信息化技术在教务管理中的应用

蒋 琴 李家豪

（宁波城市职业技术学院，浙江宁波 315199）

1 信息化教务管理的主要任务

在现代信息技术的背景下，教育管理必须以信息为手段和支撑，实现管理的智能化、科学化、自动化和网络化。教务管理包括学生信息管理网络、学生管理信息系统、信息技术管理系统、网络管理系统、数据管理系统5个方面，主要任务有数据采集和存储，建立学校统一信息资源库，将所有与校务管理相关的数据汇集到网络中或存储到服务器中，进行实时管理和存储；通过对教学活动的管理和监督，运用有效的数据管理实现教学和教育过程的优化[1]。

从数据统计、分析到决策方面，提高信息系统设计水平及业务流程标准化水平。从数据分析中发现问题，并对问题加以解决，以促进科学、有效的管理；提高教师的教学水平，为企业或社会提供优质服务，为学校各项建设管理提供决策支持服务，使各项工作开展得有序、高效、稳定。教务信息化管理的主要内容如下。

1.1 学生信息管理网络

学生信息管理网络是我校教育教学和管理的重要平台，由4 个部分组成：一是学生基本信息采集；二是学生学籍及档案管理；三是学生考试、论文、专利等的申请与认证，以及对学生日常生活和学习活动的基本监督；四是学生在校成绩评价与毕业证书的申请与认证。我校具有完善的内部网络，并建设了相应的系统，如现有教资网，覆盖教务处和科研处、保卫处等重要职能部门[2]。

1.2 学生信息系统

学生信息系统是大学现代化教学和管理的基础，是学校决策的基础，也是实现信息资源共享和教学、学习的手段，其核心是一个用于存储和处理师生的基本资料，实现从师生个人到学习机构、学校的全方位、全过程数据监控和采集工作的基础设施。基于OA 网络办公平台，利用OA 与 PC 机的连接，将数据通过网络传递到其他服务器上进行存储，它包括教师个人信息系统（包括学生基本信息记录）、专业教学数据存取点（主要包括教师的个人基本信息和教学内容）及教学信息资源建设的子系统（主要包括在线教育系统、网络培训辅导系统及教育辅助系统）。

1.3 信息技术管理系统

以信息技术管理为核心，以综合数据管理、教学管理以及业务流程的优化为重点的信息系统，主要包括学校教务管理网站、教务管理和学生服务门户，通过构建“三统一”的教学和办学条件，提高对学生、教师、学校环境的综合监管能力。首先必须实现学生学籍卡的自动注册，并按国家规定将学生及时转入大学院校；其次是使学生在学院统一缴费系统中刷卡购课；最后是实行教师网络上课，使每个教师都能在学院的虚拟空间中同步上课。在信息化条件下，必须要实现学校公共平台与校内教学资源的无缝对接，同时在信息技术管理系统中，要具备网络办公自动化功能和数据库功能，以便教职工查阅和下载业务报表[3]。

2 信息化教务管理的内涵

信息化教务管理的内涵有以下几点：（1）实现对学生学习情况的统计。（2）可以通过计算机软件对学生活动情况做出统计。（3）学生信息查询、学生请假及其他重要事项管理。（4）实现校园管理。（5）根据学生实际需要开发，实现学生工作自动化与信息化管理模式的结合，使教务管理系统成为学校管理信息系统中的一个重要环节。因此，应用信息技术必须在实践中对其进行全面系统的评价和研究，指导信息系统运行并产生经济效益，以提高工作效率为目的进行信息技术开发，信息化教务系统V1.0 如图1 所示。

图1 信息化教务系统V1.0

2.1 实现对学生学习情况的统计

在目前的信息化教学中，普遍存在着对学生的学习情况缺乏及时有效的反馈和监管的问题。在以往的学生日常成绩记录中，仅凭教师单方记录，很难掌握学生在校期间的学习成绩及学习结果，因此，有必要对学生的学习情况进行统计分析。为了准确地掌握学生的学习情况，从而便于学校采取有效的教学手段，提高教学质量，必须在教务管理系统中对教学质量进行分析与评价，以此来保障教学质量[4]。因此在构建教务系统时，应充分考虑教学目标的准确掌握，对教学过程中各个环节的活动进行准确及时的分析，从而为学校做出正确决断提供依据。

2.2 学生信息查询

通过与数据库的数据交互，可以实现对学生基本个人信息的查询。可以查询学生的各类资格认证、学业成绩、毕业成绩等。可以查询学生学习资料中的部分科目（如数学、物理、化学)，并可将之与数据库直接相关联。对于毕业后将要出国深造的学生，也可查询其在国外参加教育活动的情况。

