档案资产观视域下商业性文件中心几个关键问题分析

2023-05-30 07:51尹良鑫

档案管理 2023年2期

摘要：本文以档案资产观为视角，以其对档案资产价值形态、档案资产权利保障、檔案资产运营机制等认识为依据，对《关于商业性文件中心的几个问题》一文涉及的商业性文件中心之角色定位、基本性质、理论依据等关键性问题展开了商榷性分析，认为商业性文件中心属于文件中心的一类，其基本性质为过渡性，文件生命周期理论在其建立和发展中是适用的，但不宜将之视为理论基础。

关键词：档案资产观；商业性文件中心；文件生命周期理论

Abstract： From the perspective of archival assets， based on the understanding of its value form， the rights protection and the operation mechanism， this paper discusses and analyzes the key issues of the role， basic nature， and theoretical basis of commercial records center covered in the article Several Questions about the Commercial Records Center， and concludes that commercial records center belongs to a category of records center， and its basic nature is intermediary. Besides， the author proposes that the theory of records life cycle is applicable in its establishment and development， but it is not appropriate to consider it as a theoretical basis.

Keywords： Archival assets view; Commercial records center; Theory of records life cycle

1 引言

王茂跃先生在《档案管理》杂志2022年第6期发表了《关于商业性文件中心的几个问题》（以下简称《王文》）一文，认为“在文件中心特指政府文件中心的情况下，将商业性文件中心表述为文件中心的一种类型是不严谨的；商业性文件中心不具有过渡性，商业性文件中心的基本性质是商业性；文件生命周期理论是文件中心建立的理论依据，并不是商业性文件中心建立的理论依据，商业性文件中心的建立没有理论依据”。[1]可以看出，《王文》对商业性文件中心的角色定位、基本性质、理论依据等事关“我是谁”“我从哪里来”这两个本体性问题展开了极具思辨性的分析，并提出了自己富于创新性和启发性的应答。但是仔细审视《王文》可发现，其在分析依据、研究结论等方面均存在偏颇之处，值得商榷。

商业性文件中心既是“文件信息领域提供专业性、社会化服务的机构，也是一种经营成功的企业”，[2]作为一种企业，其不仅要尽一切可能创造经济价值以在市场经济中谋求发展，还要遵循市场化机制展开运营。从业务层面看，商业性文件中心的管理对象以半现行文件和部分现行文件为主，而国内外对半现行文件的处置则主要实施的是档案化管理模式。“档案资产理论是档案管理实践参与到市场经济发展过程的产物，也是档案多元价值和档案学科多元研究视角的重要体现。”[3]同时，“国外档案资产研究以文件资产、电子文件资产的提法为主”。[4]因此，从档案资产观的理论基础、适用范围、科学张力等方面看，其在商业性文件中心的研究中可发挥重要的指导作用。同时，以档案资产观为理论依据对商业性文件中心的角色定位、基本性质、理论依据等关键性问题展开分析，一方面有助于发现已有认知中的不当之处和原因所在，另一方面也有助于以新的视角展开审视进而得出新的结论。

2 基于档案资产价值形态的商业性文件中心角色定位分析

依据价值形态的不同，档案资产可分为国有资产和非国有资产。其中，国有档案资产的运营既要追求经济效益，也要追求社会公平，不能为了经济效益而偏离公共服务的主要方向；非国有档案资产的运营不以损害公共利益为前提，以保护公众私有财产为目的。[5]可以看出，不同价值形态的档案资产在运营过程中侧重点虽有不同，但社会效益和经济效益缺一不可，且国有档案资产和非国有档案资产本质上都属于档案资产。因此，从这一层面来讲，无论是政府文件中心还是商业性文件中心其主要管理对象本质上是一样的，即均为文件/档案资产。不同之处在于，政府文件中心以管理国有文件/档案资产为主，其运营以追求社会效益为主、经济效益为辅；商业性文件中心以管理非国有文件/档案资产为主，其运营以追求经济效益为主、社会效益为辅。

从内涵层面讲，国际档案理事会的术语词典对文件中心所下定义之权威性和认同度相对较高，其认为“文件中心是为半现行文件最终处置之前进行廉价储存、保管和利用的一种机构”，[6]不难发现，该定义中的关键要素之一——“半现行文件”是就文件的生命周期而言，依据档案资产观的分类，其既包含国有文件/档案资产也包括非国有文件/档案资产。国际文件管理者和指导者协会的术语手册对商业性文件中心所下定义比较权威，其认为商业性文件中心是“保存其他组织的文件并以营利为目的提供有偿服务的文件中心”，[7]该定义中的关键要素之一——“保存其他组织的文件”从档案资产观的角度看则明确了价值形态，即其管理对象主要为非国有文件/档案资产。因此，《王文》也认为：“从字面上看，商业性文件中心是文件中心的一种类型。这应当是没有疑义的。”[8]

