二维码在济南黄河固定资产管理中的应用

宋兆谦，曹丹艺，李恒天

（1.山东黄河河务局济南黄河河务局，山东 济南 250032；2.山东高速工程建设集团有限公司，山东 济南 250014）

济南黄河上起平阴县东阿镇后姜沟，下止济阳区仁风镇老桑家渡，流经济南市的平阴、长清、槐荫、天桥、起步区、历城、高新、章丘、济阳9 个区（县），境内河道长183.35 km，占山东黄河河道总长的近1/3。济南黄河河务局管理着188.78 km长的堤防，其中有险工23 处，控导工程51 处，水闸18 座，大桥1 座，浮桥3 座。济南黄河大部分一线管理机构地处远离村庄的偏远位置，呈现层级多、战线长、分布散的特点。

固定资产作为济南黄河河务局的主要资产，由于其具有价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，在实际工作中很难做到账、卡、物一一对应，给资产的使用、监管、变更、置换、维护、报损、盘点等工作带来了一定的难度。尤其是对众多地处偏远的一线单位，财务人员需要到多个站点，对固定资产进行逐一盘点。这就暴露出传统的固定资产管理模式已难以满足现代化的管理要求。

二维码技术是近年来伴随着移动设备的兴起而流行的一种编码方式。与传统标牌相比，它可以存储更多信息。引入加密措施后，信息不再明文显示，只有有权限的人员才能查询，安全性更高。因二维码可以打印到各种材质的标贴上，具有成本低、易制作、经久耐用等特点。利用二维码标贴替代传统的标牌，以此作为制式化管理的数据入口，可有效解决基层单位所面临的位置偏远、通信信号弱等诸多不利因素下的固定资产管理问题。

1 二维码在实际工作中的应用

1.1 应用概况

通过引入先进而成熟的二维码技术，仅需完成信息录入，即可将资产的全部信息转换成一个唯一的加密二维码，然后再使用手机APP 扫描二维码，即使是在没有运营商流量信号的情况下，也能通过解码查询到该资产的整个生命周期。该应用充分利用了二维码作为数据接口的优势，有效解决了固定资产在日常阶段和盘点阶段的管理难题，具有易操作、盘点快、零出错、安全可靠等特点。二维码技术在固定资产管理中的应用，使固定资产的管理工作跨越了人员和地域的限制，大幅提升了工作效率和准确性，大幅降低了管理成本。

1.2 信息录入与二维码生成

通过将录入的信息生成二维码，实现了固定资产一物一码、全生命周期的管理。例如一张办公桌从入账阶段的信息录入，包括固定资产名称、固定资产使用人、固定资产使用部门、固定资产购入日期、固定资产状态；使用阶段的资产信息变更，包括固定资产状态、固定资产使用人；停用阶段的资产报废，包括固定资产状态、固定资产报废原因。整个生命周期的信息全部实行统一制式的数据管理，并将以上全部信息生成二维码标贴粘贴在固定资产上，录入信息和生成二维码的操作界面。使用统一制式的数据管理，其目的在于满足无网络条件下，仅通过对二维码这一数据接口做解码处理，就可以查询到该资产的各项信息。随着固定资产信息的变更，财务人员只需将新生成的二维码发送给使用人，由使用人自行打印更换即可。

1.3 一键扫码查询

为使财务人员查询资产信息时操作更加简单，结合一线单位流量信号弱、仓库无网络信号等情况，开发出了仅需一键扫码就可完成二维码解码的资产信息查询功能。通过对固定资产上的二维码标签进行扫码操作，即使是在手机信号差、没有互联网的情况下，依旧可以通过APP 上的解码算法来获取二维码上的全部信息，并在APP 上显示出来。查询到的信息包括固定资产序号、固定资产名称、固定资产使用人、固定资产使用部门、固定资产使用起始日期、固定资产目前状态、固定资产购入日期以及固定资产的变更记录等。打破了过去只能在特定的财务办公室、指定财务人员的计算机上才能完成查询的功能限制，大大缩短了对固定资产信息的检索查询时间，增加了信息查询的广度和深度。

1.4 固定资产的日常管理

在固定资产的日常管理中，二维码技术的应用有助于对工作流程的管控。例如资产从入账开始，期间可能会多次发生领用和返回、借用到其他部门甚至转移到其他单位等流程。不同单位的财务人员都有自己独立的一套工作方式，领用返回、借用归还、转移转回等流程都不尽相同，甚至资产在各单位之间的交接也多由非财务人员来完成，这就造成了资产信息的更新记录会有些许的差别。久而久之，当对资产进行溯源的时候，往往需要跨单位进行查账，不统一的记录格式和记录方式都对资产溯源工作带来了极大的难度。而应用二维码技术后，各单位不仅是在标牌制作和数据记录上有了统一的制式，而且通过扫码就可完成借用和转出前的出账记录申请，新的使用人在接收资产后只需更换新生成的二维码标贴。资产溯源时，不再需要捋着各单位间的账目进行查对，每个二维码自身就是一个小账本，记录了自己的整个生命周期，保证了固定资产的信息在日常使用过程中的及时性、真实性和有效性。固定资产日常管理的操作流程，如图1 示。

