基于全生命周期的高校合同管理模式研究——以D 大学为例

米建波 李 丹

1．电子科技大学，四川 成都 611731；2．中银（成都）律师事务所，四川 成都 611731

随着我国经济水平的不断提升，高校参与经济活动的形式愈加多样化，面临的经济态势也日益复杂。高校在科学研究、人才培养、对外合作等方面需要签订涉及科研、教学、物资采购等多方面的、数量庞大的经济合同。这些合同是高校参与社会经济事务的重要载体，在大数据、云计算等新兴技术快速发展的形势下，以及传统管理模式转向信息化与精细化的要求下，基于生命全周期的高校合同管理可以对现行的内部治理机制进行系统梳理和调整，提升合同运行质量，把控合同风险。本文以D 大学全生命周期的合同管理模式为例，梳理其模式建立过程与思路，提出可供其他高校借鉴的经验。

目前，许多高校的合同管理偏于粗放，大多采用笼统的管理模式，用相同的标准对不同类型合同进行管理，在合同管理理念、标准、流程等方面不够细致。例如，对标准合同、非标准合同的界定和审批不清晰，合同文本应该包含的必要要素和格式要求不明晰，合同印章与学校其他公章的关系与适用范围未做规范等。总结起来可以归纳为，合同前置审核程序不充分，校内制度和流程冗杂，甚至相互矛盾冲突，最终导致合同制度“悬空”，降低了合同管理的效率。

D 大学是教育部直属高校，也是“双一流”建设A 类高校。每年产生了大量的科研合作、产学研转化、固定资产采购等合同业务。在前期建设阶段，也产生了大量的合同管理问题，积累了很多历史遗留“麻烦”。经过不断探索，终于就高校合同管理工作开辟出了一条新路。

一、高校合同管理的重要性

（一）合同管理是高校内控管理的要求

高校内部控制是指学校为实现办学目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。其目标主要包括：保证学校经济活动合法合规、资产安全和使用有效、财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高资源配置和使用效益。①《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》（教财厅〔2016〕2 号）。合同管理是高校内部控制的重要载体和形式，全面加强和改进合同管理的水平，将有助于高校的内部控制，切实降低风险。

（二）合同管理是高校界定职责边界的有力手段

高校的行政管理类似行政“科层”体制，经常出现部门之间职能划分不清、业务相互交叉等情况。良好的合同管理体制机制，有助于科学界定职能部门边界，减少推诿现象。通过加强合同管理，可以充分优化内部职能部门的管理结构、提升管理水平，从而保障高校人才培养、科学研究等。

（三）开展合同管理工作是高校对政府会计制度全面落实的回应

2017 年10 月24 日，财政部制定印发了《政府会计制度——行政事业单位会计科目和报表》，并于2019 年1 月1 日起在全国各级各类行政事业单位全面施行，要求高校在财务管理中的会计核算和账务处理中贯彻权责发生制的原则，并合理确认财务中的各款项［1］。只有严谨的合同管理流程才能支撑起财务和审计制度提出的精确性要求，通过完善合同管理体系，才能有效落实政府会计制度的相关要求。

（四）科学的合同管理是高校依法治校、法治能力的重要指标。

依法治校旨在实现高校治理的法治化、规范化和科学化，最终指向使高校与政府、企业、社会之间的关系得以理顺［2］。2020 年7 月20 日，教育部发布《关于进一步加强高等学校法治工作的意见》，要求进一步深化对高等学校法治工作重要性的认识，完善学校法律风险防控体系，明确提出“健全合同管理制度，加强对学校及下属机构对外签署合同的审查”。合同管理是否规范化、信息化、科学化，从某种程度上来说体现着高校依法治校的能力和水平。

二、高校合同全生命周期管理的概念与意义

（一）概念

全生命周期管理参考了企业运营管理理论，将管理对象视作动态、生长的生命体，旨在确保整个管理体系在前期介入、中期应对、后期总结的过程中，真正实现环环相扣、协同配合、高效运转的有机闭环。此处引申为：合同管理是一个生动、鲜活、完整的生命过程，具备从孕育到消亡的生命轨迹。因此，高校合同全生命周期管理相应地需要参与全流程的研判，从立项、谈判、起草、审查、签订、履行、变更、验收、解除、纠纷处理等全过程跟踪合同管理工作，注重衔接及协同，避免管理脱节与冲突。

