如何做好办公自动化环境下的文书档案管理工作

李玲霞 甘肃省救灾物资储备管理中心

随着区块链、大数据、云计算等信息技术的发展，办公自动化逐渐从纸质化向数字化、智能化方向发展，文书档案管理也随着技术的进步逐渐趋于数字化。现从办公自动化概念出发，阐述办公自动化环境下文书档案管理的特点，进而探讨做好办公自动化环境下的文书档案管理策略。

办公自动化概述

办公自动化是基于计算机技术、网络信息通信技术等实现的现代化办公方式，与传统办公方式相比，办公自动化是利用现代化设备和信息化技术帮助办公人员完成部分手动的、重复性的业务活动，以实现优质高效的办公业务及信息处理。办公自动化系统主要由办公设备、网络系统和计算机软、硬件系统构成[1]。

办公自动化系统通过门户技术、信息交换技术、公文传输及加密技术、业务协同机制、工作流技术、辅助决策技术等打造数字化、网络化、平台化、智能化、个性化、移动化、交互化的办公环境。

办公自动化系统的作用

办公自动化系统可以为企业高层提供决策参考和依据；为企业管理者提供基础数据信息，辅助企业管理者进行相应的业务、流程、进度、风险、效率等管理；为企业业务人员提供更为便捷、高效的日常业务处理途径及信息传递等。

办公自动化发展

办公自动化随着信息技术、计算机技术等的发展而不断发展着。办公自动化打造出了无纸化办公、知识获取、信息公开的办公模式，经历了结构化数据处理、文件的IT化处理的核心阶段，以工作信息流、结构化数据计算、统计等为核心的阶段，以及系统地运用知识管理、网络协同为核心的新阶段；经历了从简单的电子邮件、群件与协作到构建Web应用的发展历程。尤其是大数据和计算机分布式计算技术、知识图谱等的应用，带来了更为智能化、更为创新的办公模式。

办公自动化环境下文书档案管理的特点

文书档案是政府机关、各类团体、企事业单位等在行政管理活动中产生的档案文件，包括命令、指示、决定、布告、演示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划、总结等。文书档案一般一式两份，一份报批，一份留存。文书档案一般根据保管期限、涉及问题的类别等结构化原则进行分类保存。分类是文书档案管理的基础，基于客观性、逻辑化、实用性和历史性原则对文书档案进行分类并存储，存储时限一般为10年、30年或永久等。

数字化文书档案

办公自动化环境下，文书档案以电子文件的形式进行存档，具有非人工识读性、对电子技术设备的依赖性、信息可变性、信息与载体的可分离性、信息的可共享性、多种信息载体的集成性等特点。电子文书档案以文本、数据、图形、图像、声音、多媒体、命令等文件格式存在，以主文件、支持性文件和辅助性、工具性的文件形式进行功能区分，通过计算机直接生成或是扫描、拍照等输入，通过普通、只读、隐含、加密、压缩等方式生成或处理。电子文书档案关联系统管理、文档管理、政务信息、事务处理、辅助决策等功能模块。

办公自动化下的文书档案管理在文件传递、数据共享、统计分析、文件处理等方面与传统文书档案管理有较大区别。电子文件管理要求真实、完整、可读、可靠，并通过计算机网络进行采集、整理与归档，在归档过程中，需要根据文书档案的要求选择是否需要物理归档和逻辑归档的双套制，并对电子文件进行技术鉴定，使电子文件可以进行长期保存，同时要维护电子文件的信息安全，并通过线上手段实现文书档案信息的阅览、复制、出借、在线利用等功能。

多维度的数字化信息处理

办公自动化环境下，文书档案文件主要通过访问权限实现了电子化信息传递。系统管理为业务、事务、决策者以及文档管理人员等设置不同等级的访问权限，通过门户网站，基于电脑、手机等各类不同的办公设备和应用软件，对存储在计算机物理硬件系统上的信息文件进行不同权限内的查阅、复制、处理等操作。不同的计算机技术、网络通信技术等，既可以实现不同层级、权限的信息传递、审批、查阅、处理等，也可以构建实时共享、多人协同处理的办公模式，进而实现高效的、自动化的、无纸化的、智能化的、协同共享的信息文件传递、数据共享、信息处理等。

