互联网时代科技档案管理模式的创新思维及实践路径研究

文/河北省科技创新服务中心 段彬彬

互联网时代科技档案管理模式的创新是一个长期而复杂的过程，需要不断地实践和探索。在实践中，要注意遵循规律和积累经验，逐步完善相关的制度和机制，以保障科技档案的安全有效管理。

一、互联网时代科技档案管理模式的特点

（一）数字化管理。数字化存储技术，是将档案资料以数字的形式进行存储，包括数字图像、数字文本、数字音频、数字视频等，能够大大降低传统纸质档案的管理成本和复杂度，提高数据的可靠性和安全性；同时能实现档案信息的共享和交流，方便不同机构、不同地区的档案管理部门之间进行信息共享和协作，提高档案管理的效率和准确性。此外，数字化管理模式还可以实现在线查询、在线阅览等功能，方便公众获取档案信息。将档案资料以多媒体的形式进行展示，为用户提供更加生动、直观的体验，使档案更具有文化价值和教育意义。数字化管理模式可以利用人工智能、大数据等技术进行档案管理和分析，提高档案管理的效率和准确性，例如，可以通过自动化处理、数据挖掘等技术，实现对档案信息的快速分类、索引和检索。可以采用多种安全保障措施，保证档案信息的安全性，例如，采用数据备份、数据加密、权限控制等措施，防止档案信息被恶意攻击或非法访问。

（二）网络化服务模式。1.在线查询服务，用户只需要在互联网上输入关键词或者具体查询条件，就可以查询到相应的档案信息。2.在线阅览服务，用户可以在互联网上阅读数字化的档案信息，不用再到实体档案馆进行查阅，可以节约实体档案馆的人力和空间资源。3.在线咨询服务，用户可以通过互联网向档案馆提出咨询问题，档案馆工作人员可以通过互联网进行回复，为用户提供更为便捷的咨询途径。4.在线预约服务，用户可以在互联网上预约实体档案馆的档案查阅服务，减少用户在实体档案馆等待的时间，提高用户的使用效率。5.在线申请服务，用户可以通过互联网申请档案复制、借阅等服务，方便用户进行申请，减少实体档案馆的工作量。

（三）信息化技术的应用。数字化是互联网时代科技档案管理模式的一个重要特点，数字化技术可以将实体档案转换为数字化的档案信息，并将其存储在电子设备中。这种方式可以方便用户进行查询和阅览，减少实体档案馆的存储和保护成本；数据库技术是互联网时代科技档案管理的核心技术之一，可以将数字化的档案信息进行分类、组织、管理和检索，提高档案管理的效率和准确性；云计算技术是互联网时代科技档案管理的一项重要技术，可以将数字化的档案信息存储在云端服务器中，提高数据的可靠性和安全性，同时也可以方便用户进行在线查询和阅览；数据挖掘技术是互联网时代科技档案管理的另一个重要技术，数据挖掘技术可以分析和挖掘档案信息中隐藏的规律和知识，为档案管理提供更加精准的支持；大数据技术是互联网时代科技档案管理的新兴技术之一，可以处理海量的档案信息，提取有价值的信息和知识，为档案管理提供更加全面和精细的支持。

（四）数据共享。互联网时代的科技档案管理模式具有开放性，可以将档案信息开放给所有需要使用的人群，实现公共信息共享。数据共享方式多种多样，可以通过网站、邮箱、微信等方式进行，用户可以根据自己的需要选择合适的方式进行使用。数据共享方式高效，方便用户进行快速的查询和利用，还可以通过密码、加密等方式保证档案信息的安全性，防止信息泄露和损坏；数据共享方式便捷，用户可以在任何时间和任何地点进行共享和查询，不再受限于时间和空间的限制。

（五）数据安全。互联网时代，科技档案管理模式中，数据安全被赋予了更高的要求。如采用密码保护、加密传输、安全备份等措施，确保数据安全；数据安全具有防护性，可以对档案信息进行多层次的保护，采用数据备份、防火墙、病毒查杀等方式，避免病毒、黑客等恶意攻击，保护档案数据不受损坏和丢失；数据安全还具有灵活性，可以根据实际需求进行设置和调整，可以设置不同的安全等级，按照不同的安全等级采取不同的安全措施，提高数据安全性；保密性也成了数据安全的重要方面。对于保密文件和个人信息，需要采取更严格的措施，如加密存储、定期修改密码等方式，保障数据的保密性。数据安全需要按照《档案数字化工作规范》等标准，对数字化档案的管理和保护提出了具体要求，提高数据的安全性。

