国有企业纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控

苏煜尧 梁志霞

摘要：国有企业档案具有重要的信息和情报价值，加强国有企业纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控，对于国有企业的可持续发展具有重要意义。本文基于国有企业档案管理的现状，分析了纸质档案管理和电子档案管理所面临的挑战，探讨了实施融合管理的关键要素及管理问题，并提出了相应的风险防控措施和建议，以期为国有企业更好地实施纸质档案与电子档案融合管理提供参考，促进国有企业档案管理的效率和档案价值的提升。

关键词：国有企业；纸质档案；电子档案；融合管理

引言

档案工作是一项事关各项事业发展的基础性、支撑性工作，相比一般企业，国有企业的档案内容丰富，涉及国家重要领域的经营管理、生产活动、人力资源、财务情况、法律法规等，兼具企业档案和政府档案的特性，具有重要的信息和情报价值。新修订的《中华人民共和国档案法》和《“十四五”全国档案事业发展规划》中指出，国有企业需提高对档案工作的认识，加强档案电子化建设，创新档案管理和利用机制。国有企业档案是企业运营、决策、合规和信息共享的关键元素，进一步推进国有企业档案信息化，加强国有企业纸质档案与电子档案的融合管理与风险防控，提高档案管理整体现代化水平，促进国有企业档案工作更好地为改革发展稳定和企业研发、生产、经营、管理服务，对于国有企业的可持续发展至关重要，对于激发国有经济活力、实现国有经济创新高质量发展具有重要意义。

1. 国有企业档案管理的现状

1.1 国有企业档案的特点

国有企业档案记录了国家重要行业领域企业的发展轨迹和信息，涉及商业机密、经营秘密以及个人隐私等敏感信息[1]，而且由于国有企业的规模和业务的复杂性，国有企业档案数量庞大且持续增长，具有重要的信息和情报价值。

国有企业档案能够维护经营管理中的合法权益，企业的合同、协议、知识产权等重要文件，为企业提供有力的证据和依据[2]；国有企业档案有助于支持企业的决策和发展，通过分析档案中的历史数据、经验教训和趋势信息，企业领导者可以制定战略决策，推动企业发展；数字化管理和共享国有企业档案可以促进内部信息的流通和共享，有利于知识的积累和传承，提高整个行业乃至整个国家经济的效率和质量[3]；国有企业作为公共利益相关者，有义务履行法定档案管理职责，并向社会提供透明、可靠的档案信息，以维护公共利益和社会信任。

1.2 纸质档案管理存在的问题

国有企业纸质档案管理目前存在诸多问题，包括空间需求和成本、检索和访问困难、容易损坏和丢失、维护和保护困难、不利于信息共享和远程访问，以及长期保存和保密性要求等。这些问题对国有企业的档案管理工作造成了一定的困扰和风险。

1.2.1 存储问题

国有企业纸质档案需要大量的物理空间进行存储，尤其是规模庞大的国有企业，对企业档案室（馆）的空间提出较高要求。同时，维护、管理、保护纸质档案需要投入大量成本，包括文件柜、文件盒、保管设备等购买，定期清理、整理、保护和防潮等处理，同时还需要进行安全控制，如防火、防水、防盗等措施[4]，这些均需要专门的人员和资源投入，增加国有企业的经济负担。

1.2.2 利用与共享问题

纸质档案的存储形式使得检索和访问档案变得复杂和耗时，同时也限制了信息的共享和远程访问。档案检索需要按照文件编号或时间顺序进行归档，查找特定文件或信息需要耗费大量时间和精力。跨部门或跨地域的信息共享和协同工作，需要进行实体传递或复制，增加时间和成本，并可能出现信息传递不及时或错误的问题。

1.2.3 保护问题

国有企业档案具有长期保存的需求，包含商业机密、敏感信息或个人隐私的档案还须注意保密性和隐私保护，但是纸质档案在长时间保存过程中容易受到湿热、虫害、腐朽等问题的影响，还容易受到火灾、水灾、虫蚀、误操作等自然因素、人为破坏或意外事故的影响。

