房屋建筑施工资料的收集和归档整理

石萍

（阳泉市宏亚建筑工程有限公司，山西阳泉 045000）

0 引言

随着房屋建筑工程建设规模的扩大，施工技术和工艺也在不断完善，建设中的资料文件日益增加，需要一套有效的管理模式，加强对资料的管理。施工资料的制作、形成、归档以及使用渗透在项目建设的各环节中，施工质量管理主要是对施工中的资料进行相关的操作，主要涉及填写、编制、收集、审核、审批、组卷、移交和归档等等。要想落实好这项工作，就需要施工企业提升认知水平，优化管理效果，保证施工资料的可靠性、完整性及准确性。

1 房屋建筑施工资料管理中存在的问题

（1）档案管理人员的素质水平有限。一些施工单位对于施工资料的编制、整理或管理缺乏重视，导致单位并未定期组织资料管理人员实施培训，限制了人员业务能力的提升。除此之外，一些资料管理人员是其他部门人员临时兼职的，人员的专业性不足，限制了施工质量管理的效果[1]。

（2）施工资料与工程建设进度不符。部分工程在记录现场施工资料和质检资料时沿用传统的方式，导致工作效率较低。加上资料人员数量有限，在工程开始时需要依据现场情况编制资料，容易因为急于上报监理单位而出现填写错误的情况，使得资料返工，落后于施工进度。除此之外，现场技术人员和资料人员间的交流不到位，同样会影响到资料的完整性和准确性。

（3）资料归档不够严谨。在房屋建筑施工资料管理中，时常产生虚构和后补的情况。单位聘用的临时资料管理人员并未现场跟班，导致临时编写报表，资料与实际情况不符，缺乏逻辑关系，对于施工单位的项目管理产生消极影响，特别是在材料验收和质量检查中，不真实的材料会给建设带来严重影响。

（4）管理制度和规章制度落实不到位。要想规范市场，施工单位就要构建健全的规章制度，为施工资料管理提供依据。然而很多企业在构建档案管理规章制度时存在较多的问题。施工资料收集和归档整理工作具有较强的专业性，涉及的内容较为复杂，特别是监督检查和执行中要花费较多的时间及精力。然而很多企业重视施工，忽视了资料管理，工作落实不到位，影响了施工资料管理的质量。

2 房屋建筑施工资料管理的策略

2.1 加强施工资料的收集

因为施工资料以单位工程为单位，因此，在施工资料整理收集工作中，需要按照专业分类落实。在房建工程建设中会结合规模及功能，明确有关的施工项目，各专业都会产生施工资料。工程涉及较多的部分，如水暖、土建以及电气工程等，若是依据形式进行划分，会包含很多的专业分部。

单位工程就是可以形成独立使用功能的构筑物或是建筑物，用专业作为分类依据，单个单位工程中主要涉及主体结构、建筑屋面、地基和基础结构、排水和水暖、通风和空调、建筑节能、装修、电气、智能建筑、建筑给水分部[2]。

分部工程的划分通常按照建筑部位或者是专业性质，单个分部工程中，涉及若干个子分部工程，如建筑电分部中涉及变配电室、室外电气等。子分部工程的分类以材料种类以及专业系统等为依据，单个子分部工程中涉及若干个分项工程，如送排风系统中有配件制作、风管制作等。分项工程依据设备、工艺、材料以及工种进行划分，分项工程中涉及若干个检验批，其就是质量验收的最小单元，同样是验收中的基础单元，分类可以依据楼层、专业以及变形缝等落实。

