浅议如何高质量做好会议记录及管理

文/重庆广电集团 冉义国

在当前的巡视、审计工作中，会议记录是必须查阅查证的重要材料。我们发现，一些单位很多重要事项上会研究的过程，往往在记录里查不全或查不到，缺少充分论证、研究讨论、集体决策的原始凭据；有的基层党组织“三会一课”记录不完整、不规范或没有记录。这反映出不少单位平时对会议记录及管理依然重视不够，甚至有可能存在应该上会的没有上、应该开的会没有开等问题。如何规范而又高质量地做好会议记录及管理，是提升基层单位管理能力和工作水平的应有之义，在新形势下显得十分重要而迫切。

一、会议记录及管理的重要性

（一）会议记录是如实完整记载会议情况的原始材料。会议记录具有纪实性、原始性的特征，一些重要会议除了文字记录外，还辅之以录音、录像、照片等形式进行记载。从纪实性看，是对会议时间、地点、议题、参会人员、发言讨论情况和会议议定结果进行如实、完整的记录，这是其价值所在，因此所记内容不得随意省略、删减，更不能主观更改、伪造。从原始性看，是反映会议情况的第一手材料，通常情况下会议一结束，记录就形成，即便有记得不全、不准的地方，只是会后及时作如实补充、修正。如果记录一旦缺失、丢失、损毁，其原始性便不复存在。

（二）会议记录是决策事项执行督查的重要依据。第一，是执行实施的依据。会议记录最直接、最当紧的作用，就是依据记录内容尽快形成会议纪要，纪要作为一种正式公文，会清楚地载明会议议定事项的主要内容、牵头实施部门、协助部门、完成时限等，以此为据启动议定事项的实施。第二，是督查明责的依据。议定事项在执行过程中，进展情况如何、完成质量怎样、遇到什么困难等问题，督查部门会依据记录纪要的要求对情况和问题进行梳理汇总分析，并及时向领导或主管部门书面汇报。如督查发现其中存在主观推进不力、相互推诿、不担当不作为的问题，督查部门和主管部门则会依据记录纪要追究相关部门、相关责任人的责任。第三，是编写材料的依据。除了编写会议纪要外，记录还是起草工作简报、请示、报告、讲话、大事记、年鉴等的重要依据。

（三）会议记录的归档管理是今后查阅利用的重要保障。会议记录做得再好，如果不及时收集归档，任其散落在记录人员手上或会议牵头部门、承办部门等处，那么今后的查阅利用可能成为一句空话。因此会议记录的收集归档非常重要。一方面，是编史修志、学史资政的重要保障。各类档案是编史修志工作的材料基础，其中记载的丰富的内容起着其他方式不可替代的原始凭证作用，也是后来人学史资政的可信、可靠信息之源；另一方面，是查证事实、还原真相的重要保障。在机构改革需要查证组织沿革、在巡视审计工作需要查阅各类会议记录、在干部选拔任用工作需要核查“三龄两历一身份”、在办理退休手续时需要核实参工时间相关信息等事项中，我们都要通过查阅档案才能得到真实可靠的资料，而仅凭当事人回忆、相关人员作证显然是没有把握可以采信的。

（四）会议记录及管理是提升文秘人员综合素质的重要途径。文秘人员在做会议记录、编写纪要过程中，通过聆听和重温参会领导的发言、专家的意见以及会议主持人的归纳总结，实际上整个记录的过程就是一次学习的过程，撰写材料的过程就是消化提升的过程。在收集归档过程中，文秘人员、档案管理人员通过相互协作和业务交流，以及工作联动机制的建立完善，会议记录、公文写作、档案法规等方面的业务知识都会增加，从而不断提升自身的综合素质和业务能力。

