浅谈数码照片档案高效利用的整理存储途径

摘 要：当今时代，档案信息化向纵深方向发展，与此同时带来了档案管理的大变革，各单位在推进档案信息化过程中，积极构建档案数据库和档案信息共享平台。在加强数码照片档案的分类规范管理时亦可建立数据库，打破旧有界限，实现数码照片档案的一体化管理。如此，一方面，突破了旧有数码照片档案的管理模式，大大提高了档案管理效率；另一方面，通过对数码照片档案的分类管理、命名及撰写文字说明，提升数码照片档案管理质量，为后续档案的利用奠定基础。

关键词：数码照片档案；整理存储；高效利用

近年来，随着电子产品信息时代的快速发展，传统的胶片型照片已被颇为普及应用的数码相机所得的数码照片所取代。数码照片已然是对现场客观记录最为珍贵的一手资料之一，也是非常重要的不可再生资源[1]。数码照片的易得性使得其档案数据呈海量激增。探索如何做好数码照片档案的整理存储，使之能够高效被充分发挥其本身的利用价值，具有极其深刻长远的重要意义。

1 数码照片档案的特殊性及整理规范相关要求

1.1 数码照片档案的特殊性

数码照片（digital photos）是指利用数字成像技术拍照，以数字形式能够存储于光盘、磁盘等载体，通过计算机数字设备能够进行阅读、处理、传输的静态图像[2]。当前数码照片在各个领域都有广泛使用。机关、团体、事业单位在处理公务过程中会形成对国家和社会具有重要价值的，值得保存的数码照片，通过对这些数码照片的鉴定，按照数码照片档案收集、归档、管理相关要求对这些数码照片进行处理形成数码照片档案（digital photographic records）。

近年来，随着数码照片利用越来越广泛，数码照片档案的规模也越来越大，对数码照片档案收集、管理、开发和利用也提出了更高要求。现阶段，数码照片档案管理已经由传统的底片实体照片管理逐渐向数码照片管理模式转型。为进一步提升数码照片利用效率，有必要对数码照片档案性质、特点以及数码照片档案如何开发、利用等相关问题进行探讨和研究，进一步提升数码照片利用效率，更好的服务我国的经济社会发展。

1.2 数码照片档案整理规范相关要求

根据国家档案局和中国科学院对数码照片档案整理规范相关要求，形成了GB/T 11821-2002 《照片档案管理规范》和DA/T 15-95 《磁性载体档案管理与保护规范》。前者主要适用于各级各类档案室、档案馆的照片档案管理，对照片档案收集范围、收集要求、收集时间进行了明确规定[3]。进一步明确照片档案整理基本原则，照片和底片鉴定、整理以及照片目录的编制相关要求，同时还对数码照片档案的保管，包含包装物装具、温度、湿度、空气调节和净化相关要求进行说明，对数码照片档案库房管理的相关要求进行了规定。后者主要适用于磁性载体文件的积累、归档要求和磁性载体档案管理、储存和保护环节要求。此标准主要适用于机关、团体、企事业单位的磁性载体档案的保护与管理。可以说，这些文件的出台对数码照片档案的整理提供了具体依据。

新时期，部分机关、团体和企事业单位在数码照片档案管理过程中积极推进信息化建设，通过数码照片档案网络化管理，进一步提升照片档案管理效率，实现现代信息技术与照片档案收集、整理、利用各个环节的深度融合。数码照片档案网络化管理并不是简单利用计算机系统取代传统的手工操作，而是按照国家档案局制定的DA/T 50-2014《数码照片归档与管理规范》相关要求对数码照片档案进行规范化管理，确保数码照片档案能够长期可读取、可利用。一是移交归档的数码照片档案应是原始图像文件，是数码相机直接拍摄形成的文件，不能对原始图像及其本身附带的信息进行修改，不能影响数码照片档案的原始性。二是归档的数码照片档案应为JPEG、TIFF或RAW格式，其中JPEG格式属于最常见格式，并具有较强的兼容性。三是数码照片档案归档时应包含数码照片档案拍摄地点、时间、人物、事由、背景等相关信息要素，能够反映出数码照片档案的客观内容[4]。四是数码照片档案归档时应参照GB/T 11821-2002《电子文件归档与管理规范》，对其完整性、安全性、真实性、可用性等相关信息进行鉴定检测，确保收集上来的数码照片档案既符合相关要求，也真实可靠。

