展重要档案数据异地备份，确保档案数据安全。

4 以人为本，体现档案为民服务重要职责

作为一个省内县级示范国家综合档案馆和国家级数字档案馆，瑞安市档案馆持续优化窗口建设，完善查询中心办事流程和布局，简化利用手续；创建瑞安市馆藏档案管理系统、瑞安市馆室一体化系统，搭建全市档案数字资源总库，大力推进“互联互通、跨馆查档、电子出证”，主动承接“最多跑一次改革”向公共服务领域延伸事项，积极探索推进档案服务社会民生事项改革，在“数据跑路助力社保工龄连接”“民生档案自助查询”“机关查档直通车”等方面都作了有益的探索，极大提高了档案服务能力。

同时，瑞安市档案馆纵深推进档案数字化改革，坚持问题导向需求导向，聚力破解“馆室之间信息孤岛问题突出、信息共享难”“档案信息查阅不全”“机关部门高频事项查档效率低”等难题，推动馆室一体化系统向“云申请、云查阅、云利用、云接收”的协同系统迭代升级，创新打造“机关查档直通车”应用场景，率全省之先在浙政钉上线“机关查档直通车”应用，实现档案查询市档案馆、高频部门、镇街、村（居）层层覆盖，结合省公共组件，调用省国家综合档案馆档案电子出证平台，形成“一网查档、全域联动”“远程查档、近端出证”的“1+1+23+X”档案公共服务新格局，以零见面、零跑次、零纸质，实现了查档服务“零距离”。2022年，瑞安市档案馆全年收到431件异地查档申请，同比增加108%，接待线下工龄档案查档申请2793人次，调阅档案10672件次，群众满意率达到99.8%，查档工作人员的效率越来越高，群众的满意度、认可度显著提升。

今后，将继续紧紧围绕习近平总书记提出的档案工作“三个走向”，坚定不移地把习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神贯穿到档案事业现代化的全方位，充分发挥档案资源的独特作用，深化开发利用，提高档案开发利用水平，不断优化利用服务，以档案工作现代化助力中国式现代化。