二、会议记录及管理存在的突出问题

通过巡视审计发现并结合自身对照查找、多方调研了解等途径，归纳起来，笔者认为目前会议记录及管理存在以下四个方面的问题：

（一）认识不到位。主要体现：1.对记录的重要性认识不够。事实上，有的单位某些事项集体讨论研究了，但没有安排专门的工作人员作全程记录。讨论时各记各的，记录的也只是涉及本部门的议题和自己感兴趣的内容。还有一种情况，一些复杂项目在前期调研、磋商、论证过程中，项目组内部、项目组与合作单位也会有一些突发性的、临时性的洽谈和磋商，而这些洽谈和磋商多数会被视作“聊天”，认为不是正式会议就没有作专门记录，顶多是随行人员用个人笔记本电脑简单记了一下，事后没有按会议记录要求作整理完善和打印成纸质件归档保存。2.对会议制度的执行重视不够。有的单位的一些事项，本该提交会议审议，但有的人认为上会走流程会耽误时间，于是拿给领导签个字就直接操作，造成该上会而不上会的问题。有的单位对落实基层党组织“三会一课”制度重视不够，不按规定过组织生活，没有会议记录或记录的次数未达到要求。

（二）记录不完整。工作人员对会议情况记得太粗略、太随意，很多议题讨论情况不翔实、不清晰、不准确。比如讨论“三重一大”事项，没有逐个记录每位领导发言表态的意见；有的记录没有把会议地点、参会人员、列席人员等基本要素记全；有的议题讨论时存在一些意见分歧，而记录中没有记载，只有部分人的赞同意见和会议主持人最后的意见。

（三）管理不规范。有的单位党组织会议、行政办公会、专题会没有专用的记录本，所有会议用同一个记录本混记。有的单位工作人员习惯于购买市场上的小笔记本作记录，纸张小于国际标准A4纸型，这样不便于今后记录的归档装订。有的工作人员心中只有会议纪要应归档的概念，而对会议记录的归档意识淡薄，加上管理方面不规范不严格，造成该收集归档的记录一直在个人手上。

（四）能力有欠缺。有的记录人员平常不注重学习，不注重调研，政策水平不高，文字能力有限，对情况不熟悉，所作记录往往谬误百出，不能准确反映发言者的意见。有的记录人员书写速度不快，遇到讨论激烈的复杂议题时记录零乱抓不住重点，造成有些事项记了芝麻丢了西瓜，记录的字迹难辨，书写不工整不美观。

三、高质量做好会议记录及管理的举措

习近平总书记于2014年5月8日视察中办时提出了“五个坚持”的要求，其中在提到“坚持极端负责的工作作风”时强调：“无论办文办会办事，都要一丝不苟、严谨细致、精益求精，于细微之处见精神，在细节之间显水平。”总书记的重要讲话，为高质量做好会议记录及管理指明了方向。笔者认为，针对目前我们工作中存在的问题，应当在五个方面特别用心。

（一）在提前准备上用心。习近平总书记曾与地县办公室干部谈心时讲过：“要增强超前服务和事后服务意识。例如召开地、县重要工作会议，办公室同志要提前到位，尤其是办公室主任、会议记录人员、勤杂事务人员一定要先到场做好会前准备工作。”会议记录人员提前到位做什么？除用心准备好规范的会议记录本、备用记录纸、多支记录用笔，以及必要的录音设备、备用电池等用品外，还应提前阅读了解会议议题及材料、参会人员及职务等内容。特别是对议题材料中的一些专业词汇、陌生词语和生僻字词，应提前查阅明白其含义。如果会前用心准备不够，对议题相关内容缺乏提前了解，作记录时就极有可能出现少记、漏记、错记的问题。

（二）在翔实准确上用心。会议记录是会后撰写纪要、执行、督办以及今后查阅利用的重要依据，会议名称、时间、地点、参会人员、列席人员等基本要素和每个议题的讨论意见（包括分歧意见）、议定结果等关键内容必须记录完整。因此记录人员在会议过程中必须保持全神贯注，用心听和记，不能分心、走神、发呆。手机应处于关闭状态，不能因手机来电来信影响记录，并且最好控制喝水，以免频繁上洗手间而中断记录。记录必须严谨准确，来不得半点虚构和杜撰。不能根据记录人员个人好恶对发言意见进行更改、删减，也不能因记录时书写未跟上而对后面的发言内容进行随意添加、猜测。为确保记录的准确无误，会后对一些重要内容及分歧意见、表态意见，应及时回听会议录音进行印证、校正或补充。对议题讨论激烈或发言声音太小、有地域方言导致记录人员未听清的内容，应在会后第一时间找发言者核实准确。

