有效提高电力企业办公室文秘工作水平的策略

［摘 要］在电力企业中，办公室文秘工作是企业的核心工作，其与企业的发展、运作效率密切相关。由于文秘要处理电力企业中的各类信息及文件，因此其工作内容复杂且繁重，文秘的工作水平在很大程度上决定了工作的质量和效率。在此基础上，本文以文秘工作的原则及重点为切入点，对电力企业中办公室文秘工作的重要性进行分析，并探讨当前电力企业中办公室文秘工作存在的问题，提出相应的优化策略，为相关人员提供一些建议。

［关键词］电力企业；办公室文秘；工作水平

［中图分类号］C93 文献标志码：A

在电力企业，文秘人员负责处理和管理所有文件，包括但不限于登记、传阅、催促、分发、打印、整理、分类、归档等，还需要与其他部门保持密切沟通，确保工作的有效实施。随着时代的发展，文秘的工作职责越来越重，对工作效率的要求越来越高，其能力、技能、经验等都将成为促进办公室部门全面发展的关键因素。本文将深入研究如何提升文秘的工作水平，为未来的办公室事业的发展奠定坚实的基础。

1 文秘人员需要具备的专业精神

首先，一名优秀的办公室文秘应具备出色的专业技能，不仅要严格遵守公司的规章制度，还要准确把握工作中可能出现的问题，及时发现并處理风险，同时还要充分利用业余时间，不断提高工作效率和质量。其次，文秘人员要合理管控工作时间，尤其是遇到突发事件时，要及时想出应对的办法，以免给企业带来损失和负面影响。再次，文秘人员还需要根据自己的工作量及工作种类，进行合理的工作分配，这样才能有效地提高办公室的工作效率。最后，文秘人员在工作中应当以企业利益和声誉为重，积极统筹组织、合理协调，确保工作顺利进行，为企业发展创造更大价值。随着不断深入改革，电力企业应更加清楚地意识到办公室文秘工作的重要性，并且要努力提高办公室文秘人员的专业技能［1］。

2 电力企业文秘工作的作用

2.1 助手作用

在电力行业，办公室文秘工作者经常需要与领导沟通，是领导的助手和参谋。文秘工作的重点是撰写各种重要的文件，包括但不限于职代会报告、经济工作报告和领导演讲稿等。此外，电力公司的文秘人员还会深入基层，仔细了解当地的情况，深入探讨行业的政策，并将所获得的信息、资料和文件等提交给领导。在当今复杂多变的环境下，办公室文秘工作显得尤为重要，不仅能够为领导提供有效的参考，还能够为其制订有效的工作计划，从而为企业的发展做出贡献。

2.2 枢纽作用

电力企业的文秘工作是至关重要的，不仅要帮助领导和管理层进行有效的沟通和交流，还要及时将信息发送给相应的部门，以确保企业内部的高效运转。电力企业的管理结构复杂多变，其中总部、分支机构及基层管理者，共同构建了一个庞大而精细的体系。因此，在电力企业管理体系中，各级办公室文秘不仅要接受上级领导的指示和安排，还要将本级领导的指示和安排及时传达给下一级单位，以确保其能够按照企业的规定和要求来完成各项决策。因此，办公室管理部门和文秘人员需要具备良好的沟通能力，包括与上级的协作、左右安排等，使得公司的领导层能够快速、准确地获取最新的国家电网政策、行业市场信息，并在需要的时候，运用各种重要的文件和政策指南向公众宣传用电知识。提供全面的培训和指导使电力企业的员工能够快速掌握、精通和实施领导者的战略规划，为电力企业的高效运营提供有效支持［2］。

2.3 机要、保密作用

作为电力企业重要的工作岗位，办公室文秘人员肩负着维护商业机密、了解内部运营情况、掌握管理实践的重任。文秘工作人员必须严格遵守相关的法律法规，恪尽职责，确保工作安全，并且对所处理的事务负责。当今的市场竞争日益激烈，若文秘人员不慎泄露企业的机密，将会严重损害企业的利益，甚至引发公众的担忧，给社会带来极大的不安。

3 现阶段电力企业办公室文秘工作存在的问题

3.1 实际问题处理经验较为缺乏

在电力企业办公室文秘工作的实践中，文秘人员更多的是注重对文件事务的处理，而对某些具体问题的处理经验比较欠缺。若坚持采用传统的管理模式，将无法有效地提升办公室工作的效率，也无法获得足够的灵活性。尽管文秘人员拥有丰富的专业知识和经验，但他们仍然存在沟通和协调能力不足的问题，这些问题严重阻碍了文秘工作的效率和质量。

