个旧市委党校人事档案专项审核工作探究

文/中共个旧市委党校 杨园

人事档案管理工作，是档案工作规范化管理的基础性工作，档案管理人员要及时收集、鉴别、整理干部职工的档案材料，装订成册后入卷归档，每年要对档案进行校对、整理工作。人事档案反映了干部职工的个人经历、政治思想表现、品德作风表现、业务能力等信息,是干部选拔任用、职务职级晋升、职称评聘、工作调动过程中的重要依据，是组织部门考察、提拔使用干部的重要依据材料。

根据市委组织部、市人社局《关于深入推进个旧市干部人事档案专项审核全覆盖工作的通知》（个组联字〔2019〕21号）和市委组织部《关于深入开展个旧市干部人事档案专项审核工作的实施方案》（个组联字〔2021〕25号）文件精神，个旧市委党校分别对存放于市委组织部的公务员及事业人员的人事档案进行专项审核；2019年完成了存放于我校综合档案室的工勤人员的档案审核工作；按市人社局要求，2021年开展了2017年以来调入我校的新进人员个人档案专项审核工作，并于2022年3月将我校存放于市委组织部的所有事业人员档案安全、完整移交市人社局档案室保管。

在开展人事档案审核工作中，个旧市委党校审查了干部职工的个人经历、家庭情况、成长历史、社会关系，其中重点对“三龄两历一身份”，即年龄、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份进行了审查，尤其是个人档案材料中信息是否真实准确，是否存在涂改造假等。笔者结合自身的工作实际情况，就个旧市委党校在人事档案专项审核工作中的主要做法、呈现亮点成效、存在问题、解决方法及如何规范人事档案管理工作提出建议。

一、加强人事档案专项审核工作的做法

根据市委组织部部署要求，个旧市委党校人事档案专项审核内容包含个人履历、自传、鉴定考察考核材料、学历和评聘专业职务材料、政治历史审查材料、表彰奖励材料、处分材料、入党入团材料、任免材料、其他可供组织参考的材料等，涉及内容多、范围广。在人事档案审核中，“三龄两历一身份”非常重要，为审核要点。

个旧市委党校制订了具体工作方案，及时对工作进行部署，抽调骨干人员参加档案专项审核培训，使审核人员熟悉政策、明确标准、规范操作，严守纪律。在前期工作的基础上，选派能熟练掌握人事档案整理、经验丰富、责任心强的工作人员开展审核、复查工作，按审核登记、汇总分析、调查核实、组织认定、问题处理、材料归档、总结报告7个步骤逐一进行，对档案进行查漏补缺。每卷档案必须经过初审和复审，初审人和复审人均签字，同时在审核过程中发现的重要问题，提出调查处理意见建议。对审核过程中登记的问题及时汇总、分析，进行梳理并调查核实，对档案资料不完整、不规范的内容进行补充完善和规范。我校对人事档案审核结果及有关问题的结论进行集体研究，作出组织认定。

针对此次人事档案专项审核中信息记载不一致、缺少材料、信息不准、整理不规范的问题，所在单位及干部本人积极查找进行完善补充，需要个人补报的，由个人与相关单位对接后，将取得的材料统一交由单位进行补报。通过此次专审，共补充完善了180余份材料，对缺少签字盖章的档案均进行了补报。通过此次档案专项审核工作，使每位干部职工的档案达到完整、真实、规范的要求。

二、开展人事档案专项审核工作“回头看”

按照市委组织部要求，2021年个旧市委党校对全校人员档案进行了专项审核“回头看”工作，确保每位干部职工的人事档案审核工作不走过场、成效显著，认真收集应归档的材料，把反映干部职工工作情况的年度考核表、任免表及职称评聘材料及时归档，提升人事档案的利用价值。

档案审核人员在“回头看”工作中认真鉴别人事档案材料的真伪，判定档案材料的保存价值。属于归档范围内的材料应真实完整、手续齐全、文字清楚、信息无误。不属于归档范围的材料，经过鉴别后，从档案中撒出，及时退回或严格按照程序销毁。对姓名中出现的同音字、同姓名进行说明，对民族、出生年月、参加工作时间不一致而漏认定的档案材料实事求是进行认定。填写完善《干部履历表》《档案专项审核表》《工资表》等表格中各项内容，确保人事档案内容真实、全面、准确地反映全校干部职工个人工作经历的真实情况。