（三）在临机应变上用心。在实际工作中，有的会议往往是突发性、临时性的，其形式与常规的会议不太相同：议程不一定提前设计好，或者说来不及拟制规范的书面议程；地点不一定在正规的会议室，或许会因地制宜地随机安排，甚至可能因时间关系在就餐过程中边吃边谈。比如一些重大而复杂的项目在前期调研、接洽、磋商过程中，就会形成很多看似非正式的“会议”。而这类“会议”是整个项目充分酝酿、讨论、决策链条中不可或缺的一环，切不可忽略其实际存在，认为不正式、不重要，或领导没有提前吩咐而不作记录。试想想，如果某个项目只有最后一次提交党委（党组）会或办公会研究审定的会议有记录，而前面那些数次调研、磋商、论证的会议没有任何记载，那势必给人一种项目论证不充分、决策太草率的疑问。因此遇到这种情况，随行人员就一定要做一个“有心人”，善于临机应变，立即落实人员如实作好记录。近年来，根据新冠肺炎疫情防控工作的需要，各地各部门会临时性召开视频会议研究和布置工作。值得注意的是，再紧急的视频会议，同样要落实人员作好会议记录。即便是在放长假期间或深夜、凌晨时间段，一旦接到指令，就应按召开会议的基本要求组织，切不可因电话联系、视频连线等工作的忙乱，而忽略了同步做好会议记录。

（四）在学习提升上用心。作会议记录绝不是简单地听听写写事务，而是一项技术活。为了保证会议记录记得又快又全又准，记录人员应当用心练好“内功”、提升技能。其一，要锤炼政治能力。要深入学习领会党的理论和路线方针政策，把准政治方向，增强政治意识，严守政治纪律和保密纪律，提高政治判断力、政治领悟力、政治执行力，时刻做政治上的明白人，所记内容不能有任何政治偏差。其二，要熟悉业务工作。平时多用心学习各类文件和会议精神，全面了解熟悉单位的工作情况，同时深入一线调研，对基层工作现状以及存在的问题做到心中大体有数。只有熟悉各环节、各领域的业务工作，会议过程中才能听得懂、记得准。其三，要摸索速记技巧。一名优秀的记录人员，莫过于记录时话落字出，写得快记得准，且字迹清晰、工整美观。因此记录人员平时要根据自身特点多用心进行有效的听写训练，提升速记能力，同时注意摸索和运用一些实用性记录技巧。比如有的领导开会讲话语速快，记录时可注意记关键词、关键语句，保证跟上讲话节奏，会后再结合回听录音对记录进行整理补充。对讲话中出现的类似“世界百年未有之大变局”“开启全面建设社会主义现代化国家新征程”“实现中华民族伟大复兴的中国梦”“成渝地区双城经济圈建设”等字数较多的规范化提法和固定词组，可以暂时记下首位字和间隔一两处关键字，留出空白，会后及时补全。

（五）在收集归档上用心。巡视、审计在会议记录中查找相关内容查不全，大多是因为会议记录原本就存在没记全、没记准的“硬伤”，或者收集归档有遗漏；而查不到，要么是当时开会压根就没有作记录，要么是记录遗失或没有移交归档。《中华人民共和国档案法》规定：“应当归档的材料，按照国家有关规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。”会议记录作为直接形成的具有保存价值的原始材料，是文书档案的重要组成部分，也是现在巡视、审计监督需要查阅、复制的重要佐证。各个业务部门应当进一步树牢档案管理意识，密切配合档案部门，用心收集、整理本部门经手负责的会议记录，及时整理移交归档，做到应归尽归。对于赴外地出差洽谈项目形成的临场应急性记录，如果当时使用的是个人记事本或酒店普通便签写的记录的话，纸张可能小于国际标准A4纸型，为了便于装订，还应将每一页记录平整托裱在A4型衬纸上存档。已破损的纸张应予修裱，字迹模糊或易褪色的记录应予复制。电脑记录的应打印成能长期保存的纸质件，经参会和记录人员亲笔签名后存档。

四、结语

综上所述，高质量做好会议记录及管理，是提升基层单位管理能力和工作水平的应有之义，尤显重要而迫切。我们应当加深对会议记录及管理重要性的认识，在提前准备、翔实准确、临机应变、学习提升、收集归档这五个方面特别用心，切实解决工作中存在的认识不到位、记录不完整、管理不规范、能力有欠缺等问题，尽快把会议记录及管理工作提升到一个新水平。