大数据时代干部人事档案数据化的理性思考

大数据时代，档案数据化成为新的研究热点，为干部人事档案管理实践带来新理念、新技术、新机遇和新挑战。干部人事档案作为一种特殊档案，有其自身发展规律、特点和任务，在管理转型与技术创新过程中如何推进其数据化是新时代档案事业发展的重要课题之一。文章立足大数据时代背景，从档案数据化内涵出发，分析干部人事档案的独特性，揭示干部人事档案数据化的本质，并针對干部人事档案数据与大数据的关系，推进干部人事档案数据化的必要性，以及如何推进干部人事档案数据化等问题进行理性思考。

一、大数据时代

关于“大数据”，目前尚未有统一定义。通常，我们认为大数据是一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面远远超出传统数据库软件工具能力范围的数据集合；“大数据之父”维克托·迈克-舍恩伯格则在《大数据时代》一书中将其概括为“一场生活、工作与思维的大变革”[1]。2015年国务院印发《促进大数据发展行动纲要》，明确“大数据是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合，正快速发展为对数量巨大、来源分散、格式多样的数据进行采集、存储和关联分析，并从中发现新知识、创造新价值、提供新能力的新一代信息技术和服务业态”[2]。因此，大数据实质上是一种由数据量激增而带来的全新思维方式，在这种思维方式下，人们更加关注数据的复杂性和相关性，且更加重视对数据全面性的分析[3]。随着大数据时代的到来，档案数据化已经成为档案领域新的研究热点[4]，干部人事档案管理领域也不外如是。

二、干部人事档案及其数据化

（一）档案和档案数据

档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录，属于信息范畴。数据是信息的载体和表现形式，在计算机科学中泛指能被输入计算机并被计算机程序所处理的符号总称。因此，档案数据可以被理解为能被输入计算机并被计算机程序所处理的、用于记载人们各项社会实践活动的原始记录。类似于传统载体档案，档案数据也是对社会实践活动的真实反映，且相对于其他数据更加真实可靠、价值密度更高、关联意义更大、决策依据性更强。

（二）档案数据化

大数据引发关注后，传统档案管理模式受到冲击，档案数字化、数据化概念相继被提出。所谓数字化是指将模拟信息转换成电脑可以处理的用0和1表示的二进制码，即从物理形态到电子形态的转化；数据化则是在数字化基础上进一步将电子形态转换为可识别的文本或可分析的数据[5]。胡振荣曾将我国档案数字化历程划分为三个阶段：致力于建立目录数据库的档案目录数字化阶段，将档案全文扫描成数字图像的全文数字化阶段，以及将所有的图像转换成文本数据，形成可全文检索的文本数据库的全文数据化阶段[6]。他所提出的第三阶段实际上已经属于档案数据化范畴。在此基础上，我们可将档案数据化定义为：在档案数字化基础上，对数字档案进行进一步全文识别、分类、著录和标引，将数字档案转化为计算机可以阅读和理解的档案数据的过程，其最终目的是实现计算机对档案内容的自动分析、理解和处理，从而实现对档案的“内容控制”和“信息开发”目标[7]。

（三）干部人事档案

干部人事档案是一种特殊的专门档案。2018年颁布的《干部人事档案工作条例》明确，干部人事档案是“各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成的，反映干部个人政治品质、道德品德、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料”[8]。与一般档案相比，干部人事档案具有其独特性，主要表现在以下几个方面。第一，管理体制独特。实行党中央领导下的、各地区各部门各单位按照干部管理权限分级负责、集中管理的管理体制。第二，管理内容独特。其“内容和分类由中央组织部根据新时代党的建设和组织人事工作以及经济社会发展需要确定”，并确保真实准确、全面规范、鲜活及时。第三，建档对象独特。区别于一般档案的以“事件”为主体，干部人事档案以“人”为主体，重点保存反映“人”的成长各阶段的历史记录材料，如学习材料、工作材料、党团材料等，是对建档对象“人生轨迹”的重要记载。第四，利用方式独特。其特殊的资政作用和凭证价值，决定了对其的利用有严格规范。《干部人事档案工作条例》第五章，就干部人事档案的利用情形及利用程序作出明确规定，并强调干部人事档案的利用必须经相应组织人事部门同意，履行严格的利用审批程序。除此而外，干部人事档案在保管、审核、保密和安全等方面，也具有区别于一般档案的独特性。总之，干部人事档案是一种特殊的专门档案，其独特性决定了围绕干部人事档案展开的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等管理活动也区别于一般的档案管理活动。

