农村党员档案整理方法的探讨与实践——易门县乡镇（街道）党员档案室建设试点的一些做法

■ 李枚娟 吴应福

2022年6月，中共云南省委组织部印发《乡镇（街道）党员档案室建设试点方案》，决定在易门等4 个县（市）开展乡镇（街道）党员档案室建设试点工作，旨在通过试点建设，为全省各地乡镇（街道）党员档案室建设积累经验、建立标准。按照试点方案和省档案局的要求，玉溪市档案局、档案馆积极配合开展对易门县乡镇（街道）党员档案室建设试点工作的调研和指导。调研中发现，由于农村党员档案时间跨度较长，各地条件不一样，造成书写材料五花八门，规格不一，质量不同，档案的整理也没有统一标准，管理极不规范。但试点方案对整理的规定过于原则，无法涵盖各类档案整理方法，如果不作出具体统一要求，整理出来的档案仍然是五花八门，达不到规范要求。如何解决这个问题，是需要在试点工作中进行探讨的。市档案局馆与省市县委组织和档案部门开展调查，共同研究，在省试点方案规范基础设施建设，明确归档范围和分类标准的基础上，结合全县农村党员档案的实际情况，在规范整理档案方面进行了深入探讨，提出了一些具体的操作方法。

一、党员档案与农村党员档案归档范围

要规范整理农村党员档案，必须明确农村党员档案的概念和归档范围。中国共产党党员档案（以下简称党员档案）是党员发展培养全过程和受到表彰奖励与处理的历史记录，是证明党员身份、违纪责任倒查的凭证和依据；是党组织对党员进行管理的重要依据之一。党员档案的管理对于全面掌握党员队伍现状、规范党员队伍教育管理、保持和发扬党员的先进性、增强基层党组织的凝聚力、创造力和战斗力都具有十分重要的作用。目前，对党员档案的管理有两种情况，一种是有人事档案的党员，党员档案归入其人事档案，另一种是没有人事档案的，建立专门党员档案。对于第二种情况，《中国共产党发展党员工作细则》和《中国共产党党员教育管理工作条例》作出了明确规定，要求：没有人事档案的党员，应当由具有审批预备党员权限的基层党委建立党员档案，由所在党委或者县级以上党委组织部门保存。在实际管理工作中，没有人事档案的党员一般都集中在乡镇（街道），特别是农村党员。

按照规定，农村党员档案一般以个人为整理单位，一人一卷一个档号，其归档范围包括《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、政治审查材料（报告）、转正申请书、入党积极分子考察表、预备党员考察鉴定表、自传、党员推荐或群团推优材料、入党积极分子备案报告、基层党委确定入党积极分子的批复、入党积极分子思想汇报材料、发展对象备案报告、发展对象集中培训结业证书（复印件）、基层党委列为发展对象的批复、党支部拟接收预备党员上报的预审请示、基层党委预审意见、党支部上报审批预备党员的请示、基层党委审批预备党员的批复、预备党员备案报告、党支部上报审批预备党员转正的请示、基层党委审批预备党员转正的批复、延长预备期的有关材料、取消预备党员资格的有关材料、党员身份认定等相关材料、党员登记表、各级党组织授予优秀共产党员和优秀党务工作者的授奖决定（可为复印件）、各级党组织授予的各种荣誉称号的授奖决定和嘉奖通报等材料（可为复印件）、党员受到的党纪、政务处分决定（免于处分的处理意见）等材料，在民主评议党员中认定为不合格的主要事实依据材料，作出的限期改正、劝退和除名等处置的决定、向上级党组织的报告材料、上级党组织的批复意见，因出国（境）定居、出国（境）逾期未返、与党组织失去联系等原因停止党籍的相关材料以及应该归入党员档案的其他材料。因历史原因形成的并已归入党员档案，但不在上述范围的材料，如推荐“两代表一委员”、有关党内职务任免文件等材料、发展党员全程纪实表等，应按照应归尽归的原则，列入此次整理归档范围，但一般情况下，“两代表一委员”、有关党内职务任免文件、发展党员全程纪实表应归入单位的文书档案。

