会展企业财务内控管理体系建设的优化策略探讨

徐微微

（吉林省天亿福健康医学股份有限公司，吉林 长春 130031）

随着我国经济的发展，企业模式呈现多元化发展趋势，会展企业作为市场经济中特殊的一个主体，对财务内控管理的要求也越来越高。为了进一步提高市场竞争力、提高企业管理水平，会展企业需要重新审视自身的财务内控管理制度的整体建设，只有不断地提高财务内控水平，提升财务管理水平，降低经营风险，才能使会展企业从容应对市场环境的变动、国家政策变化，提高资源配置的效率，最终实现会展企业的战略发展目标。

一、财务内控管理体系建设对会展企业发展的重要性

（一）可以规范公司内部操作及提升财务管理水平

第一，在日常运营过程中，多数会展企业缺少完善的财务内控管理体系。其财务内控管理体系较为混乱或存在严重缺陷，这会直接或间接给公司造成不利的影响。加强会展企业财务内控管理制度建设，可以在企业各个环节中严格按照财务内控制度来执行，明确各部门职责与权限、操作流程与手续标准，构成完整的流程闭环管理。对于偏离自身经济目标与经营行为的情况，企业管理人员能够及时捕捉到信息并做出处理和更正，保证企业内部操作得到严格控制和规范运作。

第二，企业财务内控管理制度建设可以就会展企业特点针对具体的战略目标制定相对应的财务内控制度程序。例如，对预算管理机制、财务风险防范、现金流管理、采购与付款流程等方面进行完善。此外，财务内控管理制度建设可以在筹资、融资、投资、关联交易、担保等方面建立可靠控制机制。

第三，财务内控管理制度的科学建立可以加强财务数据分析，最大限度地发挥数据的效用。在企业整体运营中，财务内控管理制度使财务数据的抓取途径更加清晰，数据信息更准确、数据效率更具时效性。同时，完善的企业财务内控管理制度的建设，能够对经营过程中出现的财务风险进行有效预警，不断健全财务管理监督管理系统，全面提高会展企业的财务管理水平。

（二）有效降低会展企业经营风险，加强资金管理和控制

第一，有效降低会展企业的经营风险。现阶段，在会展企业的财务团队中普遍存在财务数据准确度不高，信息收录不及时等情况，这很有可能给管理人员的决策带来误导。财务内控管理制度的建设可以使财务工作更加规范化、制度化，并保证向管理层提供数据的准确性，为管理层考评制度以及经营决策的准确性提供保障。同时，企业的财务内控制度管理不是某个环节的控制，而是整个经营过程的控制，对各个环节进行监督，有效规范业务各项目的操作流程以及业务节点的管控，使其合法性、可操作性、安全性得到有效提高。

第二，有效加强资金管理控制。企业财务内控管理制度建设在财务工作的合法合规性上，发挥其监督和防范作用，例如，可以规避资金占用、挪用公款等行为，能够在财务风险和法律风险方面发挥出防范作用。在资金利用率、资金的流量及存量进行分析与合理分配上，充分发挥资金的有效配置作用。加强企业财务内控管理建设，可以不断提高资金全面配置的能力，它对资金的利用、配置、流转等情况可以实现有效的控制和监督。这样能将资金用到企业关键领域上，避免资金运用的不科学，减少资源浪费，对资金配置及时监管和排查，实现资金、资源的最优配置。

二、会展企业在财务内控管理体系建设中的难点

（一）会展企业对财务内控管理重视程度不足

首先，虽然随着我国市场经济体制逐渐完善，大部分企业内控管理建设取得一定成效，但是，与其他行业相比，会展行业内控管理起步较为晚，企业内部管理人员多数还是以拓展市场、利益最大化、提高企业知名度为主要目标，往往忽略财务内控的管理制度建设。这使会展企业从管理层开始就对企业财务内控缺乏重视度，相关内控制度未能结合本企业特点来制定，导致会展企业的财务内控管理制度缺乏章法、编制混乱、内控制度形同虚设。甚至多数的内控管理部门没有单独设置，仅仅由财务部门兼职管理，由财务部门监督和管理内控制度的执行，导致内控管理执行力不能很好地发挥。

其次，会展企业多数以中小企业为主，多数中小型会展企业每年展会数量相对稳定，甚至全年都以一个大型展会为主要业务目标，其他小型展会为辅来做准备，这使管理人员认为每年展会配置相近，从而对财务内控管理整体重视度不足，导致管理者认为只要根据以往年限的收支来处理，没有真正意义上实施全面财务内控管理制度，最后使财务内控制度流于形式，或者缺乏执行力，从而阻碍了会展企业财务内控管理制度建设的健康发展。

（二）会展企业财务内控管理信息化程度较低

首先，会展企业在运营过程中，是通过信息流、技术流、资金流、人才流等各个方面的信息集散，需要从多方面、多维度、线上线下等渠道进行搜集资料，再通过财务管理进行系统化整理、数据化处理。从而对于管理者决策提供可行性数据分析。而财务人员的信息化程度不高，数据化处理能力较弱，限制了会展企业财务内控管理信息化建设的实施。

