航天AVIDM系统电子文件单套制管理策略研究

冯占江 ／上海机电工程研究所

航天产品集成设计与制造系统（AVIDM）是我国航天领域具有自主知识产权的，对航天型号产品技术文件进行技术状态管理的产品数据管理系统（PDM）。该系统管理型号产品研制、生产过程中产生的与型号产品有关的电子数据，包括文本文档、CAD二维图样、三维模型、物料清单（BOM）、装配关系等，简称为AVIDM 文件。

AVIDM 系统电子文件单套制管理是相对于双套制管理而言的，即AVIDM 系统形成的原生电子文件仅以电子的方式进行管理、利用、归档与保存，而不再生成纸质文档的管理模式。在单套制管理模式下，AVIDM 文件从生成、流转、利用，再到销毁或归档保存、进馆的整个生命周期中都不会出现非电子形式，是一种纯电子化的运行管理模式。AVIDM 文件单套制管理符合无纸化办公需求和低碳发展方向，符合文档信息化发展趋势和数字航天发展要求，能够真正改变传统文档管理模式和工作流程，实现文档管理数字化转型。

近年来，中国航天科技集团有限公司明确提出了加快数字航天建设，践行绿色发展理念的要求。随着航天数字化转型的快速推进，不少航天重大工程初步实现全数字化研制，有效保障了研制质量和任务周期。而与此同时，伴随着型号电子文件数量激增、类型多样和结构复杂，传统的航天型号文档管理模式的弊端也日益暴露，如资源浪费、效率降低、管理困难等问题日益严重，与数字化转型发展不相适应。因此，要实现航天企业档案管理数字化转型和现代化发展，AVIDM 文件单套制管理是必须要面对的现实问题。

一、AVIDM文件管理的现状分析

1.增量AVIDM 文件大量形成

随着航天型号科研生产数字化转型的推进，AVIDM 系统中形成的电子文件数量越来越庞大、种类越来越繁多、结构越来越复杂。目前，大部分航天企业单位已实现AVIDM 系统与档案管理系统接口对接，AVIDM系统流转结束的电子文件通过接口导入档案管理系统中进行管理。但对于AVIDM 系统产生二维原生图样、三维模型数据，部分单位仅是数据及条目导入档案管理系统，数据分散，无法结构化呈现和形象化展示，无法进行有效保存和利用。

2.AVIDM 文件双套制管理

航天企业针对纳入归档范围内的AVIDM 文件，凡是能够纸质输出的，整体采用双套制管理模式，即接收电子文件的同时，输出相应的纸质文件，纸质文件作为受控文件管理，并进行保存、归档、利用。

航天企业针对纳入归档范围内的AVIDM 文件，凡是能够纸质输出的，整体采用双套制管理模式，即接收电子文件的同时，输出相应的纸质文件，纸质文件作为受控文件管理，并进行保存、归档、利用。

3.AVIDM 文件管理面临的问题

一方面，AVIDM 文件呈指数增长。上海机电工程研究所作为航天型号总体设计单位，2021年一年存档的AVIDM 文件达万份以上，全部纸质存档管理占用了大量的人力和时间，消耗了大量的纸张和库房空间，制约了管理效益的提升，若采取单套制管理，预估每年可节约万张以上纸张消耗，存档一份文件工作耗时仅为原来纸张存档的五分之一。另一方面，三维模型、BOM 数据等越来越多的电子数据已无法制成纸质版本保存归档，海量原始数据堆积在AVIDM 系统中，难以实现系统的整理、归档和长期有效保存；同时对于型号文件鉴定、归档、上报、进馆等工作带来了新的一系列挑战。另外，大部分单位现有的档案管理系统不具备电子文件元数据完整采集与封装及版式文件转换功能及数字水印技术，不具备电子文件“四性”（真实性、完整性、可用性和安全性）检测功能及全文检索、数据分析、在线移交功能，难以真正实现AVIDM 文件单套制管理。