2 整理存储方面的问题

结合当前数码照片档案管理实际情况，目前在整理存储方面还存在问题。

2.1 分类不规范

从目前看，档案管理部门数码照片档案来源主体非常多元，加之在数码照片档案收集过程中通过网络途径传输非常方便，很容易造成数码照片档案拍摄主体在移交过程中出现粗心大意或移交不及时问题。各单位对数码照片档案重视程度不一，部分单位认为数码照片拍摄完之后，将数码照片存放光盘或转存脱机硬盘就大功告成。对数码照片档案如何根据各规范要求结合本单位实际情况进行合理化、规范化、有序化的编目分類等工作，并没有按照相关制度要求落实，出现了数码照片档案分类规范性不高，随意性问题。此外，归档的数码照片档案有些还缺少必要的说明，亦没有相对应的目录，不利于后期数码照片档案的管理和利用。如在数码照片档案整理移交过程中并没有按照相关要求对其进行整理，在移交过程中会增加档案管理部门工作负担，还需要重新对这些数码照片档案进行鉴定，编写目录等。此外，还有部分单位在数码照片档案的拍摄、移交、建档、整理、储存等过程中都无专人负责，部分人员属于兼职性质。

2.2 索引对应缺失或文字说明不明确

当前档案管理部门对数码照片档案检索主要以目录信息为主，但当前由于部分单位对数码照片档案重视程度不足，在档案管理软件系统中并没有形成设计理念合理、功能先进的数码照片档案管理模块，无法对数码照片档案进行科学检索，不仅会影响数码照片档案利用效率，也不利于数码照片档案的正常管理。同时部分档案管理部门数码照片档案还存在档案与信息分离问题。要想实现数码照片档案与信息一一对应，就需要对档案管理系统进行完善和优化，但当前针对档案管理系统数码照片档案管理并没有形成顶层设计，也没有出台相对应的标准。因此，数码照片档案与相关信息也就无法进行有效关联。由于数码照片档案与信息存在着“数据孤岛”，在利用过程中往往出现信息错误或是文字说明不准确，在一定程度上影响了数码照片档案的正常利用。

2.3 存储方式过于单一，安全存在风险

现今的数码照片摄影者获取照片信息后，多存储于计算机或刻录于光盘中。从数码照片档案的特性看，数码照片拍摄主体多元、存储方便、传输渠道多样，这也就决定了数码照片存在着信息篡改风险。一旦在数码照片存储、转移或利用过程中出现工作疏漏，可能就会改变数码照片档案原始信息，不利于数码照片档案的后续开发和利用。一是数码照片档案对计算机和存储设备高度依赖，一旦计算机系统出现故障或设备出现转移风险可能就会造成数码照片档案丢失。二是计算机系统本身就容易受到外部攻击或病毒感染，故而一旦数码照片档案遭受病毒攻击轻则造成数码照片档案损坏，重则造成数码照片档案泄密。三是数码照片档案存储监管困难。除了拍摄者以外，别人很难掌握数码照片档案的确切信息，一旦拍摄者粗心大意，可能就会造成数码照片档案遗失。四是数码照片档案在移交存储过程中如果责任分工不明确，也容易造成档案丢失。故而，在拍摄、移交、存档过程中，数码照片档案若仅存储于单一方式，将会有一定的风险性。

3 数码照片档案整理储存与高效利用的对策途径

3.1 实施分类管理

全宗内声像档案一般按类别—问题（年度）进行分类，也可结合本单位各部门工作性质和特点，通过照片所反映某类事件和活动的整理内容，采用问题—部门—时间进行分类，比如综合类—所务办公室—2016年和科技类—检测技术研究中心—2012年。

数码照片档案实施分类管理具有其自身优势：一是数码照片档案分类管理能够简单明了地对数码照片档案进行检索。部分机关事业单位在数码照片档案管理过程中没有实施分类管理，只是按照年度对数码照片档案存放在一个文件夹中。要想针对某项活动或重大事件检索相对应的数码照片档案，还需要从一年中所形成的大量数码照片档案进行对照提取，不仅会耗费大量时间，也容易造成遗漏。通过精准的数码照片档案分类，就可以直接对某单位某年度某项事件数码照片档案进行检索查询，不仅方便快捷，也能够防止遗漏丢失。二是数码照片档案分类管理是落实国家关于数码照片档案管理相关要求的具体措施。当前国家非常注重数码照片档案管理，通过科学分类有助于推进数码照片档案数据共享，更好地挖掘数码照片档案蕴含的重要价值信息，不仅能够服务本单位的相关工作，也能够为人民群众数码照片档案需求提供扎实的素材。

3.2 增加照片的文字说明

3.2.1照片命名。数码照片档案分类之后，档案管理人员还要对每一张数码照片档案进行刻录与文字说明的核实与确认。摄影者于数码照片的档案办理移交后，需对每张光盘查验是否成功刻录，且文字说明是否与数码照片一一对应核实进行充足的工作，这需要档案人员有足够大的时间精力及耐心，正确规范的文字说明就是每张照片的“个体名片”，有了正确的索引才能够便于之后的利用[5]。

