浅谈全面预算在中小型企业中的应用

2023-08-25 16:09:23刘真真
大众投资指南 2023年19期
关键词:预算编制情况部门

刘真真

(山东滕州辰龙能源集团有限公司,山东 滕州 277500)

由于中小企业规模较小、资金实力薄弱、融资困难,一些企业对市场信息把握不准确、决策失误率高,加之中小企业自身管理能力有限、员工素质不高导致企业在市场竞争中处于劣势地位。为了进一步提高中小企业的经营管理水平,提升中小企业在市场中的竞争力,应将全面预算作为一种重要的管理工具和手段来加以运用,不仅能够增强企业的经营管理意识,帮助企业合理配置资源、提高资金使用效率,还能够建立完善的风险防范机制、完善内部控制体系等,从而促进中小企业可持续发展[1]。

一、全面预算在中小型企业中的主要问题分析

(一)缺乏预算编制经验和专业知识

目前,国内中小企业普遍缺乏预算编制经验,一方面是由于缺乏专业预算人才,另一方面是由于中小企业内部缺乏预算编制的专业指导,导致很多企业的预算编制都是由财务部门或其他部门自行完成。很多企业为了减少预算编制工作的难度,在预算编制时完全依赖于财务部门的相关经验,往往会导致预算结果与实际情况偏差过大。

对于财务人员而言,在编制全面预算时最大的困难就是缺乏相关业务知识。在实际工作中,一些财务人员对业务知识不熟悉,导致编制出来的预算存在很大偏差;而很多中小企业由于自身经营规模较小,导致财务人员大多身兼数职,从而无法深入参与到预算工作中去。

(二)预算制定过程中缺乏有效的沟通和协调

在全面预算的制定过程中,缺乏有效的沟通和协调,一方面会使企业内部各部门之间的沟通不够充分,导致各部门之间相互独立、相互抵触、不配合,从而导致整个预算体系执行不力。

另一方面由于部门之间缺乏有效的沟通和协调,也会导致信息反馈不及时,出现预算与实际情况不符的情况。如某公司生产部门的生产任务是以订单为基础进行排产的,由于订单量较大且时间紧,公司在下达生产任务时将“生产部门以订单为基础进行排产”这一要求作为硬性指标下达给了生产部门,而生产部门也按要求在规定时间内完成了订单量,但由于订单量超出公司的生产能力而无法按期完成。

(三)预算执行不到位,缺乏有效的监督和控制

随着全面预算在企业管理中的应用越来越广泛,越来越多的企业开始重视预算执行过程中出现的问题,但对于预算执行不到位以及缺乏有效的监督和控制却缺乏足够的认识。在预算编制完成后,虽然大部分企业都会将预算指标下达到相关部门或基层单位,但是由于各部门或基层单位缺乏对预算编制的重视,对指标完成情况也缺乏监督,导致很多部门或基层单位对预算编制、执行及考核等工作不重视,在全面预算管理过程中缺乏有效的控制和监督,不能根据实际情况对预算进行及时调整,使得预算失去了其应有的作用。

(四)预算与实际业绩之间存在较大差距

我国多数中小企业缺乏完善的内部控制制度,加上没有将全面预算与企业战略目标有效地结合起来,不能真正发挥预算管理的作用,致使企业整体经营效果不佳。

造成这种情况的原因一是预算制定不够科学合理。中小企业在制定预算时,可能缺乏足够的市场调研和数据分析,导致预算制定不够科学合理,与实际情况脱节。

二是经营环境变化快速。中小企业所处的市场环境变化快速,可能会导致预算制定时的情况与实际情况发生较大变化,从而导致预算与实际业绩之间存在较大差距。

三是经营管理不够规范。中小企业在经营管理方面可能存在不规范的情况,如财务管理不够严格、业务流程不够清晰等,这些都可能导致预算与实际业绩之间存在较大差距[2]。

(五)预算制定和执行过程中缺乏灵活性和适应性

尽管全面预算的编制已较为科学和规范,但由于中小企业规模小,部门多,人员少,资源有限,特别是受预算编制人员的经验限制,可能会导致预算编制过程中存在随意性,使预算与实际情况脱节。

此外,在预算执行过程中缺乏灵活性和适应性也是导致全面预算难以得到有效实施的重要原因之一。例如:对于大型企业来说,由于其规模大、范围广、涉及部门多、员工人数多等特点,可以利用计算机进行全面预算的编制和管理。但对于中小企业来说,由于其规模小、资金有限、资源有限等特点,采用计算机编制全面预算并不现实。