3.2 电力企业文秘工作人员综合素质较低

随着社会的发展，文秘人员需要具备较强的专业技能，但部分人员由于没有接受正规的培训，无法胜任现阶段的工作。同时，由于现代电力企业技术的不断更新换代，办公形式和新科技的转变也越来越快，文秘人员的知识更新速度相对较慢，而且参与学习和培训的机会也相对较少，这使得他们很难根据工作需求来提升自身的综合素养［3］。

3.3 电力企业文秘人员没有明确的工作目的

电力企业的文秘工作需要日常处理大量的事务，但是当前部分电力企业文秘工作没有良好的组织和管理，导致工作流程混乱，从而影响整体的工作效率。同时，部分办公室文秘难以准确把握领导的意思，很容易导致信息的误传。造成这一问题的主要原因是部分文秘人员缺乏对工作内容的全面计划和协调。

4 提高电力企业文秘工作水平的有效策略

文秘人员的职业素养与职业能力，对办公室文秘工作的总体水平有直接的影响。为了提升文秘工作的效率，文秘人员应该不断加强对自身专业技能的培养，增强自己的创新思维和综合协调能力，以便更好地完成文秘任务。同时，文秘人员应该不断地学习专业知识，以增强自身的公文处理、文书草拟及会议组织等方面的技能。

4.1 提升职业素质

首先，文秘人员要提高自身的创新能力。为了提升电力企业的运营效率，文秘工作者应当摒弃陈腐的思维方式，勇于挑战，不断尝试新的方法，构建一种更加有效率、精简的工作流程。对于文秘工作而言，公文管理的核心职责包括妥善保存、复制、发送等。随着时代的发展，电力企业的内部文件数量急剧上升，为了更好地管理这些文件，文秘管理人员必须充分利用信息化技术，如大数据分析、互联网等，以期实现更有效、更优质的文档处理。

其次，文秘人员要把握工作的重心，对工作内容进行整体规划。文秘工作的重点是传达领导的指示，为了提高工作效率，应当遵守企业的规章制度，并熟练掌握工作技巧。一名出色的文秘工作者需要具备良好的组织协调能力，把握好各项任务的重点和紧迫性，并按照任务的重要性列出相应的步骤，以确保任务的高效完成。在电力公司，由于会议的内容很多，文秘人员必须在会议开始前列出所有的要点。此外，文秘工作者需要精通会议流程，清楚地阐述会议宗旨，并严格控制会议时间，把握细节，使会议取得最佳效果。

4.2 提升专业能力

首先，提高公文处理能力。文秘工作中的公文管理至关重要，因为涉及的公文数量众多，范围也极其广泛，为了确保文件的有序整洁，应该对其加强监督。第一，建立完善的文件分类登记制度，以确保文件的有效管理。文秘人员应当严格遵守文件接收程序，由专业人员负责传达，对收到的文件应及时进行审核，并将其归类整理。第二，正确领会领导的指示，做好文件的传阅工作。对收到的文件要分门别类，按照紧急程度，从高到低依次批阅。第三，重视时效性，灵活应对。在公文传达和处理过程中，严格遵守时间限制是至关重要的，以确保信息传达的及时性、准确性和完整性，这是公文管理的基本准则。文秘人员应该具备敏锐的时间感知能力，能够灵活地跟踪文件。第四，细心谨慎地完成文书归档工作。在办理完公文之后，文秘人员应该把所收集的文件整理好，按照不同的類别进行归档，以便于查阅。为了更好地完成任务，可以将这些高频使用的文件进行电子化备份，以便今后查询和分析。文件的有效归档对于办公室的运营至关重要，因此文秘人员必须认真负责，以确保文件的完备性和精确度。第五，文秘人员在处理公文文秘事务时，必须根据《中华人民共和国保密法》的相关规定，确保所有机密信息的安全和完整。综上所述，公文管理的成效可以说是衡量文秘职业技能的重要标准，只有不断加强公文管理，才能够使文秘职业技能达到更高的水准［4］。