二、互联网时代科技档案管理模式的发展现状

随着数字技术的不断发展，科技档案管理的数字化程度越来越高。许多档案馆和机构已经将原本的纸质档案数字化，形成了庞大的数字档案库。随着互联网的普及，越来越多的科技档案管理机构开始提供在线服务，如在线查询、下载、阅读等。大大方便了用户的使用和查询，提高了档案管理的效率和质量。除了传统的档案管理方式，互联网时代的科技档案管理模式也在不断地变化。如采用云计算技术、人工智能、大数据等技术，对档案信息进行深度挖掘和分析，提高档案的利用价值。其中数据共享越来越受到重视。政府和机构之间开始建立起数据共享机制，不同机构之间的数据交换变得更加便利，提高了档案管理的效率和质量。随着数字化技术的不断发展，数据安全问题也越来越受到重视。如建立安全备份、防火墙、病毒查杀等，保障档案信息的安全性和完整性；传统的存储设备可能无法满足科技档案管理系统的需求，因此需要使用更高效的存储设备；科技档案管理系统中的数据量非常大，搜索效率直接影响了用户的使用体验，因此需要采用更高效的搜索算法和技术，提高数据搜索效率。目前，科技档案管理系统中缺乏统一的标准和规范，不同的机构和组织采用的标准和规范不同，从而导致了数据的交换和共享变得困难。因此，需要建立统一的标准和规范，促进数据的共享和交换。

三、互联网时代优化科技档案管理模式的有效途径

（一）创新思维。1.多元化的思维方式。多元化的思维方式指的是将不同的思维模式和角度融合在一起，以产生更丰富的创意和创新的思路。横向思维是指将不同领域、不同行业、不同文化背景的思维方式和观点融合在一起，以寻求新的解决方案。在科技档案管理中，横向思维可以帮助管理者从其他领域借鉴经验和技术，以实现更好地档案管理；纵向思维是指将不同时间段的思维方式和观点融合在一起，以寻求更加全面的解决方案。在科技档案管理中，纵向思维可以帮助管理者了解过去的管理经验和技术，制订更加科学合理的管理方案；反向思维是指以不同的视角去思考问题，以寻找新的解决方案。在科技档案管理中，反向思维可以帮助管理者从用户的角度出发，以优化用户体验，提升档案管理的效率和效益；创造性思维是指通过运用创造力和想象力，寻找新的解决方案。在科技档案管理中，创造性思维可以帮助管理者从新的角度去思考问题，创新管理模式和技术手段，提升管理效果。2.开放的协作机制。是指不同组织和个人之间开展开放、透明、包容和合作的方式。在科技档案管理领域中，开放的协作机制可以帮助管理者借鉴其他组织和个人的经验和技术，以寻求新的解决方案和推动档案管理模式的创新。科技档案管理需要大量的数据支持，而这些数据往往分布在不同的组织和个人之间。建立开放的数据共享平台可以帮助管理者获取更多的数据资源，促进不同组织和个人之间的数据共享和交流；开放的技术平台可以帮助管理者获取不同组织和个人的技术支持，促进技术交流和创新。例如，开放的API接口可以帮助不同系统之间实现数据共享和互联互通；开放的创新竞赛可以吸引更多的组织和个人参与科技档案管理的创新，激发创新意识和创新能力；开放的创新竞赛可以邀请不同组织和个人提交创新方案，并且对优秀的方案给予奖励和支持；开放的社区平台可以帮助管理者促进不同组织和个人之间的交流和合作；开放的社区平台可以邀请不同组织和个人分享他们的管理经验和技术，以及对档案管理模式的反馈和建议。3.创新的技术应用。是指将新兴技术应用于科技档案管理中，以提高档案管理的效率、可靠性和安全性。云计算技术可以帮助科技档案管理实现大规模的数据存储和处理，同时降低成本和提高灵活性。例如，将档案存储在云端可以使得档案管理更加安全可靠，方便用户随时随地访问；人工智能技术可以帮助档案管理实现自动化处理和分析，同时提高管理效率和精度；利用人工智能技术可以实现自动化的文件分类和检索，大大提高档案管理的效率；区块链技术可以帮助档案管理实现去中心化的存储和共享，同时提高档案管理的安全性和可信度；将档案存储在区块链上可以实现档案的不可篡改和可追溯性；物联网技术可以帮助档案管理实现设备之间的互联互通，同时实现对设备的远程监控和管理；将档案管理系统和传感器相结合可以实现对档案存储环境的远程监控和调节。

