新媒体环境对基层档案管理工作的影响及对策探讨

檀莹莹

摘 要：新媒体时代的到来给档案管理带来了许多新技术、新理念，对于传统的管理方式也有很大的冲击。为了更好地适应新媒体时代的发展潮流，需要不断优化改进档案管理工作的方式方法，本文基于新媒体时代档案管理工作的变化进行分析，探析现今档案管理存在的问题，并提出在新媒体环境下进行档案管理优化创新的对策，以供探讨。

关键词：新媒体；基层档案管理；影响

随着互联网信息技术的进一步发展，传播媒介已经完成了重大技术革新，并步入新媒体的发展时期，作为与新媒体发展息息相关的档案管理工作也随之产生了变革。信息技术的进一步发展与运用，将丰富档案管理工作的形式，创新档案载体、提升档案工作者的综合素养以及健全档案管理工作的机制等，但同时，人们也应意识到全媒体下的档案工作在管理观念、模式、人员结构和管理手段等方面仍面临较多的问题。在信息化技术飞跃发展的新时期，档案管理工作虽然格外引起人们的关注，但对于提高档案信息化工作水平来说，还必须反思在新媒体时期需要充分利用档案数字化技术，进一步完善档案管理数字化体系，为档案信息服务系统构建创造更多的有效依据。

一、新媒体的概念及特点

1.新媒体的概念

由于网络信息技术发展成熟并被广泛运用，给现代世界传播发展带来新的改变，同时，也给原有的传统媒体形成巨大冲击，传播方式上也发生着新的变化，新媒体逐渐进入人们视野。每个时代对新介质都有不同的界定，它们既有动态性又有相应性，因此，对新介质通常不能界定。总之，新媒体对于传统媒体而言具有相对性，其将随着新传媒技术的发展而不断变化，强调利用数字化科技工具来实现信息在人们之间的有效传播和沟通。“信息化”“数字化”“交互性”等等这些都是新媒体最重要的特征。

2.新媒体的特点

（1）互动性

新的媒介技术完全改变了传统媒体的单项传递方式，在消息传播者和消息接受方之间完成多项沟通，消息传播者能够借助互联网手段从消息接受方直接接收消息反馈，这种消息传播者也是消息接受者。从而在新媒体环境下，新闻的传播者和接受者都不复存在，双方沟通增多，有利于新闻传递效果的提高。

（2）共享性

多媒介信息技术的运用，将打破传统传播媒体在信息内容共享中所面临的时间和区域限制，在某一信息发生的地方，人们将能够利用互联网信息技术和多种多样的设备进行随时随地共享信息，信息资源的共享范围将获得大幅增加，同时信息资源的利用效果也将大大提高。

（3）即时性和便捷性

新媒体的发展与广泛应用让信息的传递打破了时间与距离的局限，人们利用互联网技术与移动终端进行实时传递与收集，极大提高了信息的传递质量，获取信息的效率也得到大幅提高，获取信息的方式与渠道也更为便利。

（4）信息的海量化

传统媒体由于受距离和版面大小的限制，所传递的信息量也具有较大局限性。新媒体没有这些局限性，其能够利用互联网信息技术实现大量信息的传递，同时可以改变传统媒体单纯的文本、图片传播方式，使得信息传递的方式更为多样。

二、新媒体环境对基层档案管理工作的影响

1.有利于丰富基层档案管理工作模式

长期以来，基层档案管理人员多数是靠人工将大量纸质档案资料整理归档，因为这种管理方法比较简单，所以，存档资料在形式方面较为有限，又因存档信息传递手段局限于文本与图像之间，导致归档的信息传递效率十分有限，在很大程度上影响了基层档案管理工作效率的整体提高，还会影响信息收集者对信息的需求以及收集结果。新媒体环境之下，我国基层档案管理方式也发生了较大的变化，各单位均可以借助新媒体中的多种信息传递方式，将海量信息资料通过更直观的形式传递到广大观众面前，档案信息化程度以及数字化建设水平都有较大提升，更加符合现代人们对于信息资料较为多样化的要求。快节奏信息时代推动着信息的传播，提高着信息传递的质量和效率，加之新型媒介的快速发展所带来大量信息资料的出现，使得基层档案的管理方式得以不断丰富。