从实践层面讲，美国的文件中心“大致可分为三类——政府系统的文件中心、机构团体的文件中心、商业性文件中心”[9]；“目前，发展水平较高的美国、加拿大等国大致有三类文件中心：联邦文件中心、非联邦文件中心和商业性文件中心。”[10]可以看出，上述两种对文件中心实存形态的划分符合档案资产观以价值形态为标准的分类模式，其中，政府系统的文件中心与联邦文件中心、机构团体的文件中心与非联邦文件中心本质上是一样的。“目前商业性文件中心的服务对象仍以私人企业、组织和个人为主”，[11]虽然越来越多的政府机构成了其新客户，但不会改变其根本属性。当前，政府系统的文件中心、机构团体的文件中心、商业性文件中心等三种类型的文件中心在我国均已存在并获得了较大发展，即便是如《王文》所言“我们界定的文件中心概念实际上是政府文件中心”，[12]这也是学术研究层面的问题，是可以通过理论调适予以解决的，而《王文》实际上已经给出了解决方案，即“要确认商业性文件中心是文件中心的一种类型，那就必须对文件中心（records center）重新予以定义，再将文件中心明确为政府文件中心。只有这样，我们才能够说商业性文件中心是文件中心的一种类型”。[13]

从上述分析可以看出，《王文》的主要论据——“之所以出现商业性文件中心不是文件中心的一種类型的问题，原因在于我们界定的文件中心概念实际上是政府文件中心”，[14]将理论概念与实存形态混为一谈，未严格区分名与实的问题，导致其论证和结论显得较为牵强。笔者认为，将商业性文件中心表述为文件中心的一种类型是相对严谨的。

3 基于档案资产权利保障的商业性文件中心基本性质分析

“资产不过是一种资源与权利的综合体，正是因为权利之力才使得权利客体中所包含的各种利益能够为主体所拥有和控制。”[15]档案资产权利保障的客体包括以法定权利为前提的档案所有权、以应有权利为前提的档案利用权、基于正当利益确认的档案信息开发权、基于损害禁止的档案安全权。[16]从这一层面来讲，政府文件中心和商业性文件中心本质上是一样的，即其业务工作均是对不同主体档案资产权利的保障。具体而言，运营主体所拥有的档案资产权利主要为档案利用权和档案信息开发权，服务对象所拥有的档案资产权利主要为档案所有权和档案安全权。而且，二者的业务内容也具有高度的相似性，即均包括文件管理服务、数字文件管理服务、数据保护和备份服务、文件信息销毁服务、其他服务等。因此，从本质上来讲，政府文件中心和商业性文件中心均是文件管理和服务机构，这是决定其基本性质的关键要素。二者的最大区别在于，政府文件中心的运营主体以追求社会效益为主，而商业性文件中心的运营主体则以追求经济效益为主，其根源在于二者之主要管理对象的价值形态不同，而无论是国有文件/档案资产还是非国有文件/档案资产均属于文件/档案资产。

此外，从国际档案理事会之术语词典对文件中心所下的定义可以看出，文件中心与非文件中心的主要区别之一即在于管理对象即文件所处的阶段不同，文件中心管理的主要是处于半现行期的文件，非文件中心管理的主要是处于现行期和非现行期的文件。从文件的价值属性、运动阶段、保管场所和管理方式等看，商业性文件中心的主要管理对象——半现行文件处于文件完整生命过程的一个过渡性阶段。同时，由于“文件的价值形态是文件生命阶段表现的唯一决定性因素”[17]，即保管场所、管理方式等并不是决定性因素。

综合以上分析，从档案资产权利保障的目标和途径以及文件生命周期理论的内核和价值均可以看出，价值形态对商业性文件中心之基本性质的影响不占主导地位，主要管理对象的基本属性才是其决定性因素。《王文》认为：“文件中心不具有过渡性，只具有中间性，而商业性文件中心既不具有过渡性，也不具有中间性。”[18]不难发现，其主要是依据保管场所、管理方式等非决定性因素得出的结论，并未根本解决商业性文件中心的基本性质问题。笔者认为，将过渡性作为商业性文件中心的基本性质较为合适。

4 基于档案资产运营机制的商业性文件中心理论依据分析

“从宏观层面看，档案资源向档案资产的转化以及档案资产的运营管理，依赖于对档案资源的实际占有、控制和管理的机关或组织，以及参与档案公布、开放、开发和利用的有关主体在制度保障下对其进行合理的配置和科学的运营。‘制度保障，主要是由国家性的制度安排、机构自发性的制度安排以及社会性的制度安排三部分组成，即政府机制、市场机制和社会机制。”[19]因此，档案资产本质上是一系列制度安排的结果，且在其运营过程中制度保障发挥重要作用。