二、档案整理方法探讨和实践

党员档案存在复制件归档、纸张规格大小不一、质量不同等问题，而试点方案对解决这些问题只是作出了原则的规定，并没有针对各类情况给出具体的操作办法。经过调查研究和探讨，采取如下处理办法。

（一）复制件处理

1.复制件归档的，应注明“此件与原件一致”，签署经办人姓名、时间，加盖乡镇街道党（工）委印章。如龙泉街道党员张XX 的发展对象集中培训结业证书，原件应该个人保存，党员档案中以复制件归档，注明“此件与原件一致”字样，签署经办人姓名、时间，加盖龙泉街道党工委印章。

2.字迹模糊或易褪变的，采用复印、扫描、拍摄等方法进行复制。复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改。复制后的材料应清晰，所用材料要符合档案保护要求，经久耐用。复制件不作“此件与原件一致”的标记，附在原件后，与原件作为一件。

（二）材料修整装订

对不符合归档要求的档案材料，先进行修整，达到归档要求后再进行装订。除常规性的去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品，对已经破损的材料按照《档案修裱技术规范》（DA/T 25- 2000）予以修复外，对特殊的情况作了以下探索。

1.对于大于A4 幅面的文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠或剪裁。折叠后的材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。比如成绩表，荣誉证书复印件因幅面太大，必须经过折叠才能装入档案中。采取剪裁方式的，不得损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容。应尽量采用折叠的方式，大于A4 幅面不多，不便于折叠，且裁剪后不损坏档案材料上的文字、印章、图形等内容的，可以采用裁剪的方式。

2.小于A4 幅面，影响装订的，应进行托裱；材料装订边（左侧）过窄，装订后遮盖文字或影响阅读的，应加边。（1）单面书写的材料，采用托裱的方式直接加边，或用A4 纸张托裱，留出装订边。（2）双面书写的材料，将其左侧粘贴在A4 纸张上，留出装订边；如左侧有文字无法粘贴的，按照先上、后下顺序选择一个边张贴，留出装订边，且装订后不影响翻阅。一般应留够25mm 的装订边。

3.粘贴在入党志愿书上的加页材料，属于入党志愿书的一部分，装订后无法翻阅，必须揭下来重新托裱粘贴在入党志愿书上，使之装订后不影响翻阅。

4.与入党志愿书粘贴在一起的入党申请书等材料，装订后无法翻开阅读的，应将其揭下来，归入其相应的类别，并根据材料的情况进行托裱加边。

5.小册子装订

小于A4 甚至A3 幅面的小册子，有装订边的，可以直接装订，无装订边的，加边后装订。

6.特殊装订情况

有的党员档案中，会出现托裱接边过多，装订边过薄，左右厚度不对称情况，直接装订容易带来对档案的损毁。实际操作中，使用25mm宽，与装订压条长度一致的纸条填充后装订。

（三）卷内目录填写

试点方案规定以案卷为单位编制卷内文件目录，包括序号、材料名称、材料形成时间、页数、备注等内容，但没有对项目的填写作出具体规定。实践中按照下列要求填写。

1.序号：据实填写文件材料的序号，如1- 1、3- 2、4- 1。

2.材料名称：据实原文填写材料名称，不得随意简化。除中国共产党入党志愿书加书名号“《》”，书写为《中国共产党入党志愿书》外，其他材料一般不加书名号“《》”。

3.材料形成时间：年度使用四位数，如“1995年”，填写“1995”，不得填写为“95”；月、日按照自然数填写，不补足2 位，如“1月5日”，在对应位置填写“1”“5”。如月、日无法考证的，以“XX”代替，不得为空。

4.页数：填写该件档案材料的页数。如“5 页”的，填写“5”。

5.备注：填写该件档案需要说明的情况。如“复印件”

