如何做好检验检测工作中的合同评审

【摘要】本文从实验室合同评审的重要性、合同评审的种类和注意事项、评审步骤、评审结果的保存和修改等方面入手，对合同评审中的关键步骤进行了描述，希望能够使检测机构实施有效的合同评审工作，更好的服务检测过程。

【关键词】合同评审；评审种类；评审步骤；注意事项

【DOI编码】10.3969/j.issn.1674-4977.2023.02.049

How to do a Good Job of Contract Review in Inspection and Testing Work

XU Hui

（Shaanxi Energy Quality Supervision and Inspection Institute，Xian 710054，China）

Abstract：This paper starts from the importance of laboratory contract review， contract review types and matters for attention，review steps，the preservation and modification of the review results， and describes the key steps in the contract review，hoping to enable testing institutions to implement effective contract review work，better service testing process.

Key words：contract review；review the types；review the steps；matters needing attention

近几年，随着我国检验检测机构市场的逐步规范，国家市场监督管理总局于2021年6月1日出台了《检验检测机构监督管理办法》，并于2021年4月2日对《检验检测机构资质认定管理办法》进行了修订，预示着国家进一步规范和加强管理检验机构的决心，更好地发挥其公正检测职能，服务社会经济的目的。因此检验机构更有效的服务社会首先要满足《检验检测机构资质认定评审准则》中关于合同评审的要求，同时实验室应建立和保持评审客户要求、标书和合同的程序[1]。

1合同评审的重要性

合同评审是开展检验工作的前提和基础，是在满足客户需求的条件下，对实验室能力的全面评估，双方一经签订，就具有法律效力。首先，作为向社会提供检测服务的第三方检测机构，为客户提供检测服务前，必须与客户充分沟通、达成一致后方能开展检测服务，检测合同的签订可降低双方在实施过程产生的纠纷和误解。其次，合同评审中涉及的诸多细节关系着数据的准确性、合理性、报告用途，后续处理等。很多机构由于不重视合同评审，造成的风险后果比比皆是。因此，合同评审作为各类检验的第一步，既要统领全局，又要面面俱到。

2合同评审的种类

2.1根据样品获取方式分为两大类

2.1.1样品由委托方提供的检验合同的评审

此类合同的样品通常由客户或企业提供，无涉及样品抽取环节，检验机构只负责对送检样品的质量进行检测并出具检测报告或检验报告。检验性质属于委托检验。

2.1.2样品由检验机构根据工作实施方案抽取的合同评审

此类合同的委托方可以是客户、企业、政府部门，根据各自需求不同由检验机构对整批次样品进行抽样检测并出具检验报告。整个方案实施前双方应就工作开展具体涉及的时间、项目、付款等因素签订服务合同，方可实施，具体抽样方法根据不同产品国家标准执行。检验性质有委托检验、专项检查、监督抽查等。

2.2根据样品或检验数量、频次等的复杂程度分为两大类

2.2.1常规类样品的合同评审

这类样品主要为日常检验检测的机构的评审工作，一般由具体业务接待部门指定专人根据客户要求经过洽谈，完成检验合同评审。

2.2.2复杂的、特殊类的合同评审

这类合同通常涉及面广、项目种类多、周期较长、报告复杂、涉及金额大，因此评审一般由业务受理部门负责人组织相关技术、设备、财务等部门共同参与，从技术、法律、财务、时间等方面的细节问题逐一评审，最终决定是否承接或如何承接并形成评审合同。

3合同评审的注意事项

1）确认合同评审涉及的内容符合国家法律、法规、行业相关规定，遵循资质认定、实验室认可的要求，确保国家标准的有效性和一致性；

2）实验室应与客户充分沟通，确保客户的需求和期望得到充分理解，并确认双方在对合同条款理解中的一致性；

3）明确客户要求，包括客户检验检测项目、使用方法、分包项目、完成时间、检验费用、样品运输过程、检验报告情况、检验样品处理方式等方面要求；

4）检测机构是否具备满足检验要求的资格、能力和资源；双方在合同上理解的任何差异，应在实验室活动前得到解决；

5）当客户要求针对检测作出与规范或标准符合性的声明时，应明确规范或标准以及判定规则[2]；

6）每项合同应被实验室和客户双方接受；客户要求的偏离不应影响实验室的诚信或结果的有效性。

4合同评审的步骤

4.1基本信息評审

包含委托单位、生产单位、联系方式、产品名称、样品规格、样品数量等。此信息由委托方提供，委托方要保证信息的真实有效，必要时要提供材料依据；由检验机构现场取样的双方也应该现场确认签字，必要时可以电子资料留存。

4.2客户需求评审

检验时限、检验项目、报告传递方式、检验依据、检验方法、客户提供的资料包括抽样记录单、单位介绍信、委托书、企业资质、质量标准等。这些项目双方评审时共同参与，检验机构根据自身能力授权范围进行评估，达成共识。其次，对于产品检验项目中有时限要求的要根据样品特性进行单独讨论，比如煤炭检测中全水分项目检测不能超过24小时，力争采样完毕后在时限要求内完成检测，否则该项目作废。方法选择中，如果客户自己选择的方法，过期、不合适时应实验室应当予以提醒客户，并推荐使用国家标准或最新标准；