办公自动化环境下，文书档案管理不单纯是文件信息内容的流动，同时也伴随着各层级文件结果的传递，在各层级文件传递的过程中，各类重要的结点工作等也会随之上传或下发，完成工作流程的传递，并辅助各层级决策。在文书档案文件的传递过程中，根据交互功能需求可以设置不同的处理权限，包括修改、删除、重新提交等。

基于数据库的文书档案统计分析

基于计算机技术，文书档案文件的存储不再拘泥于书面文字，电子文档、音频、视频等都可以成为文书档案并进行存储。科学的、基于实际办公需求的文书档案经过多年的累积，可以形成庞大的数据库信息。同时，在不同层级的文件传递过程中，文书档案所包含的信息量及其重要程度不同，需要根据文件权重、重要程度等进行信息分类、归档，并提交上一层级进行信息处理。此外，数字化的文书档案文件具有决策辅助、人事绩效管理、责任追溯等多种功能。基于现代计算机技术，不但可以根据相应单位需要进行多功能用途的数据信息统计分析，还可以实现平台化、可视化的统计分析与结果呈现。

基于资源库的文书档案知识管理与功能开发

基于办公自动化环境的文书档案不仅具有信息传递、统计分析等功能，同时，也是企业各类技术人员、业务人员、决策人员等的知识库、资源库。基于办公自动化环境，文书档案可以存储海量信息资源，这些资源可以是内部不同部门或是同一部门不同人员的技术、经验总结等，也可以是外部各行业信息、专业技术信息等，这些信息资源具有很高的知识价值，可以提高单位相关技术人员能力，同时也可以为决策落实、问题解决等提供专业知识库。因此，要不断开发文书档案的新价值。

办公自动化环境下文书档案管理面临的挑战

文书档案管理是针对相关的文书档案信息进行收集、整理、鉴定、保管，并开展编目检索、编研、利用、统计等。办公自动化环境为文书档案管理提供了便捷的采集方式、规范的整理模式、精准的信息鉴定方式、不占空间的保管形式以及更为多元化的文书档案信息利用方式，极大地提升了文书档案管理的效率、质量和操作的便利性，降低了文书档案存储与利用的成本。但办公自动化环境下的文书档案管理也面临一些新的挑战。

信息安全

文书档案具有较高的信息价值，因此对其真实性、完整性、保密性要求较高，与电子信息技术的可复制、可更改性形成矛盾。对于电子文书档案，不但要保证其信息不被泄露和盗取，同时还要保证所采集的信息真实可靠，信息不被篡改，不会丢失。在信息安全领域，需要根据文书档案信息的价值和重要性进行必要的防盗取设计，需要在信息采集和归档的过程中，通过一定的技术手段检测采集中的作弊行为，并在信息归档过程中进行技术鉴定。

数字化文书档案管理架构

文书档案是办公自动化系统中的重要内容。文书档案信息具有提供凭证的功能，需要确保文书档案信息真实、准确、可靠，这就对文件提取和溯源有较高要求。不同的企事业单位、机关、团体等有特定的对文书档案安全性、及时性、真实性、可靠性的要求，也有特定的文书档案采集、书写、编制和归档等要求，在办公自动化环境下，容易形成标准、规范的文书档案模板以及文件和信息的传递模式。数字化文书档案可以让信息处理变得更加及时、准确。

但在信息化模板与人衔接的过程中，因规范性要求较多或是办公自动化系统设计不合理，因此在文件传递的过程中，文书档案工作人员需要熟悉电子信息化平台。开放式的信息提交过程容易出现文书档案工作人员理解不全面、反复提交、操作错误等问题，进而影响办公效率。文书档案管理向办公自动化转变需要一个适应的过程，同时，办公自动化系统在设计与建构之初也需要详细考量文书档案的管理特点。