（四）干部人事档案数据化

大数据时代，万物皆可为“数”，干部人事档案数据化也将成为必然趋势。参照一般档案的数据化过程，我们可将干部人事档案数据化过程划分为目录数据化、全文数字化、全文数据化三个阶段。其中，目录数据化阶段旨在建立干部人事档案目录数据库，通过目录数据库实现对干部人事档案内容的控制与利用；全文数字化阶段旨在利用高速扫描、照相、录像等信息技术及数据仓库、数据压缩等数据处理技术，将纸质、声像等传统载体档案系统地转换成电脑可以处理的用0和1表示的二进制代码，经数字化处理后的干部人事档案通常以一系列高清图像或其他类型多媒体数据格式呈现[9]；全文数据化阶段旨在将数字化后的干部人事档案，进一步利用机器学习、人工智能、数据挖掘等技术进行统计、分析和归类，从而实现对档案数据内容的识别、分析、量化”[10]。然而，上述干部人事档案数据化过程，本质上是将过去以纸张等物理形态存在的档案信息资源，先通过数字化技术向电子介质载体转移，再进一步数据化转换成虚拟的数据形态进行存储的过程，档案数字化是其必经阶段。经此过程形成的干部人事档案数据，无论是数据规模、数据种类，还是数据的实时性、动态性，都区别于我们所熟知的大数据，理论上都不能称之为“大数据”，而且并未从根本上改变干部人事档案的管理模式和利用模式，仍然依赖于人工进行检索和内容读取，这与大数据时代档案数据化管理初衷也不相符。随着计算机的普及，大量干部人事档案信息以原始数据形式广泛分布于档案形成机构，上述从传统载体档案到档案数据的过程，实际上是狭义范畴的干部人事档案数据化。广义范畴的干部人事档案数据化，不仅应该包括将传统档案信息资源转化为计算机可以阅读和理解的档案数据资源的全过程，还应该包括对原生态档案数据资源的管理过程，并且更加关注对档案数据资源的深层次开发与利用[11]。只有深刻理解和把握干部人事档案数据化的本质与内涵，才能顺势而为，推进大数据时代干部人事档案事业的转型与发展。

三、大数据时代干部人事档案数据化的理性思考

当前，大数据正引领着各领域和各行业的转型与变革，干部人事档案管理实践也不可避免。这就迫使我们不得不理性思考：干部人事档案数据是否属于大数据？是否有必要推进干部人事档案数据化管理？大数据时代如何推进干部人事档案数据化管理？

（一）干部人事档案数据和大数据的关系

众所周知，大数据具备数据规模大、数据流转快、数据类型多、价值密度低四大特征。作为一种特殊的档案数据，干部人事档案数据具有广义和狭义之分，其与大数据的关系需要辩证地来看待。一方面，狭义的干部人事档案数据与大数据概念并不完全相符。理论上，干部人事档案数据应该是一个全面反映建档对象连续成长过程的、实时的、动态变化的数据集合。然而，由干部人事档案定义可知，现行管理模式下的干部人事档案数据，是组织人事部门在组织建设、人事管理、人才服务过程中有意识保留下来的、能够反映建档对象真实情况的历史记录，经数字化、数据化处理后形成的数据集合，其所反映的建档对象成长过程是间断的、非连续的。一则，许多档案数据因其保存成本远远大于利用价值而不能作为档案保存下来，狭义的干部人事档案数据实际上是经过选择后保留下来的数据，数据规模远未达到海量标准；再则，经选择后保留下来的档案数据大部分是静止、滞后和相对稳定的，并不符合大数据快速流转特征；此外在价值密度方面，能被保存下来的档案数据通常都具有较高应用价值，和大数据的价值密度低特征也不相符。因此，狭义的干部人事档案数据并不完全符合大数据的基本特征，称其为“大数据”有所牵强。另一方面，广义的干部人事档案数据符合大数据的基本特征，属于大数据范畴。具体表现：第一，广义干部人事档案数据不仅包括档案部门保管的、和建档对象密切相关的各类数据，还包括管理建档对象过程中形成的各类数据，以及管理建档对象过程中的大数据应用等相关数据，数据来源非常广泛、数据规模空前庞大。第二，广义干部人事档案数据能够完整反映对建档对象的人生轨迹，数据实时、动态增长，且数据关联性极强。第三，广义干部人事档案数据不仅有文本格式，还有照片、影像、视频、音频等多种媒体格式，数据种类复杂多样。第四，广义干部人事档案数据中反映建档对象核心信息的数据量占比较小，大部分数据是对核心信息的描述和支撑（如元数据），数据价值密度较低。综上所述，关于干部人事档案数据与大数据的关系问题，需要辩证地看待：狭义的干部人事档案数据并不完全符合大数据概念内涵，而广义的干部人事档案数据则应属于大数据范畴。