4.3样品评审

样品包装、样品储运、样品量、样品存查等信息。其中很多特殊样品包裝和储运环节与检测数据息息相关，因此关键步骤一定要明确[3]。

例如煤炭、矿石等大宗散装产品，除了正常检测外，还有样品制备环节，并且根据采样基数的不同可采样品量也是相差甚大，很多远距离输送是不现实的，因此就需要在采样现场进行缩分处理，因此要预估和评审现场试验用样品的预处理量、现场试验设备和场地问题；其次储运回实验室的样品量和粒度，运输途中要确保包装密封，散装产品出现漏样，则样品作废。其次样品包装要与产品特性相符。

例如汽柴油样品的取样要注意避光处理，否则会影响组分的测定；其次，对样品有特殊要求的在样品保管存查环节应作出明确规定，例如微生物实验室的温度、湿度、无菌环境等；高压高温有毒样品的防爆、防霉、防火等条件。

另外，对于样品检验余样、备查样的存储时间等也要根据实验室管理体系和客户的特殊要求进行提前规定，对于家电等不破坏产品进行检验的样品如果涉及检验后样品的退还，也应提前明确；对于客户送样如果样品量不够标准检测要求，无存查样品的也要予以声明。

4.4检测能力评审

包括人员是否满足检测要求、仪器设备及配件是否满足要求、试验用标准物质、环境条件、标准方法、检验时间是否充分、分包等信息。

实验室在自身能力范围，确定是否能使用CMA或CNAS标识，客户是否要求加盖标识；其次，若涉及客户送样添加了干扰剂，用标准方法在规定时间内无法得出结果等例外情况的，则实验室应做检测结果偏离的处置和声明；对于涉及分包的，如果有，需要写在合同里，明确哪些样品的哪些项目交给哪个分包方来做，实验室要优先选择具有资质的实验室进行分包，并收集分包实验室的资质证书及附表并通知客户，并在报告页中明确分包的项目和分包实验室的信息，待客户同意签字确认后再实施分包[4]；其次，当不确定度与检测结果的有效性或应用有关或客户的指令中有要求，或当不确定度影响到对规范限度的符合性时，检测报告中还需要包括不确定度的信息[5]。

4.5其他需要评审的内容

1）检测费用评审，包括检测项目费用、抽样费用、现场试验人工费用、现场样品处理及场地租用费用、运输费用等。其中，抽样费用、现场试验人工费用因素要充分考虑所抽产品的距离远近、抽样数量、抽样人员数量、抽样所在城市的消费水平等综合因素；

2）实验室是否要求观摩，若需要，允许适当进入实验室相关区域，在实验室人员陪同下见证与该客户相关的实验室活动；若涉及实验室隐私的，还需签订保密条框；

3）合同的有效期限，双方的权利和义务、异议复议期、违约处置、付款方式、保护双方机密等必要的声明和承诺。合同的有效期限主要是在满足客户需求的时间内，实验室要充分考虑到从双方沟通、合同评审、样品抽取、项目检测、报告形成全过程，由于对于可能发生的不可抗力里导致的违约也应提前明确原因、责任、赔付等细节，例如疫情封控、国内外能源环境变化等特殊情况等。

4.6合同签署确认

以上评审内容实验室与客户双方可以根据服务项目的难易程度选择，对于常规单一内容合同，由检测机构业务受理部门人员与送样客户共同沟通评审后，双方签字确认后即可实施，简单特殊情况可请示业务部门主管或技术负责人确认即可。

对于服务内容涉及广泛、规模数量较大、包含特殊项次多、不可控因素多、涉及环节复杂的，需要由业务受理部门组织技术负责人、检测中心、市场部门、设备中心、技术质量部、财务部共同评审并会签，待未尽事宜全部解决并会签完成后方可实施。

5合同评审的保存和修改

整个合同评审中要保存完整的评审记录。评审中涉及的记录主要包括委托检验合同、重大合同评审记录、客户委托书、证明材料、分包合同、分包方资质报告等。此外除了实验室管理要求评审中涉及的证明、资料等记录外，还应该包括要求、标书与客户沟通和讨论记录、服务客户记录、偏离合同通知记录、合同变化和修改记录等。

所有记录由评审组织部门负责保管，并负责将评审结果传递到相关检验检测、审批部门和操作人员。对于日常单一委托的合同也可以随报告副本一并保存归档。

对于合同在执行期间因委托方的要求发生变化或实验室在执行合同中发生了不可抗力需要修改合同时，应重新进行同样的合同评审步骤，对于修改内容，评审组织部门应及时通知客户或实验室操作人员，并保留传递和通知记录。

6结语

合同评审工作作为检测实验室工作的第一步，应在检测实施初期审慎评估，争取做实做细工作。一份完善的合同，既能保证双方利益的最大化，也是保障检测合同有效实施的前提和为客户服务，为社会提供应尽义务的有力保障。因此，实验室要加强合同评审人员的培训，增强意识，更好地服务社会。

【参考文献】

[1]国家质量监督检验检疫总局.《检验检测机构资质认定管理办法》释义[M].北京：中国质检出版社，2015.

[2]中国合格评定国家认可委员会.《检测和校准实验室能力认可准则》理解与实施[S].北京：中国标准出版社.

[3]国家认证认可监督管理委员会.《国家认证认可监督管理委员会检验检测机构资质认定评审员教程》[M].北京：中国标准出版社，2018.

[4]薛宇锋，胡美桂，林茂华.浅谈检测实验室委托检验的合同评审[J].中国纤检，2017（7）：80-82.

[5]全国认证认可标准化技术委员会.GB/T 27025—2019《检测和校准实验室能力的通用要求》理解与实施[M].北京：中国标准出版社，2020.

【作者简介】

徐辉，女，1980年出生，高级工程师，硕士，研究方向为煤炭质量管理。

（编辑：李钰双）