抢抓机遇 砥砺奋进 高质量建设全国示范数字档案馆

蒋宁鹏 张静静 沈敏

2022年4月19日，习近平总书记在中央全面深化改革委员会第二十五次会议上强调：要全面贯彻网络强国战略，把数字技术广泛运用于政府管理服务，推动政府数字化、智能化运行，为推进国家治理体系和治理能力现代化提供有力支撑。为贯彻习近平总书记讲话精神，宜兴市档案史志馆顺应数字政府建设的时代大势，把握档案新馆建设的难得机遇，以争创全国示范数字档案馆为契机，踔厉奋发推进档案工作数字化转型，勇毅前行走好新时代档案工作赶考路。

一、 抓住机遇，高质量建设数字档案馆

宜兴市委、市政府重视档案工作，投资1.5亿元建设占地25亩、建筑面积1.9万平方米的宜兴市档案新馆。这是宜兴档案工作全新提升的难得机遇，也是数字档案建设的宝贵机遇。在档案新馆建设之初，宜兴市档案馆即超前提出同时建成实体档案馆和数字档案馆，在具体做法上坚持硬件设施与数字档案馆软件系统同步建设，档案数字化质量与安全同步加强，夯实档案工作基础与争创工作亮点同步推进。

1. 同步推进硬件设施与软件系统建设

建馆之初，即将数字档案馆中心机房、软件系统、楼宇智能化系统、专用设备等所需的经费，纳入新馆建设一体化实施，协同推进以数字资源为基础、硬件设施为支撑、应用服务为核心的数字档案馆系统。

高标准建设数字档案馆硬件设施。数字档案馆中心机房位于档案馆三楼中心位置，远离各种危险源和干扰源，总面积118平方米，投资498.8万元。按国家B级机房标准建设，设主机房、配电间、操作间3个功能区，采用模块化数据中心解决方案，集成供配电系统、UPS系统、精密空调系统、封闭通道系统、动力环境监控系统。主机房配置标准化机柜12个，服务器、存储设备、网络设备、安全设备等近30台专用设备安装在7个标准化机柜中，为未来数字化发展预留5个机柜。中心机房通过虚拟化超融合技术构建了档案馆云平台，为数字档案馆提供充裕的计算与存储资源，确保档案馆核心业务的安全稳定运行。在档案馆一楼建立交换机房，将网络设备、楼宇智能安全管控设备以及中心机房的在线备份设备布置在该机房。

广覆盖建设数字档案馆软件系统。经专家认证、投入501.8万元建设的数字档案馆管理系统，分局域网、政务网、互联网三个部分，包括数字档案馆系统、数据保全系统、民生档案服务系统、电子文件归档系统、智能安全管控系统等20个子系统，全面覆盖数字档案馆的各项业务。智能安全管控系统对中心机房环境、库房温湿度、档案出入库管理、楼宇视频监控、CK报警、门禁、地下停车场等进行集中管控。统一租用政务云资源、统一开发软件、统一规范标准和接口建设数字档案室系统，通过政务网提供给基层单位免费使用。目前接入104家数字档案室，构建起区域性大档案格局。

2. 同步抓实数字档案质量与安全

质量是数字档案的生命，安全是数字档案的保障。宜兴在构建数字档案资源的过程中注重提高数字档案的质量，牢固构筑数字档案的安全屏障。

先人一步构建数字档案资源库。宜兴从2003年5月开始对馆藏的旧县志、家谱、民国档案等60211件珍贵档案进行数字化；2007年10月，宜兴市政府同意成立档案数字化中心，核定编外用工37名，专门从事馆藏档案的数字化扫描；宜兴市委办、政府办3次联合发文明确档案电子数据进馆要求；通过电子文件归档系统接收政务OA系统上流转的原生电子公文。经过多年的努力，宜兴市档案馆于2013年11月成功创建江苏省第一批5A级数字档案馆。目前馆藏档案数字化率达81.33%，馆藏照片、音频和視频的数字化率均为100%，建立了覆盖全部馆藏资源的案卷级、文件级电子目录，全部纳入档案目录数据库管理。

一着不让提高数字档案质量。2022年初，宜兴市档案馆在档案新馆三楼建立面积338平方米的数字化中心，投入279.7万元添置了全新的数字档案馆专用扫描设备，投入198万元实施为期两年的“档案信息资源整理及治理项目”，专门整治较早时期数字档案存在的目录输入不规范、数字化质量不高等问题。查档窗口及时反馈数字化档案利用中发现的不足，持续改进档案数字化工作。

全面筑牢数字档案安全屏障。加强安全硬件支撑，购置配套的防火墙、上网行为管理、日志审计、漏洞扫描等网络安全设备。加强档案数据保全保真，对馆藏目录和全文数据进行即时监测、即时预警、即时修复，实现存储和备份数据安全规范化、标准化管理；对归档过程中的原生电子文件自动进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，通过电子文件保真系统记录数据包的特征码，并采用国密算法加密，防止文件被篡改。加强档案安全备份，交换机房通过在线备份系统每天定时备份中心机房的数据库数据，每周增量备份全文数据；配备1台102T的群晖存储服务器，作为数字档案馆的离线备份设备，及时备份新增数据；运用大容量移动硬盘完全备份数字档案馆的目录和全文数据，在宜兴市档案馆备份1份，同时送交浙江省余姚市档案馆等地进行异地备份。加强安全环境监控，实时监测中心机房和库房环境数据，及时做好设备的巡查和维护。加强安全制度建设，建立涵盖中心机房管理、设备管理、数字资源管理等档案数字化全过程的工作制度和应急预案，组织数据安全应急演练，有效防范安全风险。加强等级保护，经测评，数字档案馆互联网、政务网和局域网三个网段的业务系统，达到二级等保，提高了数字档案馆安全水平。

