基于大数据的事业单位办公室文书档案管理分析

文/泰安市城市管理综合服务中心 李晶

大数据是以信息技术为基础产生的高科技，在如今信息技术高速发展的时代，大数据技术受到人们的广泛关注。事业单位办公室文书档案中含有文字、图片以及视频等不同类型的信息资源，可以真实地反映事业单位各项经营活动，是事业单位发展期间十分重视的资源。在事业单位文书档案管理期间，档案管理人员引入信息技术实现对文书档案的采集、整理以及应用，可充分发挥文书档案具有的价值，能够为事业单位的发展与建设提供服务。

一、文书档案管理工作的特点

（一）文书档案管理的重要性。文书档案指的是文书材料的立卷、文书档案的采集、整理以及鉴定等环节的工作。以上流程彼此关联，但又彼此制约，其中应用是重要环节，其余环节均为档案应用提供服务，为档案的应用奠定良好的基础。加强文书档案管理，为单位的生产经营工作提供服务，对档案管理工作而言至关重要。管理人员加强文书档案管理工作，使得文书档案的价值得到充分发挥，不仅可以为各个部门生产经营工作提供参考，同时可以作为宣传教育的重要素材，还是历史的记录以及科研工作开展的必要基础条件，档案管理工作的重要性可见一斑。

（二）文档工作实现一体化。文书档案运用在文书工作中，同时又源自文书工作。文书档案管理是文书工作最重要的环节，是基于文书采集、文书催办以及文书承办开展的，各个环节彼此关联，文书档案主要源于文件工作，而文书档案管理工作质量的高低则与档案整体质量以及档案管理工作质量有密切关系。

（三）文书档案载体多样化。文书载体是事业单位的重要内容，文书档案可以详细记录事业单位各项工作内容。文书档案载体十分丰富，其中包括了签订的协议、合同、责任书以及上下级彼此传阅的文件等。档案内容多元化，其中含有会计档案、行政管理档案等多种内容。

二、文书档案管理工作应用大数据技术的价值

（一）提高档案运用率。管理人员引入大数据技术以创新档案管理工作时，能够高效处理目前档案管理工作中出现的问题，以进一步提高资源应用效率。工作人员可以利用信息系统完成资料存储，同时结合内容详细划分档案的重要程度，借由信息系统完成对有关信息的检索。上述方式可以显著提高档案调取工作效率，同时许可用户在个人享有的权限范围内编辑档案相关信息，以加强档案管理工作的针对性。开展档案管理工作时，管理人员应用以大数据技术为基础开发的管理系统，使得管理工作更为合理且科学。故而，大数据技术可以显著提高档案管理工作的整体效率，同时保证档案管理工作具有的专业性，以提高档案管理工作质量。

（二）加强档案数字化管理水平。工作人员开展日常管理工作时，需要针对大数据开展合理运用，加强两者的结合，完成数字化管理的目的，及时修正传统档案管理期间的错误。不仅如此，档案管理工作在实际落实期间，对大数据技术的应用有较高的要求，所以应用期间，管理人员需要结合档案管理工作的特征与工作实际需求构建对应的管理系统，以加强管理工作的专业性，同时对数据内容进行保存，确保档案信息数据的安全性与可靠性。此外，管理人员创新档案管理工作时，需要深入分析大数据技术的应用方法，实现大数据技术与档案管理工作的有机融合，以有效提高档案管理工作的信息化水准。如今，办公室文书档案管理工作，采用大数据技术是事业单位开展档案管理的主要方式，对推动档案管理工作实现全面发展具有重要意义。

三、大数据时代办公室文书档案管理工作的挑战

（一）管理理念需要升级。大数据环境下，文书档案管理工作与传统管理工作之间存在显著的差别，管理理念与流程方面也有明显差异。传统档案管理工作中，管理人员必须结合档案内容予以分类，并为不同类别的档案设计相应的标识，为后续调取与检索工作提供便利。不仅如此，档案管理人员需要结合不同类型档案的特征开展独立管理，使用人员应结合需求以及档案的种类分类调取浏览，因此造成文书档案管理工作整体质量降低，同时可能产生文书档案遗失的问题。另外，办公室文书档案的形成具有多样化的特点，所以种类呈多样化的趋势，信息数据彼此有显著的交叉。传统的管理理念已经不能满足时代发展的实际需求，与大数据背景下文书档案管理工作理念存在显著的差异，工作人员需要对传统管理理念进行创新，以确保管理工作符合事业单位对档案检索以及调阅的需要。

（二）管理人员素质有待提高。事业单位开展文书档案管理工作期间，应用信息化技术进行操作，尽管可以从某种程度上加强办公室文书档案管理工作的效率，但是档案管理工作依旧需要靠人力完成，综合素质水平与工作创新水平之间关系十分密切，所以严格要求工作人员个人能力满足工作的需要。大数据背景下，文书档案管理工作期间需要使用的计算机软件以及信息技术较为丰富，需要工作人员具备综合能力。如今个别事业单位文书管理人员接受新事物的能力较差，缺乏互联网理论知识以及操作技能，不能满足档案管理工作的实际需求。故而，事业单位需要积极开展有效的培训活动，以显著提高办公室文书档案管理人员的信息技术知识与技能掌握程度，进一步提高文书档案管理工作效率。

（三）管理方式亟待升级。传统文书档案管理期间，档案普遍以纸质形式存在，管理人员在管理期间，仅需要按照类别将档案归档即可，但是在调取期间，需要耗费许多时间开展检索。不仅如此，纸质材料在存储期间，可能受到外界因素的干扰，例如自然环境、人为因素等，使得纸质档案出现丢失或是受损的问题，严重降低了办公室文书档案管理工作的质量。大数据背景下，拓展文书档案的资料来源，不仅能够避免传统文书检索方面的弊端，同时能够利用不同的表现方式展现多元化的效果。故而，档案管理工作人员在大数据环境下需要不断提升档案管理工作水平，首要工作是改善管理水平，使得管理工作更为完善。