单位工程施工材料收集主要包括：①施工管理资料。主要是在工程施工管理中形成的文件及记录，如分包单位资质报审表、施工现场质量管理检查记录、施工检测计划、施工日志、企业资质证书和专业人员岗位证书、工程概况表、施工检测计划、监理工程师通知回复单、质量事故调查、勘查记录、见证记录、质量事故报告书以及见证试验检测汇总表等等。②施工技术材料。其是在施工阶段发挥指导作用的技术性文件和记录，如危险性较高的分部分项工程施工方案专家论证表、技术文件报审表、工程洽商记录、技术交底记录、设计变更通知单、图纸会审记录、施工方案、组织设计等[3]。③施工进度和造价方面的资料。如进度计划报审表、工程延期申请表、费用索赔申请表、开工报审表、复工报审表、施工进度动态表、变更费用报审以及工程款支付申请表等等。④施工物资资料。主要涉及：施工中应用的施工设备和材料的资料。如材料出厂质量证明文件和有关的检测报告。给水管、电气设备、水泥、钢材等各种施工所需材料的出厂检测报告与合格证，主要器具及设备的安装使用说明书，进口主要设备及材料的商检证明文件；进入现场检验的相关记录，如设备开箱、构配件、管道附件、材料、设备检验记录；进场复试报告。施工单位在施工现场抽取样本，并且送至检测单位检测，检测单位出具检测报告。⑤施工记录。其就是记录施工中对于施工工艺和某个施工节点的过程，主要涉及楼层平面放线、标高观测、定位测量、建筑物垂直度、大体积混凝土养护测温、地下工程防水效果检查及地基验槽记录等。⑥施工试验记录和检测报告，包含相关试验的报告，如钢筋焊接连接、桩基、幕墙性能、混凝土抗压强度、回填土、室内环境、砂浆抗压强度和土工击实等。⑦施工质量验收记录。就是对于施工不同阶段各部分工程的质量验收记录。⑧竣工验收资料。房建工程竣工后，需要记录这一阶段的资料，如竣工报告、单位工程（子工程）的质量竣工验收记录、竣工预验收报验表、观感质量检查记录、质量控制资料核查记录、施工资料移交书、决算资料以及质量保修书等等。竣工图中包含较多的内容，如给排水和采暖、室外工程、建筑和结构、智能建筑、装饰装修、通风与空调、电气等。

2.2 做好施工资料的归档整理工作

归档文件资料具有较强的专业技术性，在工程施工中对于各部分、系统技术均有严格的要求。在编制及归档整理实践中，需要有序落实，避免出现混乱的问题。依据有关标准，对和建设有关的重要活动，记录建设主要过程及现状，有保存意义的文件，都要及时收集资料，并且整理立卷，最后归档。

2.2.1 施工资料组卷

施工资料组卷依据三级目录为依据实施划分，归档总目录主要包括分类的细目录、分目录及总目录。需要分盒实施归档，卷首设置目录，盒面设置卷内目录。基于整理目录，同时逐级分解，可以提升竣工资料的条理性。施工文件需要依据专业、单位工程、施工阶段和分部工程等方式立卷。针对工艺复杂、专业性较强的工程，一般需要专业分包施工企业负责，对于分部工程资料分别立卷，同时结合资料数量，确定组卷数量[4]。

竣工图的立卷要依据专业类型、单位工程等，各专业结合图纸数量，明确组卷数量。竣工文件立卷依据与施工文件立卷依据相同，立卷主要涉及以下内容：①施工资料立卷需结合单位工程施工资料分类原则落实。②专业承包单位产生的施工资料，需要独立立卷，依据专业为依据，落实立卷操作。③节能分部施工资料要单独立卷，同样依据专业内容。④电梯单独立卷，可以以型号为依据。⑤室外工程需单独立卷，以专业为依据实施操作。最后，对于不能按照一个单位工程划分类型立卷的相关资料，需要依据项目立卷。

2.2.2 资料的案卷题名

案卷题名需要做到简单明了、能够精准的总结卷内文件形式及内容，题名主要包括项目名称、案卷内容组成以及子项工程名称。

2.2.3 归档部门

按照工程文件归档整理规范要求，施工单位需要准备4 份，建设、监理、施工单位以及城市档案馆各归档一套。

2.3 明确施工单位职责

在房建工程建设中，施工单位掌握着一手资源，对于施工资料收集及归档整理具有重要的作用，对此，为了促进工作的有序开展，就要明确职责。单位需要加强施工资料管理，采取技术负责人制度，逐层构建完善的管理岗位责任制；整理相关分包单位制定的施工资料，分包单位需要收集分包范围内工程施工的资料，做好整理工作，确保资料的完整性、可靠性；在验收环节中，整理和归纳施工资料；负责编制4 套施工资料[5]。