（二）高校合同全生命周期管理的意义

高等学校不仅是兼具教育功能和服务性质的国家公共机构，也是行使权力并履行作为公共权力主体的义务的法人［3］。因此高校需要完善自身合同管理，以规范化的方式参与市场经济。高校合同全生命周期管理涵盖了审批、监督在内的全方位的制度化［4］，能够实现“在起草中预防可能出现的风险、审批中及时排除文本存在的漏洞、履行中迅速解决已经出现的问题”。高校合同全生命周期管理还是高校内部管控的一个重要层面，有助于优化业务流程、防范法律风险、降低经济损失、保护资产安全和推进高校教育事业的健康可持续发展。

三、D 大学的全生命周期合同管理模式

（一）建设背景

D 大学于2019 年初在学校办公室成立专门的合同管理办公室，对全校的合同工作进行统筹管理。在合同办成立前，该校合同管理存在六大问题：一是缺乏校级合同管理工作机构，合同管理工作标准、具体要求不一致，也没有适用于全校的合同管理总要求、总思路、合同管理制度；二是合同审核前置程序不充分，业务内容及合法性审查区分不明，并未配备统一的合法性审查力量；三是合同签署人未经合法授权，合同签署主体不规范，甚至出现外聘员工、学生出面签署合同的情况；四是合同印章管理不统一、较分散，学校公章、二级部门行政章充当学校经济合同专用章的情况较为普遍，管理印章的部门不具备基本的把控风险条件；五是合同台账记录不清晰、不完整，信息化水平不够，基本采用纸质档记录，数据之间相互矛盾，巡视、审计出现诸多问题；六是合同类型繁多、标准不一，缺乏符合学校利益的标准合同文本，大多采用对方提供的标准合同或者对方草拟，容易使学校权益受到极大损害。

（二）建设思路

经过调研和分析，该校确定了系统性构建合同管理体制，打造全生命周期的合同管理模式的总思路，立足于打造合同管理的“D 校模式”，为国内高校合同管理蹚出一条可借鉴可复制的新路。具体思路如下：

1．划清权限，明确权责。按照“先统后分”“先收紧后放松”的工作思路，对全校合同管理界限不清、权责不明的一律收归合同管理办公室、合同归口管理部门管理，尤其对合同签署、合同专用章加盖、合同履行、合同变更及解除等收紧处理权限。确定合同变更或解除由合同管理办公室统一审核。合同签署生效以后，发生变更或需要解除，由合同管理办公室进行审核，组织签署变更协议或补充协议、终止协议，尽最大可能降低因合同变更带来的法律风险。

2．分类办理，区别管理。大力推行标准合同文本，加强对非标准合同文本的审核。制定并出台适用于全校各类型合同的标准合同文本，对其他非标准合同，一律进行合法性审查，做好合同审核前置程序，尽最大可能降低合同的法律风险。另外，对收入型和支出型合同进行区别管理：对支出型合同严格按照合同签署、审核、履行、归档等流程执行；对收入型合同的签署、审核流程予以简化。

3．规范用章，简化流程。坚持“合同加盖专用章为常态、加盖学校公章为例外”的工作思路。各类型合同都应当加盖学校合同专用章，确需加盖学校公章的，需由合同管理办公室出具不加盖合同专用章的特殊事项说明，校内其他任何印章不得用于签订合同。此外，兼顾合同承办单位的自主权，做好“放管服”。5 万元以下的可以不签署书面合同；20 万元以下的标准合同，合同承办单位可直接签署，到合同管理办公室进行备案，加盖合同专用章；20 万以下的非标准合同需要通过合法性审查。

