中小型外贸企业财务数字化转型探析——以A 公司为例

滕 星

（南京东沛国际贸易集团有限公司）

一、中小型外贸企业数字化转型背景

（一）政策背景

随着“数字中国”“网络强国”等国家重大战略部署的加快推进，企业积极推进财务数字化转型已成为大势所趋。近期国家出台的多项会计改革和数字化改革相关政策都对企业财务数字化有所涉及：2022 年1 月6 日财政部发布《会计信息化发展规划（2021—2025 年）》，肯定了“十三五”期间智能财务、财务共享等理念及财务机器人等自动化工具的推广，提出财务数据标准化和财务报表数字化的新要求。2022 年1 月12 日国务院在《“十四五”数字经济发展规划》中明确，要引导企业强化数字化思维，全面系统推动企业经营管理数字化转型。国务院、财政部对财务数字化的高度关注，为企业财务数字化转型打了一剂强心针，预示着企业财务数字化进程将进一步加快。

（二）税务背景

金税三期以来，依托大数据、人工智能等数字化技术，税务总局对企业涉税风险的监管水平不断提升，企业所有经营活动产生的数据都会被收集、比对、分析，一旦出现疑点，将会面临税务机关对物流、资金流、票据流数据的层层剖析，使得一切偷税、逃税、避税，甚至是不合规的税务筹划行为都无处遁形。税务管理的数字化升级倒逼企业提升数字化管理水平，所谓知己知彼百战不殆，当前时代防范税收风险仅了解税收政策是远远不够的，企业还需要学习税务部门大数据预警的逻辑，熟练使用数字化技术，做到提前准备、规避风险。

（三）技术背景

随着信息科技的发展，越来越多的数字化、智能化产品如OCR影像识别、语音识别、RPA机器人、CHATGPT 人工智能不断涌现。这些先进的数字化工具能自主执行数据的录入、查询、分析等工作，使得人工智能逐步成为现实。根据摩尔定律，将来会出现更多新的数字化工具，功能越来越全面、价格越来越低廉，极大的加快企业数字化转型的进程。

（四）行业背景

外贸企业的特性非常适合数字化建设，国际贸易是一个标准化体系，从货物交付方式到结算方式都有着严谨定义的贸易术语。传统的外贸业务一般为订单制，每票业务物流和资金流按照运单编号一一对应，报关、出口、收汇、退税每个环节都存在大量相互联系的数据。鉴于外贸行业大规模的业务量、标准化的业务流程以及票票对应的核算方式，外贸企业财务数字化转型存在特有的必要性和便利性。

二、A 公司数字化现状和问题分析

（一）A 公司财务数字化现状

A 公司是一家专业从事进出口贸易的公司，公司主要出口的商品有机电、船舶、化工原料、纺织品等，公司近年来在进口贸易也有所发展，从德国进口汽车养护产品在国内销售。公司目前年进出口量在4000 余票，共有员工140 人、财务人员18 人。

A 公司由国有外贸公司改制而来，早在1978年就已开展进出口贸易活动，至今在公司库房内还能看到40 年前的业务资料。历史久远的档案资料清晰记载了A 公司财务信息系统的发展历程：A 公司设立之初全部是手工会计资料；90 年代初开始使用电脑辅助逐步用机打的业务单据替代原始的手工单据；90 年代末开始实行会计电算化，电脑账代替了手工账，当时公司选用了新元电子财务软件，并一直沿用至今。公司的一切会计档案包括记账凭证、账簿、报表、原始单据都以纸质形式留存原件。

近年来随着信息技术的发展，财务进行了一些小范围的升级，比如升级网银功能、从手工开票升级到电脑开票、增加电子发票的管理功能等。这些数字化管理手段在不同程度上提高了工作效率，但总体来说A 公司财务还停留在信息化的初级阶段，在数字化建设方面基本处于空白，这也是不少中小型外贸公司的现状。

（二）存在的问题

1.存在重复劳动现象

由于最初业务和财务系统是分别开发使用的，A 公司的财务系统和业务系统的数据流一直未打通，数据从业务端流向财务端依靠纸质单据传递，这就造成了大量的重复劳动。如同一张增值税发票包含的客户、产品名称、数量、单价、税率、发票号等信息，往往是业务助理在业务系统录入一遍、财务核算员在账务系统录入一遍、退税员在退税软件再录入一遍，不仅重复而且易错。