二、AVIDM文件单套制管理策略的探讨

AVIDM 文件单套存档是指对型号产品科研生产中形成的，并经AVIDM 系统流转，需移交档案部门进行受控管理和存档的AVIDM 文件进行电子存档，文件在系统中批准完成后，其电子原文及元数据信息通过归档接口自动导入档案管理系统，并在档案管理系统中以电子文件形式长期存储、管理和利用。本文结合航天企业单位实际，从管理原则和技术途径两方面对AVIDM 文件单套存档策略进行了研究和探索。

1.管理原则

（1）试点先行

AVIDM 文件单套制存档将变革传统的航天档案管理模式，再造新的文档管理流程。不仅是管理模式的创新，更是管理思维的转变，对现有的管理制度、规范、方法以及管理系统影响较大，应采取试点先行、逐步转变的思路。可针对部分新型号、新产品产生的文件进行试点和探索。在整个航天产品研制生产过程中，研制阶段产生的AVIDM 文件数量最多，纸质版本利用率较低，且不需要进馆。因此，也可以针对方案阶段、模样阶段、试样阶段产生的AVIDM 文件由点及面试点开展单套制存档管理。另外，AVIDM 系统中的科学技术研究类电子文件，已有国家相关制度支撑，也可进行单套制管理。

（2）制度规范保障

AVIDM 文件单套制管理的推行将是一个漫长的过程，完善的制度规范是实现单套制归档的重要保障。单套制管理模式下档案管理系统与AVIDM 系统流程和接口对接，实现电子文件全流程管理和融入式管理，变年度归档为随办随归。因此，应对AVIDM 文 件的信息采集、编目、描述、转换、整理、归档、保存、查阅以及深度利用等方面作出系统的制度和标准规范安排，保障文件的真实、可靠、有效与安全，实现电子档案与纸质档案具备同样的效力。如制定AVIDM 文件归档范围和档案保管期限表、归档整理操作规范、长期保存管理规范以及元数据采集、电子签名、数字水印、安全管理等技术方面的标准规范。制度和技术的有效结合，电子文件的单套制管理才能真正落地。

（3）重要档案多套管理

虽然电子文件单套制管理已成为趋势，但在实际工作中并不意味着档案的单套管理同步开展。电子文件产生不过几十年，不会在短时间内全面替代纸质文件，电子档案也不会全面替代纸质档案。双套制、异地异质备份是档案管理的共识和传统，是确保档案安全最常见的方法和最有效的保障。因此，应从档案的视角来看待电子文件单套制管理，既要顺应趋势提升工作效率，又要确保重要档案的安全。

就目前航天档案管理要求和实践来看，航天产品档案中型号定型（鉴定）阶段或正样（试样）阶段文件的双套制管理的模式不会改变。这不仅涉及到型号的批生产，还涉及到型号文件的上报、归档和进馆，相关方要求不一，很难实现单套制管理。而且航天型号作为国家、国防力量的重要支撑，其最终形成的各类档案，从安全和战略备份角度出发，不能仅以单套的形式存在。因此，不能放弃“多套制”的管理传统，两种模式应该共存，相辅相成。

就目前航天档案管理要求和实践来看，航天产品档案中型号定型（鉴定）阶段或正样（试样）阶段文件的双套制管理的模式不会改变。这不仅涉及到型号的批生产，还涉及到型号文件的上报、归档和进馆，相关方要求不一，很难实现单套制管理。而且航天型号作为国家、国防力量的重要支撑，其最终形成的各类档案，从安全和战略备份角度出发，不能仅以单套的形式存在。因此，不能放弃“多套制”的管理传统，两种模式应该共存，相辅相成。

2.技术途径

电子档案管理系统的功能拓展是实现数据管理业务与档案业务融合的必由之路。AVIDM 文件的单套制管理最终要依靠相应的技术来实现。在开发和部署档案管理系统时，技术上要紧紧围绕电子文件的“四性”要求，应用元数据采集、电子签名、电子印章、数字水印、版式转换、“四性”检测、数据分析等技术手段，确保单套制管理的电子文件的真实、可靠、有效、安全和长期存取。

（1）元数据采集

元数据是电子文件管理的重要工具，提供了对电子文件的全面描述，是电子文件真实性、完整性的重要保障。首先应制定航天各门类电子文件元数据采集的标准规范，明确数据类型、长度、格式、值域以及元数据项著录和必填著录项等要求。根据标准规范制定采集策略，涵 盖AVIDM文件生成、流转、管理、归档等全过程中形成的各种元数据。实现电子文件在AVIDM 系统中流程结束后，对需要归档的AVIDM 文件及元数据进行格式封装，通过接口导入档案管理系统。

