信息化建设中事业单位人事档案管理探究

萨仁图娅

（巴彦淖尔市民政精神病康复福利院，内蒙古巴彦淖尔 015000）

0 引言

随着信息化建设的不断推进，人事档案管理在事业单位中变得越来越重要。在我国，人事档案管理经历了从纸质档案到电子档案的转变，这为事业单位提高管理效率、优化服务水平带来了便利。《国务院关于加强事业单位人事管理工作的意见》中明确规定，要建立全国统一的事业单位人事档案管理信息系统，并推进人事档案数字化、网络化、智能化建设，提高管理效能和服务水平。未来，信息化建设将为事业单位的人事档案管理带来更多的创新和发展。

1 事业单位人事档案管理信息化概述

在互联网和信息技术的飞速发展的今天，事业单位人事档案管理是一项非常重要的基础性工作，对于保障事业单位正常运转、高效运作和长期发展至关重要。信息技术的应用不仅可以提高事业单位人事档案管理的效率和准确性，还可以增强其安全性和智能化发展水平。

在信息化建设方面，数字技术、网络技术和计算机技术是推动信息化建设的重要手段。数字技术的应用可以使人事档案信息更快速和高效地实现录入、存储、检索和共享，避免传统纸质档案管理中需要大量时间和人力成本的问题。同时，通过网络化的手段，人事档案管理系统可以实现数据在不同地点和部门之间的快速共享和传输，提高工作效率和信息的利用率[1]。

在信息安全方面，多重身份验证和加密技术等手段可以保证档案信息的安全性和保密性。通过对不同级别用户的权限控制和数据加密处理，可以避免数据泄露和损坏等风险，还能追溯数据使用者的行为。此外，通过备份和恢复机制，可以避免因自然灾害、人为破坏或系统故障等原因导致的档案丢失或损坏，保证档案信息的完整性和可靠性。

在智能化方面，人工智能技术的应用可以提升事业单位人事档案管理的智能化水平。通过人工智能算法的分析和应用，可以自动地对档案信息进行分类、标注、归档和分析，辅助管理者快速了解和利用档案信息，支持科学决策和人才管理策略的制定和实施。同时，利用云计算和大数据分析技术，可以对人才资源进行智能化分析和评估，为管理者提供科学的数据支持和决策参考，有助于事业单位建立科学的人才管理体系和发展规划。

2 事业单位人事档案管理信息化建设的意义

2.1 提升人事档案管理工作的效率

在实际的人事档案管理工作中，传统的纸质档案逐渐转变为电子档案，极大提高了信息检索和处理速度。电子化不仅实现了档案管理的快速定位、查询与分析，而且降低了人力、物力的消耗，优化了管理流程。信息化的事业单位人事档案还具备远程访问和多方共享的功能，这意味着相关人员可以在任何时间、任何地点访问档案信息，提高了工作的灵活性和响应速度。

2.2 推动人事档案管理的规范化

为了推动事业单位人事档案管理工作的信息化建设，需要建立一套完善的档案管理系统，实现档案信息的自动更新和同步。在这样的系统中，每一条档案信息的录入、修改都遵循统一的标准和流程，减少了人为操作的随意性，有效避免了档案信息的错漏和重复。系统中的权限设置和操作记录也有助于追踪档案管理过程中的每一个环节，确保了管理工作的透明度和可追溯性。建立符合法律法规要求的档案管理系统，可以确保档案管理工作遵循相关的政策和规定，提高档案管理工作的合规性，配合单位进行一系列的培训和教育工作，提高档案管理人员的专业素养，使他们更好地理解和执行档案管理的规范和流程。

