校院两级管理体制下的二级学院财务工作机制研究

周小颖 上海交通大学

近年来各高校持续推进“院为实体”的综合改革进程，在校院两级管理体制下，高校二级学院在财务管理方面拥有了更大的自主权，但也随之产生了一些现实问题，如何调动二级学院的主观能动性，最大程度提高院控经费使用效益，提升整体财务管理能力和服务动能，解决师生面临的各项实际问题，并促进与学校财务管理部门的紧密对接，对二级学院财务部门的工作机制提出更高要求。

一、现状问题

校院两级管理体制是由学校根据各个二级学院承担的教学、科研、服务社会等工作职能，下放部分财务管理权，由二级学院对学校下达的资源进行统筹安排，该体制确立了学院的“主体性”，但在实际运行中，不同建设期、不同学科类型的二级学院会存在一些具有普遍性的桎梏，例如新建学院与成熟学院、文科学院与理工科学院等在建立各自的财务工作机制过程中面临环境不同，建设侧重点不同，产生问题不同等等，但都具有一定的共通性，在财务管理方面存在较多亟待解决的问题，总结如下：

(一)体制机制不够完善

1.管理制度。一般情况下，二级学院在财务管理方面，更多的是依赖学校总体要求和普适性标准，但实际运行中，部分新建学院在组织运行等方面尚不成熟，普适性原则并不能完全适用，且根据不同的学科特性，需围绕学科建设总体要求和任务目标，以师生需求为中心，建立适应学院发展要求的财务工作模式，做到管理有据可依。

2.内控机制。在“放管服”背景下，二级学院财务内部控制尚需加强，较多学院从主观上认为对经费使用的合法性、合规性等有学校把关，弱化了二级学院本身可发挥的能动性作用，缺乏建立内控机制的积极性。

3.绩效考核。财务部门的工作主要体现在经费统筹、管理、执行、核算等方面是否契合学院发展要求，而对经费的使用效益、使用效率等缺乏可量化的考核指标，无法建立奖惩措施，绩效考核难以完善。

4.团队建设。学校财务部门人员配备不足，二级学院财务人员由非专业人员兼任，专业性有所欠缺。且重复性的常规工作比重大，缺乏深度，导致部门工作显现度不强，晋升渠道不畅通，难以吸引优秀人才。

(二)资源分配尚需平衡

高校金字塔模式的管理结构，导致学校与二级学院间总存在一定的信息不对称，针对不同学科特点，实行一刀切的资源分配模式显然是不符合实际运行需求的，对于不同学院的个性化需求如何进行调配是一直存在的显性问题，总体既要实现学校长远目标，又要兼顾二级学院自身发展特色。

(三)服务动能亟待激活

学院财务部门的主要工作之一就是服务师生，师生是学校发展的最大凝聚力，全面服务师生必须提高解决问题的能力，为教师科研教学及学生学习研究提供更优质的环境，拓宽服务路径，节约时间成本，减轻他们在业务性事务上的负担，专心做事。传统的模式是以管理部门和职能部门为中心，教师与学生要办理事务，必须先了解相关部门的职能、权限和分工，按照顺序办理，存在流程复杂、审批时间久等问题，浪费了时间精力，当前以信息技术为主的管理模式是强调以教师和学生的需求为中心，梳理行之有效的服务程序，实现服务规范化、有序化，提升以人为本的管理水平。

(四)信息化建设迫在眉睫

传统的财务工作机制基本集中在线下开展业务，相关数据的采集和服务不够智能化，存在部分信息数据孤岛状态，存在上门要数据等问题，数据采集重复、低效、数据共享难的情形，不能满足学院财务管理的便捷性要求。

二、应对措施

针对高校二级学院面临的种种问题，应进一步转变工作思路，在校院两级管理模式下，应从二级学院的制度建设、体制规范、部门协同、信息化建设、能力提升等各项工作机制上进行改进或加强，实现由过去单一的财务核算向管理方面的及时转变：

(一)管理制度

制度建设是推进财务管理规范化和科学化方向的保障，为确保二级单位财务管理体制合理、规范、有序运行，根据学院制度化建设总要求，应健全财务规章制度，编纂财务管理办法，保证财务相关工作的开展有据可依，明确事权和财权的统一性，通过量化确定各项业务的支出权限，明确各项支出的开支范围、开支标准、审批权限等，特别是重大事项，结合学院党政联席会议制度，实行集体讨论集体决策，保证学院财务管理工作的规范化；通过学院全体教职员工会议，及时通报财务管理政策及执行、预决算等，主动接受全体师生的监督，实现学院财务管理工作的透明化。形成完善的体制后，即便人员更替，也能按照规范持续推进财务相关工作，保证财务工作机制的连续性。

(二)内控监督

重点完善学院内控机制，健全决策、执行、监督的权责分明制，财务人员可分A-B角色，除上级监督外增加同级监督，杜绝自己审批自己的现象，确保学院经费支出的规范化、合理性、透明度。实施财务预算、决算报告的定期公开，将财务日常工作条例量化，每年年底进行自查分析、梳理问题，这是科学决策、民主管理的重要环节，也是党风廉政建设的重要内容，通过内控监督，层层把关，对执行过程进行有效监督，及时发现薄弱环节，有效评估财务风险，改正问题，保证财务工作机制的规范性。

