招投标规范性文件条文索引的模式设计及运用研究

邹成 杨希敏 周子淦

[摘 要]为全面提高招标工作质效，目前大量的搜索工作交由计算机自动完成，能够减少失误，提高效率，满足海量、碎片化、实时和多场景的精准搜索需求。通过专业人员收集法律法规条文，建立专用数据库，识别提取招投标常用关键词，将其作为要素，形成要素表，在使用软件时直接选择要素进行搜索，开发集专业性、针对性、可操作性和便捷性于一身的招投标规范性文件条文索引软件。

[关键词]数据库；关键词；信息索引

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1674-1722（2023）15-0031-03

随着网络技术的日益发展，互联网信息资源的搜索与检索软件不断更新，当前搜索引擎和检索工具中使用最广泛的两类工具为数据库和网络搜索引擎。相较于专业的中外文数据库，大部分群体更容易接受搜索引擎，或者说更习惯于常用的检索工具。然而，随着不同类型的搜索引擎的更新和推广，检索方式也趋向于多元化和复杂化。因此，如何选择适宜的搜索引擎，降低检索用户的操作烦琐程度，让搜索引擎的资源检索效率最大化，是目前网络信息检索技术开发者必须重视和思考的问题。

合法合规是招投标工作的底线，招投标规范性条文的正确引用对于提高招投标工作质效具有关键作用。但招投标相关文件多且杂，使用谷歌和百度等通用搜索引擎翻阅查询招投标相关条文，效率低下且搜索信息不准确。

招投标工作是一项汇集各类法律法规的综合性工作，为实现招投标数据搜索结果的精准可靠和快速高效，必须建立专业的招投标规范性文件数据库，排除无效信息。招投标规范性文件数据库需要对底层数据进行分类处理，涉及的工作内容专业性强，知识面分布广，不论是工作量还是工作难度都较大，尤其是数据分类处理，面对海量的招投标相关法律法规，需要收集大量的文献资料，同时跟进最新发布的招投标新闻信息，实时更新数据库。

在已经收集的资料中，识别、提取出招投标常用关键词，将其作为检索词的要素，形成检索词要素表，以便使用软件时可以直接选择关键词要素进行搜索，这样能在一定程度上保证检索结果的有效使用，提高精准度和专业度。

一、研究招投标规范性文件条文索引的意义

传统的信息化收集数据只是通过将数据录入到计算机中，这对提高工作效率来说比较有限。招投标规范性文件条文索引软件能够实现业务的在线化，基于庞大的数据库，进行智能化的检索索引，将大量工作交由计算机自动完成，最大限度地提高工作效率。使用索引软件可以加快查询速度，由于索引键占字节大，索引页会占据较多的存储空间，过多的索引将导致数据插入、删除和修改速度下降，基于索引正反两方面的作用，需要建立精确的、针对性强的索引，以便提高查询效率[2]。

招投标规范性文件条文索引软件是基于目前需求使用最便捷的搜索引擎形式。其采用高质量的软件体系结构设计方法，应用系统采用特定的开发软件体系结构模式，满足系统质量需求，以一定的策略搜集、发现信息，理解、提取、组织和处理信息，通过招投标及法律专业人员收集法律法规规范性条文，建立专用数据库，最大限度地排除无效信息，使得搜索结果精准可靠、快速高效。

二、招投标规范性文件条文索引的主要研究内容

（一）分析信息需求

招投标涉及业务范围广，大到工程项目总承包施工，小到员工福利劳保采购，招投标从业人员虽然会使用百度、谷歌等搜索引擎，但是由于工作经验欠缺，对招投标基础知识、专业知识了解较少，缺乏相关检索经验，很难准确描述信息需求。有一定工作年限的招投标从业人员，具备招投标实践经验，接受过各类招投标知识培训，能够较清晰地表达信息需求，会主动利用搜索引擎检索自己需要的信息资源，在互联网中搜索，其中，信息量非常庞大，信息更新也及时，搜索不需要人工干预，但其缺点是返回的垃圾信息较多，需要对结果进行二次、三次筛选。

（二）选择检索工具

据统计，有近70%的学生在选择搜索引擎时将百度和谷歌作为首选，在这个群体中甚至流传着“有问题找度娘”的广告语[3]。同时，有近75%的工作人群会选择百度、谷歌搜索引擎，他们认为选择功能丰富且强大的搜索引擎检索资源，能够更快、更全面地检索到自己需要的信息资料[4]。

数据表明，大部分有检索信息资源需求的人群，在选择搜索引擎时更注重功能强大、操作简单的工具，很少选择那些要求检索条件细分的搜索引擎，甚至有很大一部分群体既不清楚高级检索和二次检索的作用，也不了解操作复杂的搜索引擎的功能与作用。

（三）确定检索词

当使用人群根据自己的需求选择喜欢的检索工具后，在检索时需要输入检索词，检索词的精确程度直接决定了搜索结果的精准率和资源数量。虽然大部分群体都会选择检索词，但准确度仍然与其对招投标领域相关专业知识的熟练程度有关。

（四）筛选检索结果

检索资源信息时，通过输入检索词得到的检索结果并不代表检索结束，检索者需要从检索结果中筛选适合自己需求的资源信息。许多检索人群不重视对于检索结果的二次筛查，当前，搜索引擎给出的检索结果都是根据关键词的相关性排序的，但是这不代表排在最前面的信息就是检索者真正需要的。

随着网络信息化的日益发达，人们对于网络的依赖性越来越强，习惯利用智能设备随时随地进行网络检索，遇到不明白的或不了解的事物，往往都会选择利用互联网搜索引擎寻找答案。这种高度依赖是一把“双刃剑”，利用得好就能事半功倍，用错方法反而会在海量的信息资源中迷失方向[5]。