2.存在信息孤岛现象

信息流未打通的另一个问题是存在信息孤岛现象。A 公司的业务系统、财务系统、OA 系统既有重合的数据也有各自独有的数据，每个系统都只能反映企业经营状况的其中一面，想要看清全貌需要跨系统多角度多次采集数据，甚至有时需要抽丝剥茧的进行多次数据加工。

3.存在会计信息滞后现象

如果说财务和业务的信息差导致财务数据不够全面，那么传统财务的另一个问题就是会计信息的时效性。在传统财务工作模式下，信息需要一道一道的加工与传输，每道工序都需要时间，财务到了月末才能保证将当月经营单据收集完整并入账，因为是人工做账，还要花时间对数据进行核对分析，所有月报制作完成周期一般需要3 ～4 个工作日。这远不能满足业务部门对实时数据的需要，会计信息的滞后使得会计信息经常沦为参考数据而不是强有力的决策依据。

4.缺乏系统性规划

分析A 公司财务数字化现状，往往是外部需求推动财务升级，如税务部门规定要用电子税务局报税就升级税务软件、银行推广超级网银就升级网银软件，使得信息化建设缺乏规划。即将到来的是一个全面数字化时代，打补丁式的系统升级会给日后带来难以调和的矛盾，企业需要提前做好准备，主动进行数字化建设，确保顺利完成财务数字化转型。

三、A 公司财务数字化转型的难点

（一）数字化转型的成本问题

如果现有财务人员不变动，数字化转型会额外支出一笔费用，后续还会产生使用费，而数字化转型带来的价值短期内未必能得到体现，即使体现出来也很难计量。

（二）部门之间的协同困难

工作中往往存在部门主义现象，各部门从自身角度和利益出发，忽视总体利益，导致对整体有好处但对部门没有明显好处的工作很难推广。如业务部门都希望管理系统更能适配自己部门的业务、减少原有工作流程的调整；管理部门不愿增加部门的责任和工作量等，这些问题很有可能导致数字化转型工作难以达到预期的效果。

（三）数字化工具本身的复杂性

数字化工具带来便捷的同时也在增加操作层面的复杂程度，尤其是很多数字化软件对计算机水平不高的操作人员来讲并不友好。如果不能正确的理解数字化工具的逻辑，操作人员主观或客观的误操作可能会带来结果的偏差或者管理效果的差强人意。

（四）人员的转型问题

目前A 公司的财务人员中一半以上是从事基础核算工作的，数字化转型以后原有人员工作内容将被电脑替代，将来财务人员能不能接受新的工作方式？能不能将财务会计、税务政策、管理会计等理念融入数字化管理，提高工作效率、保障企业资产安全、创造新的价值？这些都是财务数字化转型过程中急需解决的问题。

四、A 公司财务数字化转型的解决之道

数字化转型不是增加一个系统或者几个智能设备就能完成的，而是一个长期持续的过程，A 公司想要顺利完成财务数字化转型，重点在于找到解决之道。针对上文提及的实际工作中的难点问题，本文总结出财务数字化转型的五个解决之道：

（一）达成共识

数字化转型，技术是基础，人员是关键。数字化转型的操作人员和服务对象是组织中不同岗位不同级别的人，没有人的支持数字化转型既没有必要也不会见效，所以财务数字化转型的第一步是在企业内部达成广泛的共识。中小型外贸企业中与财务数字化转型的相关人员大致可分为业务助理、业务员、财务人员、决策人员这几类。

业务助理的日常工作是跟进项目进度、制作并收集各类业务单据，按照公司内部规定将纸质单据交接给财务部门。这类人员一般习惯按部就班处理熟悉的工作流程，且通常工作任务饱和，工作方式的转变可能会令他们无所适从，也可能带来短期内工作量的增加。数字化转型之初有大量基础工作需要这类员工协助，获得他们的支持很重要。对于这类人员数字化转型的重点是控制工作量和工作难度，借助现在成熟的OCR 影像识别技术和RPA流程机器人可以替代掉大部分日常需要比对、录入的工作，摆脱大量繁琐且无意义的杂务使得他们愿意接受数字化转型并且有精力学习和适应新的工作流程和工作方式。

