谱写四部曲 奏响奋进歌——丽水市高质量做好档案数据资源归集共享工作

叶 庆/丽水市档案馆

丽水市档案馆认真贯彻落实习近平总书记对档案工作重要指示批示精神，精准对标全省档案数据资源归集共享提质扩面工作要求，坚定“变不可能为可能”的必成信心，调动一切积极因素，以系统化思维抓推进，以一体化思路抓落实，谱写“前奏、进行、协奏、畅想”四部曲，奏响具有鲜明丽水特色的奋进主旋律，一步一个脚印把目标变为现实。2023年2月召开的全省各市档案馆长交流会数据显示，丽水市档案馆档案数据资源归集共享工作取得可喜的阶段性成果，民生档案归集率达100%；编研成果归集量在36个纳入提质扩面的地方档案馆中排名第7，在11个地级市中排名第2；展览归集量在36个单位中排名第1。

1 吹响“前奏曲”，全面部署把方向

将档案数据资源归集共享工作视为“一把手”工程，靠前指挥、一线督办，形成以“目标倒逼责任，以时间倒逼进度”的强力推进氛围，坚决打好档案数据资源归集工作主动战和攻坚战，在后发赶超中赢得发展先机。

1.1 动员部署，凝聚共识。2022年12月9日全省档案数据资源归集工作提质扩面动员部署会后，丽水市档案馆立即抓落实，明确提出做好档案资源归集共享工作是丽水推进档案事业高质量发展的必答题，要求全体干部提高站位，增强信心，迎难而上、知难而进，不讲条件、不打折扣，确保高质量完成全省档案数据资源归集共享工作。

1.2 正视差距，制定方案。对标省馆要求2023年1月底前全面完成民生档案等多类别档案数据上传归集的部署，全面分析丽水市档案馆工作基础和现状，正视任务重、时间紧与本馆档案开放审核滞后、档案数据质量不高等现实问题之间的显著矛盾，坚定决心迎接挑战，按照目标不变、标准不降的工作原则，科学制定《丽水市档案馆关于开展档案数据资源归集共享提质扩面工作实施方案》，明确工作总体目标、工作方法步骤和工作要求。按照“工作项目化、项目清单化、清单责任化”对任务进行分解，落实各处室责任分工，推动形成职责边界清晰、层层负责的工作责任机制，为档案数据资源归集共享提质扩面工作做好铺垫。

1.3 加强督导，推动落实。实行领导挂帅出征、处室协同推进、例会晾晒点评、问题逐项销号的工作机制，班子靠前指挥、具体协调、一线督办，分别在2022年12月9日，2023年1月4日、1月13日、1月18日、1月30日召开五次例会，馆长、分管副馆长均全程参加，及时掌握工作进度，当场明确工作措施，强化问题导向，紧盯薄弱环节，清单式罗列存在的具体问题，每次例会即时明确问题化解方法、责任人和时限要求。

2 唱响“进行曲”，攻坚克难破困局

坚持以完善数据质量作为归集共享的基础性工作，严格对照全省档案数据共享中心档案目录数据库结构标准，对各类档案数据进行系统分析，逐个破解档案资源归集工作的重点难点问题，精准有效提升归集数据的质量。

2.1 抓清查，破底数不清之难。在2022年对所有馆藏档案进行全面清查的基础上，根据《浙江省档案馆关于开展档案数据资源归集共享提质扩面工作的通知》确定的档案归集范围，进一步梳理属于省定归集范围的民生档案等类别档案的数据状况，实事求是开展归集档案数据底数填报工作，按照“能归尽归、全量归集”的思路，梳理出符合归集条件的婚姻等民生档案4类、编研成果19个、档案展览15次、镇馆之宝2件等各类档案数据211724条，力求做到门类齐全、归集完整。

2.2 抓治理，破数据质量不高之难。由于民生档案数据量大、产生周期长，以往执行数字化加工标准不一，数字档案馆系统功能限制等原因，导致原有档案数据存在字段不匹配、字段缺失、著录繁杂凌乱、档号重复、门类归分模糊矛盾、部分原文无法批量挂接等问题，对照全省档案数据共享中心档案目录数据库结构标准还有较大差距。针对大量档案数据和目录需要人工进行比对校核的现状，不等不靠、想方设法主动开展数据治理。对著录相对规范的档案数据，通过Excel函数和软件编写代码等方式实现著录项整合拆分；对难以批量完善的目录，安排专人实行人工修改完善字段内容，精准有效提升归集数据的质量。