信息收集与传递过程中的数据可靠性鉴别

办公自动化环境下，电子文书档案信息的采集、传递方便快捷，信息文件采集更为自主化、自动化和智能化。文书档案信息资源的真实性、保密性往往与数据信息的价值相关联。办公自动化环境下，电子文书档案信息对信息数据的真实性、可靠性和完整性要求更高，且由于其信息量大，可采集的数据内容更为宽泛，需要多角度地对所采集的信息进行鉴别。随着生物识别技术、社会公共信息系统的互联互通，信息准确性、真实性和完整性进一步提升。在信息的采集和传递过程中，需要不断利用新的数字鉴别技术提升信息数据的准确性、真实性和可靠性，同时，建立更为安全可靠的信息传递渠道，保证信息安全、真实、完整、可信，增强信息流两端彼此之间的信任感。

信息价值提取

由于电子文书档案采集的信息包含主信息、支持信息和辅助信息，且能以多种形式进行存储，因而，所收集的信息内容丰富、形式多样。如何能在海量的数据信息中提取更有价值的信息需要科学的计算机运算模型，需要文书档案管理人员通过专业的分析和分类建构，与研究人员和信息技术人员共同开发出更有价值的数据模型和平台系统。同时，过多的、重复的信息采集与存储增加了文书档案存储与保管的成本，需要根据技术能力、管理成本和实际需求等建立更为高效的文书档案管理系统。

如何做好办公自动化环境下的文书档案管理工作

选用与文书档案信息相匹配的信息安全维护手段

文书档案文件需要长期保存且具有保密性，在数字化环境中，需要做好档案信息的归档与长期存储工作。需要根据文书档案信息的价值和安全等级等进行数字化安全防控，防止病毒入侵及非法盗取；加强信息传递过程中的加密处理，运用先进的区块链技术强化信息交互传递过程中的信息保密工作；运用品质较好的服务器供应商、自动化系统供应商等；采用较高技术含量的安全防控系统；严格落实文书档案安全责任，杜绝人为泄密行为等；还需做好对数字文档信息物理存储空间的维护与备份工作。

在实践中不断优化文书档案管理的效率

办公自动化环境下的文书档案管理以平台化、智能化、可视化的管理模式实现文档的自动化、智能化采集、分类、归档以及信息处理等工作，文书档案管理人员摆脱了繁杂的劳动形式，可以有更多的时间考虑如何提升文书档案的管理效率。文书档案管理人员需要在实际工作中不断反思文书档案归类的方式方法、管理流程等，创新更为高效的文书档案管理机制；同时，由于办公自动化环境下很多数据信息的采集是自动的、智能的和直接的，文书档案管理人员需要熟悉数字化的文书档案管理系统，并对相关人员进行技术指导与培训，帮助新人尽快熟悉操作系统，提升管理效率。

运用先进技术提升文书档案的可靠性

无论是传统的管理模式，还是数字化的管理模式，都需要保证文书档案文件的真实性、安全性和可靠性。由于数字化环境下的文件可更改、可复制，因此在办公自动化环境下，文书档案管理需要运用先进的生物识别技术提升信息录入的真实性和可靠性；注重档案归档的鉴别与鉴定技术的应用，以提升文书档案数字化归档的可靠性；同时，通过更为科学合理的文书档案存取架构确保信息的安全性和完整性。比如通过人脸识别技术、指纹识别技术等设置门户登录权限、决策管理权限等。

运用数字化技术创新文书档案的附加价值

区块链、云计算、大数据等技术可以帮助文书档案在数据信息安全的前提下建立基于云空间的海量数据信息管理以及多点交互的存取模式，为创造文书档案的附加价值提供了便利。文书档案可以看作一个基于时间、数量和空间范围的数据信息资源库，文书档案管理人员可以根据相应文书档案管理的实际情况，筛选和处理数据信息，对数据信息进行优化分类和提取，创新建构起科学的数据分析模型，通过数字化的分析、可视化的呈现辅助企业决策等。比如，通过人事档案信息辅助企业进行人力资源规划等。

综上所述，办公自动化系统利用计算机与信息技术手段实现了文书档案信息文件的采集、归档、存储等，提升了文书档案管理效率，降低了文书档案的管理成本。在确保文书档案凭证功能实现的同时，可以更为高效地开发其参考价值。但是在信息化时代，需要更为先进的技术手段来确保文书档案的真实性、安全性、可靠性和保密性。