对于业务员来说，数字化流程不如人工办理灵活，需要打破多年来的惯性思维适应新的工作流程和规则，甚至流程自动化以后以往一些不规范的操作能够被轻易识别出来，他们希望提高准确性和效率又不愿意增加束缚。为了抵消工作习惯变化带来的抵触情绪，数字化转型需要为业务员带来新价值，如一个月更新一次的报表做到日日更新，让业务人员时刻掌握最新的资金、物流、利润的动态信息；业务员需要财务配合完成的付款、换汇、报销等业务第一时间得到响应并将相关凭据的影像资料及时反馈到业务员所在的信息端，增加他们的安全感。

财务人员是数字化转型中非常关键的环节，财务人员在数字化转型中有大量的工作任务，包括转型初期的框架搭建，转型中期的数据整理，转型后期的工作内容转变等。同时，数字化转型给财务人员带来的好处也是显而易见的：据统计，数字化转型后可以通过信息系统、OCR、RPA 等数字化工具直接获得基础数据，减少70%的基础工作量，随着基础工作的减少，财务人员的工作必将提升一个层面，从数据的搬运工升级为数据的分析师，更能体现财务人员的价值，提升获得感。

公司决策人员是数据的使用者，也是数字化转型的受益者，数字化转型能提供全面的决策信息，甚至可以带来新的贸易机会。他们担心的是数字化转型需要花费的代价和可能带来负面的影响。大量实践经验表明，数字化转型是“一把手工程”，自上而下的支持是数字化转型顺利进展的前提条件，取得公司决策人员的支持至关重要。财务需要事先做好数字化转型方案的可行性分析，对数字化转型的预期效果、可供使用的工具、费用预算、工作量预估、可能遇到的障碍以及相应对策做好详尽的调查和充分的论证。当决策者认同数字化转型的价值以后会有事半功倍的效果。

（二）总体设计

当数字化转型达成初步共识以后，需要对财务数字化转型进行总体设计，确定财务数字化转型的目标。

对于A 公司这样的中小型外贸企业，主体单一，信息系统也不复杂，可以构建如图1 所示的架构，达到以下五个层次的数字化目标，实现财务计量、监督、决策支持的功能。

本系统主要分为客户端和服务器端功能的设计与实现，客户端采用MVC框架实现，主要包括：1、模型层：该层主要是业务逻辑的处理、数据库的读写操作、网络访问等操作；2、视图层：在Android中该层采用资源文件layout中的XML布局文件来进行界面布局描述；3、控制层：在Android中该层主要通过Activity实现。

1.业财信息数字化

有电子数据的使用RPA 机器人到各个平台下载电子数据，没有电子数据只有纸质单据的使用OCR+RPA 技术提取票面信息，力求做到所有业财信息的数字化、业财档案的电子化和信息采集的自动化。

2.信息审核自动化

电脑自动匹配合同、票据、关单、资金等信息，发现疑点立即推送人工排除差异。

3.会计处理数字化

所有的付款、记账、单据审核、报表生成的工作都由电脑批量完成，包括自动配单、自动审核、自动执行操作指令、自动反馈处理结果等。基本上大部分财务重复性劳动都可以由RPA 机器人替代。

4.风险控制数字化

5.数据分析智能化

财务数字化的终极目标是创造新价值，这个价值的创造过程就是对数据的加工分析过程。企业做出好的决策需要内部数据、外部数据、当前数据、历史数据等全面的信息，可以通过内部信息系统归集加外部信息爬取的方式收集到足够的信息量，然后通过建模、修正得到足够支持决策的数据。

（三）统一标准

在上一轮企业信息化建设中，很多企业的痛点是数据的标准化。在A 公司为数不多的信息系统中，存在着大量相互联系又互不相容的数据。不同系统的标准差异、不同使用人员的理解差异和习惯差异等因素导致信息不能直接相互借用，需要通过二次加工或额外补充才具备初步可比性。所以统一标准是数字化转型中至关重要的一步，可以说完成数据标准的统一，数字化转型就成功了一半。

A 公司现有信息系统存在的差异，大致分为以下几类：一是信息颗粒的差异，财务系统只精确到品类，业务系统精确到具体品名，财务系统只能统计当年购入多少电动工具，业务系统能精确到多少台冲击钻、多少台割草机；二是计量单位差异，业务系统数据与合同一致，财务系统与关单、增值税发票一致，比如说合同按“台”计量、关单和发票以“公斤”计量；三是币别差异，业务系统将所有币别折算成美元计量，财务系统既折算成人民币计量也保留原币数据。四是计价标准差异，有些部门入库单填写使用不含税价格，有些部门使用含税价格；五是存在冗余数据，业务系统存在一些重复单据，存在系统中成为无效数据，导致业务系统数据与财务系统数据无法精准匹配。