四、大数据时代办公室文书档案管理措施

（一）建立大数据与大档案观念。事业单位档案管理人员需要以大数据时代为基础推动事业单位文书档案管理工作向信息化发展。要想实现档案管理信息化，首先需要保证办公室文书档案管理人员自身具有一定的大数据、大档案观念。随着工作人员形成大数据观念、大档案观念，文书档案信息化建设速度将随之加快，且能够适应大数据环境下引发的众多变革。事业单位培养档案管理人员具有档案大数据观念，应先培养其具有建立海量信息数据库的观念，以此增加办公室文书档案的来源渠道，同时有针对性地从海量信息数据资源中选择拥有保存价值与应用价值的档案数据。大档案观念的培养必须与大数据处理技术实现有机融合，以此确保文书档案能够为事业单位各项工作提供一定的参考。故而，档案管理人员理应具有数据检索、分辨以及解决能力，同时熟悉档案管理工作以及计算机专业理论知识。档案大服务观念要求档案管理人员意识到原本资讯检索模式具有的局限性，并在以用户需求为导向理念的指导下不断改善档案服务方式，使得办公室文书档案管理工作的个性化、智慧化水平得到提升。

（二）定期开展培训工作。办公室文书档案管理工作至关重要，档案管理信息化建设的快速发展，要求事业单位必须拥有业务技术和综合素质较高的管理人员，安排责任心强、工作认真的党员开展文书档案管理工作。同时，文书档案管理人员需要改变传统“档案采集员”以及“档案保存员”的固有观念，为事业单位业务发展以及科学研究提供相应的参考，为事业单位决策提供相应的依据。具体需要开展如下方面的培训工作：

第一，强化理论知识培养。现代办公室文书档案管理人员应具备大量的理论知识，包括专业基础知识、自然科学知识以及社会科学知识等，各级组织要开展档案法律法规培训、继续教育以及网络教育等，培养工作人员。同时，工作人员需要自主与全方位地提高个人修养，拓展知识面，积极学习该领域最新的技术以及知识，拓展个人视野。

第二，培养工作人员的技能。档案管理是十分专业的工作，从档案信息内容的采集、汇总、保存以及统计直至档案的应用、编研，有十分完善的理论以及工作流程，档案人员需要强调个人的完善，更为熟练地学习计算机理论知识以及工作方式，使得个人可以应用不同类型的现代化信息工具，为档案信息的开发以及运用奠定良好的基础。不仅如此，档案管理人员还需要具备优秀的信息采集能力，能够尽快为使用者提供其所需要的档案信息数据，并帮助使用者获取更为丰富的档案信息数据，为应用者提供相应的档案服务。

第三，强化政治修养。事业单位的档案管理工作十分细致且繁杂，从档案的采集、汇总、安全保管以及登记统计，直至提供利用，都需要文书档案管理人员耗费一定的时间与精力，档案管理人员需要具备恪尽职守、任劳任怨的职业道德以及过硬的政治素养。

第四，强化职业修养。事业单位办公室文书档案管理人员与文书档案密切接触。因此，需要具备优秀的职业素养以及保密意识，确保工作作风严谨，所有档案信息数据无缺漏，同时避免因为人为因素造成档案内容泄露。

（三）构建文书档案信息平台。文书档案管理工作的最终目标是文书档案信息得以充分应用。所以，实际工作中，档案管理人员在开展文书档案信息数据采集之后，要应用计算机技术有效进行加工，构建文书档案加工管理系统，对文书档案信息资料进行采集以及汇总，并将文件打印为纸质文件，保证纸质文件与电子档案并存。因为文书档案的内容相对复杂，事业单位需要积极构建文书档案数据库，以文书档案各种类别为基础予以存储，完成归档，保证文书档案内容不会受损。同时，随着档案信息数据库的建立，文书档案数字格式更为标准，显著提高了档案信息资源的应用效率。在大数据环境下，工作人员应强调文书档案信息化建设期间档案信息的检索以及保密工作。事业单位在研发文书档案管理软件期间，应科学设定文书档案资料的检索权限，明确档案管理系统对应模块中电子档案内容浏览、编辑、下载以及打印的权限，如档案管理人员有权进行档案的浏览、编辑、下载与打印，而用户只享有浏览、下载以及打印的权限，以保证档案信息数据的安全性。另外，文书档案管理软件还可以为电子档案借阅、档案内容检索提供便利。建立文书档案信息平台的同时，还需保证档案内容的安全性。针对事业单位文书档案管理工作来说，部分电子档案含有达到保密级别的信息数据，这就决定了事业单位办公室文书档案信息数据不能完全共享，需要有一定的范围限制。故而，文书档案信息化建设发展期间，档案管理人员需要合理运用网络安全保护技术以确保文书档案信息数据的安全性。因网络本身的特殊性，文书档案信息数据可能受到严重威胁，许多不法分子可能通过攻击网络窃取或是篡改档案信息数据，所以事业单位文书档案信息化建设期间，档案的安全性问题应得到重视。档案安全管理主要体现在网络故障、设备问题以及计算机病毒预防等工作，同时积极开展档案信息数据的分级共享，确保文书档案信息数据的安全性。

五、结语

在科学技术高速发展的背景下，大数据技术在各个行业得到广泛应用，档案管理行业也不例外。事业单位应明确大数据技术应用在办公室文书档案管理工作中的价值，通过定期开展培训以及构建文书档案信息平台等方式，加强大数据技术与办公室文书档案管理工作的有机结合，提高档案管理工作效率。