2.3 学生参加各种活动

学生参加各种活动是日常教学管理的一个重要环节。每学期开学后都有各种庆祝活动、毕业典礼、大型运动会、晚会等活动，这些活动需要做好活动计划、报名、通知工作，这就要求学生在参加活动时制定详细的计划并认真参加。在制定计划时，可以通过校园网在线查询并利用计算机软件统计汇总，活动结束后，可利用电脑系统根据事先设置的活动地点，统计学生参加活动的结果，以此作为日后活动和各项考评的依据[5]。

2.4 学生请假及其他重要事项管理

目前，大多数学校在学生请假及其他重要事项管理方面，存在着很大的局限性。传统的请假及其他重要事项的管理方法比较复杂，需要耗费大量的人力和物力，不仅影响工作效率，而且还存在着极大的安全隐患。利用计算机软件进行请假及其他重要事项的管理，可在短时间内完成审批流程，并将审批结果实时反馈到系统中，确保各部门工作目标的达成。

3 关键技术开发问题的探讨

信息化管理和教务管理过程中的关键技术问题包括系统的设计、开发和运行等，因此，目前的主要工作是对系统功能进行设计和开发。但还应该注意到以下几个方面：一是现有系统已经存在或将成为软件开发设计的对象时，关键技术问题的探讨，如网络流量分析、带宽需求的控制、通信需求、网络安全等；二是应用问题，如应用软件的应用范围（如网络规模)、服务器容量、如何支持多业务应用系统、如何保证应用系统具有较强的稳定性及可靠性、是否需要进行相应软件的升级等；三是在软件技术水平上能否满足当前发展和教学需要；四是当前所面临的技术环境对信息化教务管理系统的设计水平提出了较高要求。

3.1 网络流量分析

在信息化教务管理系统中对网络流量进行分析是必不可少的环节。在网络流量分析中，可以对网络访问流量进行分类，根据访问过程的复杂程度进行排序，如访问流量大于传输流量，可通过查询某一用户的访问特征来实现对该用户访问网站情况的判断与控制。在网页浏览过程中能够进行选择访问对象等操作，但同时应注意，网站页面浏览量与服务器容量之间存在很大差异，因此，网络流量分析还应结合用户访问特性，对网站页面浏览量进行判断[6]。

3.2 带宽需求控制

在对系统进行实际应用前，首先要对应用系统的使用情况进行研究分析，比如使用了哪些系统？用户的需求是什么？对带宽的需求是什么？应该怎样分配？然后根据实际情况确定带宽策略，在用户需求确定后，确定其系统所使用的带宽，如果其需求超出系统所能承受的极限，要及时提出调整方案或者对其进行重新配置。另外，要对系统是否可以满足用户使用需求进行详细的计算分析，比如用户在使用计算机办公软件时，如果计算机具有很强的计算能力，其每分钟处理数据次数超过400 次，那么计算机系统必须同时有较强的处理能力，否则计算机在使用过程中会出现故障。也就是说系统使用过程中的功能范围不能小于用户需求范围。

3.3 服务器容量

针对不同的应用系统，服务器的容量大小是不同的。例如，对于教务管理应用系统而言，应考虑其对服务器的容量要求，因为现在学校内所有的教学系统均使用计算机进行实时数据处理，如数据采集、数据分析、处理数据等，计算机容量越大，其应用功能就越多，反之则效果就越差。因此，对于计算机容量要求相对较低的系统而言，应该考虑其所需要的服务器容量[7]。目前，教育教学部门使用的服务器一般为双路高性能 HTTP 服务器和双路高性能 SAS 服务器。双路高性能 SAS 服务器运行在多路高性能并行计算系统之上，在运行时不仅可以大大提高计算性能，而且还能够为其他应用提供所需文件；而 SAS 服务器则运行在存储设备上，因此可以通过采用高规格的存储设备来提高其应用容量。

本文设计的信息化教务系统如图1 所示。

4 结语

我国高等教育正处于快速发展时期，在快速发展的同时也面临着严峻的挑战，其中最突出的问题就是教务管理中存在的问题：如何保证教务管理规范化、科学化以及信息化？信息化是否会成为管理工作的一种趋势？如何将这两者进行有效结合？如何在信息化教学环境下对学生进行有效管理？这些问题对于当今大学来说都十分重要。而当前信息化教务管理已经成为我国高等教育事业中一个非常重要的组成部分，也引起了国内外学者的广泛关注和探讨[8]。

随着时代发展，信息技术受到了广泛重视，在大学校园中得到了广泛应用，已成为当今教育信息化发展的必然趋势。教务管理信息化是指信息技术不断发展、日益广泛地运用到院校管理中去，使教育管理手段向着人性化、智能化、信息化的方向发展，最终走向智能化。计算机技术逐渐普及并逐步渗透到人们的生活中，给人们带来许多方便和快乐，它会不断发展进步，成为人们生活中不可缺少的一部分。