（2）版式转换

目前，AVIDM 系统中形成的文本类电子文件导入档案管理系统中后基本都以原格式存在，面临内容易更改、版本不兼容、呈现不一致、迁移过程易变异和损失等问题，不符合电子文件长期保存要求，不符合相关标准规范。因此，档案管理系统应具备版式转换的功能，在AVIDM 系统通过接口导入归档时将AVIDM 文件转换为符合要求的版式文档，同时进行元数据及电子签名信息的封装。

《电子文件存储与交换格式版式文档》（GB/T 33190-2016）于2017 年正式实施，该标准规定了国家版式文档格式规范（OFD）。虽然版式文档已有了国家标准，但目前实际应用仍然比较局限。

（3）数字水印

数字水印是一种应用计算机算法嵌入载体文件的保护信息。它将一些标识信息直接嵌入数字载体当中，且不影响原载体的使用，也不容易被修改。可分为可视水印和不可视水印，前者是可以看见的水印，可以作为文件的标识，后者在文件中表面是不可查看的，但当发生版权纠纷或被篡改时，所有者可以进行证明和检测。

在单套制管理模式下，原有纸质文件中存档环节加盖的证明其有效性和受控的标识将无处可加，为证明AVIDM 文件的受控性和版本有效性，需利用数字水印技术进行相应的标识，如单位标识、受控标识、批次标识、版本标识、来源标识等。因此，在AVIDM 系统和档案管理系统中应集成一个水印嵌入系统和水印恢复系统，来确保AVIDM 文件的分发、利用和归档环节的受控和有效。

（4）“四性”检测

电子文件的“四性”根据国家相关制度要求，数字档案管理系统须具备“四性”保障的功能。由于电子文件具有易修改、易损毁、依赖环境等特点，因此“四性”是确保电子文件档案性质的重要属性，是确保其凭证价值、查考价值和保存价值的关键。目前，针对“四性”检测，国家档案局已经发布《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T 70-2018），该标准为开展“四性”检测提供了技术规范和技术指导。相关单位可以参照这一标准要求，制订详细的检测项目，在档案管理系统中嵌入检测工具，利用技术手段对AVIDM 文件归档、移交与接收、长期保存环节进行“四性”检测。

（5）数据管理

以大数据为代表的信息资源正向生产要素的形态演进，数据已成为航天科技集团重要的战略资源和核心资产。通过数据来改变传统的管理思路和模式，用数据说话、用数据管理、用数据决策、用数据创新，最终实现全量数据采集汇聚、全域数据贯通融合。AVIDM 文件单套制管理的最终目的是实现电子档案资源的有效开发和利用，为企业科研生产管理等工作提供高效服务。单套制管理模式下，数字档案资源将急剧增加，成为管理的重点，档案利用已不能再局限于被动地提供查询和借阅，而是要具备数据管理和知识服务的管理思维，强化数据思维转化意识，运用先进的信息技术对档案数据和信息进行大数据分析，积极挖掘档案价值，主动服务，实现由载体管理到数据内容管理的转变。因此，档案管理系统应具备全文检索和自然语义分析功能，实现智能检索；应能扩展大数据分析和挖掘技术，并可根据需要开发知识管理功能，支持档案信息的知识标签、知识地图、深层次加工和主动推送，实现大数据分析和知识服务。

三、结束语

无论从数字航天发展进程，还是从档案信息化发展的内在需求看，多套制走向单套制都是档案部门不可回避的趋势和必须面对的课题。航天AVIDM 系统电子文件单套制管理必然要经过一个过渡期，也必然会经过一个管理思维和管理模式的转变，既不能“一刀切”，也无法“齐步走”，而且两种管理模式必然会长时间并存。当前，应结合单位实际、创新管理模式、转变管理思维，采取合适的管理策略和技术方案，开展AVIDM文件单套存档实践，补齐短板，创新求变，以适应发展的变迁与挑战。