主题教育专题档案收集的三个着眼点及管理对策探析

■ 杨凯杰

主题教育专题档案是主题教育活动的真实记录，是最原始、最珍贵的第一手材料。主题教育专题档案围绕主题教育活动形成，具有专业性、分散性、全局性等特点。其中，档案分布的单位及部门多、时间跨度长、涉及种类广，导致档案收集过程中收集难度增大。笔者结合自身工作实践，谈谈对主题教育专题档案几点体会。

一、主题教育专题档案的着眼点

（一）文件材料归档范围划定要“细”

在全党范围内开展主题专题教育，各地区各部门各单位严格按照党中央统一部署，结合自身实际，认真学习贯彻习近平总书记“七一”重要讲话精神及二十大重要理论。主题教育开展期间形成大量文件材料，对于总结经验、探寻规律、工作查考及研究历史具有十分重要的价值。归档的文件材料主要包括：1、各地区各部门各单位关于成立主题教育领导机构和工作机构的文件；2、各地区各部门各单位领导同志有关主题教育专题工作的指示、批示和讲话；3、各级主题教育领导小组及办公室印发的各种文件的正本（印制稿）、签发稿；4、各级主题教育领导小组及办公室召开的各类重要会议的方案、议程、文件、纪要、录音、录像、照片等；5、各级主题教育领导小组及办公室作出的决定、实施方案、总结、报告、简报专报、大事记等；6、开展专题学习、专题培训、专题研究、专题宣讲、“我为群众办实事”实践活动等过程中形成的方案、报告、台账、清单、总结等；7、各级主题教育指导组在工作中形成的方案、情况、报告等；8、其他具有保存和利用价值的文件材料[1]。

（二）文件材料的收集范围要“全”

2021年11月，国家档案局、党史学习教育领导小组办公室共同发布《关于做好党史学习教育文件材料收集归档工作的通知》，明确要求各级档案主管部门要把做好党史学习教育文件材料的收集、归档工作作为一项重要任务抓紧抓好。同时，各地区各部门各单位要明确职责、指定专人，认真做好党史学习教育开展以来各种文件材料的收集整理和归档工作，确保齐全完整。上述文件充分说明国家对主题教育的重视。对此，各级档案局、档案馆要充分发挥档案的业务指导效用，对于各部门各单位主题教育中形成的档案材料应收尽收、应归尽归，尽力确保主题教育档案完整齐全[2]。

（三）文件材料的业务指导及归档监督要“效”

在各单位、各部门系统内部，存在档案管理重视程度不足、经费紧张等问题，很少设立专职档案室、档案人员。负责整理归档的人员往往由办公室、政工科兼任，缺乏必要的时间精力及档案业务素养，导致归档文件数量及质量参差不齐，档案后期可利用程度低。为解决文件材料应归尽归和档案专业从业人员数量不足的矛盾，需要档案局、档案馆在文件接收过程中开展专门的业务指导及归档监督。一方面结合部门、单位工作实际，督促各单位、部门建立专门的主题教育专题档案归档制度，明确收集第一责任人及直接责任人，建立归档台账及交接文据，收集过程中既保证清晰易懂，同时做到应收尽收、准确严谨。另一方面加强对征收档案的事中、事后控制，档案局、馆应在每周派出档案专业人员深入各部门、各单位进行业务指导及巡回检查，每月对单位工作人员进行培训及宣传，积极消除各部门单位思想顾虑，确保主题教育专题档案整理归档顺利开展。

二、主题教育专题档案管理工作中存在的问题

（一）各部门对主题教育专题档案重视不足

在全国范围开展各种主题教育，是党中央作出的重大决策，各部门各单位针对主题教育均投入大量时间精力。然而很多部门单位存在重学习教育过程轻事后档案整理现象，忽视主题教育事后总结。档案管理在工作中被忽略，部门领导对档案管理工作的重要性认识严重不足，档案工作人员大多由办公室人员兼任，致使主题教育初期各项工作难以兼顾，造成文字材料、方案总结的丢失，对主题教育专门档案的完整性造成损害。此外，大多数人认为主题教育是短期工作，档案的归集整理简单收集即可。思想上没有将主题教育专题档案管理工作上升到新高度，导致主题教育专题档案归集缓慢，质量差。