在商业性文件中心之文件/档案资产的运营管理中，市场机制占据着主导性地位，但政府机制和社会机制也不可或缺。美国建立了国际文件与信息管理服务行业协会（PRISM），为包括商业性文件中心在内的文件信息服务行业之有序运转提供了组织保障。此外，在PRISM的指导下，美国的商业性文件中心不断明确其专业职责和社会责任，还制定了成熟规范的行业标准和规范制度，较为重要的有《商业信息管理公司灾备计划》《商业性文件中心运营标准》《标准存储和服务协议》《文件保管期限标准》等，[20]这些标准和制度的实施为美国商业性文件中心的健康发展提供了坚实的制度保障。我国虽然尚未针对商业性文件中心建立全国统一性的行业协会、出台总领性的法律或行政法规，但部分行业标准、规范制度对其也是适用的，如《档案社会保管服务机构管理规范》《档案保管外包服务管理规范》《档案服务外包工作规范》等。

值得注意的是，我国的档案法制体系是以《中华人民共和国档案法》为核心建立起来的，其规制对象主要是公共档案，在私人档案的规制方面较为薄弱。实际上，国外“不少国家的档案法规对私人档案的管理都有明确条文，并将私人档案与公共档案置于平等的地位”，[21]如法国的《档案馆法》、丹麦的《档案馆法》、芬兰的《档案馆法》等，其中，法国的《档案馆法》中关于“私人档案”的条文比公共档案多出了9条。可以看出，私人档案管理是我国法制体系建设应解决的一个重要问题，现在未解决并不代表未来不会予以解决。当然，我国发布实施的很多关于公共档案的行业标准、规范制度等在商业性文件中心的业务管理中也是适用的。

综合以上分析笔者认为，从运营机制层面看，文件生命周期理论在商业性文件中心的建立和发展过程中是适用的，正如师扬甫作者所言：“文件生命周期理论、文件连续体理论等经典档案学理论都是商业性文件中心规划、设置与开展服务的向导，比如 Iron Mountain 提供的文件扫描与管理服务就有细化出生命周期管理这项业务，更在网站的知识中心版块共享了文档管理的相关论文。”[22]但将文件生命周期理论作为商业性文件中心之理论基础的认识也不够严谨。因为，作为一种企业实体形态而言，商业性文件中心的建立和发展主要遵循的是商品经济规律和市场运营机制，其理论基础可考虑从哲学、经济学等相关理论入手找寻。因此，《王文》认为文件生命周期理论不是商业性文件中心建立之理论依据的观点具有合理性，但其指出“商业性文件中心的建立是一种商业行为，没有理论依据”[23]则显得较为偏颇。

5 结语

档案资产观可为商业性文件中心相关问题的探讨提供新的视角，也可为已有成果的批判性审视提供依据。整体而言，《王文》所涉及的问题均是关乎商业性文件中心的本体性问题，在该主题的研究中是非常关键的几个问题。在《王文》的行文过程中，对已有观点的批判性审视亦是其论证的重要方式，其得出的结论也显得颇有新意，但是从档案资产观的视角去审视可发现其尚存在不合理之处。希望本文的研究既有助于推动关于商业性文件中心的深入研讨和认知，也有助于体现《王文》之科学张力。

参考文献：

[1][8][12][13][14][18][23]王茂跃.关于商业性文件中心的几个问题[J].档案管理，2022（06）：18-20.

[2]黄霄羽.商业性文件中心的专业优势、形象优势和社会价值[J].档案学研究，2011（01）：7-11.

[3]陈建，谢鹏鑫.档案资产理论核心概念转变的原因阐释及现实启示[J].档案学研究，2022（01）：36-42.

[4]王小云.档案资产论的历史脉络?认知转型及发展态势[J].档案与建设，2016（07）：9-12+16.

[5][15][16][19]王小云.档案资产论[J].档案学通讯，2016（04）：80-83.

[6]黄世喆，归吉官.论我国档案保管机构的性质——档案工作系列论文之二[J].档案管理，2014（03）：7-9.

[7][11]黃霄羽.全面解析商业性文件中心[J].档案学通讯，2009（06）：75-78. [9]黄霄羽.美国档案界对文件中心的全面认识[J].上海档案，2001（01）：46-47.

[10]孙观清.设立中国式的商业性文件中心的构想[J].档案学通讯，2005（02）：33-36.

[17]中国军事百科全书编审室.中国大百科全书·军事[M].北京：中国大百科出版社，2007：126.

[20]沈一春.中美商业性文件中心比较研究[D].南京大学，2017：21-22.

[21]孙大东.新《档案法》尚需彻底解决的三个问题[J].档案管理，2021（01）：18-20.