1.3 电子档案管理存在的挑战

国有企业电子档案管理面临着技术更新和迭代、数据安全和隐私保护、数据完整性和可信性、多样化的数据格式和标准、法律合规和监管要求等挑战。

1.3.1 信息技术设备和系统问题

电子档案管理需要跟进并升级信息技术设备和系统，以适应不断发展的技术环境，建立有效的數据管理和校验机制，确保档案数据的准确性和可靠性；设置防止数据丢失和不可逆的错误机制，保障数据的完整性和可信性；

1.3.2 档案管理的科学合法问题

电子档案管理应符合国家法律法规和相关监管要求，如电子签名法、数据保护法等[5]，制定统一的数据管理策略和标准，确保电子档案的持续管理和可用性；制定相应的档案管理政策和流程，以确保电子档案的合规性和可信度。

1.3.3 档案的安全风险问题

电子档案存储在计算机系统和网络中，需要采取有效的安全措施，如网络防火墙、加密技术和访问权限控制等，加强数据安全和隐私保护的风险防范，防止数据被非法获取、篡改或泄露。

1.3.4 电子档案管理人员素质问题

电子档案管理需要具备较强的专业技能和意识，需要加强对档案管理人员的专业培训，提高档案管理人员对电子档案管理的理解和操作能力，确保档案管理工作的顺利进行。

2. 国有企业纸质档案与电子档案融合管理的关键要素及挑战

2.1 实施融合管理的关键要素

国有企业纸质档案与电子档案融合管理过程中，主要有领导重视程度、跨部门协作机制、信息整合等关键要素[6]。

2.1.1 领导重视程度

国有企业领导层在纸质档案与电子档案融合管理中发挥关键作用，领导层应重视融合管理，提供资源和支持，并将其纳入组织的战略规划中，引领组织向跨部门协作和流程整合的方向发展。

2.1.2 跨部门协作机制

建立有效的合作机制和沟通渠道，通过内部培训、团隊项目和交叉部门任务等方式，使不同部门能够共享信息、交流意见，并协作解决问题。

2.1.3 整合信息

国有企业纸质档案与电子档案融合管理的关键是消除信息孤岛和整合流程，通过建立信息共享平台和工作流程管理系统，实现流程的优化和整合，实现部门间的协同合作、优化效率和增加创新。

2.2 融合管理过程中的挑战

国有企业纸质档案与电子档案融合管理过程中，可能面临技术、文化、组织和人员等方面挑战。

2.2.1 技术兼容性挑战

在纸质档案与电子档案融合管理过程中，不同的技术平台和系统之间可能存在兼容性问题，导致信息共享和交流困难。需要选择合适的技术平台和系统，进行系统集成和数据转换，实现不同系统之间的数据交互和共享，确保其兼容性和互操作性。

2.2.2 文化差异挑战

纸质档案与电子档案融合管理往往涉及工作习惯、信息共享和合作意识等方面差异，需要建立共享和协作的文化价值观，鼓励员工分享信息、合作工作和跨部门协作，提升员工跨部门合作的能力。

2.2.3 组织架构和人员管理挑战

纸质档案与电子档案融合管理需要对组织架构和人员职责进行调整和优化，需要重新设计和优化组织架构，使不同部门之间的协作和信息流通更加顺畅，确保各个部门和岗位在融合管理中发挥有效作用。

3. 国有企业纸质档案与电子档案融合管理的风险防控

3.1 安全性风险的评估和防范

国有企业纸质档案与电子档案融合管理中，要注重安全性风险评估和防范，有效地识别和应对其中的安全性风险，保护企业的敏感信息和资产安全。

3.1.1 风险识别

要关注关键环节和数据流动，发现系统和应用程序中的漏洞和弱点，分析数据泄露、非法访问、系统漏洞、网络攻击等内部和外部威胁，进行安全漏洞扫描和渗透测试，识别潜在的安全漏洞和薄弱环节，确定可能存在的安全风险和威胁事件。

3.1.2 风险评估

识别到安全漏洞和薄弱环节后，及时对现有的安全措施和防护措施进行评估，检查现有的安全控制措施和技术措施，审查安全策略、政策和流程，评估其对纸质档案和电子档案的安全保护能力，确保访问控制、身份验证、加密、防火墙等的有效性和适用性。