（二）实践路径。1.制定合理的管理体系。是指根据科技档案管理的实际需求和管理目标，建立起一套完整、科学、合理的管理体系，以实现对档案的全面管理和控制。在制定管理体系时，需要明确档案管理的具体目标和职责，构建科学的管理体系框架。例如，明确各级管理机构的职责和管理流程，制定科学的管理标准和操作规程；建立档案管理制度，明确档案的保密等级和管理权限，规定档案的使用和借阅流程等。信息化建设是实现科技档案管理体系的重要途径之一。建立科技档案管理系统，能实现对档案的全面监管和控制。同时，建立电子文献馆、数字化档案库等信息化工具，提高档案管理的效率和便利性；加强培训和学习可以提高档案管理人员的专业水平和管理能力，同时推广先进的科技档案管理理念和经验。例如，开展档案管理相关的培训和研讨活动，推广先进的管理方法和技术。2.加强数据安全保障。建立健全的数据安全管理体系是实现数据安全保障的前提。包括制定数据安全管理制度，建立完整的数据安全管理制度和管理流程，明确各类数据的保密级别，规范数据的存储和使用，以及建立数据安全责任制等。如加强网络入侵防护、加密传输通道、控制网络访问权限等，以防止黑客攻击、病毒侵袭和数据泄露等；建立数据备份和恢复机制，定期备份重要数据，以确保数据的完整性和可靠性，并建立数据恢复机制，以应对数据丢失或损坏等情况；加强人员管理和培训，建立完善的人员管理制度，明确各类数据的管理权限和责任，同时对档案管理人员进行安全管理方面的培训和教育，提高其安全意识和防范能力；建立应急响应机制，建立科学的应急预案，及时发现和处理数据安全问题，防范和减轻损失，同时加强应急演练，提高应急处置能力。3.推进数字化转型。建立数字化转型的规划和目标是推进数字化转型的重要步骤。制定数字化转型的战略和规划，明确数字化转型的目标和方向，并结合实际情况和需求，制定详细的实施方案。选择适当的数字化技术是数字化转型的核心要素之一。根据档案管理的实际需求，选择适合的数字化技术和工具，包括数字化扫描设备、数字化存储设备、数字化处理软件等，以满足数字化转型的需求；数字化转型需要整合和管理大量的数字化资源，建立数字化资源管理平台，对数字化资源进行分类、存储、检索和共享。同时，要制定数字化资源的使用规范和标准，保障数字化资源的安全性和可靠性。提高数字化技术应用能力是推进数字化转型的关键，要加强档案管理人员的数字化技术培训和学习，提高其数字化技术应用能力和实践经验。同时，建立数字化技术的应用评估体系，对数字化转型的效果和成效进行评估和监控；建立数字化转型的监督和评估机构，对数字化转型的效果和成效进行监督和评估，及时发现和解决数字化转型过程中的问题和困难。

四、结语

本文对互联网时代科技档案管理模式的创新思维及实践路径进行了探讨，提出了多元化的思维方式、开放的协作机制、创新的技术应用等创新思维建议，同时从制定合理的管理体系、加强数据安全保障和推进数字化转型等方面提出了实践路径建议。互联网时代，科技档案管理模式的创新需要全社会的共同参与和努力，需要通过不断的探索和实践，创建出更加符合时代要求的科技档案管理模式，为推动科技进步和保护科技成果作出更大的贡献。