档案管理人员按照数码照片档案管理要求，经初步整理之后，根据文件形成部门等对其进行档号的编制。从数码照片生成过程看，在拍摄完毕之后会形成一串字符加计数文件名，该命名并不具有关联性，一旦脫离相对应的说明性范围就可能变得极易模糊，很容易混淆。如若在推进档案信息化建设、数码照片档案进行网络化管理过程中，则应对数码照片进行更进一步的归档命名，使其具有明显的标志性。如：D010- ZP·2010- 001- 0001，这种命名方式能够一目了然地看到数码照片形成的时间以及相关联的事件。如果归档部门已经将数码照片存入光盘，可根据实际情况，在案卷号上标注部门信息以原点进行分割，对数码照片的分类之后，可以按主题、事由、保管期限对其进行汇总，在案卷内对其进行命名，确保命名信息与数码照片内容相对应。

3.2.2编制照片档案检索目录。传统纸质照片在管理过程中只是按照事件、地点、拍摄者、人物、底片等标识对其进行分类管理，随着现代信息技术不断发展，数码照片档案的著录又增加了新的内容。一是数码照片背景信息要包含数码照片档案的背景、人物、地点、时间等。二是数码照片档案的摄影信息包含摄影时间、原始图像生成属性以及拍摄者。三是数码照片档案的档号存储信息可依据DA/T 50-2014《数码照片归档与管理规范》对于档案管理系统中所包含的数码照片档案的档案门类代码、年度、卷号、部门代码、张号、载体编号等[6]数据元信息进行编目与著录。著录项目越详细，检索和利用这些数码照片档案就会越迅速、越轻松，但要确实与所存储的数码照片档案一一对应。

数码照片档案归档存储可以以硬盘或光盘形式存储，数码照片档案要按照层次分明、目录完整原则完成，在根目录下由主题保管期限或年度作为分类依据。然后在子目录下继而根据拍摄时间、拍摄者、事件主题等主要信息进行数据源的检索目录编目。

3.3 主要存储方式

3.3.1光盘按前述3.1方式进行目录编目的存储。按照ZKY/B002-5-2006《中国科学院声像档案建档规范》中的收集与归档要求第6.4条，数码照片的归档保存选用只读光盘作为载体。原则上归档两套，一套供查阅利用，一套封存保管，实行复制双套留存的存储方式。数码照片档案应包含元数据及对应的背景信息。档案部门存储的数码照片档案格式一般使用JPEG、TIFF格式为主，其文件大小以JPEG格式采集的不低于900k，以TIFF格式采集的不低于10M。在数码照片档案管理过程中要对不同层级的存储文件夹进行科学命名，确保主文件夹信息简洁、准确；同时要对归档说明信息进行详细编写，确保每组照片和每张照片的文字信息真实完整，实现数码照片档案与文字描述文字信息一一对应。

3.3.2后续录入档案管理系统存储利用。随着大数据信息时代的到来，档案管理系统的应用功能越来越多样化，在档案管理系统各应用模块较为完善安全的前提下，把数码照片档案依据必需的数据元与图像挂接在系统平台上，不仅方便了利用查询，而且得以有效备份，使得仅用一种载体（如光盘）的存储得到了扩展，大大降低了因光盘破坏或丢失导致档案损失而带来的巨大风险。

当然，数码照片档案管理工作依然是一项费时费力、复杂但重要的工作，需要各部门之间的密切协作，发挥电子数码照片档案管理的特殊优势，将信息技术融入其中，同时建立并完善数码照片档案管理规范，才能有助于更好地发挥数码照片档案的记录、宣传、教育功能，深化数码照片档案利用价值。

参考文献

[1]姜丽敬.新媒体数码照片档案管理工作探析[J].走向世界，2022（39）：94-95.

[2]钱毅，崔浩男.基于图像学理论的人物照片档案开发利用研究[J].档案与建设，2022（06）：16-19.

[3]李斌.数字档案馆环境下企业数码照片档案管理的做法[J].档案管理，2021（04）：92-93.

[4]葛如一，刘思雨，吴熠，张琪，汪宇.照片档案管理数字化转型升级探索与实践[J].档案与建设，2021（05）：53-55+62.

[5]顾伟.数码照片档案真实性检测方法研究[J].中国档案，2020（10）：72-73.

[6]和兴兰.关于数码照片档案管理问题的研究[J].北京档案，2020（04）：36-38.

作者简介：周凤羽（1983-），博士学位，中国科学院西安光学精密机械研究所档案主管，研究方向：档案管理，档案信息化建设。