事业单位档案信息化管理的问题分析

苏煜尧

摘要：随着网络与信息技术的快速发展，事业单位档案信息化管理已成为发展趋势。事业单位为提高档案管理工作效率，就需要对档案管理工作进行创新与变革。本文梳理了事业单位档案信息化管理的意义，剖析了当前档案信息化管理中存在的问题，并提出了事业单位档案信息化管理的对策，以期为事业单位档案信息化管理提供参考。

关键词：档案管理；事业单位；信息化

引言

改革开放以来，我国经济快速发展，信息技术也得到迅猛发展，各种基础设施建设得到极大改善，事业单位信息化建设也在不断加强，各职能部门为满足新形势下的档案管理工作需要，需要提升档案管理的信息化水平。档案管理具有较高的机密性和复杂性，与传统的纸质档案相比，现代档案的分类不但有明确的逻辑关系，还有更高的效率。档案管理以对档案的管理、档案管理的要求、业务人员的要求为主要内容。新形势下为提升事业单位档案管理效能，探析事业单位信息化管理中的问题，并提出相应的对策，对于事业单位档案管理工作具有重要意义。

1. 事业单位档案信息化管理的意义

在信息化的背景下，档案的处理方式也随之发生了相应的变革。档案信息化管理能够迅速而准确地找到所需要的档案，大大地提升了事业单位的运作效率，不仅有助于事业单位内部人员的选择与甄别，而且还有助于其他单位的工作。事业单位档案信息化管理主要有以下几方面意义。

1.1 降低工作人员劳动强度

按照传统的纸质档案收集管理方式，事业单位要对被管理的档案进行收集并直接保存，工作量很大，需要工作人员花费很多时间和精力。如果通过信息化技术进行档案管理，其自动化、网络化、实时性等优势，则可加快档案的收集与处理，明显降低工作人员的劳动强度，有效提升工作效率。

1.2 查询信息更加快速且準确

在互联网信息技术加速发展的背景下，利用信息化技术搜索档案，会比较快速且精确。通过数字化新技术手段保存电子档案，可以突破档案存放的地域限制，解决传统纸质档案因长期存放而受潮腐烂、被破坏或遗失等问题，能够更快地收集和编辑记录，提升档案的储存、信息搜集、管理与服务等方面的工作效率。

1.3 加强信息的安全以及保密

在信息时代，事业单位档案是属于国家和社会的基础性信息资源，档案信息的安全及保密关系到国家或行业的生存与发展。档案信息泄露，将给事业单位造成无法避免的经济损失，甚至会对其权益产生直接影响。利用电子档案技术，实现电子档案的信息化，能够在很大程度上保证电子档案的安全、保密。档案管理信息化相比传统的纸质存储方式，收集、存储速度更快，安全和保密性更强，同时，还能利用密码等方法，有效避免档案泄漏和失窃，更好地保障数据安全。

2. 事业单位档案信息化管理存在的问题

2.1 对档案信息化管理的重视程度不够

大部分中小事业单位缺乏专门的档案信息管理机构，为了节省资金，未能负担起档案的开发，部分单位虽然对档案的开发进行了监管，但也仅仅停留在形式上，监管人员只是进行了简单的分类，收集了一些归档的档案或者没有配置好的档案，没有建立一个对归档档案进行管理的部门，只是派专人进行保管，没有对档案信息的安全管理。有些事业单位拥有大量的储存档案，却不知其用途，堆积了很久，无人查找，储存档案也没有发挥应有的作用。

2.2 信息管理水平存在差距

许多相对传统的事业单位受一定现实因素的制约，信息技术相对落后，还在通过人工存档进行档案管理。刚刚起步的事业单位或正在成长中的事业单位，应深刻认识信息化管理的重要性，在档案管理方面也投入一定资金，与互联网信息技术相融合，推进档案信息化建设。

2.3 档案管理人员存在的问题

有些事业单位没有充足的资金支撑档案管理，对档案保存管理采取了一种与业务程序一致的态度，不能及时地对档案进行升级。很多事业单位利用其他部门人员临时进行档案管理业务，这些临时的档案管理人员大多不具备专门的技能，在更换档案管理人员之后，档案的接收工作如果没有做好，不少档案就会被废弃，档案信息资源就会遭受巨大损失。

