夯实基础 突出优势 勇立潮头——以“五步精工法”打造档案数据资源归集共享高品质工程

夏飞佳 闻捷/海宁市档案馆

近年来，海宁市档案馆以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，认真贯彻落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，牢牢把握全省档案数据资源归集共享试点契机，精准对照档案数据资源归集共享系统标准，以资源共享为导向，通过“打正定位桩、建好基础底、筑牢主架构、砌实承重墙、拔高建筑顶”五步精工法，全力推进优化数据梳理、提高数据质量、严控数据安全“三驾马车齐头并进”，努力铸就档案数据资源归集共享工作高品质典范工程。截至目前，海宁市向省档案数据共享中心平台共归集婚姻、土地承包、出生医学证明、照片、录音录像等7类档案，共上传婚姻档案32万件，土地承包档案59万件，出生医学证明档案12万件，照片档案4749张，录音录像档案197件，镇馆之宝27件，档案编研成果73件，民生档案、声像档案、编研成果等档案类型归集总量至2023年2月初在全省排名第一。

1 组团队定方向，打正试点工作“定位桩”

1.1 统一思想认识，提高工作站位。在省档案馆提出档案数据资源归集共享试点计划后，海宁市档案馆充分认识到数据归集共享既是落实数字化改革“制度重塑、流程再造”“打破壁垒、一贯到底”“共建共享、服务民生”要求，实现全省档案工作一盘棋发展的需要，也是提升地区档案数字化水平的重要机遇，为此，积极参与省档案馆数据资源归集试点工作，并得到了省档案馆的认可。

1.2 坚定必胜决心，形成团队合力。海宁市档案馆被确定为全省档案数据资源归集工作试点单位后，在第一时间向市委分管领导作好汇报，并及时得到改革办、财政局、大数据中心等部门的协助配合。海宁市档案馆内部多次召开专题会议，统一思想，明确数据归集工作不是做不做的问题，而是怎么做、做“出彩”的问题。全馆上下意见一致，形成了强大的试点合力。

1.3 组建数改专班，健全体制机制。将试点工作列入《关于海宁市推进档案工作数字化改革打造全省先行区的实施意见》主要任务清单，形成由馆长抓总、分管副馆长具体负责、信息技术科具体实施、各科室协同配合的共享数据归集机制，建立管理利用科提出、信息技术科与数据产生部门确认、分管副馆长审核、馆长审批同意后由数据中心管理员上传省平台的数据归集审批流程，确保数据归集工作分工明确、职责清晰、流程规范，为数据归集工作的持续开展奠定组织基础。

2 梳理目标数据，建好资源归集“基础底”

2.1 注重档案收集，整合全市资源。前期，海宁市档案馆依托馆藏档案资源管理系统建立民生档案数据中心，对全市涉民单位的各类民生档案资源开展接收进馆工作，实现区域内民生资源融合共享。根据数据共享中心档案目录数据库结构标准，全面梳理各类型档案、对照存在问题、分析解决途径，做到“能归尽归、全量归集”，梳理出开放档案、民生档案、声像档案及各类档案专题数据库，力求做到门类齐全、档案完整、数据规范，确保归集档案的质量。

2.2 加强开放审核，拓展归集门类。学习全省开放审核先进地区经验和做法，完善开放审核工作机制，建立健全档案开放的划分细则和审核标准，探索人工+智能的组合应用，优化工作流程，努力化解人少、量大、审核难的“老大难”问题，扎实高效推进开放审核工作。根据档案数据资源归集要求，结合海宁市档案馆馆藏实际，在持续完善档案目录数据库基础上增加数据归集门类，丰富数据归集资源，全力推进档案数据归集工作。

2.3 坚持三项原则，优化梳理流程。一是高频利用档案优先原则。为尽量满足共享利用需求，提升档案数据归集价值，选择查询频率高、利用价值大、民生需求广的档案作为首批归集档案，梳理出婚姻、出生医学证明、土地承包等利用率高的民生档案，以及能体现海宁地方特色、百姓喜闻乐见的照片、录音录像档案；二是规范整理先易后难原则。为及时开展数据归集工作，实现数据资源共享利用，对照目录数据库结构标准，分析字段规范要求，探索数据治理方法，系统梳理目录数据库，优先归集符合标准或批量修改可达要求的档案，先易后难分步实施档案归集工作；三是系统梳理专人负责原则。为顺利完成各类档案归集，提升档案数据归集工作效率，依照归集工作性质，压实具体工作责任，安排归集经验丰富、专业技术硬、责任心强的工作人员负责数据归集工作，全力推进系统数据归集。

