以数字化转型促档案公共服务能力提升

温州市鹿城区档案馆

近年来，温州市鹿城区档案馆锚定数字化改革，大力推进档案工作数字化转型，将档案新馆建设作为夯实硬件基础、提升“软件”水平的发展引擎，不断提升档案公共服务能力，成效显著，实现弯道超车，领先全市。以抢抓机遇、积极创新、树立典型为档案工作数字化转型的主要方法，截至目前，完成省级科研项目4项，其中3项获省优秀科技成果奖，在《浙江档案》等专业刊物上发表科研论文近10篇。在全省范围内率先打造“民生档案自助查档一体机系统”“城中村改造档案监管系统”，相关经验做法在全省复制推广。

2021年6月，鹿城区档案馆“重大活动（突发事件）档案监管应用”入选省档案数字化改革试点项目；2022年5月，鹿城区档案馆申报的“重大活动与突发事件档案监管体系建设”档案科研项目获国家级立项。这也是鹿城区建馆以来首次获国字号立项，标志着区档案馆在档案数字化改革与档案公共服务能力上实现新的突破；2022年6月，“在全自主可控环境下的数字档案馆系统建设的研究”课题再获省级档案科研项目立项；2022年10月，鹿城区作为全市唯一区县，获批全省档案工作数字化转型示范区创建试点；2023年1月，数字档案馆建设之鹿城模式入选全国档案数字馆建设典型案例。

1 紧抓机遇，保障项目实施

1.1 项目落地。2018年，以鹿城区档案新馆工程启动为机遇，将“数字档案馆系统及硬件支撑平台项目（数字档案馆系统迭代升级工程）”“档案专业设备采购”等项目作为子项列入新馆工程概（预）算与工程建设共同完成可研分析，通过立项审批，确保项目落地。

1.2 资金保障。为解决项目实施所需的大额资金问题，我馆积极向上争取支持，着力用足用好地方政府专项债券政策。于2019年通过谋划档案产业化项目，成功争取政府专项债券资金9900万，有效保障重大项目建设资金需求，为整体项目开展奠定坚实物质基础。

1.3 机制护航。在本馆人员主导的前提下，充分调动不同区域、不同领域人才，形成合力、组成专班。一是打破岗位限制，甄选档案、信息化等交叉型人才加入专班，形成1人“分饰多角”的工作机制。既解决馆内人员不足问题又全面调动全馆资源、协调全馆之力；二是打破区域限制，寻求其它档案部门技术支持，以课题研究为导向并结合馆内技术配置情况，就紧缺技术人员，邀请兄弟档案馆相关专家，参与项目课题研究；三是打破领域限制，探索政企合作。将协助开发创新科研项目列入招标文件要求，成立联合研发小组。充分利用项目参建企业的技术力量，参与系统架构与软件开发。

2 积极创新，提升公共服务能力

2.1 以改革创新为抓手，推动档案工作整体智治。走在前列，拥抱改革，主动创新。2015年，鹿城区档案馆在全市率先提出区域档案信息一体化理念，并于当年完成“区档案信息共建共享平台”项目建设，初步实现全区档案信息一张网、档案业务一网通办。2021年，积极响应全省档案数字化改革工作要求，充分发挥信息化建设优势。率全市之先，全面梳理档案工作核心业务，超前谋划、引领创新，旨在打通档案核心业务执行链，搭建“场景化+流程化”智慧档案管理及区域档案信息一体化平台，加快实现档案工作数字化协同、业务监管和数据交互，切实做到档案馆馆内管理精细化、区域管理全覆盖，融入党政机关整体智治体系。

本次数字档案系统迭代升级将结合档案工作数字化转型，在核心业务梳理的基础上，制定档案业务处理的标准化流程及时准确沉淀业务数据，实现所有指标可视化，进一步推动90%档案核心业务线上管理，不断提升数字赋能水平，全面实现档案业务“一网通办”“一网统管”。积极论证、先行先试，打造“机关查档直通车”“档案多人协同编研工作机制”“开放数据智能审核体系”“原生电子文件在线自动归档，‘单套制’管理”“重大活动（突发事件）档案监管系统”“档案生命轨迹一键追溯”“档案数据化基础上的智慧利用”“馆藏档案电子档案利用精细到页”“人工智能档案服务”等创新亮点工作，全力争创省级档案工作数字化转型示范区。

2.2 以资源建设为基础，推进数据资源综合利用。档案资源是一切档案信息化建设的基础。前期在馆库硬件条件限制的情况下，区档案馆着重加大民生档案接收工作，接收婚姻、出生证明、工资改革、土地山林承包、计生、工伤、学籍等21类涉民档案共计100余万件，占总馆藏量的70%。同时开展馆藏纸质档案数字化加工。于2015年，在全市率先实现馆藏历史档案100%数字化后，在全区实施“先数字化后接收”机制，确定馆藏档案100%数字化。

