北京大兴机场工程建设项目档案管理实践探索

魏士妮

北京大兴机场作为国家发展的新“动力源”，既是联动京津冀一体化发展的重要基础设施，又是落实民航强国战略、助力“人民更美好航空出行”的核心载体依托，肩负着打造“新标杆、新国门、新引擎”的重担。在北京大兴机场工程建设项目开展过程中，加强工程建设项目档案管理、充分激发其凭证价值、信息价值与数据价值，是推动该项目高质量发展的内在要求。为此，北京建设项目管理总指挥部（以下简称“总指挥部”）谨遵“为党管档、为国守史、为民服务”的使命职责，着力打造工程建设项目档案领域的示范标杆。

一、全局谋划，就高就严管控工程建设项目档案

大兴机场工程从开工到建成投运历时5年有余，工程体量大、建设周期长、专业难度强、投资数额高，涉及800余个合同项目和来自全国各地200多家总包参建单位，项目产生的文件数量巨大，归档范围复杂。工程建设项目档案管理是一项系统性工作，需统筹全局，科学管理。

首先，统筹规划、提前部署档案管理组织架构。总指挥部在项目档案管理中严格落实“应归尽归、应收尽收”要求，坚持“就高就严就全”原则。在工程建设初期，成立檔案业务模块，隶属于行政办公室，由办公室副主任分管，各部门设置1名兼职档案员。同时，对五大工程部门（航站区工程部、飞行区工程部、配套工程部、弱电信息部、机电设备部）的档案人员提出更高标准、更严要求。要求参建单位配置1～2名专、兼职有经验的档案工作人员，确保总指挥部档案管理部门实现全流程管控，前期有备案、中期有监管、竣工有验收。

其次，合约管控、推动工程建设项目档案管理融入合同管理模块。大兴机场工程在开工建设前就将相关文件归档要求纳入工程建设全流程，且定期宣贯工程建设项目档案的重要性与必要性。在公开招标阶段，尤其是与参建单位签订项目勘察、设计、采购、施工、监理、检测、调试等合同时，设立专门章节或条款，明确规定档案管理责任，特别强调档案管理方面涉及的人力、物力、财力等因素，主要包括归档标准、归档范围、归档时间、归档套数、归档质量、归档装具、人员资质、数字化交付要求及违约责任等内容。总指挥部在合同进度款控制环节、质量验收及竣工验收时，及时审查档案资料的归档情况，并将“档案资料是否满足要求”作为合同款支付的前提条件。

最后，向外延伸、汲取其他先进经验提升自身发展。为切实做好大兴机场工程建设项目档案管理工作，总指挥部在总结首都机场T3工程建设项目档案管理经验教训基础上，吸收学习广州白云机场、西部机场集团、成都天府机场等先进管理经验，及时建立“大兴机场工程建设项目档案综合管控”计划。一方面，实行专人专项负责，对各参建单位进行每周动态跟踪、指导、监督，全面掌握工程建设项目档案管理进度，以结果为导向，倒逼文件归档过程；另一方面，邀请行业外城建档案馆、行业内集团公司专业人员等进行滚动轮回教育培训，提升档案管理团队的专业技能水平，与各参建单位达成“打造精品工程、创建标杆档案”共识，树立“管工程必须同时管档案”的意识，将档案工作融入工程项目的全流程管理中。

二、明晰责任，建立健全工程建设项目档案管理制度规范

大兴机场工程建设项目的档案管理工作，是一项具有专业技术性和科学管理性的工作，为确保项目档案齐全完整、归档准确高效，建立覆盖全员的档案工作责任制至关重要。

一是高度重视，明确各方档案管理职责。首先，总指挥部领导高度重视，对工程项目档案工作负总责，实行目标管理，实现档案管理制度化、规范化，并纳入重要议事日程和重要督办事项。其次，工程开工之初，确定归口管理部门，实行统一管理、统一制度、统一标准。明确各类工程项目的归档范围和收集标准。各参建单位是项目文件形成的主体，遵循“谁产生、谁负责、谁整理”原则，做好所承担工程的文件收集、整理和归档工作，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。最后，定期督导检查。档案归档是一项精细活，在归档过程中，参建单位的档案人员会遇到各种各样的技术问题，需要总指挥部人员定期督导检查，阶段性解决问题，将问题关口前移，避免最后竣工时问题集中爆发。

