守正创新 提质增效

崔伟

随着国家数字中国、北京市数字经济标杆城市的深入推进，北京市档案馆以“业务提档、服务升级、战略转型”为目标，全力构建以档案数字资源为主要管理对象的档案工作体系，不断完善馆藏档案数字资源治理体系，积极推动档案工作数字转型，切实履行好信息化条件下档案数字资源的保管和利用职责。

一、持续建设，初步构建起馆藏档案数字资源治理体系

北京市档案馆高度重视档案信息化工作，把推进信息化建设作为推动档案事业发展的重要战略，以档案数字资源治理为核心，通过不断提升资源数字化、管理系统化、服务网络化水平，推动档案工作在信息化建设的迭代发展中，逐步从传统管理模式向现代化管理模式转变，初步构建起馆藏档案数字资源治理体系。

在体制机制方面，北京市档案馆设置了负责档案数字资源管理的专职部门——数字资源管理处，统筹馆藏档案数字资源管理体系的建设，明确了档案数字资源管理的处室职责、业务流程、工作要求，形成了档案数字资源统筹管理、分工负责、相互协同的工作体系；在制度标准方面，通过制定《北京市档案数字化副本移交与接收办法》《北京市电子档案移交与接收办法》《北京市档案馆档案数字资源管理办法》《北京市档案馆档案数字资源存储结构规范》《北京市档案馆档案数字资源备份策略》等系列标准，形成了档案数字资源管理制度标准体系；在资源建设方面，通过存量档案数字化、增量档案电子化，实施全面数字化战略，有效开展档案数字资源的接收，形成了门类丰富、体量庞大的档案数字资源总库；在系统建设方面，通过数字档案馆系统的建设与应用，初步实现了对档案数字资源收、管、存、用业务的系统支撑；在资源服务方面，通过提供因特网开放档案查阅服务、政务外网民生档案跨馆及跨部门利用服务、局域网自助查档服务等，形成了分层次、多渠道的档案数字资源网络服务体系。

二、认真研判，把握档案数字资源治理面临的机遇和挑战

在开启全面建设社会主义现代化国家新征程、推动档案事业高质量发展的新阶段，档案数字资源治理工作面临着难得的发展机遇。一是党和国家及北京市对档案工作、档案信息化工作给予了越来越高的重视，将档案工作和档案信息化工作纳入国家发展大局，纳入整体发展规划，进行一体推进。特别是习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，为新时代档案工作的发展提供了根本遵循，为进一步加强馆藏档案数字资源治理体系建设创造了良好的发展环境；二是国家、北京市及我馆档案事业发展规划和档案信息化发展规划的相继出台，为进一步完善馆藏档案数字资源治理体系建设，指明了目标、任务、时间表、路线图，提供了清晰的发展蓝图；三是新《档案法》的贯彻实施，为电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用，为进一步完善馆藏档案数字资源体系建设，提供了法治保障；四是北京市档案馆新馆的建成和数字档案馆的初步建成，从基础设施、应用系统、数字资源、制度标准、人才队伍等方面为馆藏档案数字资源治理体系建设提供了坚实的条件保障。

当前，北京市档案馆的档案数字资源治理工作也面临着诸多挑战。在存量档案数字资源治理方面，面临着如何进一步提升海量档案数字资源质量的问题；在增量档案数字资源治理方面，面临着如何有效开展好电子档案单套制管理的问题；在档案数字资源系统化管理方面，面临着技术手段不够健全、不够高效的问题；在档案数字资源网络化服务方面，面临着服务内容需要进一步拓展、服务方式需要進一步深化的问题。

三、守正创新，积极推动档案数字资源治理体系新发展

（一）构建确保质量的档案数字资源治理体系

馆藏档案数字资源是档案馆的核心资产，是档案馆履行好职能、发挥好作用的基础和保障。馆藏档案数字资源的质量直接关系到档案基础业务能否有效地开展，关系到档案事业能否高质量地发展。因此，必须高度重视馆藏档案数字资源的质量。为此，应从以下几个关键环节加强档案数字资源质量的管控。一是加强前端控制，把好来源关。通过积极配合市档案主管部门制定标准、开展培训、监督指导，确保各单位归档数据标准，确保电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，达到归档数据的质量要求。二是加强接收管理，把好入口关。通过对照进馆标准对各移交单位移交的数据进行采集、处理、检测，确保接收的数据达到进馆质量要求。三是加强存量治理，把好保管关。通过建立工作机制、明确工作标准、优化工作流程、实施项目推进，加快存量数据的规范整理，提升档案数据的规范化、精细化水平，确保存量档案数字资源的准确、完整、可用、安全。各环节密切配合、共同发力，最终形成门类清晰、内容齐全、标准规范、精细准确的高质量档案数字资源体系。