（四）案卷目录、档案盒内夹封面、背脊及备考表填写

试点方案对这些项目的填写也没有作出具体的解释，实践中的做法如下：

（1）身份证号：填写18 位身份证号码。

（2）姓名：使用规范的简化汉字填写现用名。如“朱子義”，应写为“朱子义”。

（3）所在党支部：该党员党组织关系所在党支部名称。可填写简称。如“中国共产党XXX 支部委员会”，填写为“XXX 党支部”。

（4）入党时间和转正时间：8 位阿拉伯数字。不同时间段的入党和转正时间按照下列办法确定。①1945年2月23日至1956年9月14日，入党时间为上级党委批准之日，党龄从转正之日算起（工人、苦力、雇农、城市贫民、士兵预备期6 个月；中农、职员、知识分子、自由职业者预备期1年，其他人员预备期2年）。②1956年9月15日至1969年3月31日，入党时间为支部大会接收为预备党员（须经上级党委批准），党龄从转正之日算起，预备期为1年。③1969年4月1日至1977年8月11日，入党时间为上级党委批准之日，无预备期，党龄同时开始计算。④1977年8月12日至1982年9月5日，入党时间为上级党委批准成为预备党员之日，党龄从转正之日算起，预备期1年。⑤自1982年9月6日起，入党时间为支部大会接收为预备党员之日（须经上级大会批准），党龄从转正之日算起，预备期为1年。

（5）立卷单位：统一填写乡镇（街道）党（工）委全称或规范化简称。

（6）所在村、社区（或单位）：填写党组织关系所在的村（社区）或单位名称。如脚家店村、兴文街社区、XXX 服务公司

（7）案卷号：据实填写。案卷号由县名的汉语拼音首字母（大写）+ 乡镇（街道）序号（两位数字，从01 号开始编号）+ 乡镇（街道）辖区内各村（社区）的序号（两位数字，从01 号开始编号）+该盒档案系列号（四位数，从0001 开始编号）组成。例如易门县辖5 个乡镇2 个街道：1 龙泉街道、2 六街街道、3 浦贝乡、4 十街乡、5 铜厂乡、6绿汁镇、7 小街乡，龙泉街道12 个社区：1 兴文街社区、2 中心街社区……易门县龙泉街道兴文街社区的王某某的党员档案的案卷号为YM01010088。

（8）保管开始时间：8 位阿拉伯数字。此次整理的，没有确定的保管开始时间的，填写此次整理完成上架时间。

（9）保管结束时间：8 位阿拉伯数字。该党员档案从乡镇（街道）档案室移出到其他地方保管的时间。

（10）案卷目录备注：填写该卷档案需要说明的情况。

（11）备考表：除按照正常填写内容外，如果在今后的保管过程中卷内档案出现情况变化，如增加或减少材料，需进行说明，填写完新的说明后，需签经办人姓名和时间。

（五）装订

试点方案规定党员档案采用三柱板簧夹打孔装订，档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件。同时要求卷内文件目录和备考表不编页码不装订。由于党员档案盒采用内外套的方式，如果不与案卷一起装订，很容易丢失和损毁。因此在实践中卷内目录与档案材料一起装订，位置在档案材料之前；没有印制在档案盒内夹上的备考表，一律装订，位置在档案材料的最后。

（六）排架

每个乡镇（街道）农村党员档案按照村（社区）分开排列，村（社区）内按照党员入党时间顺序依次排列上架，入党时间相同的，以姓氏笔画排列。集中整理工作完成后新转入的党员，按照转入时间先后顺序排列。

（七）编制案卷目录

按照《乡镇（街道）党员档案案卷号序号》顺序，每一个乡镇（街道）的每一个村（社区）给定一个目录号，编制一本目录。如龙泉街道12 个社区，依次给定12 个目录号，编制12 本目录，12本目录依据多少合订为1 册或几册，案卷目录A4 纸张规格横排，使用活动夹固定，便于增加，编制目录索引，目录之间以彩色页隔开。

三、结语

2023年，乡镇（街道）党员档案室建设工作将在全省全面推开，试点工作就是要出经验、出办法、出标准。这些试点工作中的探讨与做法，希望能成为全省农村党员档案整理工作的借鉴。