以上这些差异的解决方案，总体思路是“求同存异、清理标记”。

1.在数字化转型开始前，产生和使用数据的各部门逐项讨论主数据需要包含的字段，比如时间、地点、单位、单价、数量、经手人、费用实际承担人、原币、本位币等，保留尽可能多的字段满足大家共性和个性需求，对于共性的数据要严格定义每一个数据的含义，预先在系统中确定好规则，一旦部门间出现不一致立刻提示，避免积重难返。对于个性数据也要做好详细定义，防止前后口径不一致。

2.及时清理冗余数据，对于无效数据能删除的删除，无法删除的需要标记此数据被使用和被修改的痕迹，标记是否存在重复数据等信息。并尽可能在数据产生的第一道流程获得清洁的数据，为后续数据的分析和运用带来便利。

（四）循序渐进

企业的财务数字化转型是一个复杂的工程，不是一朝一夕就能完成的，为了在数字化转型过程中保证日常工作的有序进行，需要将转型工作化整为零、循序渐进。A 公司规模不大、信息化程度不高、现有系统简单反而是数字化转型的优势，这意味着不需要做太多的改动和妥协，A 公司的数字化转型可以先易后难，先局部后整体。

1.产品选择

数字化产品选择的思路是优选大公司、平台化产品，A 公司规模不大，单独定制个性化产品存在三个缺点：一是建设时间长、二是初始成本高、三是缺乏成长性；平台化产品的优点是按流量收费一次性投入小，随着技术发展持续升级，售后有保障。

2.局部转型

场景一：费用报销。现有的费控产品基本考虑到了企业的各种需求，大大简化了纸质时代报销贴票、计算、填单、审核的过程，可以优先从费控产品开始带领大家体验数字时代的便利。

场景二：全电档案。纸电混合时代，传统财务需要将电子发票打印、核验、查重后才能报销、归档。随着电子发票、电子专票的普及，这部分工作量越来越大，令业务和财务部门都苦不堪言。全电档案建立以后，不仅发票不用再打印了，还可以直接引用税务平台的发票信息。这些电子信息可以轻松的和其他环节的电子单据共同形成证据链，甚至可以加入影像资料做到业务流程的全息再现。

场景三：收付款管理。基于电子档案的建立，大部分的收款，系统都能通过合同、历史数据等信息归集到正确的部门、业务员、合同号，付款也是如此，系统可以自动审核、自动付款、自动反馈付款信息、自动完成凭证编制，出具每日经营报表，方便业务部获取各项实时指标。

随着数字化转型的逐步推进，企业内部的数字化程度越来越高，后面环节的推广就会水到渠成。

3.整体链接

在局部财务数字化转型基本完成后，将各个环节链接到主系统，实现全流程的数字化、自动化。A 公司原始信息系统比较陈旧，可以在这个环节完成主系统的集成和更新，打造全新的数字化财务。

（五）人员培训

数字化转型以后，财务人员面临的变化如表1所示：

项目 转型前 转型后记账方式 人工记账 自动生成工作内容 财务会计 管理会计风险控制 事后控制 流程中控制信息范围 内部数据 内部+外部数据

针对数字化转型后财务人员工作内容和工作方式的变化，可以从以下几个方面对财务人员开展培训：

1.数据分析培训

数字化转型后财务人员的数据处理工作由数据生产变为数据分析，数据分析是未来财务人员的必备技能，可以通过系统的管理会计课程培训提升财务人员的数据分析能力。

2.管理思维培训

数字化转型使得财务人员的工作从数据管理转向了流程管理，财务人员在流程中的有效管理能提高工作效率、降低经营风险。这需要对财务人员进行管理思维的培训，提高他们的管理能力，通过流程管理和流程挖掘给企业创造新的价值。

3.数字技术培训

数字技术是财务人员提高效率的重要工具，如何灵活运用数字技术至关重要。比如获取外部大数据，需要使用爬虫技术；让电脑按照财务人员思维自动收集数据、分析数据需要掌握RPA 技术。未来好的财务人员一定是一个优秀的程序员。

五、结语

数字财务，未来已来。数字化背景下，外贸企业财务转型已是一种必然趋势。外贸企业需要以积极的态度在数字化转型中寻找机遇，做好充分准备保证财务数字化转型工作顺利开展，让任务处理得更快，风险管理得更深，业务看得更清，未来抓得更准！