（二）构建系统高效的档案数字资源治理体系

档案数字资源治理工作是一项涉及档案移交单位、档案馆相关业务部门，收、管、存、用多个业务环节，业务系统、档案馆（室）系统等多个应用系统，归档、移交、长期保存等多项标准的复杂的系统性工作。只有各相关单位、各有关部门按照明确的职责、规范的流程、一致的标准一体化开展工作，才能保证治理工作系统高效地开展。一是加强顶层设计。遵从共建、共治、共享的原则，按照文档一体化、馆室一体化的理念，建立起业务有效协同，流程优化顺畅、标准前后一致、系统无缝衔接、服务方便快捷的档案数字资源治理体系。二是抓住三个关键点。即把加强电子档案管理作为档案部门融入全市电子政务工作的切入点；把加强档案数字资源共享服务作为提升档案部门服务水平的着眼点；把加强数字档案馆（室）建设应用作为推进档案部门信息化转型的支撑点。三是抓住一个契机。即抓住北京市全面推进数字档案馆（室）建设的有利时机，全面构建OA、数字档案室、数字档案馆相互衔接、功能完备的应用系统，为档案馆电子文件（档案）的全程单套管理，为北京市电子档案的齐全收集、高效管理、安全保存提供可靠支撑。同时，及时总结经验，形成可复制的模式，以示范为引领进行推广应用。

（三）构建便捷服务的档案数字资源治理体系

加强档案数字资源治理体系建设的最终目的是为了更好地发挥出档案数字资源的利用价值。档案馆要更好地发挥作用，就必须加大对档案数字资源的开发利用。通过构建便捷服务的档案数字资源治理体系，让广大的利用者充分享受到数字化、网络化档案服务的便捷性，以更好地彰显档案和档案工作的价值。为此，必须紧紧围绕“四个好”“两个服务”的要求，不断深化档案数字资源利用服务。一是要加强调研。认真学习相关省市在档案数字资源利用服务方面的新理念、新方法。深入了解不同服务对象对档案數字资源的利用需求。在广泛借鉴经验，系统梳理服务对象需求的基础上，精准施策，提供及时、准确、高效、便捷的服务。二是要加强协同。通过加强档案部门间的协同、档案部门与其他部门间的协同，实现档案数字资源跨层级、跨部门、跨区域的共享利用。三是加强创新。通过创新服务手段、服务方式，特别是积极探索人工智能、大数据等信息技术在档案数字资源利用服务中的应用，积极推进互联网+网络服务方式，实现档案数字资源的智能检索、网上利用、可信应用。不断完善档案数字资源网络服务体系，为领导决策、部门管理、民生利用提供更加方便快捷的档案信息服务。同时，以服务为牵引，带动基础业务进一步提升。

（四）构建确保安全的档案数字资源治理体系

档案信息安全是档案工作的生命线，是档案信息化工作的基础和保障。为此，必须按照“安全第一”的原则，确保档案数字资源的绝对安全。一是进一步加强档案数字资源的分级分类管理。以档案的开放审核、密级鉴定为依托，通过提高审核、鉴定效率，提升审核、鉴定质量，为档案数字资源的安全保管、利用奠定扎实的数据基础；二是进一步提升档案数字资源的长期保存能力。加快完善自主可控环境下保障档案数字资源长期保存的设备设施、系统功能、管理措施，确保档案数字资源长期保存过程中的真实、完整、可用、安全；三是进一步提升档案数字资源的安全共享利用水平。在加快推进民生档案、开放档案等数据共享利用的同时，切实加强对相关数据发布、利用的审核。

新形势下，北京市档案馆将以全面贯彻落实党的二十大精神和习近平总书记对档案工作重要指示批示精神为指导，紧紧围绕“十四五”档案事业发展规划确定的目标任务，聚焦首都档案工作高质量发展，紧紧抓住各种有利条件，积极破解档案数字资源治理存在的主要问题，守正创新，提质增效，不断提升档案数字资源治理工作水平，努力打造质量可靠、工作规范、管理高效、利用便捷、确保安全的档案数字资源治理体系。

作者单位：北京市档案馆