2.3 保障人事档案的安全性

信息化建设能够实现档案的数字化存储，极大提高了档案的安全性。数字化的档案可以在多个服务器上备份存储，即使遇到意外情况，也能确保档案不会遗失，极大降低了因传统纸质档案易损坏或丢失带来的风险。此外，信息化建设还包括完善的访问控制和权限管理系统，可以有效控制访问档案的主体，从而防止未经授权的访问和潜在的数据泄露。使用信息技术搭建事业单位的人事档案管理系统，还可以追踪和记录档案的使用和修改历史，增强档案的审计能力，进一步保障档案的安全性和可靠性，同时结合先进的加密技术保护电子档案，可以有效防止敏感信息被非法窃取或篡改。

3 事业单位人事档案管理信息化建设的策略

3.1 加强事业单位人事档案信息化管理的意识

当代社会，信息化建设已经成为事业单位人事档案管理的发展趋势。为实现信息化建设的目标，需要在意识层面加强对信息化管理的重视。管理人员应深刻认识到信息化建设对人事档案管理的重要性，通过多方面的物资、技术支持，使事业单位的管理制度更加完善，促进人事档案管理工作的全面发展。首先，应加强工作人员对信息化建设的理解和认知，使其全面了解信息化建设对人事档案管理的重要性，及时了解相关的政策法规和最新的技术动态，通过深入学习，掌握信息化建设的核心理念和方法，推动事业单位人事档案管理的现代化和信息化进程。其次，注重管理规范化和数字化转型[2]。事业单位应指派专业人员负责人事档案的日常管理，建立标准的管理流程和规范，采用数字化方式存储和管理人事档案，以降低人为因素造成的数据丢失和泄露风险。同时，应注重引进和培养人事档案管理方面的专业人才。通过加强工作人员的专业技能和职业素养培训，设定完善的考核制度，促进工作人员对人事档案管理理念的创新，以科学的方式对人事档案进行管理，提升工作人员的职业道德素养和专业水平，确保事业单位人事档案管理的高效运行。最后，通过开展信息化建设评估和监督，及时发现和解决信息化建设中存在的问题和难点，进一步推动信息化管理向纵深方向发展，为事业单位的管理和发展提供强有力的支撑。

3.2 加强人事档案信息化管理软硬件建设

为进一步提升事业单位人事档案信息化管理水平，首先，应加强软硬件建设的力度。在硬件方面，事业单位应配置先进的计算机、服务器、存储设备等基础设施，以满足信息化管理的需要。其次，应加强网络建设，建立高速、安全、稳定的内外网，实现人事档案的互联互通。在软件方面，事业单位应选择与其需求相适应的OA 系统、HRM 系统等人事档案管理软件，并根据业务特点进行个性化定制，以实现更高效的管理[3]。同时，借助云技术、数据分析、人工智能等先进技术，构建智能高效的人事档案管理平台，全面提升信息化管理水平。为确保软硬件建设的顺利推进，事业单位需制定详细的规划和实施方案，明确建设目标、内容、时间和投入，建立完善的项目管理制度，加强对软硬件建设的监督和管理。最后，加强对工作人员的培训，提升其软硬件使用能力，确保信息化建设的高效运行。

3.3 全面推动人事档案信息化管理机制建设

全面推动人事档案信息化管理机制建设是提高事业单位人事档案管理水平和效率的必然要求，制度建设是信息化管理机制建设的基础，应注重完备的制度应用，将制度建设全面纳入人事档案信息化管理，并全面强化多项制度执行作用，包括制定和修订与信息化管理相关的制度，确保制度的科学化和规范化。对本单位档案管理现状及社会整体发展环境进行分析是完善信息化管理机制的前提，深入了解档案管理的需求和挑战，逐步修订和补充现有制度，确保制度与实际需求相匹配。注重对各类档案材料的收集和管控，注重判定各类档案材料的真实性。通过动态化管理人事档案材料，确保信息的准确性和时效性。建立科学的管理体制，明确各级管理人员的职责和权限，并规范各项管理工作，确保各项管理工作的高效性和稳定性。