二是严格管理，健全档案管理制度规范。根据《建设项目档案管理规范》《民用机场建设项目民航专业工程文件及档案管理规范》《民航专业工程文件归档范围及保管期限表》《首都机场集团有限公司建设项目档案管理规定》等要求，结合总指挥部工程档案管理实际情况，以及勘察、设计、监理、施工、招投标、合同等内容，制定《总指挥部建设项目工程档案管理规定》《总指挥部文书档案管理规定》等制度，明确各参建单位档案归档的范围和标准。此外，总指挥部结合以往归档过程中遇到的问题，自发编制了《工程档案操作手册》，确保各参建单位档案人员有章可循，操作方便。

三是精细管理，强化档案管理模式。工程建设期间，工程建设周期、工程建设质量是重中之重，相较之下，总指挥部档案人员编制有限，档案管理在人员配置方面相对较少。因此，需要利用外部第三方服务团队进行规范化的档案管理。总指挥部在2018年就开始筹划外聘第三方档案服务团队，为大兴机场工程档案顺利通过竣工验收、行业验收、总验终审，以及2019年开航投运奠定坚实的基础。外聘第三方咨询服务团队有三方面作用：一是降低总指挥部的档案管理成本，提高档案利用效率。因服务内容的转移性和服务的规模化，档案专业服务机构的运营成本远远低于企业单独进行档案管理业务的成本，且由于应用了专业化、高水平的管理技术与管理手段，外包后的企业档案利用效率也会大幅提高；二是减少企业在档案管理工作中的重复投入现象，降低企业管理风险。随着办公自动化程度和信息化程度的不断提高，电子文件和电子档案大量产生，对基础设施、管理技术和人员素质的要求相对较高。为确保电子文件信息的持续可读性，必须不断地对文件进行实时迁移，以适应新的计算机网络通信技术，这些都需要大量的投入；三是有利于促进企业档案信息化建设。实行企业档案管理业务外包，可借助档案外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势，加快企业档案信息化建设，促进企业档案信息化进程。

三、创新引领，推进工程建设项目档案工作数字化转型

随着信息时代的蓬勃发展，“互联网+”、大数据、AI技术、BIM技术等在大兴机场工程建设中广泛应用。大兴机场工程建设项目档案作为信息时代的重要资源，势必也要把信息化、数字化作为档案管理的重要手段。传统的服务模式和管理流程带来的局限性已无法满足日益突增的服务需求。因此，总指挥部率先提出档案信息化与数字化建设要求，并落实行动，增强档案服务效能。

一方面，建立档案信息化管理系统。总指挥部在2014年开工建设前，就开始筹备部署档案信息化管理系统，于2015年底建成并正式应用。该系统建立了组织架构的目录树，主要以文书档案为主，实现了从OA办公系统到档案系统的一键归档，从而极大降低了档案实体归档的人工成本，有效提高了档案安全系数，更好保障了档案实体安全。通过项目管理信息系统实现数据采集、审核、归档的一体化管理，不仅大幅提高了文件资料流转和归档整理效率，也确保了项目档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

另一方面，推动全流程信息化管理。依托BIM全流程线上管理模式，提出档案管理需求，充分利用信息化手段，建立工程建设项目档案信息化管控平台，实现工程建设项目档案管理工作的全程管控。如总指挥部开展BIM全流程线上管理模式试点活动，通过信息化平台动态跟踪建设项目进展情况，及时掌握建设项目不同阶段与节点资料产生与流转状态，指导各参建单位及时分类组卷，最大程度实现了对项目电子文件形成、流转、归档的全程跟踪与管理，提高了项目档案管理的质量和效率。

未来，总指挥部将始终以习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神为根本遵循，乘势而上求突破，奋发图强开新局。一方面，立足实际夯基础、突出特色抓亮点，持续深化提升，巩固样板工作成效，深入总结试点工作经验做法，形成有特色、可复制、可推广的工作经验；另一方面，以云计算、BIM技术为抓手，以高度的政治责任感、紧迫感，明确下一步工程建设项目档案管理的“时间表”和“路线图”，努力构建门类清晰、内容丰富、特色突出、服务便捷的档案工作模式，为工程建设项目档案的科学管理、方便利用提供强大支撑。

作者单位：北京建设项目管理总指挥部