二、全面预算在中小型企业中的应用对策

(一)建立专业的预算编制团队,提高预算编制的质量和准确性

在全面预算管理过程中,企业首先要建立专业的预算编制团队,对预算编制人员的专业知识和技能进行培训,提高预算编制人员的业务能力。同时,对预算编制人员进行考核,将考核结果与工作岗位相结合,提高工作积极性和责任心。其次在具体操作中,中小型企业可以根据自身发展需要选择合理的预算编制方式。目前比较常见的是以作业量为基础的预算编制方式和以预算收入为基础的预算编制方式。其中,作业量是以企业日常生产经营活动中发生的经济业务为基础进行确定的;而预算收入是以企业生产经营活动中所发生的货币性项目为基础确定的。中小企业由于业务灵活且稳定性不足,尽量减少采取定期预算或增量预算的方法进行预算编制[3]。

(二)加强内部沟通和协调,确保预算制定过程中各部门的参与和支持

首先,要做好部门之间的沟通工作。由于中小型企业的业务活动往往是跨部门的,因此在制定预算时,预算部门应与其他业务部门做好沟通,使各个业务部门明确本部门在预算编制中的职责和目标,并对其他部门提出的预算编制意见和建议进行讨论和分析,形成一致意见后再提交给财务部门。这有利于提高各部门对全面预算的重视程度,减少资源浪费和管理盲点。其次,预算编制要以战略为导向。在制定预算时,应结合企业发展战略,从企业整体出发,从未来一段时间的角度考虑问题,将未来的目标和计划分解到各部门及员工个人身上,并将预算目标和计划分解到各责任中心和业务单元中。

(三)建立有效的预算执行机制,加强对预算执行情况的监督和控制

首先,中小型企业可以通过建立健全全面预算管理制度,并将其贯穿到企业生产经营活动的各个环节,使预算管理成为企业日常生产经营活动的重要控制手段。

其次,加强预算执行分析和考核。中小型企业可以在预算执行过程中,将预算执行结果与各部门的业绩考核相结合,通过对各部门预算执行过程中的事前、事中和事后的分析和评价,及时发现问题,解决问题,加强对预算执行情况的监督和控制。

最后,可以将全面预算管理纳入绩效考核体系,定期组织对各部门预算执行情况进行评价、总结,并将评价结果作为员工绩效考核的重要依据。

(四)定期对预算与实际业绩之间的差距进行分析,及时优化业务和改进管理

在全面预算管理中,企业管理层应定期对预算与实际业绩之间的差距进行分析和评估,以便及时发现问题并采取相应的措施。当预算与实际业绩之间的差距超过一定限度时,管理层应及时召开相关会议,进行分析和评估,对超出预算范围的项目或部门,要督促其制定出改进措施并采取有效的控制措施,使得企业经营与发展符合预算的目标,发挥预算的决策支撑功能,确保企业战略的最终实现。

(五)在预算制定和执行过程中注重灵活性和适应性,根据实际情况进行调整和优化

在编制预算时,应对各项指标进行科学分析与预测,综合考虑各种因素,既要充分考虑企业战略目标、发展规划、外部环境等因素对预算的影响,又要充分考虑企业内部各项业务活动和生产经营活动对预算的影响。

在预算执行过程中,企业应根据市场情况、业务发展状况、行业竞争状况等因素,对全面预算的编制和执行进行动态调整,适当增加或减少某些关键的指标,以保持预算的灵活性和适应性,使预算具有更好的适应性,从而提高全面预算的准确性、实效性和可操作性。

三、全面预算在中小型企业中的实施建议

(一)制定全面预算实施计划,明确实施目标和步骤

首先,全面预算的实施并不是一蹴而就的,它是一个长期的过程,在这个过程中需要中小企业根据实际情况制定出切实可行的实施计划,明确实施目标和步骤,以便于公司管理层在日后的工作中能够有条不紊地开展各项工作。

其次,中小企业需要建立完善的预算管理体系,管理层需要高度重视全面预算管理工作,为预算管理提供支持,并给予人力、物力等资源支持,确保预算工作顺利开展。

最后,公司要根据自身实际情况建立一个科学合理的预算编制系统和有效的预算分析系统。在全面预算编制过程中,各部门要严格按照自身职责及工作流程进行相关工作,并且根据公司实际情况和业务特点不断进行改进。中小企业要对预算执行情况进行定期分析,主要从预算与实际差异、预算执行过程中出现的问题、预算执行的原因等方面进行分析,并采取相应措施,保证预算目标的实现。

