基于公共决策部门知识需求的档案资政服务研究：框架、流程及机制分析

田晓青

摘 要：档案资政服务是档案价值得以发挥的过程，而公共决策部门知识需求是开展档案资政服务的出发点和落脚点。文章以公共决策部门知识需求为切入点，深入分析决策知识需求与档案资政服务之间的内在逻辑关系，进而从目标指引、知识整合、知识智析、知识融合、成果服务五个方面阐述基于决策知识需求的档案资政服务实现流程，并在此基础上进一步探讨其保障机制。

关键词：知识需求；资政服务；公共决策

分类号：G279.21

Research on Archival Advisory Services Based on the Knowledge Demand of Public Decision-making Departments： Framework， Process， and Mechanism Analysis

Tian Xiaoqing

（ School of Management， Guangxi Minzu University， Nanning， Guangxi 530006 ）

Abstract： Archival advisory services are the process of giving full play to the value of archives at a higher level， and the knowledge demand of public decision-making departments is the starting point and foothold of carrying out archival advisory services， and the knowledge demand of public decision-making departments is steering the direction of archival advisory services. In this paper， the knowledge demand of public decisionmaking departments are taken as the entry point， and the internal logical relationship between the knowledge demand of decision-making processes and archival advisory services is deeply analyzed. Then， the implementation process of archival advisory services based on the requirements of decision-making knowledge is elaborated from the aspects of target guidance， knowledge integration， knowledge analysis， knowledge convergence and result service. On this basis， the guarantee mechanism under the implementation process is further discussed.

Keywords： Knowledge Demand； Archival Advisory Services； Public Decision-making

檔案资政服务需求的精细化与碎片化对档案资源开发利用提出了更高要求，同时也驱动着服务模式的转变。《“十四五”全国档案事业发展规划》中明确提出推进档案工作的高质量发展，亦强调提升档案利用服务能力，深入挖掘档案资源，及时精准为各级党委和政府决策提供参考。[1]而如何从公共决策部门知识需求视角出发，突破传统单一服务模式，基于档案知识服务层面实现档案资政服务的高质量发展也成为了众多学者和档案部门关注的焦点。[2-4]可以说，资政知识需求的挖掘是档案资政服务效能提升的关键，贯穿于档案资政服务始终。本文以文献研究及网络调研为基础，探讨基于公共部门决策知识需求的档案资政服务框架及机制，以期为档案机构提升档案资政服务效能提供借鉴。

1 公共决策部门知识需求与档案资政服务的内在逻辑关系

1.1 资源耦合

公共决策部门知识需求与档案资政服务的资源耦合主要表现在档案知识资源特性与决策需求的契合。其一，档案知识资源的真实性是资政服务中公共决策科学性的重要保障。其二，档案知识资源的序列化有利于精准对接资政服务中公共决策部门的知识需求。其三，档案知识资源的前瞻性提供了资政服务中公共决策的方向性指导。档案知识资源经深层次开发可综合囊括公共决策部门决策所需的外部信息与内部信息，其中，党政机关、组织或个人在业务处理过程中所产生的有价值的内部信息，成为党政机关决策实施的经验支持；相对而言，外部信息主要包含国家、行业相关政策信息、发展动态，可为各类档案机构开展提前介入式档案资政服务提供前沿的、可预测的信息资源[5]。综上，档案知识资源拥有着公共决策信息的特征，具备为公共决策提供信息服务的基础。

1.2 机构耦合

档案机构与公共决策部门的耦合性集中体现在隶属性质、资政功能两方面。第一，关于档案馆的性质，长期以来，档案馆肩负着“为党管档、为国守史”的使命，掌握着党政机关的最新导向和需求，在资政服务方面具备天然优势。第二，从功能上看，档案馆具有保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政等社会功能。其中，资政襄政功能的发挥主要以辅助党政机关实现科学化决策为落脚点。可见，无论在性质上还是功能上，档案机构与公共决策部门之间均存在契合点。