2.4 没有采用相应的措施保管好档案

事业单位的档案管理比较复杂，很多事业单位对档案管理并无统一的管理规范，档案杂乱无章，查找起来耗时较长，档案管理方式和设施十分落后，极大地降低了工作效率。在档案储存过程中，对档案进行管理是重要的流程，但是很多事业单位管理档案的方法不足，需要引进先进的信息化设备和档案信息化管理理念，才能保证档案的顺利收集与管理。

2.5 缺乏相关法律法规的有力保障

目前有关事业单位档案管理的法律和规定还不够完善，档案信息化推进过程中存在一定困难。事业单位的领导对于档案管理业务的发展存在很多问题，把重点放在了对档案的管理上，没有对其进行再利用。

3. 事业单位档案信息化管理的对策分析

3.1 制度建设方面

3.1.1 建设规范统一的管理平台

事业单位要进行档案的信息化建设，必须建设一个标准的、规范的、统一的管理平台，对信息采集标准、应用软件标准等进行详细规定，使管理平台实现与其他信息系统的整合。要对存储档案进行管理，构建一套比较严谨的档案存储管理制度，并且要遵守国家相关法律、法规，加强对档案的管理和监管，保证事业单位的内容档案的安全性。

3.1.2 加强电子档案保管及技术

事业单位在进行档案管理时，要从转变档案管理观念开始，提高对电子档案保存的重要性的认识，强化统一管理系统的技术，确保数据的安全性。因此，归档团队要慎重地管理档案，并做出相应调整，档案管理电子系统也要与档案管理系统保持一致，要确保集成的档案管理系统中档案的正确性和真实性。使用标准化的档案管理电子系统，能够迅速收集并实现档案整理，对新的档案进行如实收集并归档，提高档案利用率。

3.1.3 云存储

对事业单位来说，不断增加的电子档案对存储器造成了很大的负担。由于云存储具有海量的资源、数据、信息等特点，事业单位可以通过云存储来最大程度保证档案的安全，减少开支并增加资源使用效率。随着社会信息化水平的不断提高，互联网技术已深入各行各业，为事业单位提供了一种全新的、方便快捷的檔案管理方式。通过新型的记录管理方式能够迅速找到储存点，并且能够很容易地进行输入，减轻记录人员的工作压力，同时记录人员还能够进行更精细的工作。

3.1.4 引进先进的设施管理存储档案

电子化档案管理是新时期档案工作发展的必然趋势，事业单位的档案工作也应该向电子化档案管理发展。事业单位应引入先进的设施对储存档案进行合理、高效的管理，才能使档案工作得到更好的发展。

3.2 人员管理方面

3.2.1 加强对事业单位档案管理人员的培训

管理部门要定期对档案管理者进行档案方面的业务培训，增强其业务素质，加强其对档案的重视和认真负责，提高事业单位档案信息化管理水平，确保档案管理工作正常运行。档案管理的工作越仔细越好，尤其是各科室的工作人员更要把档案管理工作放到首位。

3.2.2 事业单位档案管理应符合相关规定

事业单位应制定相关规定，对档案管理部门严格管理，严格规范档案管理。档案管理工作人员如果离职，应该在离开之前将所有的档案都移交保存好，并与接手人员及时进行工作交接。

3.2.3 做好档案管理的保护工作

事业单位要增强管理人员的档案管理观念。档案管理人员要做好档案保护工作，要具备一定的耐心和专注，要实事求是、认真负责地保存出库的档案，要经常对存档档案的完整性进行核查，一旦有问题就要及时解决。

结语

综上所述，事业单位档案信息化管理是一项重要的工作，实现事业单位档案信息化管理迫在眉睫。因此，事业单位不仅要加强档案信息化制度建设，还要提升档案管理人员的素质，升级档案信息化管理的管控机制，从而确保档案信息化管理为事业单位发展发挥最大价值。

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作者简介：苏煜尧，本科，在职研究生，研究方向：档案管理、企业管理、区域经济。