4．开发系统，法务护航。开发合同管理信息系统，推进合同管理信息化建设。实现“合同信息云端提取、合同内容云端审核、合同过程云端追踪、合同风险云端监控”，打造统一规范受控的合同管理体系，构建全生命周期合同综合管理平台。同时，要求法务人员全程介入合同管理。从标准合同的制定，到每份合同的合法性审查，再到合同纠纷的妥善处置，以及合同涉诉的牵头处理，将法律顾问和法务人员的作用在合同管理的每一个环节中予以发挥。

5．统一备案，完善归档。全校合同进行统一备案，对合同实行编号管理，每一份合同签署盖章都必须出具合同备案表，做好合同文本的台账记录。规定合同文本的归档工作由加盖合同印章部门和档案馆共同负责。对未履行完毕的合同，由合同专用章部门负责存档，对履行完毕的合同文本，交由档案馆进行保管。

综上，在借鉴兄弟高校宝贵经验，并对知名公司、企业内部合同管理模式进行参考的基础上，D 大学充分征集意见，寻求广泛共识，凝练成针对合同管理的“实施细则”，并将其以校级制度的形式固化下来。

（三）建设成效

目前，D 大学的合同管理已整体实现了建设思路与目标。该校合同管理有序高效，风险可控，其打造的合同信息系统已实现全校全部合同审核在线化，实现了与信息门户、OA 系统、招标采购系统、国资系统、科研系统、财务系统等的对接与数据共享，消除了数据孤岛带来的不利影响。同时还实现了系统自动生成标准合同，自动提存合同关键信息，合同审核、备案、盖章全记录的管理模式。

四、高校合同全生命周期管理的推进建议

（一）系统思维，总体构架，以合同管理制度建设为抓手，重视顶层设计

着眼于学校管理的全局和全流程，对合同管理的上下游管理环节进行通盘考虑和整体构架，对不适应合同管理的工作流程进行再造或者修订。例如D 大学在合同管理新模式的建设中，共计再造或修订流程110 余项，明确了工作职责和边界，管理更加流畅高效。

（二）统分结合，区别应对，以合同管理精细化为核心，重视合同管理的实用性和实效性

在合同管理的总体框架和原则下，分门别类地制定了科研类、非科研类，收入类、支出类的归口管理模式，区分重大合同、一般合同以及标准合同、非标准合同，确立进口设备采购等事项的合同管理流程，提倡针对性管理，在“规范”与“便捷”之间尽量达到微妙的平衡。

（三）重视实施，明确权限，以合同管理务实有效为工作评价导向

除了明确合同签署授权外，还需要对业务归口管理部门进行明确授权，以明确职责权限。对合同管理工作进行评价的唯一标准就是能否落地实施，能否得到师生的理解支持，因此还需要特别注重日常沟通。在大量的沟通工作中，既能宣讲合同管理的新思路新举措，求得最大共识，也可以及时修正管理中的不适宜不科学不合理环节，形成内部管理的良性互动。

五、结语

合同，作为连接高校与社会组织和个人的载体，既是高校与外部经济往来的桥梁和纽带，也是防范法律风险、维护学校权益的重要支撑和保障。因此，在依法治校工作中推动合同管理工作的规范化、信息化、科学化，是必需和十分重要的举措。

第一，合同管理既需要“回望历史”，也需要“面向未来”。这是规范的合同管理体系的一体两面：既要清理历史合同，也要科学计划未来的合同管理。目前，高校对面向未来的合同管理逐渐重视，却忽视了历史合同的清理工作，而后者恰恰存在大量潜在的风险。第二，合同本身的质量关系着高校内部治理目标的完成，也是重大风险来临时的重要保障。合同本身的质量既包含合同文本的质量，也包含着合同管理体系及管理流程等。第三，统筹合同管理，需提高管理者、执行者、业务人员的风险意识和专业水平，要从源头开始至合同履行结束，在合同管理的各个环节形成有效合力。

全生命周期的高校合同管理模式为高校法治工作提供了一个新的探索实践，D 大学的合同管理模式经过3 年多的建设，具备了更为丰富的内涵，有力保障了D 大学的各项事业顺利发展，谨以此文简介此做法，以供参考。