1.3 业务耦合

档案机构与公共决策部门之间的业务耦合主要指向常规业务协作，集中体现在档案工作中所产生的“信息流”与党政机关“决策流”之间的关系上。档案常规业务工作可有效参与到公共決策“议题确定—政策形成—政策执行—政策评估”程序化、模式化的全过程中，即档案收集整理业务流程中汇集了大量档案资源，成为公共决策数据、信息、知识获取源头，且档案局（馆） 在具体业务工作中能够准确把握国家的大政方针、发展趋势，从而成为组织决策者的智囊。如在辅助公共决策部门制定突发事件应急预案方面，当突发事件发生时，由于档案部门掌握着第一手档案资料，可及时作出响应，协助决策部门搜集整合资源，助力公共决策部门提升应急管理水平。[6]

2 理论基础及框架构建

2.1 理论基础

知识融合与知识管理等相关理论为基于公共决策部门知识需求的档案资政服务框架构建提供了行为范式与目标导向。其中，知识融合面向需求和创新，通过对众多分散、异构资源上知识的获取、匹配、集成、挖掘等处理，获取隐含的或有价值的新知识，同时优化知识的结构和内涵，提供知识服务[7] ；而知识管理理论中知识服务是基于对资源的深层次加工与开发，可提供专业性、学术性服务[8]。这与档案资政服务创新理念，资源深加工处理，实现精准施策的要求不谋而合。鉴于此，基于公共决策部门知识需求的档案资政服务可理解为通过借助知识融合、知识管理的相关理念与技术，对档案信息资源、公共决策知识需求资源等进行综合处理与协调利用，实现档案知识资源与公共决策知识需求资源层面的整合、智析、融合，进而推进面向公共决策知识需求的档案知识发现和知识成果服务的过程。

2.2 框架构建

基于公共决策部门知识需求的档案资政服务实质是通过采集、整合资源，为党政机关公共决策提供知识性内容、形成理性决策方案及解决对策的过程，其主要由目标指引、资源支撑、需求对接和服务供给四个核心要素推进。据此，本文基于信息融合与知识管理等相关理论构建了由一个目标指引（档案知识服务）、两种资源支撑（档案知识资源、决策知识需求资源）、三个模块融合（档案知识融合、用户知识需求信息融合、档案知识服务应用融合）、四个环节畅通（知识整合、知识智析、知识融合、成果服务）构成的档案资政服务框架（见图1）。

3 基于公共决策部门知识需求的档案资政服务实现流程

3.1 目标指引：知识服务

传统的档案资政服务模式下，各级档案馆秉持“你来我查”的服务理念，从内容及方式上看多以信息服务为主，所提供的资源多为零散性的，在需求对接上仍然有“南辕北辙”现象。有效避免这一现象的发生需要档案机构积极转变服务模式，实现信息服务向知识服务的更高层次转变。档案机构可通过对信息资源的二次挖掘、聚类和重组，形成对问题解决、决策制定有辅助意义的知识产品。另外，档案机构传统上多以提供被动式服务为主，服务效率难以满足资政需求，而知识服务摆脱了档案部门本位思想和服务方式的单一性，能够根据决策需求主动挖掘档案资源，从而实现需求推动下的“主动式服务”。

3.2 知识整合：知识获取

（1）多源档案知识资源获取

知识资源是开展档案资政服务的基础与核心。档案资政所需的档案信息资源在获取上需要做好顶层设计，并借助技术手段将异构分散的档案信息资源进行深入汇集。一是可通过建立统一的管理协调机构，连通纵向档案馆组织层级，协调横向跨区域、跨学科的科研组织、学术机构，并形成长效合作机制[9]；二是积极探索跨库存取、异构数据融合、数据库整合技术，以数据挖掘和知识发现采集知识点，聚类重组，并对信息进行深加工，同时做好档案信息资源真实性、安全性等基础性保障工作；三是利用专家优势，整合来自不同领域、不同学科的隐性知识资源，为资政服务的资源建设提供专业化、知识化、精准化的全面知识储备。

（2）决策需求知识信息获取

数字化环境下，公共决策部门在需求上更加倾向于多元性，需要档案机构注重公共决策部门碎片化潜在需求的研究，因此，档案机构不仅需要收集、开发及存储在长期开展资政服务过程中所收集的需求查询信息记录，还需要动态收集公共决策主体在服务平台上的浏览足迹和记录，进而构建档案需求信息数据库。需要强调的是，公共决策部门资政需求信息的获取是一个动态持续的过程，档案机构应通过先进的技术手段，如信息挖掘、信息聚类等技术，建立基于公共决策主体实际需求和潜在需求研究的可扩展需求库。