三、招投标规范性文件条文索引的主要成果

招投標规范性文件条文索引专业性强，涉及面广，工作量和工作难度较大，主要研究成果包括以下两个方面。

第一，完成了招投标规范性文件数据库底层数据分类处理，包括法律法规及规范性文件清理归档成库、招投标数据库检索逻辑框架设计与条文要素表编制、法律法规及规范性文件条文要素化分析与逐条标识、法律法规及规范性文件条文要素化分类成库。

数据来源主要包括国家及省部委发布的现行法律法规、集团公司现有的《招标投标知识库》及权威招投标网站发布的最新内容。招投标工作涉及范围广，覆盖了相关产业从上游到下游的所有业务，因此，相关的规范性文件数据量非常庞大。

目前，通过初步的收集整理，把规范性文件整理为法律、司法解释/文件、行政法规、部委规章、政策及组织文件、地方法规、标准文件、集团公司招标管理相关规章制度、集团公司企业标准规范九个部分，如图1所示。逐条阅读整理每份文件，结合招投标领域相关专业知识，提炼出文件中适合作为检索词的关键词，形成了四个类别的要素检索词，如图2所示。

四个类别分别解释如下。

主体类：参与招投标的各个主体，例如招标人、投标人、中标人、招标代理机构、评标专家、招标管理部门、招标监督部门、制造商、代理商、贸易商、一二级采购物资供应商、异议提起人、利害关系人、特种作业人员、审计部门、举报人、施工单位、人民政府等。

文件类：招标方案、技术标准、设计图纸、资格证书、联合协议、特种作业操作证、招标技术规格书、项目合同、采购合同、工程建设项目合同、施工合同、框架协议、招标文件示范文本、招标公告、投标邀请书、谈判文件、中标结果公告、质疑函、投诉书、承诺书等，如图3所示。

通用类：禁止、无效、变更、强制、规避、原则、标底、标段、标包、特许、委托、公开、邀请、定标、开标、评标、回避、澄清、期限、撤回、保证金、许可、保密、预算等一系列招投标术语。

专业类：物资采购、服务采购、工程建设项目、工程设计、工程施工、工程咨询、工程监理、环保管理、政府采购、询价采购、框架协议选商、集中采购、优先采购、进口采购、非招标采购、谈判采购、自行采购、委托采购等。

通过设置以上针对性强、专业程度高的关键要素词，能够提高索引软件的精准度，将规范性条文索引软件与其他搜索引擎区别开来。完成关键词的提取分类后，逐条分析规范性文件条文，将要素与条文匹配、识别。这项工作有两个难点，一是数据量庞大，逐条阅读耗时较长；二是文件中的对应条文不一定涵盖关键要素，需要结合招投标专业知识归纳总结。

第二，完成了招投标规范性文件检索数据库软件研发，包括系统设计（系统结构、数据模型、系统原型设计）、系统开发（详细模块开发、功能模块开发）与文档系统测试、文档交付与验收。针对规范性文件的检索，包括常用的布尔逻辑检索、字符串（短语）检索等，在此基础上，结合四大类招投标专业要素检索词，开发能够精确到条文的高级搜索功能。在此过程中，通过数次会议交流，技术人员与招标工作人员深入研究数据的准确性和软件的可操作性，在软件开发过程中及时修正，避免重复工作。

四、招投标规范性文件条文索引的应用效果

（一）有助于提高招投标领域工作质效

招投标规范性文件条文索引软件，探索了新的生产组织方式和运营方式，是一种提高效率、降低成本的革新，对于招投标业务的开展具有十分积极的现实意义。

首先，使用搜索引擎这一形式，结合了信息检索、人工智能、计算机网络、分布式处理、数据库、数据挖掘等多领域的理论和技术，为软件技术奠定了较强的实用基础。

其次，该软件通过对具体要素的标识，具备相关法律及规范性文件条文的精准搜索功能，能够为招标人、招标专业机构、评委、投标人等招投标主体提供正确可靠的招投标规范性文件，减少无效信息的干扰。从招标项目前期介入到后期面对审计，索引软件都能快速方便地为招投标工作提供技术支撑。

（二）有助于招投标领域的培训

招投标规范性文件条文索引软件对于提高招投标各主体的相关知识储备具有实际意义，法律法规索引软件通过识别主体、类型等相关要素，提炼数百条招投标基本要素，具备培训教学功能，通过选擇专业要素，用户可以浏览要素相关的所有招投标规范性文件条文，准确获取其需要的信息。目前，基本要素表还有待完善，基于互联网的信息交互特性，将进一步开发交流功能，使用户在使用软件的同时参与软件的升级建设。

五、结语

随着招投标建设的逐步发展与互联网技术的日益强大，规范性文件条文索引软件面临更新速度慢、无法控制网络信息的动态变化的问题。针对此现状，文章将研究视角聚焦于数据收集和专业要素两个方面，深度研究和探索招投标规范性文件条文索引。目前，仅靠人工干预更新规范性文件，效率不高且容易有错漏，如何使得信息更新更加智能化，将成为下一步探讨的重点之一。

参考文献：

[1]于宁，谷峪.网络搜索引擎对提高大学生信息素养的作用[J].合作经济与科技，2013（07）：123-124.

[2]赵鑫.信息检索中索引系统的构建研究[J].电子技术与软件工程，2014（11）：188-189.

[3]迟艺欣.谈应用型院校文献检索课教学改革研究[J].吉林化工学院学报，2017（02）：90-93.

[4]王丽佳.大学生网络学术信息检索行为研究[D].镇江：江苏大学，2016.

[5]宣立颖.大学生搜索引擎信息检索行为现状分析[J].吉林化工学院学报，2021（10）：79-81+96.