信息化环境下人社档案管理探究

摘 要：信息化时代，我国人社档案管理正在发生巨大变革，应用新技术创新档案管理标准与模式，构建统一化、精简化档案管理已成为提升人社档案管理质量和水平的必然之举。本文以信息化为背景，以人社档案管理为探究对象，探究其相关理论并提出有效优化对策，希望能强化大数据、云计算等新技术在人社档案管理中的应用，提高人社档案管理信息化水平，促进其稳健发展。

关键词：信息化；人社档案；档案管理

人社档案管理质量和水平对社会保险体系建设有重要影响，档案管理部门积极探究信息化档案管理，既利于民生民利，也对维护社会稳定、促进社会和谐有积极作用。对此，人社档案管理人员要深刻意识到发展人社档案管理信息化的重要性，以标准化、现代化、信息化来构建全新的档案管理体系，确保档案管理的实效性，发挥其社会物质资源最大效能，为人社部门其他工作的高效率、高质量开展打下良好基础。

一、信息化環境下人社档案管理的特点

1.标准性及规范性特点

信息化背景下，人社档案管理工作的开展更追求规范性和标准性，特别是智能技术的应用，让档案管理系统更加整齐、简洁，能更好地服务于档案管理系统，为人社局各部门工作提供便利。同时，先进的科学技术还在无形中对人社档案管理业务流程形成一种约束，使员工的每一步操作都在规范化、标准化范围之内，形成新的数据指标，为我国人力资源管理、社会保障事业以及档案管理等工作提供全新的技术支持和保障，推动我国档案管理事业高质量、高效率发展。例如，在人社档案信息录入过程中，档案管理人员会根据信息化档案管理模式来进行数据输入，在无形中就会形成一种规范性、标准化工作流程和形式，既方便了档案管理人员操作，也让档案管理更加简洁、明了，方便档案管理人员调用、查询信息，提高其工作质量和服务效率。

2.先进性及成熟性特点

在标准性、规范性特点的基础上，人社档案信息化管理还会进一步趋向于成熟性、先进性，为档案管理部门其他工作顺利开展打下良好基础。同时，在信息化推动下，人社档案管理在业务流程、实际操作以及便捷度等方面都具有一定的先进性、可延伸性，且更加成熟稳定，能够真正发挥人社档案管理的价值，满足当下人社部门业务发展需求。例如，青海人社档案管理在已建立信息化、标准化的基础上，完成对档案收集、整理、归纳等八个环节的规范化管理，并以此为基础，自定义配置了各业务事项档案元数据，提高了档案数据查询的精准化。同时，青海人社还通过档案权限控制形成一套安全防扩散机制，提高档案管理的安全性。在业务管理实现标准化、规范化之后，青海人社档案管理还进行了延伸拓展，完成了电子档案系统与各类应用系统间的有效对接，将人社业务和档案管理有机融合为一体，完善业务流程，实现业务、档案协同发展，体现出档案管理的成熟性和先进性优势。

3.全面性及专业化特点

信息化时代，人社档案管理在信息化技术的推动下逐渐呈现出全面性、专业化特点。特别是在人社档案涉及多个领域方面，信息化技术的应用不仅能够帮助人社档案管理实现有效的分类管理，还能覆盖人社档案管理的各个业务层面，确保其能更好地服务于人社工作，提高人社服务质量和工作效率，满足人社局业务发展需求。例如，在户籍调动方面，受我国经济体制改革持续深化的影响，各地人员流动频繁，人事档案流转速度加快，这也增加了人社档案的使用频率。因此，集中化档案管理模式已经很难适应当前档案管理需求，无法彻底解决人社档案管理中的实际问题。

对此，档案管理部门利用信息化技术全面实施规范化管理，提高对各个业务的覆盖面，解决不同地区间人员档案调用频繁问题，为人员流动提供便利，为社会经济发展提供后盾支持。可以说，在信息技术的推动下，人社档案管理实现了真正的资源共享，能最大限度地发挥档案资源的价值，促进人社档案管理部门紧跟时代步伐，提高其专业性和全面性，以便更好地服务于新时代人社档案管理工作。

4.安全性及保密性特点

信息化技术的应用让人社档案管理彻底摆脱了纸质化工作，也解决了纸质化档案管理过程中不稳定易丢失、漏写、错写等问题，为保证人社档案管理的安全性提供保障。同时，人社档案管理部门积极利用信息技术的加密手段来防止档案信息的泄露和丢失，避免黑客攻击，保证数字信息的安全与稳定，确保人社档案管理信息化工作的稳定开展。例如，鄞州人社局档案中心高度重视档案信息化管理的安全性和保密性，不仅将档案安全工作作为一项重要任务来抓，还利用信息技术优化信息系统动态跟踪问效，配置视频监控系统、温湿度仪器等，对档案实施全程监控管理，全面升级其安全防护体系，切实做好防盗、防火、防泄漏等安全预防工作，充分发挥信息化在档案管理中的优势，提高档案管理安全性。同时，为维护档案信息化管理的安全性，鄞州人社局还严格规范了档案管理人员的身份验证和操作权限，通过备份、日志、可恢复文件等举措来保证人社档案管理的安全性和稳定性，为确保鄞州人社局工作顺利进行奠定良好基础。