3.3 知识智析：知识组织

（1）档案知识资源组织

资政服务更需要精准的解决方案以及有效的数据成果及观点，档案馆需要进一步挖掘档案资源中蕴含的知识价值以及内容之间的关联，开展基于档案资源的知识化组织。从知识组织层次领域来看，档案知识化成果的产生需经历档案数据集构造、档案数据语义化、档案数据关联流程。这就需要先将档案原始信息资源通过数据归一、数据映射、异构数据加权、数据过滤等方式实现数据预处理，构造档案数据集[10]；再通过档案数据语义化重组实现档案数据形态下的规范化定义，最后通过基于语义互操作、本体映射与融合等技术，实现档案数据底层特征与高层语义之间映射关系的串联，形成具有多重关联的知识集合。

（2）决策知识需求信息组织

公共决策知识需求信息组织的目的是为构建决策知识需求向量空间提供序列化的知识性资源。同上述档案信息资源预处理一致，用户知识需求经获取与综合处理之后，需形成一个需求分析结果，这需要收集数据支撑、建立需求向量空间，需要动态跟踪与统计决策主体在公共决策中档案利用的时段、频次、用途及内容等，为探索满足资政需求的档案利用规律和需求发展趋势提供数据支撑。

3.4 知识融合

（1）档案知识资源融合

鉴于档案知识资源实现了语义化知识重组，已经初步建立起系统化、序列化的档案知识资源体系，因此，在档案知识融合阶段，更加强调注重知识级的融合，即利用知识挖掘、知识发现等手段实现对档案知识资源更全面、更深层次的综合处理，进一步搭建与决策主体知识需求资源二次融合的档案知识空间。知识重构方面，借助档案知识组织下的知识向量空间，利用聚类分析、知识关联、知识聚合等方法对在内容、特征、属性等方面具有关联关系的档案知识资源进行处理，形成针对决策知识需求的各类档案知识类型和知识网络，从而实现档案知识资源与决策知识需求资源相印证的场景应用。知识发现方面，通过信息挖掘、语义分析等技术，挖掘档案信息资源蕴含的深层次知识因子和价值要素，构建档案知识空间。

（2）决策知识需求信息融合

公共决策部门知识需求信息的融合旨在搭建基于决策主体需求向量空间支撑下的决策主体需求模型。公共决策主体需求模型是有效开展档案资政服务的先决条件，其侧重点在于如何基于公共决策需求知识组织前提下形成的决策主体特征需求向量空间，通过抽取、揭示能真实反映决策主体知识需求的特征、类型等相关信息，构建出能够满足决策主体知识需求层次、领域、类型的需求模型，从而减少档案资政服务过程中产生内容不清、目标不明的资政服务产品。

（3）档案知识服务应用融合

为实现档案知识空间和需求模型的供需衔接，需要进行基于档案知识服务应用的二次融合。[11]即在一定数据规则下，通过档案知识空间与公共决策主体需求模型的相互印证、相互匹配，建立起二者之间的数据关联，同时，围绕公共决策主体需求进一步抽取、聚类、挖掘档案知识要素，以实现档案知识服务的应用融合，进而推动档案知识深加工与服务的展开，强化档案机构资源供给与决策主体需求资源的交互匹配程度，提升档案精准资政效能。

3.5 成果服务

成果服务是知识整合、智析、融合的最终落脚点，可通过知识导航、知识问答、知识推理等实现。知识导航服务可通过基于原有档案资源平台实现，如在平台页面设置知识专题，展现知识分类体系，当用户在导航栏点击某个知识单元时，平台能够以树状结构呈现上下位词，帮助用户获取关联知识。[12]知识问答服务旨在通过自动问答及专家在线问答发挥档案显性知识与隐性知识的双重价值。自动问答即对用户的非结构化问题条目进行分析，并在知识库中获取答案，而专家问答主要采取线上答复的形式邀请各学科领域专家为利用者提供知识性建议。需要特别强调的是，在此过程中要保障信息传递的安全性，即不定时进行网络安全维护，专家身份、资格认证等。知识推理旨在通过用户画像、案例推理相结合的方式提供精准化、个性化的服务，即利用用户在知识需求与档案知识资源的融合优势，综合用户需求模型挖掘下的个性化需求提供结构化、即时性的资政服务。