2.3 抓规范，破安全管理之难。将数据安全管理贯穿于整个档案归集工作中，建立数据资源归集共享审批流程，由相关业务处提出申请，技术保障部门提出挂接意见，分管副馆长审核同意后交由数据中心管理员上传全省档案数据共享中心，确保数据归集工作分工明确、职责清晰、流程规范、安全有序，为数据归集工作持续开展奠定坚实基础。加强数据归集审核过程中的介质管理，增添专用移动存储介质，实行专项登记，专人专用，明确责任人及其使用的保密管理责任，确保数据在流转过程中的安全可靠。

3 奏响“协奏曲”，凝心聚力显担当

最大限度调动一切积极因素，不拘泥于档案馆传统的处室责任分工和人员力量，建立协同联动工作机制，形成既各司其职、各尽其责，又积极协同、优势互补的工作格局，有效破解人手少、保障支撑力不足的难题。

3.1 聚合内部向心力。针对档案数据资源归集共享工作阶段性特征，建立灵活性的工作专班机制，集中各业务处室精干力量对数据资源归集工作实施强力攻坚，专班人员打破处室界限，根据工作进展情况，统筹调配人员力量，以项目化运作的方式最大限度激发数据资源归集工作合力。组建丽水市数据归集共享工作浙政钉联络群，第一时间反馈数据归集工作中存在的问题，群策群力解决需要跨处室协作的问题，切实打通问题反馈渠道，提高问题解决效率。

3.2 巧借外部支持力。做好档案资源归集工作，明确标准和要求是关键。时刻关注档案资源归集工作的动态，组织开展培训和学习讨论，把全省档案数据共享中心档案目录数据库结构标准要求吃准吃透，确保方向不偏、节奏不乱。对数据归集工作过程中部分字段著录标准把握不准、上传数据异常等问题，积极主动寻求省档案馆帮助与支持，及时消除数据归集疑虑，使档案资源归集工作更加规范有效。针对现有数字档案馆系统功能不完备的问题，及时联系系统开发人员，根据档案目录数据库结构标准进行系统功能完善，解决大容量数据导出异常、导出的原文命名不规范等问题，有效提升数据资源归集工作效率。

3.3 激发团队战斗力。面对档案资源归集工作基础弱、短板多、人手少、人工校对量大的实际情况，全体干部敢于担当、勇于奉献，全力以赴做好档案数据归集工作。攻坚期间，正值万家团聚的春节，为了不耽误归集工作进度，许多专班人员牺牲休息时间，与家人朋友匆匆团聚后又义无反顾地投身到档案数据资源归集工作当中。农历岁末年初，灯火通明的办公室里，一个个忙碌的身影正是丽水档案人只争朝夕的最真实奋进图景。正是凭借这股拼劲、闯劲和奉献精神，才能以坚实的步伐跨过“万事开头难”的关口，交出全省档案数据资源归集共享工作的高分答卷。

4 弹响“畅想曲”，数字赋能开新局

坚持以服务为中心，以数字化改革为牵引，破除传统档案归集工作的思维定式，深化技术赋能，提高档案数据归集共享的科学化、智能化水平，加大档案数据共享与开放力度，积极防范档案信息安全风险，让人民群众从档案数字化改革中感受到“精神共富”的力量。

4.1 强化技术安全保障。对于数据中可能存在涉密、涉敏问题，在前期人工审核的基础上，采购专用保密涉密检测软件工具，对档案数据进行全量检测，通过两次筛查，确保上传报送的档案资源和数据准确可靠。建立健全档案开放的具体操作规定和工作流程，尽快实现档案AI辅助开放审核组件应用，有效缓解审核力量不足的现状，提升馆藏档案开放审核效率，积累更多的开放档案数据资源，并及早归集。

4.2 开发建设档案专题数据库。聚焦丽水市域特色，科学推进丽水市“红绿金”专题档案数据库（一期）建设，强化档案数据资源前端收集，按照档案归属不变、数据集中、安全保密的原则，针对性开展丽水红色档案、百山祖国家公园档案、百亿项目档案等专题档案数据资源归集工作，进一步丰富档案专题数据库门类，形成具有丽水特色的数字档案资源专题库，充分发挥专题档案数据库在服务市委市政府工作大局、服务人民群众、服务创建革命老区共同富裕先行示范区中的重要基础支撑作用。

4.3 打通档案查阅利用服务全链路。开展档案数据资源归集工作的最终目的是实现高效便捷利用，这也是档案工作数字化改革的出发点和落脚点。丽水将积极深化档案共享查阅利用，实现丽水市档案专题数据库与全省档案数据共享中心、全国档案查询利用服务平台等公共服务平台对接，打破档案信息孤岛，开通档案查阅利用服务绿色通道，实现民生档案和开放档案的跨地区跨部门跨层级查询利用，积极探索档案数据高效便民利用的新方式、新方法。