3. 同步强化档案基础建设与亮点特色打造

档案数字化的基础是档案基础业务，档案实体工作基础好，档案数字化的起点才会高。宜兴市档案馆致力于夯实档案工作整体基础，在较高的起点上推进档案数字化，实现数字化传播与数字档案馆的有机融合。

全面加强资源建设。制定《宜兴市档案馆收集档案范围实施细则》和档案进馆计划。坚持依法接收、面向社会征集、鼓励个人捐赠；坚持文书档案齐全完整、专业档案应进尽进，坚持同步接收纸质档案与电子档案，同时接收农村土地确权颁证、长江流域禁渔退捕等事关长远、事关全局的档案。做好 “党史学习教育”等重大事件的档案，征集宜兴援鄂医护人员358件抗疫实物档案等突发事件的档案。馆藏规模持续扩大、结构不断优化，具有数量多、门类广、特色明的特点。2013年江苏省档案资源建设现场会在宜兴召开，推广宜兴档案资源建设的经验和做法。目前馆藏实体档案670915卷、803498件，在全国县级档案馆中名列前茅。

深入推进档案编研。档案数字化提高了编研效率，编研成果丰富了数字档案资源。先后出版《宜兴科举考》《宜兴家谱提要》等20多本档案编研书籍，目前正在编撰《宜兴古桥》《宜兴茶业》《中国共产党宜兴历史（第三卷）》《中共江苏省宜兴市组织史资料》等8本正式出版物，丰硕的编研成果成为宜兴数字档案资源的特色。

切实重视数字化队伍建设。宜兴市档案馆专门设立信息技术科，目前有科长1名、副科长2名。并通过学习培训等多种途径提高全体人员的数字化素养和数字工作能力，全力建设全国示范数字档案馆，融入数字政府、智慧城市建设。

运用互联网实现远程沉浸式的实境考察、考查和考核，打破了空间限制，有效应对了疫情、方便了专家测试。在数字档案馆智能管控中心建立直播室，集中接入并集成显示数字档案馆的各项数据，汇集、交换、推送整个测试工作的数据流和音视频，实现线上线下专家全方位了解数字档案馆建设成效，并实时进行互动交流。确定直播内容，经过梳理，直播内容涵盖会议议程15个、直播测试点5个、直播机位4个（主会场固定机位和主会场外移动机位各2个）、线上专家3位、PPT和演示视频9个、线上会议系统端口8个等众多环节。直播过程，就是在保证会议系统、拍摄系统、音频系统、通信系统等分系统独立运行、实现各自功能的同时，通过导播组的硬件与软件切换，实现各环节互相支持、相互融合。落实直播讲解人员，現场直播讲解人员由两部分组成，本馆讲解员现场解说预先拟定的固定内容，信息技术科人员负责回答线上专家的提问。加强直播保障，经过反复试验与比较，直播选用配置较高的手机、配合专业三轴增稳云台实现移动拍摄的流畅转场；提前测试并全程跟踪直播动线的信号强度和速率，把档案馆50 M的网络专线提速至500 M，在中心机房主机房和配电间安装5 G信号增强器，实现信号流畅传输与5 G信号均衡覆盖。直播式线上专家测试的做法得到国家档案局充分肯定，并在全国档案系统推广宜兴的做法。

二、 建以致用，提高数字档案馆“两个服务”成效

更好地服务党和国家工作大局、服务人民群众，是数字档案馆建设的落脚点。宜兴市数字档案馆的建设，显著提高了档案公共服务的能力。

加强了档案数字资源建设和共享。宜兴基层单位使用的数字档案室系统后台硬件设施，由宜兴市档案馆统一租用政务云资源，软件由档案馆统一开发，统一相关的规范标准和接口。通过政务网提供给各基层单位免费使用，构建了区域性大档案格局，档案馆之间、档案馆和档案室之间、档案室之间可直接查阅馆藏开放档案目录和全文，可以相互发起查档申请、查档结果通过网络传输，提高了服务中心服务大局的效率。

提升了群众查档需求的满意度。数字档案馆优化检索功能，目录检索响应时间1—2秒，全文检索响应时间3—5秒。通过跨库查询、全文检索提高档案的查全率和查阅速度，实现了查档快捷高效；档案馆524平方米的查档大厅分设开放档案查阅区和控制档案查阅区，配备72台自助查档电脑，查档群众通过指定账号自助查询所需档案，将需要打印的档案推送给查档窗口，经审核后可得到所需的档案资料，实现了档案自助查阅；设3个专家查档阅览室，利用数字档案提供个性化、智能化服务；参与长三角和江苏省内民生档案异地跨馆查询，与无锡市多家档案馆签订跨馆查档协议，近3年帮助群众异地跨馆查档243件，实现了档案异地查阅；依托“苏服办”APP身份认证功能开发了手机查档系统，通过手机直接发起查档申请，提供电子出证、纸质邮寄、来馆自取等多种出证方式供查档者选择，电子出证可将相关的婚姻登记、军人退役、出生医学证明、土地确权颁证等档案推送到查档人手机上，实现在线预览、下载、分享等功能，电子证明上加盖有档案馆的电子证明章，实现了手机查阅常用民生档案。

建设全国示范数字档案馆，是过程不是结果，目的是夯实档案工作基础；是起点不是终点，为的是持续提升档案工作成效。下阶段，宜兴市档案馆将进一步完善数字档案馆系统功能，深化系统应用，真正实现档案馆各项业务工作自动化、智能化，档案资源在数字化的基础上向数智化发展，为经济社会的数字化提速发展作出努力。