二、信息化环境下人社档案管理的价值

1.有利于提升对信息化管理的认知，拓展信息技术的应用

对人社档案管理信息化的正确认知是提升其管理效能，提高其服务质量的重要前提。档案管理部门在应用信息技术之后，为了更好地确保档案管理信息化、数字化发展高效性、高质性，会在部门上下发起学习号召，引领部门员工积极学习并了解信息化档案管理相关事项，提高其对信息化档案管理的正确认知，继而树立其更好的服务意识和创新意识，为推进人社档案管理信息化发展提供支持。同时，人社档案管理部门以信息化为背景展开创新发展，还能提升档案管理部门领导对信息化档案管理重要性的重视，从而投入完善工作当中，确保档案信息化管理有规可循、有法可依，确保人社档案管理信息化发展拥有充足动力和助力。此外，在信息化影响下，档案管理部门还会积极构建属于自己的门户网站、微信公众号和App，并利用抖音、快手等短视频平台来更好地宣传人社档案信息化管理，以此来拓展人社档案管理的知名度，提高群众对人社局的支持和认可。此外，通过大数据、云平台等信息技术的应用，人社档案管理部门还能更好地了解群众需求，并以此为基础开发出针对性应用系统，完善档案信息化管理，整合档案资源，推进人社档案管理进一步完善和发展。

2.有利于强化人社档案管理效率，提升其管理服务效能

大数据时代，档案管理部门积极应用信息技术，构建信息化档案管理，既能提升人社档案管理的信息化水平，实现其自动化归档、检索和利用，还能确保人社档案系统统计的精准化，解决以往档案管理中的问题，有效提升人社档案管理效率，发挥其应用价值。同时，数据共享、大数据、云计算平台等先进技术的进一步利用，还能切实提升员工的工作效能，特别是“掌上办”“自助办”“网上办”等技术成果的出现，更是让人社档案管理部门能够为企业、个人提供精准化、跟踪式服务，确保服务全方位、智能化，增强服务效能。例如，某参保人员在原单位离职后，本人将社保转移到户籍所在地人才服务中心参加灵活就业人员社会养老保险之后，人社档案管理系统经过大数据、人工智能等技术筛选、分析，自动为该离职人员推送相关信息，采集其是否有再就业意愿，并根据其意愿适时推送合适的就业岗位，解决其就业问题和企业人才需求问题。再如，在职工退休审批过程中，部分职工因参加工作时间较早，部分个人档案因时间久远、管理不当等缘故出现不连续、不完整，甚至是遗失等情况，影响其退休审批。对此，人社档案管理部门通过大数据整合所有即将退休人员名单，并提前一年预通知，提醒其核查档案资料，避免出现因档案不全延误退休时间或少拿退休金等情况出现。

3.有利于优化人社档案管理流程，促进各部门互联互通

随着人社档案管理信息化系统应用的加深，档案收集、管理形式也在不断更新发展。信息化技术能为人社档案管理人员快速检索相关信息提供便利，并对档案信息进行细致分类，确保其可以快速获得信息反馈，了解信息效能。在利用信息检索功能过程中，人社档案管理人员能够快速、随时了解并掌握档案管理情况，为接下来的工作规划提供有效参考，避免出现因信息不准确导致工作不到位的情况。

例如，人社档案管理人员在档案管理过程中，应定期到各部门去收集不同的资料，并根据资料的不同类型进行整理汇编，构建协调系统，确保各部门间互联互通，信息流动畅通，提高其他部门员工工作效率，提升群众对人社局的满意度。在档案信息收集过程中，人社档案管理人员会对不同数据采取不同采集方式，如业务类档案数据收集，需要通过标准数据接口自动进入档案管理平台，对文书类、财务类档案，则通过各部门数据库间的数据管道进行导入，确保数据管理的安全性和即时性。在档案管理过程中，从档案接收、扫描、管理到系统管理、信息订阅等流程都有非常严格的规定和标准，档案管理人员在实际操作过程中必须按照规范化形式来操作。这些举措都會确保档案管理的安全性，能提升人社档案管理质效，推进人社事业持续、稳健、高质量发展。