在档案审核工作中，明确责任，强化措施，扎实开展人事档案审核“回头看”工作。一是对档案中的原有材料和新补充的材料，逐份逐件审查，准确鉴别。对缺少年度考核、调资、任免审批表等要件材料的，对照履历表，认真查找补充；对三龄两历等基本信息不实的，认真查阅原始资料，确保归档材料的准确性；二是突出完整准确性，严把材料收集关。坚持档案审核、信息反馈和材料收集同步进行、循环往复。

专项审核工作中，凡是需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定和组织考核中形成的综合材料，要有本人的签署意见。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。凡不符合归档要求、手续不完备的档案材料，须补办完手续后及时归档。

三、人事档案专项审核“回头看”的亮点

人事档案是干部本人的历史情况和现实情况的客观反映，失实的档案材料不允许装入人事档案，必须杜绝同名异人、张冠李戴等情况发生。人事档案管理人员及审核人员要高度重视，不断加强工作责任心，以严密细致认真的工作态度对待每一份档案。在此次人事档案专项审核中，发现1名人员的档案中有两个不同出生日期，且档案中记载的家庭主要人员情况也不一致，均询问本人，其自诉于1978年12月应征入伍，当年也有一名新战士和其同名同姓，两人均从建水县东坝乡入伍，当时新兵集训完毕后，把两人档案错投给对方，复员到地方后本人发现了档案错装问题，但因其对档案工作不重视，一直未向组织及单位反映情况，直到此次档案专项审核发现。我校档案管理人员发现问题后，及时到建水县武装部查询相关入伍档案，走访两人家庭重要人员，并通过建水县武装部把两人集中，对两人的情况进行了核实，及时纠正了档案错装问题，并于2021年为其办理了退休手续。

四、人事档案专项审核中存在的问题

（一）档案法律意识薄弱，认识不到位。由于档案法律法规宣传还不够，部分干部职工档案法律意识不强，填写档案材料信息时随意性强。在此次人事档案审核中，普遍存在内容不完整、材料不齐全的现象。新进人员的录用和聘用审批表、聘用干部合同书、续聘审批表、解除合同材料不齐全；2021年，在办理退休（有企业工作经历）人员清算工作中查询退休人员档案时，发现有的退休人员个人档案中缺少招工表、干部调动审批表及退休审批表，这给清算工作带来了一定难度。教师们外出参加师资培训、人员调动相关材料、职称评审、学历认证等材料，经常由本人自行保管，没有存档意识，经组织人事多次催促后才有归档意识，为档案归档工作增加了难度。

（二）档案中基本材料问题凸显。个旧市委党校是一所“三校”合并后的学校，因合并前各学校单位管理体制不同，内部人才结构多元化，档案基础薄弱，故给人事档案专项审核工作带来了一定程度的困难。档案材料不齐全、不规范的问题普遍存在，使得本次档案专项审核难度加大；原单位档案管理人员当时归档意识不强，没有及时将相关材料归档，或有的材料经过多次流转，丢失或不完整，造成查找困难，无法完善相关材料，导致这些档案材料不能完全、真实地反映干部信息。

（三）“三龄两历一身份”重要信息存在涂改现象。个别同志在档案中出现了多个不同的参加工作时间及出生时间；部分人员的录用材料、报到证、劳动合同、转正定级表、工资及入党相关材料没有及时归档；有的缺少零星调动表等相关材料。

（四）档案管理人员不能满足档案管理工作需要。目前我校综合档案室没有配备专职档案管理人员，由办公室工作人员兼管，虽然经过档案行政管理部门档案基础知识和业务技能培训，持有上岗资格证，但是档案兼管人员不但要负责管理综合档案室及全校干部职工人事档案，还要负责办公室各项日常工作，未把精力完全投入档案管理工作中。

（五）人事档案信息含量不足。目前主要存在档案材料收集不全面和不及时的问题，随着社会经济的发展，对学历、专业技术的要求越来越高，学历学习形式更是形式多样，教职工通过各种途径（如自考、函授等）取得相关学历学位或专业技术职称，但是没有及时将材料移交存档，这都给核查有关人员学历性质和真实性增加了很大困难。同时，有个别同志存在档案中缺乏任免材料，或者任免时间不一致等情况。