（二）大数据时代推进干部人事档案数据化的必要性

干部人事档案是对建档对象完整生命轨迹的真实记载，具有全面性、真实性、动态性和机密性等特点，是组织人事部门教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，是我们党的重要执政资源。然而，受现行管理体制影响，当前干部人事档案管理模式存在诸多弊端。一方面，管理对象仍然以纸质档案为主，其存储和调取便捷性受限，利用效率极低，频繁地借阅使用也容易造成无法逆转的磨损。另一方面，管理过程仍然依赖于人工操作，但主观判断难免出现差异，容易导致人为失误，进而加大干部人事档案的保管和利用风险。随着干部人事数字档案概念的提出和国家相关法规标准的制定，各级组织人事部门陆续开展干部人事档案数字化工作[12][13]。然而，数字化仅实现了从传统载体档案向电子介质档案的转化，并没有从根本上解决对档案内容的控制与开发利用问题，并且传统载体档案所承载的信息本身就是滞后的、静止的、相对稳定的，这些弊端也不是通过扫描处理就能消除的[14]。因此，大数据时代推进干部人事档案数据化管理必要且迫切。首先，推进干部人事档案的数据化可以充分发挥现代技术力量，全面提高档案管理水平。计算机、扫描仪、摄像机以及各类实时感应设备的推广与使用，能够弥补传统人工档案管理的不足，实现档案数据更方便、更快捷的获取、甄别、保管与利用，在有效降低人力成本的同时，可以全面提高干部人事档案管理水平。其次，推进干部人事档案的数据化可以打破传统封闭管理模式，促进人才良性流动。数据化后的干部人事档案打破了传统的“人走档走、档随人调”管理模式，可以随时随地为用人单位提供一套完整的建档对象信息，有利于促进人才的良性流动。再次，推进干部人事档案的数据化可以借助数据化处理工具，全面提升档案服务质量。数据化后的干部人事档案可以借助数据化工具实现对海量档案信息资源中的知识单元的分割、提取和关联建立，并转换成计算机可以理解的内容，通过计算机进行无穷无尽的检索、分类与挖掘，为档案用户提供实时的、智慧化的服务。最后，推进干部人事档案的数据化还可以化被动服务为主动服务，突出档案管理的人性化，增强档案行业的竞争力[15]。

（三）大数据时代如何推进干部人事档案数据化

干部人事档案数据化是档案信息化建设的重要内容，是一项战略性、基础性、支撑性的工作，更是一个长期性、系统性的工程。笔者认为，大数据时代推进干部人事档案数据化管理，需要做好以下幾个方面。第一，建立干部人事档案大数据思维，这里的档案大数据，所蕴含的不仅是数据规模的庞大，数据来源的广泛，以及数据关联的复杂，更是思维方式和工作方式的转型与创新。大数据时代，档案与数据之间的界限日渐模糊，理论上大数据都应属于档案范畴，而实际上绝大多数大数据并未纳入档案管理范围[16]。因此，建立干部人事档案大数据思维，就是要突破传统干部人事档案概念范畴，泛化干部人事档案数据概念，将一切与干部人事档案工作相关的数据都纳入干部人事档案数据管理范围，建立干部人事档案大数据思维，其实质是一种基于发展的、动态的、数据流的档案观；一种基于海量数据的实时技术处理和知识挖掘过程；一种基于数据全面性、复杂性、相关性的思维分析方法；一种颠覆传统的、全新的档案管理模式[17]。建立干部人事档案大数据思维，可以进一步增强对大数据时代干部人事档案及档案工作的理性认识，改进工作方式方法，以适应新时代、新形势、新任务和新要求。第二，建立干部人事档案协同管理机制。如前所述，大数据思维下的干部人事档案数据不仅包括档案部门管理的各类档案数据，还包括组织人事部门管理人才和档案部门管理档案过程中产生的各类数据，甚至还包括组织人事部门管理人才及档案部门管理档案过程中的大数据应用，数据来源更加广泛、数据类型更加复杂多样。因此，大数据时代背景下的干部人事档案管理，不再是档案部门的单打独斗，组织人事部门同样承担着重要职责，应建立起广泛连接组织人事部门和档案部门的协同管理机制，明确职责、理清分工，促进干部人事档案管理由传统的封闭模式向现代化的开放协同模式转型。第三，完善干部人事档案人才队伍培养机制。习近平总书记说：“发展是第一要务、创新是第一动力、人才是第一资源”[18]。推进干部人事档案数据化管理离不开一支政治立场坚定、专业素质过硬、现代技能水平高的档案人才队伍[19]。应围绕干部人事档案数据化要求，合理规划档案人才队伍建设目标、科学制定档案人才队伍发展战略、营造良好档案人才队伍成长环境，从专业素质到现代技能，全方位地培养干部人事档案管理人才，以适应干部人事档案数据化需求。

总之，大数据时代，干部人事档案数据化是干部人事档案事业发展的必然趋势。我们应理性思考干部人事档案数据化进程中的一系列问题，积极转变思维理念，加强协同合作，共同推进干部人事档案数据化转型，促使干部人事档案工作更好地适应大数据时代的发展需求。

参考文献：

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[18]習近平.深入实施新时代人才强国战略 加快建设世界重要人才中心和创新高地［EB/OL］.［2021-12-31］.http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/moe_176/202112/t20211216_587739.html.

[19]钱德凤.档案治理视角下档案人才队伍建设研究[J].档案与建设，2022（12）：53-56.

基金项目：1.2022年度江苏省档案科技项目“治理现代化背景下档案人才队伍建设路径研究”（项目编号：2022-6）阶段性研究成果；2.2022年江苏省高校哲学社会科学研究项目“数据治理背景下高校档案数据化管理路径研究”（项目编号：2022SJYB2014）阶段性研究成果；3.本课题系盐城工学院学习贯彻党的二十大精神哲学社会科学专项课题研究成果（课题编号：skc202216）

作者单位：盐城工学院