试论信息资源共享环境下高校档案管理共享与共建

张岩　郭晓文

摘 要：随着信息技术的迅猛发展，我们已经正式进入现代化社会环境，高校所应用的传统档案管理模式显然已经无法满足当前崭新的教育环境。为了能够紧跟时代的发展步伐，多方满足高校教育改革任务的顺利推进，则要重新审视原有档案管理模式中的不足之处，积极引入最新的档案管理方法，打造共享、共建新模式。基于此，本篇文章通过分析构建档案信息资源共享模式的重要性，基于我国高校档案的管理现状，有针对性地列举了几点行之有效的共建、共享对策，其中包括打造档案管理共建共享的实现机制、积极构建创新式的信息服务模式，组建高水平的档案管理人才队伍以及构建功能完善的信息安全防范体系等，以供参考。

关键词：信息资源；共享环境；高校档案；档案管理

中图分类号：G647.24  文献标识码：A  文章编号：1673-260X（2023）08-0038-04

档案信息能记录并反映出高校在各个时期中的发展情况，作为培养优质人才的重要摇篮，档案管理工作与当代大学生的知识文化素养、健全人格的形成密切相关。但由于受到现实条件的制约，高校原有的档案管理模式存在较多问题，如档案管理意识不强、档案管理制度不健全以及档案管理数字化程度不高等等。为了能够从源头处着手来改善不足，高校则要运用好信息技术手段，深入挖掘高校档案的资源价值，以此来全方位满足在校师生对于档案资源的使用需求。在这一目标下，高校要加大对档案资源管理共享与共建模式构建的投入力度，从现实困境着手来寻找优化路径。

1 相关理念概述

1.1 档案信息资源管理

档案信息资源管理是指对档案馆、档案库、档案室等机构中所收集和保存的各类档案资料进行有效管理和利用的过程。

（1）档案资源的收集与整理

档案资源的收集主要是针对各种类型的档案材料，例如文字、圖片、录音等进行收集，并进行整理、分类、编目等操作，以方便后续的管理和利用。

（2）档案资源的保管与管理

档案资源的保管是指对已经收集整理好的档案资料进行安全、稳定的保存。同时，也要制定规章制度，建立安全管理机制和保密机制，确保档案的安全性和完整性[1]。

（3）档案资源的利用与服务

档案资源的利用是指对档案资料进行有目的的利用，满足各类用户的需求，提供相关服务。例如研究人员可以利用档案资源进行学术研究，文化工作者可以利用档案资源进行文化创作，政府工作人员可以利用档案资源进行决策分析等。

1.2 信息资源共享

信息资源共享是指将各种类型的信息资源通过网络或其他手段进行共享的过程。

（1）信息资源的整合与共享

信息资源的整合是指将来自不同数据源的信息资源进行整合，统一编码，并形成统一的数据格式。信息资源的共享是指将整合后的信息资源通过网络或其他手段进行共享，使得用户可以方便地获取到所需要的信息资源。

（2）信息资源的安全与保护

信息资源的共享是建立在信息资源安全的基础上的。因此，需要制定一系列安全措施，例如加密、权限管理等，确保信息资源不被非法获取或篡改。

（3）信息资源的利用与创新

信息资源的共享可以为用户提供更加丰富的信息资源，同时也可以为用户提供更加灵活的信息利用方式，例如数据挖掘、信息分析等。此外，信息资源共享还可以促进信息技术的创新和发展，提高社会的整体信息化水平。

2 高校档案管理中信息资源共享模式构建重要性

2.1 提高档案资源利用效率

高校档案作为一种重要的历史文化遗产，对于了解高校的历史沿革、发展变化以及学术成就等方面具有不可替代的价值。但是由于高校档案管理分散、不规范等问题，导致档案资源利用效率较低。通过共享与共建，可以将各高校档案馆的档案资源整合起来，形成一个档案资源共享的平台，提高档案资源的利用效率，让更多人了解高校历史文化[2]。