2.4 提升对施工资料的认知水平

施工资料管理渗透在工程建设的各个环节中，各部分技术资料具有重要的意义，施工资料主要涉及质量控制、工程管理、安全及功能检验、竣工验收资料。管理资料能够体现出单位整体管理能力及技术水平，是资质信誉的保障，同样可以为施工提供指导。质量控制资料可以体现出单位有没有依据有关法律法规以及管理条例规范的施工，应用的材料是否与设计要求一致，各道工序连接的合理性，施工质量有没有得到相关单位的认可，是随施工进度产生的重要资料。安全及功能检验资料可以体现出单位有没有依据设计图纸施工，各项目施工的安全性以及使用功能是不是与项目建设要求一致等，是工程结构安全性、符合使用功能的表现。竣工验收资料能够反映单位按照合同约定完成设计内容施工，确保质量符合工程建设要求，保障使用功能，工程符合竣工验收条件。

2.5 设置专业的现场资料管理人员

为了落实好管理工作，施工单位应该安排专业的现场资料管理人员，其工作内容就是对施工资料进行整理、收集、立卷以及归档。首先，资料管理人员应该及时收集以及整理施工中形成的资料，确保与施工进度保持一致。其次，在施工资料收集和整理实践中，应该善于发现资料中的问题，如遗漏、和实际情况不符等，同时进行补充及调整，保证施工资料的完整性。最后，加强自检工作，确保资料归档的质量，避免事后返工问题以及由其带来的损失。

为了做好上述工作内容，资料管理人员就要了解有关专业的资料内容、技术术语，不仅要学习不同专业技术知识，还要掌握有关的地方政府条款、法律法规、操作流程、质量验收规范。管理人员不仅要具备专业知识，还要具有档案管理人员的证书，掌握档案管理方面的知识，兼顾施工资料管理及质量管理。

2.6 提升重视度，加强制度落实

施工单位要想提升自身的管理能力，就要从思想方面进行转变，提升对施工资料管理工作的重视度，把施工资料内和现场外业放在相同的位置上，将资料管理工作落实到实处。并且要做到几个方面的同步，包括筹备开工和收集档案、施工和资料形成积累、竣工验收和资料完成验收，资料负责人、资料管理人员、项目经理需要严格的把关资料质量，将施工资料管理纳入职工考核范围内，将这项工作和有关施工任务加入进度计划中，促进管理制度的执行。

2.7 健全奖惩措施，确保施工资料和工程同步

立足于项目管理角度，施工单位应该依据工程情况，安排专业的资料人员，加强和现场技术人员之间的交流，及时地进行现场反馈，把人员的薪资绩效考核和资料完成状况进行联系，制定合理的奖惩措施，调动人员工作的积极性。

2.8 构建健全的施工资料管理制度

施工资料管理工作的落实，离不开完善的管理制度，对此，施工单位应该构建施工资料管理制度，并且坚持对其进行优化和完善，在施工中清楚划分负责人，由其对施工资料进行记录、收集、管理。

3 结语

综上所述，房屋建筑工程施工结束后，需要先通过竣工验收，符合要求后才能投入使用。工程竣工验收需要符合两个条件，分别是施工企业依据施工合同要求在限定时间内完成建设任务，工程实体符合交验条件、施工资料齐全。房建工程施工资料属于建设工程档案中的一部分，体现了工程的施工过程，是表现工程质量的有效凭证，同样是过程检查、竣工验收以及质量评定工作开展的依据，是建设高质量工程需要具备的凭证。因此，在房建工程建设中，企业需要注重施工资料的收集、归档整理，规范的落实施工资料管理工作，充分认识到其重要性，为工程实体质量评价以及竣工验收、备案、投入使用等奠定良好的基础。