新时期高职档案管理信息化建设方法研究

■ 杨雅茹

现阶段，高职院校的档案管理信息化建设，还面临着很大的挑战，不利于档案服务功能的发挥。因此在今后的实际工作中，就要针对这些问题，展开详细深入的分析，然后提出切实可行的解决策略，从而充分发挥其功能，提高利用效率。

一、新时期高职档案管理信息化建设的挑战

（一）专业人才挑战

在科学技术与档案工作的高速发展下，档案管理的方式急需要革新，才能充分发挥档案的价值与作用。高职院校的档案管理，主要为教研教学、师生资料等管理，是高职院校稳健良性发展的关键。而在新时期的档案管理信息化建设中，却面临着很多的挑战。其中专业人才挑战，就是众多挑战之一。第一，高职档案管理的信息化建设，需要管理人员既要具备管理能力与经验，还要熟练操作信息化设备与软件。然而很多高职院校的档案管理人员队伍，严重缺少青年、专科毕业的人才。因此多数人员的思想观念陈旧，对于信息化设备与软件的操作不够熟练，影响着档案的开发与利用效率[1]。第二，高职院校的档案管理信息化建设，需要学校领导、全体教师、档案人员的相互合作，才能加快信息化建设步伐。然而受传统思想观念的束缚，高职院校内部严重缺乏思想先进、能力高强、经验丰富的复合型人才，为相关工作带来了很大的挑战。

（二）各项投入挑战

新时期的高职档案管理信息化建设，必须加大人力、财力、物力的投入力度，才能取得显著的成效。然而现阶段，还面临着各项投入的挑战。第一，高职院校的总体经费较少，自然在档案管理中的财力投入就相对较少，无法满足信息化建设的需求。再加上资金渠道的单一化，过程耗时长，严重滞后于时代发展[2]。第二，高职在复合型人才的投入中，也存在着投入不足的现象。一是因为高职院校的档案管理人员，本身就缺乏信息化建设意识，以及信息化操作能力较低；二是高职院校的档案管理岗位薪资待遇不够理想，很难吸引优质的复合型人才。第三，高职院校在信息化软硬件投入中，存在着片面、陈旧等问题。如硬件设备较为陈旧，软件系统较为单一，且缺乏定期的维护、升级，影响了档案管理的效率与水平。

（三）信息安全挑战

信息安全挑战，也是新时期的挑战之一。第一，高职院校在档案管理中，仍旧沿用着落后、陈旧的制度体系，与时代发展严重脱节，无法科学指导、有效规范信息化建设工作，导致档案信息的安全受到威胁[3]。第二，档案管理的信息化建设中，缺乏与专业技术人员的合作，专门研发相应的系统或平台。且档案管理人员的安全意识薄弱，未能定期进行软硬件的检修与升级，导致档案信息系统容易遭受黑客攻击、病毒入侵，造成信息丢失、损坏等。第三，高职院校的档案管理系统或平台，未能及时更新与完善，本身就存在着很大的安全隐患。再加上各种硬件设备，常年缺乏维修与升级，在使用中容易出现死机、卡死等现象，造成信息丢失与损坏。

二、新时期高职档案管理信息化建设方法

（一）提高人员能力

高职档案管理的信息化建设，能够节省更多的人力、财力资源，提高工作效率与水平，保障档案信息的安全与真实。因此就需要从提高人员能力出发，组建一支优质的复合型人才队伍。第一，高职院校的领导层，要始终立足于时代发展前沿，认识到新时期档案管理信息化建设的重要性。然后加大院校内部的宣传引导，鼓励全体教师、档案管理人员，主动参与学习培训，增强自身的信息化建设意识，在相互协调中，高效展开档案管理工作。从档案资料的收集、整理，到归档、保管，都要充分利用信息化技术，严格遵循相应的规范流程。第二，定期组织培训教育，要求档案管理人员主动参与，不断提升自我。先通过思想观念的引导，要求全体工作人员认识到信息化建设的重要性，能够全身心投入到工作中；接下来通过专业知识教育，熟知相关法律规范、制度要求、方式方法；然后通过技能培训，主动借鉴与学习国内外先进的管理方法与手段，熟练各种软硬件的操作，明确自身职责与使命，在与他人的合作中，展开本职工作。

（二）加大各项投入

新时期下的高职档案管理，还需要加大各项投入力度，才能加快信息化建设步伐。第一，在财力投入中，需要高职院校合理分配、充分利用财政补贴，完善院校内部的互联网、计算机等配套设施，提高资金利用效率。接下来主动与其他企业单位，建立长期合作关系，从而吸纳更多的资金，用于信息化建设。在资金使用中，一定要做到透明化、合理性，才能实现档案管理的全面信息化、数字化。第二，在人才投入中，需要先通过薪资待遇的调整，增加更多的补贴福利，来吸引优质、专科毕业的青年人才。接下来为全体档案管理人员，提供多元的培训深造机会，且制定个性化的培训教育计划，进行严格规定与约束。不断丰富其经验，提高其操作能力，熟练、高效应用信息化技术展开档案资料的收集、整理、归档等工作。第三，在设施投入中，需要高职院校紧跟时代发展，投入更多信息化软硬件设备。如互联网、无线网的完善，计算机设备的投入，以及物联网技术、云储存技术、大数据技术等应用，各种系统、平台的研发等，实现真正的信息化与数字化，确保档案管理工作的有序开展，并且推动高职教育事业的良性发展。

（三）保护信息安全

信息安全，是新时期高职档案管理信息化建设必须高度重视的问题之一。第一，先通过制度体系的完善，进行工作的指导与规范。高职院校要紧跟时代发展，不断完善与更新档案管理制度。从工作人员、工作方法两个方面出发，要求工作人员认识到信息安全防护的重要性，不断提高自身的工作能力；同时要使用科学合理的方法手段，动态跟踪档案资料，加强管理工作。第二，营造安全有序的工作环境，保障档案资料的真实与完整。高职院校需要做好内部外情况的调查，然后根据实际情况，从宣传引导、文化建设、制度健全等角度出发，要求全体师生、工作人员等，都要认识到档案信息安全防护的重要性，且主动参与到实际工作中。第三，作为档案管理人员，不仅要主动与科技人员进行合作，而且要主动展开软硬件的升级维修工作。与科技人员的合作，主要为一些管理平台、系统、软件的研发，且不断修复漏洞，做好数据加密、网络防护工作，做好隐患预防与排查工作。同时，将加密技术、身份认证技术等应用到系统保护中，保障档案管理系统的平稳运行。最后，需要工作人员定期进行硬件的检修、维护，软件的杀毒、升级，以及做好档案资料的云端存储工作，时刻保障档案信息的安全。

结语：综上所述，新时期的档案管理信息化建设，是社会发展、档案行业发展的趋势之一。因此高职院校就要紧跟时代发展步伐，将重心放在档案管理的信息化建设中，通过提高人员能力、加大各项投入、保护信息安全三个方面，提高档案管理工作的效率与水平，保障档案信息的真实与完整，充分发挥档案的服务功能。