2.2 降低档案管理成本

高校档案管理需要投入大量的人力、物力和财力，如果每个高校都单独管理自己的档案资源，势必会增加管理成本。通过共享与共建，可以实现档案资源的互相借阅、数字化共建、联合展览等方式，进一步降低档案管理成本。

2.3 加强档案管理规范化建设

高校档案管理面临着诸多挑战，如档案管理制度不规范、档案保管不到位等问题。通过共享与共建，可以借鉴各高校档案馆之间的先进经验和管理模式，促进档案管理规范化建设，提升档案管理水平。

2.4 推动高校历史文化研究

高校档案资源不仅具有学术价值，也是历史文化研究的重要素材。通过共享与共建，可以让更多学者利用高校档案资源进行研究，推动高校历史文化的研究和保护工作。

高校档案管理共享与共建的必要性不言而喻。当前，各高校档案馆应积极参与档案资源共享与共建，建立统一的档案管理标准和规范，利用现代信息技术手段，打造高校档案资源共享平台，实现档案资源的共享、互利和共赢。

3 我国高校档案管理现状

3.1 档案管理意识不够重视

大学档案管理工作的理念和管理方式不够现代化和规范化，对档案管理的重要性认识不足。由于缺乏必要的档案管理知识和技能，大学档案管理人员在档案管理过程中存在一些基本问题，如档案的安排、管理、维护、归档等方面存在不规范、不科学的现象，导致档案管理工作的效率和质量较低。

3.2 档案管理制度不健全

当前大学档案管理工作缺乏统一的管理制度和规范，各高校存在管理制度和流程不一致的情况，存在的问题包括：管理制度不完善、标准不统一、管理手续不规范等。这些问题影响了档案管理工作的正常开展，也为档案资源的有效利用和共享带来了很大的障碍。

3.3 档案数字化程度不高

当前大学档案数字化工作还处于初级阶段，数字化工作的投入不够，缺乏统一的标准和规范。同时，数字化后的档案数据质量不稳定，管理难度大，限制了档案资源的共享和利用。

3.4 档案管理工作缺乏资源共享和协同机制

各高校之间档案信息资源共享和协同机制不完善，存在相互独立的情况。由于各高校之间缺乏有效的档案信息共享和协同机制，导致了资源浪费，也限制了档案资源的有效利用和共享。

3.5 档案管理工作缺乏专业人才

当前档案管理领域的专业人才短缺，尤其是缺乏熟悉数字化档案管理的专业人才。同时，对于高校档案管理工作的专业化、现代化，对专业人才的需求更为迫切。由于缺乏足够的人力资源，档案管理工作面临着许多困难，档案管理的共享与共建工作推进十分缓慢。

4 完善共建与共享对策

4.1 打造档案管理共建共享的实现机制

高校需要建立多维度、多层次的机制，以确保档案信息资源的有效、持续共享和共建，推动高校档案管理工作变革。

在构建实现机制的过程中，首先需要建立档案管理工作的运行保障机制。这包括利益制衡、法律法规、标准规范等机制，以确保高校档案管理共享与共建的有效性和持续性，避免不当利益竞争、信息泄露等问题。例如，建立相关政策法规，确立资源共享共建的合法性和合规性，以及相应的规范标准，规范共享共建过程中的行为准则，从而保障档案信息资源共享共建的合理性和合法性[3]。

其次，建立激励与合作机制。高校档案信息资源并非公共物品，不能随意获取，需要建立合作机制，明确资源共享环境下各院校的义务和权利。为此，可以通过建立联合体、共享平台等机制，充分利用现有的信息化技术，促进档案信息资源的交流与共享。同时，还需要建立相应的激励机制，激发各主体对档案管理共享与共建的积极性和主动性，如奖励制度、评优机制等，以激励各院校积极参与档案信息资源的共享共建工作。

另外，建立开放共享的机制。高校档案信息资源是非常丰富和复杂的，需要充分利用信息化技术和开放共享平台，扩大资源共享共建的范围和渠道。这包括建立数字化档案资源共享平台，提供各种形式的档案信息资源，如文字、图片、音频、视频等，为广大用户提供更加丰富、多样化的资源共享体验。同时，还可以建立在线交流平台，促进各主体之间的交流和合作，从而不断推动高校档案信息资源的共享共建。