（二）各部门主题教育专题档案缺乏制度指引

各部门、各单位对于主题教育中形成的档案管理制度不明确。主题教育是项新课题，各单位各部门对于此类专题档案的收集和整理缺乏有效经验，没有完全按照上级要求制定相对应的规章制度。对于已制定档案归档整理的部门单位也缺乏深度和应急预案，缺乏完整系统的专题档案制度指引，导致主题教育专题档案收集整理工作不及时、不完整，影响了主题教育的完整性和全面性，主题教育的学习效果大打折扣。

（三）主题教育专题档案整理手段单一

伴随时代发展，档案数字化已成为主流趋势。主题教育专题档案不仅限于纸质材料，更多是以电子载体方式出现。目前各部门、单位对专题档案进行收集整理时大多只整理纸质材料，忽视了对电子载体的征收。此外，对于纸质材料没有通过数字化等方式进行归集，造成档案数量多且复杂，不利于后续进馆保存。

（四）缺乏档案专业人才，档案利用不充分

目前，各单位普遍缺乏档案专业人才。在主题教育中，虽然各单位会配备相关人员处理过程中产生的各类文件，但与现实要求还存在较大差距。配备人员通常是办公室工作人员，对何为档案、档案归集范围界定不清，且缺乏系统的档案专业知识培训，档案知识匮乏。此外，各单位对专题档案的归集缺少深度和广度，对档案仅限于整理保存，存在“存而不用”现象，档案在保存过程中逐渐失去利用价值，后续的管理和总结大打折扣。

三、加强主题教育档案管理的手段

（一）提高主题教育档案重视程度

档案是重现历史面貌的最基础材料，是主题教育的重要参考，对于人们从中汲取精神力量、把握历史规律具有重要作用。各部门、单位要提高对主题教育专题档案的重视程度，组织工作人员认真学习主题教育相关知识及档案整理要求，明确专题档案在日常工作中的重要责任。通过申请财政专项资金、定期培训等方式，充分调动工作人员对专题档案整理工作的积极性。此外，上级部门要主动将主题教育档案管理工作纳入部门日常考核，保障档案整理收集顺利开展。

（二）建立完善主题教育专题档案整理制度

各部门、单位要明确自身管理制度，积极对接上级主题教育指导小组和档案局、档案馆，充分结合自身实际，建立完善的专题档案整理制度、专题档案查阅制度、专题档案保管制度、专题档案应急制度，档案管理人员岗位责任制等制度，确保档案工作走向规范化、制度化。此外，各单位要做好专题档案的资源体系建设，明晰各自职责，进一步明确档案收集部门和整理部门，强化主题教育档案的收集，保证专题档案材料不丢失。

（三）持续推进主题教育专题档案信息化水平

在开展主题教育专题档案整理时要紧跟时代潮流，充分利用高科技手段满足专题档案整理需要。一要注重及时转化。主题教育初期，形成的档案大多为纸质档案，经归集后查询利用效率不高。档案整理后要及时开展专题档案数字化工作，提升档案利用率。二要构建专题档案数据库。主题教育专题档案数量庞大，种类繁多，要及时按照国家档案局下发的归档文件材料范围进行分类列目，构建完整档案数据库。三要重视后期系统维护，及时对后期产生的文件材料进行补充收集，确保专题档案紧跟时事，准确完整。

（四）配备专职档案工作人员，提升主题教育专题档案利用效率

做好主题教育专题档案收集整理，关键在于从业人员档案专业素养。各部门要配备专职档案管理人员，积极储备人才，提高专题档案归档整理应急响应速度和能力。定期开展档案、计算机等业务培训，严格按照主题教育专题档案管理相关标准，在日常工作中注重收集整理，切实做好专题档案整理管理工作。此外，适当调整传统纸质档案查询利用方式，主动“走出去”开展专题档案利用服务，深入挖掘档案利用渠道，通过电话查档、线上预约查档等方式，拓宽服务视野，使主题教育档案真正实现其自身的价值[3]。

主题教育专题档案是主题教育工作的关键组成要素，是主题教育工作最原始、最珍贵的第一手材料。收集齐全完整的主题教育档案，是做好主题教育工作最可靠的原始依据，可为我们工作提供第一手的参考和佐证，有效地为做好主题教育工作提供最优质的服务。重视主题教育的收集和保存，也是为将来开展类似的专题活动积累素材，为更好开展专题教育活动提供参考借鉴，有助于推动专题教育活动更好地开展。