有力组织 分类指导 楚雄州探索电子公文归档四种模式

■李洪波

楚雄州积极落实省档案局有关电子公文归档试点工作安排，构建了州级机关电子档案管理平台，先后组织2 个党委部门、8 个政府部门、1个其他部门的总计11 个州级机关参与试点，经过1 年的努力，各试点单位已归档电子公文10207 份，顺利通过省档案局组织的试点验收，取得了预期效果。

一、主要做法

（一）加强领导，精心组织。在省档案局确定楚雄州为试点单位后，州档案局高度重视，第一时间组织人员学习研究，展开全面深入调研，选取试点单位。为强化试点工作组织领导，成立了以州委办公室主任、州档案局局长为组长，州委机要保密局副局长、州工信局副局长、州档案馆馆长为副组长、各试点单位分管档案工作的领导为成员的楚雄州州级单位电子公文归档试点工作领导小组，于2022 年9 月印发了《楚雄州州级单位电子公文归档试点工作方案》，明确试点任务、要求和工作步骤。

（二）通力合作，完善系统。电子公文归档是一项系统工程，需要试点单位以及档案、信息化、保密等主管部门的密切配合，尤其需要协同办公系统及档案管理系统的软、硬件供应商、系统集成商有力支撑保障。一年来，州档案局认真履行职责，召开2 次领导小组会议，分析研判试点工作的主要障碍、存在困难和问题，落实解决措施。为确保试点工作成效，我们将建设功能完善、能支撑全部州级机关应用的协同办公系统、电子档案管理系统作为试点工作的重要内容，积极争取州财政下拨了143.5 万元专项资金用于相关设施设备购置及系统功能完善工作，先后组织软、硬件供应商、系统集成公司，就软硬件配置、安全保密措施、系统接口、电子公文规范处理、电子档案标准化管理等问题，召开技术交底、协商会议29 次，协同办公系统为此改进升级3 次，档案在线接收系统改进升级7 次，有力保障了试点工作顺利推进。

（三）分类指导、注重实效。州档案局根据试点单位电子公文应用的实际情况，分类指导，帮助各试点单位建立适合自身实际的模式，为州级机关以电子公文归档管理为引领，全面推动机关档案工作转型升级树立了可复制可推广的示范。我们将试点单位分成四类：一是公文处理大部份在协同办公系统上进行的单位，主要有州投资促进局、州财政局、州工信局、州教育体育局，采取直接归档电子公文，少数未在协同办公系统处理的文件，在机关档案室档案管理系统中通过扫描的方式归档；二是协同办公系统仅用于收发文，公文处理还是用纸质文件流转的单位，主要有州委办公室、州机关事务管理局，采取先归档电子公文，再归档纸质档案并进行数字化加工后在机关档案室档案管理系统中集中管理；三是公文处理用协同办公系统，领导批示用纸质的单位，主要有州交通局，采取先归档电子公文，再对文件处理签进行扫描后在机关档案室档案管理系统中挂接；四是使用独立的OA 系统的单位，主要有州税务局、州中心血站，州税务局直接在税务部门的OA 系统中进行归档，中心血站将自己的OA 系统中的电子公文全部下载转到州级协同办公系统中再进行归档。

（四）建章立制、强化培训。为科学、高效、安全推进电子公文归档工作，楚雄州档案局从源头进行把控，结合全州推行档案“三合一”制度，对试点单位的“三合一”制度进行了认真审核和把关，方便技术人员在前期工作中设定分类方案以及各单位在归档过程中能更清晰地确定归档范围、保管期限。同时为使工作流程更加规范，州档案局拟定了《州级单位电子公文归档制度（试行）》《电子公文归档流程图（试行）》等相关制度，要求各单位认真落实制度，按流程和步骤进行规范归档。一年来，我们分别组织面向试点单位的业务培训和面向全部州级单位的培训各1 次，到试点单位现场指导27 次。在对各州级机关开展日常档案业务指导时也把电子公文归档作为重要内容，强化指导。

（五）源头管控，确保安全。安全工作始终是电子公文归档的首要问题，为此我们多角度加强化电子公文归档安全工作：建立了电子公文归档制度，审查试点单位的“三合一”制度，印发档案安全工作提醒等。同时结合业务指导，督促各单位落实相关制度，确保归档环境、归档过程、归档数据安全。

二、存在问题

虽然我们完成了试点工作任务，但也存在一些需要进一步解决的问题：一是我州的协同办公系统服务器未在当地，归档时间会有延迟；二是有的单位公文处理工作不能及时办结电子公文处理流程，造成电子公文不能及时归档；三是多数州级机关电子公文应用不全面不完整，需要“混合制”归档，较为繁琐，影响各单位开展电子公文归档工作的积极性。

三、下一步措施

我们将进一步总结试点工作经验，坚持问题导向，主动谋划，切实解决电子公文归档中的问题，在州级单位全力推进电子公文归档，助力“数字楚雄”建设。一是增强电子公文归档工作的意识，提高领导干部对电子公文归档的关注度和支持；二是积极配合相关部门加快推进电子政务协同办公平台的全面使用，构建电子公文“单套制”归档的良好生态；三是强化监督指导，提高电子公文归档的制度化规范化管理水平；四是积极向州工信局、州政府办等单位汇报，提升协同办公系统归档时效。