3 狠抓数据规范，筑牢归集质量“主架构”

3.1 坚持质量优先，夯实数据基础。海宁市档案馆在数字档案馆建设过程中始终坚持“数据质量第一”原则，扎实推进馆藏各类档案数据资源建设，借助系统分类管理资源总库，建立文书、民生、声音声像、实物、照片等各类档案，其中民生档案种类达30余种。

3.2 统一采集标准，突出数据规范。在数据归集共享中依托馆藏资源总库以数据质量作为首要基础性工作，严格对照目录结构标准，系统分析规范性问题。对照共享要求，建立编研成果等专题数据库，根据共享目录结构，统一数据采集标准，提升归集数据质量。

3.3 创新人机结合，提升数据质量。一是开展系统匹配完善。利用浙江省一体化数字资源系统（IRS）共享目录资源，实行数据比对碰撞，缺失内容批量补充。例如申请IRS平台中2014年以后出生医学证明批量数据对我馆馆藏出生医学证明目录中父母身份证号、出生儿性别字段比对补充，完善馆藏民生档案字段内容；二是实行人工核对修改。采用人工兜底方式对难以批量完善的档案开展目录逐条核对，以对待问题零容忍的态度开展问题逐个修改。重点对馆藏出生医学证明2014年以前IRS平台无法提供的字段内容实行人工逐一补录，力求做到“内容不缺失、质量不降低”；三是利用专业软件检测。采用数字化成果质检软件对目录数据库、全文数据库进行全量检测，严格配置软件各类参数，包括目录规范性、全文可读性以及关联匹配性，根据检测结果列出各类问题，以问题“清单式”管理、“销号制”整改方式完善数据质量，并对身份证号码实行合规性验证，确保真实有效。

4 严控数据安全，砌实风险防范“承重墙”

4.1 开展安全检测，严守安全底线。海宁市档案馆在档案数据归集工作中始终坚持以数据安全为底线、共享利用为手段、惠及民生为目的，将数据安全管理贯穿于整个档案归集工作中，利用专业防病毒软件批量检查目录数据、全文数据，在数据归集期间对归集电脑实行不定期全盘扫描，确保上传档案数据安全。

4.2 实施保密检查，消除安全隐患。坚持以“保密安全就是底线”为原则消除安全隐患，向当地保密部门学习取经，并在保密技术利用方面进行学习交流。利用保密部门涉密检测工具对档案数据进行全量检测，对筛查结果安排专人进行逐一核对，筛查工作形成记录，坚持以谨慎态度杜绝上传涉密信息。

4.3 落实专人归集，严格审批制度。明确专人负责数据上传工作，压紧压实工作责任，牢牢守住数据上传安全底线，实行数据存储专盘专用，数据上传完毕及时清除，确保信息可溯、资源可靠。以数据资源“产生、管理、利用”三个环节作为关键点，充分考虑数据产生部门意见，落实数据产生部门、档案馆数据管理科室与利用科室三者审签，最终经领导审批后方可归集上传，做到流程规范、工作有序。

5 强化解题能力，拔高归集试点“建筑顶”

5.1 加强沟通交流，建立调处机制。在数据归集工作中坚持沟通协调处理问题机制，强化馆内科室间、馆际之间、海宁馆与系统技术员间沟通，通过沟通交流解决各类问题，推进档案数据归集工作。在数据归集前期严格按照规范要求梳理各类档案资源，梳理过程中及时与省馆沟通，反馈数据归集难点、消除数据归集疑虑，为数据归集做好充分准备。

5.2 借助技术支持，强化归集技能。针对归集工作数量大、时间紧，数据导出时及时与系统维保人员沟通，解决特定数据批量导出、内容完善等问题，借助专业技术力量实现数据快速归集。在数据归集过程中及时与平台技术员沟通对接，掌握平台操作技能，提升系统操作熟练度，同时反馈平台上传操作问题、提出平台操作改进建议，不断完善系统平台功能，提升数据归集效率。

5.3 实行小组会商，闭环问题管理。成立数据资源归集专项工作小组，制定《海宁市档案数据资源归集共享工作实施方案》，在数据归集梳理、导出、上传过程中对问题实行每周工作会商、每月小组例会工作机制，及时掌握工作进度，分析推进过程存在困难和问题，研究解决方案和下一步工作重点，统筹推进档案数据资源归集。