(三)绩效评价

结合学院发展要求，建立学院财务绩效评价指标，考虑将资金使用效率也纳入绩效考核环节，结合学院年度工作重点和目标，施行绩效分配原则，活用可视化图表，衡量资源人均总经费、年度收支比、经费自给率、教学科研设备人均支出等，从执行效果、运行效率、所获收益等多个方面进行评价，也方便财务管理人员了解学院全面发展的要求，及时总结财务工作经验，不断完善工作效能，只有做好二级学院的财务评价与管理，才能为高校改革与发展提供坚实的基础，保证财务工作机制的合理性。

(四)部门协作

学院财务部门应积极发挥主导作用，加强学院内部协同合作，主动了解院内各职能部门需求，从资源统筹、分配等多方面着手，建立部门间协作机制，提升工作透明度和黏连度，同时学院财务管理人员应及时总结经验，向学校相关职能部门提出政策咨询或决策建议，发挥二级学院在财务管理工作中的基础性、主动性和前瞻性作用，及上传下达的中间链条功能，根据不同学院的特色、特殊情况，及时与相关部门沟通，降低特事特办的频率，更好地充当校院黏合剂，增加校院间的互信，保证财务工作机制的稳定性。

(五)团队建设

高水平、高质量、高效率的业务能力，是完成财务工作任务的保障，加强财务人才队伍建设，知识能力的到位是必须解决的首要问题，财务人员自身应不断加强业务学习，有针对性地进行专业知识的培训，提升财务知识水平和业务水平，提高工作效率和质量，财务队伍的建设对于提高行政管理人员整体的综合素质也是必要保障，保证财务工作机制的整体性。

(六)信息化建设

将传统管理方法与现代管理方法相结合，主动改进财务工作方法，按照人性化管理模式，梳理财务工作流程，加强服务导向性，利用好现代的互联网大数据及信息化手段，例如，企业微信、石墨文档、腾讯文档等信息化工具，打造院内数据共享和服务平台，加强内部数据管理和客观描述，重视用大数据说话，开通信息反馈渠道，定期在学院网站、微信公众号上发布最新政策、财务问题解答等，同时积极响应学校无纸化办公号召，整理制定电子化存档制度，探索线上流转平台建设，将业务范围从线下办理转为线上智能流转，减少教研人员在报销上花的时间，简化手续，减轻负担，保证师生可以将主要精力用于工作学习上，保证财务工作机制的高效性。

三、建设路径

财务工作机制的建设具体可分为3个阶段以金字塔形式逐层推进：机制构建、流程细化、人员托底，通过阶段建设打造行之有序、行之有效的工作基础，形成稳定的上通下达渠道，具体如下：

(一)上层机制构建

对于学院来说，可以充分发挥主观能动性，促进学校与学院财务监督的对接，明确双方职责，既要紧跟国家政策，也要配合学校导向、更要服务学院需求，根据校院两级管理体制要求，结合学院特色，适度调整管理幅度和层次，允许学院考虑学科特点和发展要求，学校仅对于共性事务进行有效管理，让二级学院享有自主决策、自我管理的权利，从而建立起自我发展、自我约束的机制。

(二)中层流程细化

学院财务部门应根据学院实际情况，梳理工作流程，对于常规性的预算收支，按照正常部门规章制度执行；对于非正常情况，明确流程方案；对于不同额度资金支出的权限予以明确，通过量化确定不同主题的支出权限，从实操角度完善财务流程。定期回顾工作，以季度为单位，统计一定时间内已办事项的数量与应处理事项的比值，正确处理的重大事项与一般事项的比率、正确率、时间效能等，不断细化流程。

(三)下层人员托底

加强团队业务化水平，建立健全人员培训学习档案，激发内在动力，提高培训效果，搭建校院交流平台，促进二级学院人员间、及与兄弟院校的业务化交流、学习，工作过程中要强化记录、强化输出，队伍内部坚持每周盘点，互通信息，确保与学校的整体发展同步。探索各级财务人员间的双向流动机制，将学校、学院等多岗位工作经历作为财务人员行政职务晋升、专业技术职务聘任的重要参考依据，以此建设稳定队伍基础。

四、结语

综上所述，在推进校院两级管理体制的道路上，完善高校二级单位财务工作机制的建设有利于完善高校整体的财务管理制度建设，开发院系活力，将院控经费用在刀刃上，推动高校教育事业的整体发展。根据学校“院为实体”的总体要求，二级学院应切实提高自主建设能力，加强内涵建设，在及时掌握学校数据的前提下，联合相关部门促进资源统筹和协调能力建设，结合学校发展和学院特色，统筹合理使用各类经费，将资源运用到最契合国家发展要求的地方，增强学院财务总体统筹发展，完善学院财务工作机制，为一线师生提供最到位的财务服务，最终形成统一领导、分级管理、权责明晰的校院两级财务管理模式，为建设世界一流大学和一流学科提供后备支撑。■