湖北美术学院图书馆特藏资源管理优化策略

文/湖北美术学院 朱旎

湖北美术学院（简称“湖美”）是华中地区唯一一所多学科门类与多学历层次的高等美术学府，校图书馆拥有以美术学、设计学为主的纸质图书、期刊及特色馆藏资源。在特藏资源领域，图书馆累计收藏了1000多幅书画真迹，其中包含古代与近现代艺术家作品，370多幅中国画高清复制画、1200多件拓片、1000多册古籍线装书、数千件民间艺术品及10多件雕塑作品。根据现有资料，已知收藏的书画真迹作品中最早的创作年代为1648年，距今已有300多年历史。

收藏的作品数量多、种类多、跨度时间大，对藏品管理工作都存在一定的考验。然而，由于历史原因和现实条件的限制，在日常藏品管理工作中仍存在很多不足之处。

一、湖美图书馆特藏资源管理现状

（一）管理制度不完善。湖美图书馆没有设立专门的特藏部，特藏品工作都是由图书馆员执行。由于相关管理制度不完善，存在责任分工不够明确，藏品出、入库流程不够详细，藏品登记要求不够规范、细致等问题，对形成有效、科学的管理体系有一定的阻碍。

（二）藏品资料有待完善、分类不够细致。藏品管理制度不健全、登记藏品信息缺乏统一标准的情况，容易造成登记细节不一致，导致记录信息不够全面。尤其是有些批量收藏的作品，缺乏单件物品的详细记录。在藏品分类方面，目前的分类方式是按照收藏来源和收藏时间两个主线，但是这样的分类方式比较笼统，不利于后期藏品的整理与存放。

（三）库房空间不足。随着时间的推移，湖美图书馆的藏品数量和种类都在不断增多，除了有以纸质媒介为主的拓片、古籍、国画、版画、水彩画外，还有布面油画、铜制与瓷质的雕塑、民间手工艺品和各种农具等物件。现有存储空间已显局促，不便于藏品清点和取用等工作，如果还需要拍摄大件藏品，则更是施展不开。

（四）柜架有待修理和调整。现在使用的主要是木质柜架和铁质底图柜。有的木质柜子使用年限长，较为简陋；有的底图柜出现滑道损坏、开关锁不灵敏等问题，都需要及时修理与更换。而且柜子都是固定大小，遇到尺寸较大的油画、雕塑类藏品，只能直接放置在地上，增加了藏品的受损概率。

（五）藏品存放方式有待调整。由于库房拥挤，只能找位置、挤空间放置藏品，有些纸质的藏品甚至只能摞在一起或卷在一起，如不详细标明，很难迅速从柜子中找出所需藏品。此外，藏品质地不同，存放条件也应该不同。由于库房金属柜最多，所以藏品大部分都存放于金属柜中，但金属柜并不适用于存放所有材质的藏品。另外，所有藏品都是按大类统一存放，没有根据级别或其他个性因素来安排。

（六）库房各种设备有待建设和更新。库房采用的温度控制设备落后，没有安装智能的恒温恒湿系统，不能满足精准控温控湿需求。而且安保设备没有形成联动机制，不利于藏品的安全保护工作。

（七）藏品管理人员不足，专业性不强。目前，藏品管理工作面临的主要问题是人手不足，现有馆员关于书画作品的保管、养护方面的专业知识储备不足，在书画作品鉴定的专业性上也有一定的差距。

二、湖美图书馆特藏资源价值和管理优化的意义

（一）湖美图书馆特藏资源价值。湖美图书馆特藏资源中绝大部分藏品是具有独特价值的艺术作品，是人类智慧与实践相结合的创造性的产物，是创作者们对于艺术、对于美的追求与表达，具有艺术价值；它们诞生于不同的历史时期，能反映当时的社会及思想形态，具有历史价值；这些独一无二的艺术品对于学校、对于社会来说，都是可供研究和学习的珍贵资料。

（二）特藏资源管理优化的意义。管理优化主要从“管”的优化和“理”的优化两个方面来分析：

1.“管”的优化有利于更好地保存藏品。藏品管理工作不是一成不变的，“管”的优化是通过实施一系列更科学合理的举措，达到更好地保护、保存藏品的目的。通过遵循科学的藏品保管制度、采用科学的藏品存储方法，利用先进的技术、设备和手段，加强防火、防盗、防破坏等安保措施，进一步确保藏品安全。再者，通过提升藏品存储条件、更新设备，规范工作人员操作流程，尽量将藏品受到自然或人为损害的可能性降低。

2.“理”的优化有利于更好地利用藏品。“理”的优化体现在通过对现有藏品资料更合理细致的分类与科学化的整理，让其更好地被推广和利用。管理藏品要突破“只藏不用”的壁垒，馆藏的文化价值与艺术价值都颇高的书画作品如果不能被很好地利用和研究，便是一种资源的浪费。因此，日常特藏品资料整理工作越细致，越能为藏品的存放取用操作提供便利，越能为藏品的高效推广利用提供理论和数据支撑。

三、特藏资源管理优化对策

（一）完善藏品管理制度。根据《中华人民共和国文物保护法》，结合本馆实际情况，更新现有的藏品管理制度，同时完善、更新藏品提用制度。强化统一标准，明确岗位职责，确保藏品管理人员保持相对稳定。细化藏品收集、登账、编目、建档等工作要求，在藏品收藏入库登记时要按照制定的统一标准记录信息，并注重原始资料的收集，做到每一件藏品账目清楚、编目详明、查用方便。明确藏品出入库的相关要求，确保藏品在出借、回收过程中的安全，做到妥善保管藏品、科学管理库房。