五、人事档案专项审核中存在的问题及办法

对于出生日期不一致的，去除笔误，按照“最先最早”的原则，以个人档案中最早形成材料中的记载日期为依据。

对参加工作时间记载不一致的，以其初次参加工作时劳动人事部门审批时间及《报到证》作为认定依据进行认定；《劳动法》《合同法》实施后的，以首次签订劳动合同之日或企业办理录用手续之日作为认定依据进行认定。对个别因参加工作时年龄较小不符合法定要求的，要按当时政策规定和本人实际情况进行综合分析，做出规范认定。严禁以“当时参加工作时不够法定年龄而将年龄填大”等理由，重新改回或改小年龄。

通过对干部履历表、学籍档案、工资档次、干部身份等证明材料进行详细排查，对年度考核表缺少考核等次、本人签名、单位签章、考核时间进行查缺，对档案材料不齐全、不规范的，根据所缺失材料内容采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充，所补充的材料需注明办理时间并加盖出具材料证明单位的公章。

六、规范人事档案管理工作的建议

档案管理人员要认真学习贯彻落实习近平总书记四个“好”、两个“服务”的工作要求及《档案法》《保密法》等档案工作相关规定，严格遵守保密制度，做实做细档案收集整理工作。

（一）思想上高度重视。从上至下要形成统一认识、统一部署，坚决整治个人档案涂改造假问题，确保人事档案的真实性、完整性。我们要站在讲政治的高度，进一步在思想上重视起来，措施上严格起来，真正把此项工作作为落实全面从严治党的要求，选人用人风气的重要举措，加强组织领导，强化督促检查，全力以赴推动此项工作按时完成。

（二）坚持问题导向，不断加大从严管理力度。以此次专项审核“回头看”为契机，积极探索推行干部任前档案审核制度，将人事档案审核作为一项长效机制，为单位选人用人提供服务。

（三）完善各项规章制度，严格人事档案日常管理工作。要进一步建立健全人事档案管理制度，在工作中做到有法可依、有章可循，使市委党校人事档案管理工作常态化、规范化、制度化。

（四）加强人员培训，加快人事档案信息化进程。其一，单位要定期对人事档案管理人员进行相关课程培训，采取科室内部学习、行业单位交流学习及外出培训相结合的方式，让档案管理人员了解档案管理知识及如何应用，在教学中注重综合运用讲授式和案例式、模拟式、体验式等互动式教学方法，让档案管理人员在教学中获得经验；其二，要改变传统的档案管理观念，学会运用现代化方法和手段来提高档案管理水平及效率；其三，要培养档案管理与审核人员的服务意识，实现动态管理、主动服务，积极配合相关科室的工作，树立良好的工作态度，及时将涉及个人的各类材料认真鉴别整理归档，确保按时完成人事档案工作，提高人事档案服务利用效率。

（五）充分发挥“传帮带”作用，不断培养补充档案工作“新人”。在工作中，让有经验的老同志积极分享人事档案整理归档的经验和方法，并亲自带着年轻同志开展档案工作，引导和帮助年轻同志理清排放顺序、核对程序完整性等具体工作，并对新同志在整理档案过程中遇到的难点问题进行解答，有效推动新同志快速掌握文件材料立卷归档工作，防止档案管理工作人员断档。

七、结语

经过对我校人事档案的鉴别整理归档工作及专项审核“回头看”，个旧市委党校人事档案专项审核工作已完结，成效显著，进一步健全完善了档案查询、利用及安全保密等制度，规范了档案收集、整理、归档、转递等工作程序，使档案工作有章可循、有据可查，充分发挥了指导和监督作用。但是人事档案管理工作在以后仍需常抓不懈。下一步，个旧市委党校将积极建立健全人事档案工作长效机制，改进人事档案管理工作的方式方法，提高档案归档、查找及服务利用效率；积极推进人事档案数字化工作，建立全校干部职工电子档案，提升人事档案管理工作的信息化水平；加强人事档案工作规范化建设，工作中及时将全校教职工人事档案材料收集、整理、归档；强化人事档案日常动态管理工作，切实使我校人事档案管理工作再上新水平，再登新台阶，在干部聘任调任、工资晋升、职称评审及退休办理等各项工作中，严格以档案记载内容为凭证，提供真实可靠的信息，更好服务学校、服务社会，使人事档案管理工作再上新台阶。