4.2 积极构建创新式的信息服务模式

在高校档案管理中，创新信息服务模式非常重要。其中，一种创新信息服务模式是基于智能化技术的服务模式。智能化技术包括人工智能、自然语言处理、机器学习等，这些技术可以帮助高校档案管理者更好地管理档案信息资源，实现信息共享，提高管理效率。

另外，高校档案信息服务模式还可以采用分布式服务架构。分布式服务架构可以提高高校档案管理的可扩展性和灵活性，使得高校档案管理可以更好地适应不断变化的信息管理需求。通过分布式服务架构，高校档案馆可以将档案信息分布在多个节点上，提高数据的可靠性和可用性，降低出错的风险[4]。

此外，高校档案信息服务模式还可以采用云计算技术。云计算技术可以帮助高校档案馆降低成本，提高效率。云计算技术可以提供可扩展的计算和存储资源，让高校档案馆可以随时随地访问档案信息，从而实现高效的档案管理。

最后，高校档案信息服务模式中还可以加入人性化设计。通过人性化设计，可以使高校档案馆的信息服务更加贴近用户需求，提高用户满意度。例如，可以采用用户画像技术，对用户进行分类和分析，提供个性化的档案信息服务，让用户可以更方便地获取所需的信息。

4.3 加强共享模式的顶层设计

4.3.1 建立信息共享平台

各高校之间建立信息共享平台，便于信息的交流和共享，减少信息孤岛现象，提高信息利用率。该平台应该建立在开放、共享、互联互通的基础之上，采用先进的信息技术手段，实现各类信息的汇聚、存储、共享和利用。

4.3.2 制定信息共享标准

为了保证信息共享的质量和效益，需要制定相应的信息共享标准，包括信息格式、共享方式、共享范围等。这些标准应该经过科学的论证和实践的验证，具有一定的权威性和可操作性。

4.3.3 加强信息安全保障

信息共享的前提是信息安全，因此需要采取一系列措施加强信息安全保障，包括加强信息加密、身份认证、权限控制、安全审计等。同时，还需要建立完善的信息安全管理体系，确保信息共享过程中不泄漏、不损毁、不篡改。

4.3.4 建立信息资源共享机制

为了推动信息共享的实现，需要建立信息资源共享机制，包括信息资源调查、信息资源目录、信息资源共享规则、信息资源审批、信息资源维护等。这些机制应该符合高校的实际情况，具有可操作性和可持续性。

4.4 组建高水平的档案管理人才队伍

高校在提升档案管理人员的综合素养方面，应该采取全面、系统的措施。首先，可以从招聘入手，设定更为科学的人才选拔标准。高校可以结合实际工作需求，从专业素养、职业道德、工作经验等多方面考核招聘人员，保证其具备较为全面的综合素质和专业知识，更好地胜任档案管理工作[5]。

其次，高校需要定期组织档案管理人员参加各种培训和学习活动，包括行业内外的研讨会、培训课程等，以增强其专业知识和能力。在培训中，应注意提高培训质量和实效性，避免培训过程中的形式主义，注重培训内容的实际操作性，让档案管理人员掌握实用的管理技能和方法。此外，鼓励档案管理人員积极参与学术研究、著作编写等活动，提升其学术素养和研究能力，提升专业水平。同时，高校还应该为档案管理人员提供更多的职业发展机会和晋升通道，激励其不断提升自身综合素质和能力水平。

最后，加强对档案管理人员的管理和考核，建立完善的考核制度，对档案管理人员的工作成果和表现进行评价，为其提供更多的激励和支持，让档案管理人员有更大的动力和热情去推进档案管理工作。

4.5 构建功能完善的信息安全防范体系

（1）人防方面

提高各参与单位档案管理人员的信息安全意识、预防意识、责任意识以及危机处理意识。通过定期进行信息安全培训和知识普及，加强对敏感信息的保密意识和处理能力，使他们成为安全防范的主动力量。此外，还需要建立相应的制度和流程，规范操作流程，明確权责界限，从而防范和预防各类安全风险。