三、信息化环境下人社档案管理的策略

1.更新理念，增强员工对档案信息化管理重要性认知

信息化时代，人社档案信息化管理是重中之重，对人社档案管理甚至是人社局整体工作发展都会产生重要影响。人社档案管理部门员工要积极转变对档案信息化管理的思想态度，以全新理念来增强对信息化人社档案管理重要性认知，继而改变自身思想和行为，使其积极参与到人社档案信息化管理当中。首先，人社档案管理部门要做好资源调研，从整体上综合考虑本部门的发展趋势，并以此为参考，制定科学的信息化发展规划。人社档案管理部门可以先确定一个科学可行的发展总目标，然后根据不同阶段的不同发展情况来细化总目标，使其形成一个个小目标，并将其纳入档案管理工作中，推进档案管理信息化发展。其次，人社档案管理领导及相关人员要切实转变思想，以信息化档案管理观念来强化信息技术应用的自觉性，并将其与其他部门业务相融合，全面提升人社局员工对档案信息化管理重要性认知。

2.升级技术，健全档案管理制度体系打造自动化模式

信息技术的高速发展，推进了人社档案管理信息化、数字化、标准化发展，档案管理部门要加快信息化管理步伐，实现档案信息化处理，同时，还要通过建立多部门统一信息化平台来实现全面线上操作服务，实现档案信息资源共享，提高人社档案管理信息化水平，实现档案管理效能的最大化。人社档案管理部门要健全档案管理资源收集归档制度，要让档案资料成为反馈群众真实情况的有效载体，确保工作人员能从中找到有价值的信息。同时，人社档案管理部门要严把审核关，要建立完善的档案收集归档制度，并要求员工严格遵循制度规定，以标准化、规范化形式来收集、查阅内容，确保人社档案管理工作的高效进行。此外，人社档案管理部门还要充分发挥计算机管理功能，借助信息化系统来提升档案管理工作的自动化，提高其工作效率。例如，为确保档案管理规范化、信息化、制度化，枣庄人社局先后制定了《即时录入制度》《入库管理制度》《录入制度审查制度》等制度，进一步明确了档案管理工作流程、服务范畴和服务手段，为人社档案管理的持久性提供支持。在档案接收方面，枣庄人社局以现有档案信息为基础，利用信息技术深入挖掘山东省人社档案管理服务模块功能，并对新接收的档案全部实施即时录入。该局以系统自动生成的《交接单》为凭据，建立“不录入、不接收”“先录入、后接收”的档案交接制度，确保了档案信息的完整性和精准性，提高了服务质量，得到群众的一致好评。

3.培养人才，提升员工素养，打造专业化档案管理团队

人社档案管理部门以信息化为背景探索新型管理模式和制度，并将信息技术手段和先进操作管理技术应用到档案管理中，这些都迫切需要专业人士去操作完成。因此，在人社档案管理信息化过程中，档案管理部门必须要强化对部门员工的业务培训，要让员工结合岗位需求，边实践边学习，在提升业务能力的同时也强化其对计算机知识、信息文化的学习和掌握，促使其成长为综合型人社档案管理人才。同时，人社档案管理部门还要不断加强员工的政治思想和职业道德教育，要让他们拥有较高政治觉悟和思想意识，培养其责任感、使命感，使其能够坚守道德底线和职业操守，严把入口关，当好人社档案管理的“守门员”。在培养内部员工的同时，档案管理部门还要积极引进外部人才，利用外部优秀人才的加入来激活内部“活性”，提高内部员工的危机意识，使其能自觉加入提升队伍中，实现自我提升与发展，为人社档案信息化管理发展提供人才支持和保障。在招聘过程中，档案管理部门还要明确岗位职责，提高招聘门槛，以招聘一批有文化、有专业技能、有档案管理知识和经验的复合型人才来充实档案管理队伍，弥补现有部门的结构短板，推进人社档案管理部门整体化发展。

四、结语

新知识经济时代，档案管理部门要与时俱进，充分发挥先进技术的管理优势，积极运用大数据、云计算、人工智能等技术深化档案管理改革，以全新思想、及时变革的态度来学习新技术，创新管理模式，以信息化、数字化赋能档案现代化，确保人社档案管理创新、高效、安全、科学发展。同时，人社档案管理部门还要积极强化队伍建设，从多方面入手，有序推进档案管理信息化发展，提高其工作质效和服务效能，为民生民利、经济发展提供保障。

参考文献：

[1]王建华.人社档案管理工作的重要性分析及其管理策略探究[J].档案记忆，2022（10）：57-58.

[2]林清娇.关于新时期人社局档案管理信息化建设[J].文化产业，2022（26）：22-24.

[3]郭东水.信息化背景下社保档案管理的问题与对策[J].城建档案，2021（09）：85-86.

[4]刘 辉.关于深化社保档案数字化建设的思考[J].黑龙江档案，2021（04）：254-255.

[5]赵 曦.信息化背景下人社档案管理初探[J].办公室业务，2021（04）：139-140.

[6]葛 琼.信息化背景下档案管理工作改革的途径[J].黑龙江档案，2020（06）：103.

（作者单位：内蒙古自治区赤峰市红山区人力资源和社会保障局人事人才服务中心）

基金项目：新时期人事档案管理信息化建设研究，项目编号：KJCX21809。

作者简介：孟凡强（1984—），男，汉族，山东日照人，本科，副研究馆员，研究方向：档案管理。