2.有利于转变基层档案管理工作的载体

传统基层档案载体大多为各种实体性的文字资料，主要以文本或者图像的形态来记录信息，受技术因素的影响，尽管保留下来大量信息资源，可是造成许多信息的丢失，并且，利用起来也不方便，工作效率也较为低下。随着新媒体信息技术的出现和应用，人们能够借助数字化的技术手段对一切基础档案资源进行数字化管理，保存到计算机系统或实现云端备份功能，不仅使基础档案保管载体形式发生改变，还使得基础档案的利用效能得到提高，更方便人们检索和使用需要的档案资源。此外，还可以运用新兴传媒多种宣传手法对档案信息开展整理工作，不仅节省费用，还能显著提高工作效率。

3.有利于提高基层档案管理人员的素质

基层档案管理工作的质量高低，在很大程度上是由从业人员综合能力的高低所确定的。在以往的基本档案管理工作中，因为操作方法较简单，从业人员大多通过人工操作方式来完成档案存档，相对来说工作困难度不大，对从业人员的综合能力要求不高。但是，在新媒体环境下，随着档案管理操作的复杂性逐渐加大，操作方式与工具也越来越科学先进，原有的管理模式难以适应新的要求。因此，在新媒体环境下，基层档案工作人员应不断加强应用信息技术的能力，转变服务观念，通过积极提升新媒体的应用水平，对较为繁杂的档案资料实现电子化查阅、检索、处理和存档，极大提高了基本资料保管服务的质量，档案管理工作人员的现代化水平也获得了飞速提升，给客户带来更加快速、方便的资讯服务，从而满足个性化的资讯需要。

4.有利于完善基层档案管理工作制度

基础档案管理不仅包括资料的整理、归档、保管等环节，还包括档案的查阅、借阅、利用以及归还等环节。长期以来，由于部分单位基础檔案管理机制不健全，加之人员业务素质较低，基础档案的保管也比较凌乱，其整理和利用存在很大问题。新媒体环境中，可以利用数字化手段对基础档案信息开展大数据分析和梳理工作，以此为基础进一步优化传统档案管理机制，完善基础档案整理、归档和借阅、利用机制，使基层档案管理工作焕发出新的活力，能够为更多档案使用者服务，增强其对基层档案管理工作的满意度。

三、新媒体视域下基层档案管理工作面临的挑战

1.基层档案管理工作理念较为传统

档案管理工作事关单位档案的管理与利用，其重要性不言而喻。但长期以来，基层单位档案管理工作并未受到相应的重视，许多基层单位领导对档案管理工作的重要意义不够了解，对其管理思想也较为单一，自以为基层单位档案管理工作只是单纯对档案资料加以收集、归档、借阅管理而已。在新媒体环境下，仍然有很多单位的档案管理工作改观不大，传统的工作思想并未进行有效改革，不能把新媒体的优势实际应用到基础档案管理工作上去，导致工作停滞不前，基础档案管理工作质量没有明显改进与提升，不符合现代经济社会的发展。

2.基层档案管理工作缺乏信息化管理模式

由于受到传统思维和观念的影响，新媒体时代到来后，许多单位因为对于基层档案管理工作不够重视，新媒体技术应用不足，很大程度上仍依赖于传统人工管理模式，并且，档案形式仍以实物为主，未实现档案管理数字化，归档数据使用程度有限，基本处于空闲状态，所以，归档数据传递范围比较狭小，导致档案管理工作质量无法得到相应提高。基础档案信息化管理模式已在某地区得到运用，也得到认可，但很多单位还未开展档案信息化管理，需要加大投入，加快建设脚步。

3.基层档案管理工作人员的素质有待提高

基层档案工作人员的素养和操作水平直接关系到档案管理工作的质量，提高工作人员档案信息化操作能力具有关键的作用和意义。传统档案管理方法和工作方式比较单一，工作人员的整体素养尚有待提高。在新媒体条件下，基础档案工作要求人员具备较高的信息媒介能力和业务创新能力，具有一定的先进信息技术应用水平。从现实上考虑，由于部分基层档案管理人员的素养不高，对信息技术运用意识比较欠缺，很难对档案资料进行精简化处理，从而占用了档案室的大量存储空间，资料利用效果也受到很大影响。另外，由于基层档案管理人员素质不高，并不能完全做到数据共享，因此，档案信息的拓展功能也受到了影响。

4.基层档案管理工作制度建设不完善

随着全媒体时代的来临，建立健全基层档案管理机制尤为重要。不过就目前的实践状况看来，很多部门在基础档案管理工作制度建立方面相对滞后。由于部分机构的管理体系还不够完善，对档案的管理工作相对疏忽，再加上没有统一的规范标准，对档案管理的科学性、规范化、系统化以及信息安全都没有保证，直接制约着基层单位档案管理工作的质量。尽管目前许多部门已经进行档案信息化管理，但因为没有规范的管理体系，使得电子化档案的安全性和真实性都遭到怀疑，因此，建立健全档案管理制度体系成为当前档案管理工作中亟待解决的问题和难点。