（二）注重整理藏品相关资料。具体做法如下：

1.完善藏品档案。藏品档案是掌握藏品全部情况的完整记录材料，也是对藏品研究深度的集中反映，因而做好藏品的建档工作非常重要。一是要单独针对每一个物件建立详细的藏品档案，包括名称、作者、质地、尺寸、重量、现状、印记题跋、来源等。二是作品被收藏的故事、流传经历等等。三是收集整理作者的相关资料、判断收藏的作品是否属于作者的代表作。四是藏品的鉴定意见和有关研究成果的资料。在整理藏品档案时要注意及时记录、更新藏品档案，比如藏品的提用记录，包括用于陈列展览、科研、教学等活动；注重收集在藏品使用或展示期间的相关资料，如照片、影像等音像材料。除了纸质的相关材料，还要重视建立与纸质版一致的电子档案。注意文件的备份，以防意外损毁和丢失。

2.细化藏品分类。目前常规的藏品分类方式分别是按年代、用途和质地分类，但是为了让呈现数据更加直观、为了建设湖美图书馆精品馆藏数据资源库时能有更详细的分类搜索目录，还需要细化藏品的分类。笔者认为可以从艺术家、地域美术、非遗文化等几个方面详细分类。比如以艺术家为主线的分类，能清楚知道馆藏有多少位艺术家的作品，还能快速知道藏有某个艺术家的作品共计多少件。湖美图书馆馆藏的书画作品中有一大部分都与“湖北”有着不解之缘，比如馆藏有“湖北三老”——张肇铭、王霞宙、张振铎的国画作品及课徒稿；有长江画派成员汤文选、刘一原、周韶华、邵声朗、冯今松等先生的作品等等。可以把与湖北地域相关的书画作品单独做分类，为相关研究与展示提供便利。馆藏的剪纸、汉绣、挑花等等民间艺术品属于非遗文化，也可以做一个归类，方便非遗文化的研究与展示，有利于图书馆的非遗建设。

（三）拓展藏品储存空间。优质的存储空间对于珍贵的作品来说至关重要。针对目前库房条件来说，首要的是拓展存储空间，确保所有藏品的安全与稳定，而当下最好的改善契机莫过于新馆建设。新馆建设前期除了考虑库房的面积外，还应该规划其他功能性的空间，比如预留出藏品拍照的空间，方便藏品入库登记；增设藏品修复室，为就近修复残破书画文物提供可能。若是一个空间能满足藏品保存、拍摄、修复等多种需要，就能减少珍贵书画的大范围移动，降低藏品损耗概率。

（四）更新柜架。老旧的、出现质量问题的存放柜都要被淘汰，再根据不同种类、不同材质、不同大小的藏品购置或定制满足其需要的新柜架。从特藏品种类与质地还有武汉地区气候状况来看，大多应使用具有密封性的木质柜架。柜体设计要根据藏品尺寸，每一层合理测量、规划，既要满足收纳又不会造成空间浪费。

其中，木质架子也很重要。卷轴之类的画作可以放置于屉柜里，但遇到比如尺寸较大，无法卷曲的布面油画和已经装框的各种画作时，柜子就明显不合适了。比如馆藏油画《秘密公园蓝NO.32》尺寸是180cm*150cm，就需要合适的架子来存放，而且考虑拿取和空间利用，也是竖放比横放更合适。因此，应定制长条木架，分成若干排，每排以两根立柱作为分隔，每排立柱间预留15～20公分的宽度，这样每一件作品都能不贴地面竖立放置，又能因立柱的分隔相互独立，避免挤压损伤。

（五）调整藏品存放方式。藏品存放需要符合既能妥善保护又能方便查找与取用的要求。要适当增加保护工具，采取分级保护措施，对鉴定的特级和一级藏品进一步增加防护。比如给鉴定价值高的纸质或绢质的书画作品定制大小合适的密封的囊匣，进一步避免因灰尘、霉菌或微生物对作品造成损害，而且单物单匣更方便工作人员存放与取用。对于分好类的小尺寸剪纸作品，摞在一起放置不方便翻看与查找，而且在抽取其中一张的时候也可能出现损坏的问题。因此，应在充分压平后，存放于透明塑料活页文件夹中，这样一个文件夹就是一个大分类项，每一页透明文件袋又使得翻看和拿取更加方便安全。

（六）更新调控与安保设备。要安装智能恒温恒湿空调系统，确保工作人员方便即时监测库房温湿状况，保持库房空间温度与湿度的恒定性；添加空气净化装置，保证库房空气清洁。再者，升级消防与安保设备及系统，建立联动机制。比如消防方面建立自动感烟、感温等报警系统和自动灭火装置。安保方面，建立完善库房外的智能监控与报警系统，将监控与安保范围扩大。

（七）加强藏品管理队伍建设。增加藏品管理人员数量，配备一名专业的文物管理员，这是藏品有效管理的有力保障。图书馆并非博物馆或美术馆，不可能所有馆员都具有文物管理相关专业背景，针对这种情况，可实行对现有馆员进行藏品管理专业培训，提高馆员藏品管理工作思想意识，加强工作规范引导，增加馆员在书画作品保管与养护方面的知识与能力。

四、结语

湖美图书馆的特藏资源有着艺术价值、历史价值与文化价值，是宝贵的艺术财富，科学管理这些资源显得尤为重要。针对目前管理不足之处，在优化管理工作中需要结合特藏资源的特点全面调整与更新，制订切实的方案策略，保证藏品得到科学的保存，能被更好地利用。