(二)加强员工培训和知识普及,增强全员预算意识提高参与度

全面预算作为一项管理工具,它的有效实施离不开企业全体员工的积极配合与参与,特别是员工预算意识的培养,是全面预算实施过程中的重点。尤其对于中小企业人才相对匮乏的实际情况更要重视此点。

一是要提高企业管理层对全面预算工作重要性的认识。只有企业管理层充分认识到全面预算在企业管理中的作用,才能充分调动全体员工参与其中的积极性,形成全员参与、群策群力、共促发展的良好局面。

二是要加强对员工培训和知识普及。培训和知识普及是提高员工素质、增强全员意识和提高参与度的重要手段,因此企业应该加强对员工进行全面预算相关知识培训,使全体员工掌握全面预算编制和执行过程中应注意的问题。

三是企业可以利用内部网络等手段,定期向全体员工提供全面预算的相关信息,让全体员工了解企业战略目标和实施过程中需要注意的问题,使其主动参与到全面预算编制和执行过程中来,从而增强全员的预算意识提高参与度。

(三)建立全面预算制度,明确预算编制、执行和控制的职责和流程

一方面,中小企业在建立预算管理制度时,可以参考大型企业的管理框架,但要有实用性和针对性。例如,企业的预算目标应与战略规划相结合,并将目标分解至部门和员工;预算编制的方法应采用自上而下、自下而上以及上下结合等方式;预算执行要建立严格的审批制度;预算控制应建立分级控制、逐级落实和责任追究制度等。

另一方面,切合实际建立预算管理组织体系,包括公司领导,由董事长或总经理牵头,成立全面预算管理委员会或预算管理工作小组,下设办公室(设在财务部),由财务负责人担任办公室主任,负责全面预算管理的日常工作,负责与各职能部门进行沟通和协调;各职能部门设置专门人员负责全面预算管理的日常工作。预算管理办公室负责组织实施全面预算,并负责公司预算编制、审批、协调与下达、汇总和分析、上报和下达以及解释等工作;对各职能部门提交的相关资料进行汇总、审核,并形成最终的全面预算报告。

(四)建立预算绩效评估机制,对预算执行情况进行定期评估和反馈

全面预算是一项动态管理工具,其编制、执行和控制都应该是动态的过程,中小企业要定期对预算执行情况进行分析、评价,并根据评价结果采取相应措施,以保证预算目标的实现。预算管理应建立预算绩效评估机制,对预算执行情况进行定期评估和反馈。

首先,中小企业应在年度开始前根据全面预算方案对相关责任部门进行绩效考核,确定各责任部门的绩效目标并实施绩效考核,以考核结果作为各责任部门的业绩评价和业绩奖金的分配依据。其次,企业应建立全面预算绩效评估机制,每年至少召开一次由相关部门参加的全面预算绩效评估会议,对全面预算执行情况进行反馈。最后,企业应定期对各责任部门的预算执行情况进行分析,将分析结果作为绩效考核的依据。

(五)不断优化和完善全面预算制度,逐步提高预算管理水平和效果

中小企业需要不断优化和完善全面预算制度,逐步提高预算管理水平和效果。通过不断优化和完善全面预算制度,中小企业可以提高预算编制和执行的效率和准确性,提高预算管理水平和效果,从而更好地实现企业的经营目标。

一是要完善财务部门的预算管理制度,包括对财务部门职责的明确规定、财务部门内部各职能部门与财务部门间的关系、财务人员考核等内容,保证其在工作中有章可循;二是要明确中小企业各部门在全面预算管理中的职责和权限,确保其在工作中不出现推诿扯皮、责任不清的现象;三是要建立预算考核机制,将预算执行情况与绩效考核挂钩,充分调动员工参与全面预算管理的积极性;四是要建立激励机制,在业绩评价和奖励时考虑到预算执行情况,将其作为重要指标纳入企业绩效考核体系。

四、结束语

全面预算管理可以帮助企业建立科学的管理体系,提高管理效率和管理水平,从而提高企业的竞争力。在当今竞争激烈的市场环境下,中小企业需要更加注重全面预算管理的实施,以提高企业的竞争力和盈利能力。中小企业应充分认识全面预算管理对企业的发展和管理的重要意义,制定全面预算实施计划,加强员工培训和知识普及,建立预算绩效评估机制,不断优化和完善全面预算制度,逐步提高预算管理水平和效果,实现企业的可持续发展。

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