3.1.3 风险防范

基于风险评估结果，明确数据保护的规则和要求，制定安全措施和防范策略，建立安全策略和政策，加强漏洞修复、安全控制、访问控制和权限管理等方面管理，确保纸质档案和电子档案的安全管理。

3.2 数据完整性和准确性的保障

国有企业纸质档案与电子档案融合管理过程中，要确保数据的完整性和准确性，保护数据的价值和可靠性，提高档案管理的效率和可信度。

3.2.1 数据标准化

在纸质文件与电子文件转换过程中，比较纸质档案和电子档案的内容，进行数据验证和校对，制定标准的数据格式和字段，使得不同格式的数据能够无缝对接和交互，并建立数据备份和恢复策略，定期进行数据备份，并测试数据恢复的可行性。

3.2.2 建立健全管理机制

建立数据质量管理机制，通过数据清洗、纠错和去重等措施，识别和纠正数据中的错误和冗余；建立科学合理的数据访问控制和权限管理机制，防止未经授权的访问和篡改；建立数据审计和监控机制，跟踪数据的变化和使用情况，及时发现和纠正数据完整性和准确性方面的问题；建立培训机制，加强员工培训和教育，使其掌握数据管理技能和操作规范，以确保数据的质量符合要求，确保数据的完整性和可靠性。

3.3 法律合规性和隐私保护的考虑

国有企业在纸质档案与电子档案融合管理过程中，应充分考虑法律合规性和隐私保护，确保数据处理合法合规、个人隐私信息安全。

3.3.1 遵守相关法律法规

确保整个融合管理过程符合适用的法律法规，包括数据保护法、隐私法、档案管理法等，明确数据使用和共享规则，规定数据的使用范围和目的，并明确规定数据共享的条件和限制，确保数据在符合法律规定的情况下使用和共享。

3.3.2 保护个人隐私信息

对于涉及个人隐私信息的档案和数据采取有效的保护措施，合理使用数据加密、访问控制和身份验证等技术手段，防止未经授权的访问、泄露或滥用，确保个人隐私信息的安全性和机密性。

3.3.3 数据主体权利保护

国有企业应尊重数据主体的信息自主权、知情权和选择权等权利，建立相应的流程和机制，响应数据主体的请求，提供数据访问、更正、删除等权利的实现途径，保护数据主体的合法权益。

3.3.4 风险评估和隐私影响评估

进行风险评估和隐私影响评估，识别潜在的隐私风险和影响，并采取相应的控制措施进行防范和减轻风险。确保在融合管理过程中合理评估和管理隐私风险，保护相关利益方的权益。

3.3.5 员工培训和意识提升

加强相关的培训和教育，提升员工对数据保护和隐私保护的意识，培养员工遵循合规性要求的行为准则，确保员工了解并遵守相关法律法规和组织内部的隐私保护政策。

结语

随着互联网、大数据、人工智能等新兴技术的广泛应用，档案管理模式也在发生重大变革，国有企业纸质档案和电子档案的融合管理已经成为必然趋势。国有企业要进一步加强对档案工作的认识，理顺新时代国有企业档案管理的思路，创新国有企业档案工作体制机制，提高国有企业档案管理能效，使档案更好地服务于国有经济发展，满足社会发展的信息需求，促进档案事业的持续发展。

参考文献：

[1]罗钦引，滕达，王忠凯，等.新《档案法》适用背景下的国有企业电子档案建设探讨[J].机电兵船档案，2023，（1）：90-91.

[2]邓敏.纸质档案管理与电子档案管理的融合分析[J].黑龙江档案，2022，（3）： 165-167.

[3]刘妍.浅谈国有企业档案管理效能提升策略[J].黑龙江档案， 2022， （5）：128-130.

[4]赵曦.事业单位纸质档案和电子档案并存与融合管理[J].黑龙江档案，2022， （5）： 80-82.

[5]范丹妮.新《档案法》背景下国有企业档案信息化建设[J].兰台世界，2023， （5）： 85-87.

[6]王迪.纸质档案与电子档案融合管理创新的研究[J].科技视界， 2021，（27）：75-76.

作者简介：苏煜尧，本科，在职研究生，研究方向：档案管理、企业管理、区域经济；梁志霞，博士研究生，研究方向：档案管理、企业管理、区域经济。