4 基于公共部门决策知识需求的档案资政服务保障机制分析

4.1 知识联盟机制：采集全面知识

知识联盟机制是实现知识整合流程的有力举措，即加强档案机构与知识专业组织机构以及优质知识内容生产者合作，实现全面化知识资源的采集。为此，档案机构可加强与各立档单位的协作，实现档案资源共享与互通；同时，借助知识专业机构、学科团体、专家组织等的专业能力挖掘专业性知识。此外，档案资政服务过程中涉及的档案知识不仅仅局限于对这一概念本质的认知，还包括决策主体知识需求资源，即借助档案“两微一端”或互联网在线政务服务平台采集档案需求对接活动产生的各类资源检索、意见及浏览痕迹数据。由此，需要以实现各类数据平台、媒介平台建立协同化联盟机制为基础，充分协调机构与机构、媒介与媒介、地域与地域之间的长效合作机制，整合多渠道、多领域的知识性数据资源，实现知识资源高度整合与共享。

4.2 知识更新机制：动态参与决策

知识更新机制是知识智析、知识融合流程的反馈保障。基于公共决策知识需求驱动下的档案资政服务并非是一成不变的，复杂环境下的资政业务流程具有多变性、复杂性、不可预见性，且公共决策部门在决策过程中的需求特征、需求阶段、需求类型是动态的。因此，有效的档案资政服务需要将关注点着重放在实时应变能力上。档案知识参与下的资政服务工作在不断抽取知识资源，实现知识智析、知识融合过程是需要不断调整、持续改进、闭环反馈的，这需要知识更新机制同时建立嵌入式的针对整个档案资政服务运行的评估与反馈机制，需要针对知识采集、知识组织、知识融合、成果服务等流程，通过重复印证、极速反馈、优化改进等措施不断提高档案资政服务过程中档案知识资源的规范化程度和服务方法的集成化程度。

4.3 知识转化机制：打通供需渠道

知识转化机制是实现成果服务流程的关键之举，以服务内容精准化、服务方式多样化为目标的资政服务需要知识转化机制作为支撑，实现资政服务内容与公共决策的有效对接。这主要体现在服务内容表达与服务对接上。服务内容方面，经过知识整合、知识智析、知识融合等一系列流程，服务内容形成，而基于用户知识需求下的档案资政服务还需关注服务内容形式上的灵活性、可操作性，如服务内容中的分析报告、咨政建议、现况分析与预测等资政产品都应根据用户真实的决策需求进行打造。服务对接方面，不同形式的資政服务产品需要对接到不同决策流程及层级上。如顶层管理人员需要更加具有战略性、全局性的资政产品，而基层人员更需要易于实施的指导性解决方案。

注释与参考文献

[1]中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].[2023-06-08].https：//www.saac.gov.cn/daj/ toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

[2]魏扣，郝琦，张斌.面向政府决策的档案知识库构建需求分析[J].档案学研究，2016（5）：32-35.

[3]石路，冯贤杰.档案资政：服务决策的重要方式[J].中国档案，2012（4）：28-29.

[4]牛力，王为久，黄蕊，等.面向政府决策的档案知识库构建研究[J].档案学通讯，2015（4）：56-60.

[5]牛力，王为久，韩小汀.“档案强国”背景下的档案知识服务“云决策平台”构建研究[J].档案学研究，2015（5）：74-77.

[6]周耀林，吴化，刘丽英，等.面向公共卫生应急管理的档案知识服务研究[J].档案学研究，2021（2）：89-95.

[7]唐晓波，魏巍.知识融合：大数据时代知识服务的增长点[J].图书馆学研究，2015（5）：9-14，8.

[8]蒂瓦纳.知识管理十步走：整合信息技术、策略与知识平台[M]. 董小英，等，译.北京：电子工业出版社， 2004.

[9]王笳.“互联网+”时代档案知识集成服务的模式及实现路径[J].城建档案，2021（3）：104-105.

[10]夏天，钱毅.面向知识服务的档案数据语义化重组[J].档案学研究，2021（2）：36-44.

[11]常大伟，温芳芳.基于信息融合的档案知识服务研究[J].档案与建设，2018（3）：4-7.

[12]孙慧.基于决策需求的档案知识服务实现流程研究[J].办公自动化，2019（13）：56-59，55.