（2）物防方面

加强设备和设施的保护。这包括加强对档案存储设备、网络设备等的物理安全保障，例如加强门禁控制、视频监控、设备防盗等措施。同时，要加强对敏感信息的访问控制，确保只有授权人员才能进行访问，从而防止机密信息泄露[6]。

（3）技防方面

加强对新技术的探索。随着科技的不断进步，信息安全风险也在不断升级。因此，需要不断探索适合档案共建与共享的技术和工具。例如，可采用云计算和区块链技术进行数据加密和存储，确保数据的安全性和完整性。此外，还需要建立健全的信息安全管理制度和体系，通过制度约束和技术手段相结合的方式，实现对信息的全方位保护。

4.6 打造用户反馈系统

首先，通过反馈系统，可以实现高校档案信息资源的共享和交流。用户可以在使用过程中对档案信息进行反馈，提出自己的需求和意见，档案管理部门可以通过反馈信息了解用户的需求和意见，更好地为用户提供服务。

其次，反馈系统可以帮助高校档案管理部门了解用户需求，进行精准的信息资源建设。通过用户的反馈信息，高校档案管理部门可以更加深入地了解用户的需求和利用情况，进行精细化的信息资源建设，提高高校档案信息资源的利用效率和价值。

再次，反馈系统可以提升高校档案管理部门的服务质量。通过反馈系统收集用户的需求和反馈，高校档案管理部门可以及时跟进用户的问题，提高服务效率和质量，增强用户的满意度[7]。

最后，反馈系统可以促进高校档案信息资源的不断改进和更新。通过反馈系统，高校档案管理部门可以持续关注用户的需求和意见，及时对档案信息资源进行更新和改进，提高档案信息资源的实效性和价值，保持其在高校信息化建设中的重要地位。

5 结论及建议

综上所述，高校档案管理共享和共建是实现档案信息资源共享的重要途径。在这个过程中，需要考虑资源整合、统筹规划和协调合作等因素，以便更好地促进高校档案信息资源共享的发展。然而，这是一个长期性和系统化的工程，需要实现的目标是多元的，因此不应抱有一蹴而就的想法。

随着时代的变迁和科技的进步，高校档案管理模式正在逐渐升级和改进。现如今，高校档案管理已经不再是简单的收集、整理和保管，而是更注重于档案信息的价值挖掘和应用。同时，新型的、高效的资源共享体系也在逐渐建立，这将有助于将各高校内部的档案信息资源整合起来，并为社会各领域提供更加便捷和高效的服务。然而，要建立这样一个完善的资源共享体系和模式，并不是一件容易的事情。需要我们不断地完善和探索。此外，需要加强高校档案管理工作人员的专业素养和技能培训，提高他们应对各种挑战和需求的能力。我们还应当积极发掘和利用新的技术手段和工具，如人工智能、大数据、云计算等，以提高高校档案信息资源共享的质量和效率。

总之，高校档案管理共享和共建是一个不断发展和完善的过程。只有通过不断探索和实践，才能实现更好的档案信息资源共享和服务。

参考文献：

〔1〕谢静.基于信息资源共享的高校档案管理模式建立探析[J].吉林广播电视大学学报，2019，32（10）：97-98.

〔2〕战英.高校档案治理体系与治理能力建设困境和提升途径研究[J].山东档案，2020，40（04）：10-12+60.

〔3〕樊振东.基于互联网的高校档案信息资源共享研究[J].当代教育实践与教学研究（电子刊），2018.

〔4〕李琼洁.基于共建共享的重大突发事件档案资源整合策略[J].城建档案，2021，29（10）：98-101.

〔5〕杨玲花.大数据时代背景下高校档案管理模式的优化[J].大众标准化，2021，40（16）：236-238.

〔6〕张美英.网络环境下高校档案信息资源共享探析[J].信息记录材料，2021，22（10）：210-211.

〔7〕王学娟.数字化时代高校档案管理信息化建设分析[J].信息记录材料，2021，22（01）：44-45.