图1 固定资产日常扫码管理操作流程图

1.5 固定资产的盘点管理

资产盘点是固定资产管理工作中最重要也是最繁琐的一项工作。以往的盘点工作需要财务人员将全部的固定资产信息打印出来，再根据各个县（区）局的资产情况进行分工，分发到不同单位的财务人员手中，最后到各自辖区内的一线单位去进行逐一盘点。但往往各单位之间的人员、物资等资源交流频繁，账目上也仅能记录最后登记的位置，经常账目上显示在这个单位，但实际却跟着使用人去了其他单位或已回到原单位，造成漏盘、错盘现象频出。采用二维码技术后，打破了人员和地域的限制，统一的数据管理带来的优势是不再局限于必须要本单位的财务人员才能盘点自己单位的固定资产，财务人员也不必亲自去每个一线单位的现场。盘点期，每个部门可指定一名临时资产管理人员，使用相应权限，对本部门的固定资产进行逐个扫码，甚至是可以让使用人对自己使用或管理的固定资产自行完成扫码工作，固定资产一经扫码就可汇总到市局的财务系统，该固定资产由谁来完成的扫码盘点均一目了然，不再需要人工统计和专门编制盘点报表。系统实时显示已盘点、未盘点的固定资产清单，财务部门仅需对存在未盘点资产的单位或部门给予提醒，从而进行有针对性的盘点。对于固定资产较多的单位，往往需要组织多个盘点人员同时进行盘点工作。为此，应用设计了避免重复盘点的功能，每个固定资产条目在盘点后便无法再次点开，避免了因操作上的失误造成的错盘情况。对于未盘点的资产，系统会在管理员提交盘点信息时给予提示，提醒盘点人员再次检查或进行备注，防止漏盘现象的出现。对于已变更信息的旧二维码如果被误扫，系统也会给予相应提示，不会计入盘点数量。

2 二维码技术的应用效果

2.1 成本低廉，容易更换

传统的固定资产标牌多采用铁铭牌或油漆涂刷，存在不易修改、损坏后难以修复等缺点，且固定资产经常出现更换使用人的情况，像“先使用资产，后申领标牌”的情况在很多一线单位都普遍存在，久而久之，就产生了大量的实际使用情况与标牌、账卡记录不符的情况，甚至固定资产出现损坏或丢失的情况更是无处查起。而现在采用二维码技术后，仅用一张5 cm2的小纸片就可完全代替过去的铁铭牌和钢印。资产使用人使用普通的打印机就可自行打印二维码标贴，成本低廉且容易更换。

2.2 盘点省时省力，基层工作自主性提高

济南黄河河务局管理的辖区地域狭长，传统的固定资产盘点需要财务人员到每个段、所，根据账册逐一找到固定资产进行盘点核对，尤其是距离较远的单位和仓库，往往需要几天或几周才能完成盘点任务，不但费时费力，而且遇到跨单位的资产需要查询多个单位的账册，很难做到一次盘全。现在采用二维码技术，财务部门资产管理人员只需启用盘点任务功能，各部门、各基层段所的兼职资产管理人员可自行扫码完成盘点信息的上传，无需财务人员再到现场，当天即可完成。基层单位的资产变更可自行登录系统上报并生成新的二维码，市局财务人员也无需记录和制作新的标牌，省去了中间所有环节，效率提高几十倍。

2.3 更新及时，跟踪式管理

过去固定资产发生损坏或变更，以往是先把变更信息记录在账册上，等记录的多了，再送交市局财务部门将纸质记录录入到计算机系统中。这就造成市局财务人员不能实时关注所有固定资产的使用情况，尤其是基层单位的资产使用更新情况。因此，资产的实际使用情况和系统中的记录不符的情况时有发生，甚至有的资产已经损坏，究竟是何时损坏、何人使用时损坏，财务人员都无法知晓。而现在使用了二维码标签，从固定资产的购入、变更、是否发生损坏、在何人使用过程中发生损坏以及何时停用和报废等信息在二维码标签上记录俱全，扫码即可查询到全部信息，资产在谁处使用过、是否出现过损坏以及损坏的程度等信息都一目了然，实现了对固定资产的跟踪式管理。

2.4 保密性强，操作简单

过去的固定资产标签信息无保密性，虽然只显示使用人和资产的信息，但终归是明文显示，一览无遗。现在将固定资产信息通过加密生成二维码，无权限人员的APP 上没有相应的解码功能，扫码也无法查看，安全性极高。

二维码技术的使用，实现了信息的“一次录入，永久查询”。APP 操作简单，所有的功能只需通过手机扫码即可完成。后期资产需要更新信息时，也不再需要先查询该资产的编号，仅需通过扫码即可完成上报申请。

3 结 语

与传统的固定资产管理方法相比，二维码技术能快速完成对固定资产的登记、更新、报废等日常管理工作的记录，并能完整地查询到固定资产在整个生命周期内的所有操作，对固定资产进行全程的跟踪式管理，提高了盘点的效率和准确性。通过信息化的管理手段，有效避免了工作中人为因素而产生的失误，提高了工作效率。利用二维码技术管理固定资产，节约成本80%～90%，效率提高几十倍。

结合黄河防汛特点，每年汛前都需进行防汛物资盘点工作，今后将二维码技术应用于防汛物资管理，用防水二维码标贴替代传统的物资铭牌，将大大节约成本，有效提高备汛工作效率。同时，黄河大坝风景优美，已经成为沿黄城市的一道风景线，每年都有大量游客到此游玩，大坝沿线有许多防洪工程，可将二维码技术应用到工程简介中，游客只需扫描二维码就能了解防洪工程概况，听取在线语音讲解，让更多的人增强防洪意识，共同保护母亲河。