其次，提高文件起草能力。文书起草是文秘人员的重要职责，反映了他们的专业技能。一名优秀的文秘人员需要拥有高超的文书起草技巧，并且能够根据不同的需求和情况来调整写作风格。同时，文秘人员需要具备良好的思维素质、丰富的学术背景以及对领导的讲话意图及其表达方式的敏锐洞察力，以确保文书的准确性、完整性和可读性。第一，强化理论研究，夯实理论基础。要使文书具有较高的起点、深度和广度，就必须有扎实的理论基础。第二，不断增加自身的知识积累。文书写作技巧并不是一朝一夕就能掌握的。电力公司的文秘必须对自己所处的行业有深刻的认识，并不断地积累自己的专业知识。第三，多练多写。提高公文起草水平并无捷径，唯有“干中学”，多写多练，才能获得丰富的实践经验。第四，打破局限，放眼全局。文秘工作既要一丝不苟，又要统筹全局。文秘要从大局出发，对整体情况了如指掌，这是文秘写作的必要条件。第五，拓展思维，勇于创新。写公文不应只局限于当下，而应从长远来看，不断探索新的可能性［5］。

最后，提高会议管理能力。会议管理在文秘工作中起着至关重要的作用，它不仅需要文秘人员具备良好的专业技能，还需要具备良好的综合素养。通过举办会议，可以总结过去的经验和教训，并通过交流和讨论来制订新的工作计划。第一，建立健全会议管理体系。从公司整体上来看，建立健全会议管理体系，是确保各项会议能够顺利进行的先决条件。第二，文秘人员在开会之前，要做好充分的准备，确定会议主题，并准确把握领导的意图。在会议开始前，认真准备各项基本工作，如会议材料等。在重大的会议上，文秘人员需要仔细规划各项细节和步骤，以确保会议的顺利进行。第三，会议管理涉及众多部门，需要文秘人员具备全面的沟通和协调技巧。文秘人员需要认真策划会议，从接待、资料收集、新闻报道到会议记录，都要细致入微，以确保会议的顺利进行。

4.3 提升职业能力

在电力企业庞杂的机构组织中，办公室文秘工作是企业的关键，起到了参谋、助手的作用。因此，为了更好地适应工作岗位的需求，文秘人员必须重视培养和提升自身的专业技能。为了提升办公室文秘人员的职业，应该从三个方面入手：

首先，具有良好的沟通能力。在电力公司，文秘人员扮演着重要的角色，既需要与领导保持良好的沟通，为其提供优质的服务，又需要与其他部门协调配合，以便及时执行领导的指令，并完成其所赋予的任务。因此，文秘人员应该具备出色的沟通和协调能力，以便在领导面前保持正确的职责定位，既不超越职权范围，也不滥用职权，充当助手和参谋的角色。同时，还要善于观察领导的工作态度、习惯、方式，并从中发现其性格特点，以便更好地与领导沟通和协调。办公室的工作人员并非完美无缺，因此文秘人员应具备团队协作的精神，勇敢地承担起自己的职责，并尽力将工作完成得更出色。

其次，具有随机应变能力。通过不断地学习、实践、反思，文秘人员可以掌握有效的应对技巧，以便在日常工作中快速处理各种突发情况，从而达成预期的目标。他们具备良好的心理素质，以便能够快速做出正确的反应。

最后，具有战略思维能力。作为领导的助手，电力企业办公室文秘人员应该拥有宏观的视野和战略思维，以领导的利益为重点，结合企业发展战略和市场环境，深入分析问题，以便更好地为领导提供准确可靠的信息。同时，文秘人员应该积极参与企业的管理，深入了解企业的核心任务，掌握工作的实际进展，从宏观的视角出发，为企业的发展提供有力的支持，而非仅仅提供基本的服务。

4 结语

文秘在公司的组织架构中发挥着内外沟通、上下协调、左右安排等重要作用。文秘工作的质量直接关系着公司的运营效率，因此要想提升电力建设企业办公室文秘工作的水平，文秘人员就必须不断加强自身的专业素养和技能，有效地处理复杂的文秘事务，积极主动地与各部门沟通，及时准确地传达信息，并树立正确的工作态度，从而有效地提升工作水平。

参考文献

［1］殷猛飞. 浅析有效提高电力企业办公室文秘工作水平的策略［J］. 丝路视野，2018（31）：105.

［2］孔高升. 有效提高电力企业办公室文秘工作水平的策略［J］. 企业文化（中旬刊），2017（11）：175.

［3］林娜. 有效提高电力企业办公室文秘工作水平的策略［J］. 信息周刊，2019（46）：493.

［4］龚爱华. 有效提高电力企业办公室文秘工作水平的策略［J］. 中外企业家，2017（8）：140-141.

［5］何保明. 提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析［J］. IT经理世界，2020，23（6）：159.

［作者简介］曹坤，女，山西大同人，国网山西省电力公司综合服务中心，中级政工师，本科，研究方向：综合事务行政管理。