2022年，借数字档案系统迭代升级之机，将数字资源建设纳入其中。一是原馆藏档案数字化成果全面提升，通过OCR识别、语义分析及标签化加工，深入挖掘，多方向关联整理，激活沉寂的馆藏资源，再结合系统功能自动输出专题数据集合，形成档案数据仓。实现从数字化向数据化、从内容载体向内容开发的扩展。二是通过“原生电子文件在线自动归档”“档案生命轨迹一键追溯”等创新应用，全面推行电子文件“单套制”管理制度。三是践行“数字赋能、融合发展”的档案服务理念，探索档案数据化基础上的智慧利用。

2.3 以信息共享为保障，持续延伸档案服务触角。近年来区档案馆在提升档案公共服务能力方面不断创新，依托社区档案信息共建共享平台和民生查档一体机系统，融合“多级全宗管理”新理念，于2018年率先将馆一体化系统延伸到村（社区）及基层站，结合省档案服务网，实现从省至村社的五级共建共享档案服务，全力推动档案公共服务向“一网查档、百馆联动”迈进。

今年，将针对党政机关打通“浙政钉”与“数据归集系统”，通过“机关查档直通车”“资政服务”“档案工作整体智治”等应用，全面实现数据共享互通、统一认证、在线（掌上）办理。针对社会公众打通“浙里办”“瓯E办”等接口，融入政府公共资源数据服务平台，构建全方位、全覆盖的服务体系。通过优化档案资源建设、拓展信息服务渠道，实现档案服务的知识化和个性化，深化民生档案一网查档、掌上查档和电子出证，真正通过跨部门、跨区域、跨层级的档案服务造福人民群众。

3 问题导向，树立典型样板

服务大局、服务人民是档案工作的重点，流程再造、重塑业务，提升档案服务能力是数字化转型的目标。近年来，鹿城区档案馆勇立潮头，围绕中心工作，找准突破口，在全省范围内树立多例典型样板。

3.1 解决堵点，在档案利用服务“最后一公里”上下功夫。2018年掀起“最多跑一次”改革热潮，机器多跑路、群少跑路，成为主旋律。“民生档案查档一体机系统”项目应运而生。鹿城区档案馆通过“人证合一”“人档合一”“电子签章”等技术，实现了自助查档系统“在线查档、即时出证”，解决了档案利用服务的“最后一公里”问题。目前，该自助终端提供婚姻、医学出生证明、土地承包、山林延包、计生等民生档案的个人查档利用服务。新打造“民生档案馆室协同利用”机制，通过民生档案馆、室协同利用平台实现与民政局、公证处、计生等部门共享利用，为群众提供“替你跑”服务，切实践行了“最多跑一次”改革。截至2023年1月底，共通过自助终端查档出证12337人次，占鹿城区档案馆档案查阅总量60%以上。

3.2 着眼难点，在全自主可控环境下数字档案馆系统建设上下功夫。2019年以来，自主可控成为信息建设主题。在全自主可控环境下数字档案馆系统建设成为又一创新方向。2022年5月，“全自主可控环境下数字档案馆系统建设的研究”项目获省档案局科技项目立项。实施档案馆局域网、政务网硬件支撑平台的国产化替代工程，并在全自主可控环境下搭建数字档案馆系统，通过在项目建设全生命周期管理过程中发现问题、解决问题、总结经验，最终形成一套科学的、严谨的、完善的理论体系，为档案部门实施此类工程奠定理论基础，提供指引。

3.3 瞄准热点，在重大活动（突发事件）档案监管体系上下功夫。2020年新冠疫情席卷全球，给医疗、民生、应急等领域的档案整理带来了新的挑战。在过去的一段时间里，我区“12·12温富大厦火灾事故”“10·10鹿城双屿民房坍塌事故”等相关处置档案，未能形成专题、移交进馆。为了有效解决当前档案工作在应对重大活动和突发事件所遇到的诸多矛盾，“重大活动（突发事件）档案监管体系建设与应用研究”项目应运而生。坚持问题导向，着重解决以下问题。一是机制健全，建立重大活动“清单制”和突发事件“联系制”，将重大活动（突发事件）档案工作提前纳入监管体系。二是系统重塑，将传统全宗模块化、人员独立化，解决组织架构复杂问题。三是流程再造，解决档案材料收集难题。将档案整理与文件材料收集分离，打通浙政钉，实现随办随收。四是监管前置，通过操作指引、在线问答、网上课堂提供档案业务指导。通过监管驾驶舱，以“任务清单+告警提醒”，实现一屏实时监管。五是随归随用，解决及时利用问题。

凡益之道，与时偕行。鹿城档案的数字化改革之路是一条与时俱进、勇毅前行的创新之路。在上级党政和区委的坚强领导下，鹿城区档案馆将继续坚持“三个走向”，贯彻“四个好”“两个服务”要求，凝心聚力、攻坚克难、狠抓落实，以档案数字化转型推动档案产业化发展、以档案产业化发展提升整体服务水平，切实保障数字化改革成果落实到服务党和国家工作大局、服务人民群众上，在发展地方政治、经济、文化和社会事业中展现档案担当，为打造高质量发展建设共同富裕示范区先行样板贡献档案力量。