3.4 构建事业单位人事档案信息通用数据库

在进行事业单位人事档案信息化建设时，构建通用数据库是一项庞大而重要的任务。首先，应明确数据库的建设目标和范围，并确定其在人事档案管理中的用途和管理流程。在数据库建设过程中，根据业务需求和数据特点，设计合适的数据模型和数据字典，充分考虑数据的结构和关系以及数据的存储和访问效率。其次，为保证数据的完整性和一致性，还需要编写相应的存储过程和触发器，完善数据的备份和恢复机制，以应对可能出现的数据丢失或系统故障问题。通过制定合适的备份策略，利用可靠的备份技术，可以保障数据的安全性和可靠性。最后，为有效管理和使用数据库，需制定完善的数据管理规范和操作流程[4]，这些规范和流程应包括数据的录入、查询、修改和删除等方面的操作指南。为确保用户能够正确地操作数据库系统，还需要进行必要的培训和知识共享。

3.5 创建信息化建设平台推广模式

信息化建设平台推广和宣传已成为事业单位人事档案管理信息化建设中不可或缺的一部分，为了提高平台的影响力和知名度，需要通过网络进行推广。通过网站、微信公众号等网络渠道，向更广泛的人群传递平台的相关信息。通过视频、漫画等形式进行多媒体宣传，吸引更多的用户关注平台。此外，还可以通过举办宣传活动、发布宣传资料等线下推广的方式，增强平台的知名度，优化用户体验感。最重要的是，要不断完善信息化平台功能，提高用户体验。通过增加便捷的服务和不断优化的用户体验，可以吸引更多用户使用平台，增强平台的影响力。

3.6 培育人事档案管理专业化人才

首先，可以利用人事档案管理培训机构对相关工作人员进行培训，使相关工作人员了解人事档案管理的基础知识和相关法律法规，提高其管理水平和能力。其次，通过内部轮岗、交流等方式，使工作人员拓宽视野、增加工作经验，提高其综合素质和管理能力。在培育专业化人才的过程中，需要加强与高校、研究机构的合作，开展人事档案管理相关课程的教学和科研工作，培养具备理论基础和实践能力的专业人才。重点引进具有档案管理或图书情报专业背景、具有丰富档案管理从业经验的优秀人才，通过外部引进的方式提升人事档案管理的专业水平。最后，事业单位还应建立完善的人才激励机制，为优秀的人事档案管理人才提供广阔的发展空间和职业晋升通道，提高工作人员的积极性和创造力，促进组织和员工的共同发展。

3.7 加强信息安全建设

在推进事业单位人事档案管理信息化建设的过程中，加强信息安全建设是一项至关重要的战略。事业单位的人事档案包含机密信息，其中一些档案甚至关系到国家安全，因此确保档案信息的安全是首要任务。首先，为保障档案信息的安全性，需借助先进的网络安全设备和技术，加强网络监控和入侵检测等，有效预防黑客攻击、病毒入侵等网络安全威胁，确保人事档案信息免遭损失和泄露。其次，事业单位应建立完善的信息安全管理制度和保密机制，明确职权划分[5-7]。所有工作人员必须遵守权限限制，不能有越权操作的行为。再次，定期进行安全审计和风险评估，及时发现安全漏洞，有效解决存在的问题。最后，在处理机密性较高的档案信息时，可利用加密技术进行加密处理，确保档案信息在传输和存储过程中的安全性。为进一步提升信息安全，事业单位还应引入多重身份验证机制，要求使用者在访问敏感档案信息前进行身份验证，以防止未经授权的人员访问。

4 结语

未来，人事档案管理系统将会更加便捷、高效、安全和可靠，不仅能够实现信息共享和协同办公，还能够自动化、智能化处理数据，提升工作效率。同时，随着人工智能技术的发展，人事档案管理系统还将具备更多的智能功能，如语音识别、图像识别、自然语言处理等，使其能够更好地服务于人力资源管理，实现智慧办公。