四、新媒体视域下基层档案管理工作的应对策略

1.创新管理理念

管理理念的革新是基层档案人员应对新媒体环境的重要基础，只有改变基层档案工作人员的传统管理理念，才能进一步提升其工作质量。首先，政府各部门负责人要提高对基层档案管理工作的重视，要主动认识形势，改变传统观念，意识到新媒体技术对基层档案管理工作开展的重要性，转变工作方法，主动运用新传媒技术。其次，基层档案工作者也要转变工作思路，在实际工作中积极运用新传媒思想，进一步创新档案管理工作方式，加快基层档案管理工作的开展。

2.加大投入力度，落实档案信息化管理

在网络条件下，档案信息化管理的基础必然是网络化，各单位需要在“人财物”多方面投入，加大支持力度。第一，在档案管理工作中加大经费的支持力度，引入完善的数字化设施，推进纸质资料的数据转换功能，形成更加完备的数字化基础档案资源库。第二，增加基层档案管理工作人员现代化教育技能培训的资金投入，完善档案管理专业队伍建设，提升工作效率。第三，各部门间应加强信息资源共享的支持工作，做到资源共享，调动工作人员的积极性。

3.加强队伍建设，提高基层档案管理人员的素质

档案工作人员整体素质的高低直接影响着工作质量和效率，应加大对基础檔案管理专业队伍的建设，使档案管理人员适应新媒体引起的各种变化。第一，单位应采用多种渠道和方式对档案工作人员进行相关业务培训，尤其应做好数字化信息技术运用能力的培训，进一步提高档案管理人员新媒体的应用能力，逐步建立起一支具有较高素质和较强新媒介使用能力的档案管理队伍。第二，基层档案工作人员应随时关注时代变化，及时转变工作观念，除了积极参与本单位组织的培训活动，还应加强自身学习，不断加强自己对新媒体的具体应用能力。第三，单位应根据基础档案工作人员的素质与能力做好管理职责分配工作，确保工作人员在合理的工作岗位发挥其管理才能。第四，高校应做好相关学科建设工作，培养复合型档案管理人才。各用人单位还应和院校搞好合作，主动吸收优秀的档案管理人才加入档案管理队伍。

4.优化管理制度，完善基层档案管理制度建设

管理制度是基层档案管理工作能够顺利进行的基础，为了与新媒体环境相适应，必须对基层档案管理制度建设进行不断优化和完善。一是按照有关法律规定建立高标准管理制度，保障基层档案管理规范化；二是制定基层档案管理规范化流程，运用新媒体技术进行严格实施；三是建立严格监督管理制度，强化对基层档案管理的督促与引导，确保工作人员严格按照规章制度办事，保证档案信息安全。

五、结语

新媒体背景下，人们对于档案资料的要求日益多样化与丰富化，档案这一重要信息资源受到了公众的广泛关注，档案部门及档案工作者要充分认识新媒体时代所面临的机遇与挑战，确立与时代同步的基层档案管理观念，转换工作思维与服务方式，充分利用新媒体技术创新工作模式，对档案业务各环节进行深入调研，拓宽用户档案信息获取途径，加大档案资源开发力度，加强档案宣传，实现档案价值最大化，满足社会民众对档案利用的需求，增强档案工作社会影响力。

参考文献：

[1]白江欣.新媒体环境下的高校档案管理研究[J].文化产业，2022（33）：1-3.

[2]许 璐，邢晟玮.新媒体时代工商企业管理模式发展探究[J].黑龙江科学，2022，13（18）：119-121.

[3]姜丽敬.新媒体数码照片档案管理工作探析[J].走向世界，2022（39）：94-95.

[4]管建飞.新媒体环境下北京市属国有企业档案文化资源开发研究[J].机电兵船档案，2022（05）：55-58.

[5]孙 涛.新媒体环境下高校档案管理工作研究[J].网络安全和信息化，2022（08）：13-15.

[6]张光莉.新媒体时代公共图书馆档案管理服务的创新探讨[C]//.2022社会发展论坛（贵阳论坛）论文集（二），2022：379-380.

[7]陈露露.新媒体环境对高校档案管理的影响与应对措施[J].陕西档案，2022（03）：43-44.

（作者单位：济宁市广播电视传输保障中心）