其次，由于财务内控管理制度信息化建设在会展行业进入时间不长，相关行业企业并未建立完善的信息化系统平台。使相关部门获取的数据不准确、信息收集缺乏时效性，在财务内控信息化共享方面缺乏交流，会展企业各个模块的信息化系统无法连接互通，需要人工在各个模块中手动处理信息，信息在各部门之间发生脱节。使企业管理层对资金分配、市场决策等决策效率大打折扣。

最后，信息化系统维护的专业技术人员相对匮乏。较多会展企业并没有专业的信息部门，其他部门来监管甚至不设信息化专员负责，使整体化的财务内控信息化程度普遍不高，网络数据隐秘安全度较低，也极易出现会展企业财务内控管理网络信息化平台遭到泄露或黑客攻击，给会展企业带来巨大的经济损失。

（三）会展企业内控激励机制单一，内控程序缺少闭环

第一，会展企业项目财务内控环节节点控制力薄弱。例如，多数会展企业在采购环节上具有采购数量大、品类杂、单价较低、使用周期较短的特点，每次采购都以简单形式进行采购，采购前并没有详细的规划，采购期间成本缺少预算，采购后缺乏有效的资源再利用等，这使企业在采购环节上缺少闭环管理。另外，会展企业由于考虑到人力成本因素影响，企业组织人员结构并不健全，缺乏对各个内控环节的有力控制，使相关人员对于在各个环节可操作资金空间加大，增加环节上的资金及成本风险。

第二，会展企业缺乏科学性的激励机制，许多会展企业对员工激励比较单一，缺乏多元化，主要以单方面收入作为奖励基础目标，或集中在物质激励层面，物质层激励层面基本体现在绩效、奖金等工资上，而缺乏激励制度的多样性、人文激励等。长期的激励方法的单一，会挫伤相关工作人员的积极性。

第三，会展企业财务内控管理制度监督机制不健全。一方面，会展企业建立的监督机制不完善，落实效果不到位，使财务内控管理制度监督机制作用没有完全发挥，再加上多数会展直接套用其他公司的监督程序，只做简单修改后运用到本企业，与企业实际情况水土不服，影响整体管控监督。另一方面，会展企业未单独设立审计监督部门，而是由财务部门代为管理，或者即使设立审计部门，也是由财务部门控制，不具有独立监督性，从而使内控监督机制的作用大打折扣。

（四）会展企业对于突发事件缺少快速响应机制

第一，会展企业在突发事件影响下，可能导致展会项目无法如期举行。无论是主办方还是承办方都会面临不确定因素和风险，根据会展企业的特点，其主要经营收入基本依托于线下展会，如果线下展会因不可抗力原因一旦无法如期开展，此期间的展会可能全部断送。

第二，会展企业资金流吃紧。受突发事件影响，原本签订合同的客户，因突发事件不可抗力，纷纷解除合同，或面临订单减少。但因此展会项目产生的一切支出，例如人工成本、租赁成本、折旧成本、贷款利息成本等成本无法缩减，给存货甚至是企业的生存和发展带来巨大挑战。大部分会展企业这几年采取紧缩性企业战略，直接导致经营收入的锐减，无法完成企业收入目标。

第三，会展企业一切经营都是在企业持续经营的前提下，缺乏完善的财务内控管理应急措施，会极大地增加因采购订单取消而产生的法律风险、经济纠纷及无法按时偿债等信用风险。

三、会展企业加强财务内控管理体系建设的优化策略

（一）提高全员的认识程度，加强财务团队建设

首先，会展企业要想加强企业财务内控管理制度的建设，从股东、管理人员，再到基层员工，对财务内控管理制度的建设都应该具备充分、深入的认识，管理层应主动学习内控管理的实践案例和与财务内控相关基本理论知识，这是企业财务内控管理制度建设基本保障。

其次，企业财务内控管理制度的实施具有全员性、全业务性的特点，因此，要利用公司内部条件进行全员培训及宣传，强化会展企业全员对财务内控管理制度建设的重要性以及其对公司整体发展和战略目标实现的重大作用，保证企业财务内控管理制度建设的进程的有效推行。

最后，在保证全员都对财务内控管理制度有充分了解后，企业还需要重点加强财务人员的专业技能、信息化能力、业财融合等综合能力提升。使财务人员在整个财务内控管理建筑中发挥作用，充分发挥财务人员在企业财务内控制度建设中的专业优势和监督能力。

（二）完善会展企业财务内控管理信息化建设

首先，会展企业要想加快财务内控管理信息化建设的进程，要加强会展企业财务人员信息化能力提升。为财务人员提供专业的财务内控信息化培训学习，使财务人员将自身专业技术与信息化有效结合，打造掌握信息化知识的综合型财务人才。

其次，会展企业要建立科学的财务内控管理信息化平台建设，以业务为中心，根据企业业务性质及项目特点，将会展企业财务内控管理信息化平台与企业内部销售平台、服务平台、售后平台等系统联系在一起，加速各个平台系统的数据融合，使会展企业所有业务或项目模块可以在统一的综合性信息化平台来获取和操作，实现业务与数据的同频共享，确保财务内控管理信息化建设发挥其准确性、时效性、监督性、预警性、可分析性等作用。

最后，会展企业为了加强财务内控管理信息化建设，要保证数据的储存安全性，要提高会展企业专业信息化人才的培养，建立一个专业的信息化运维团队，定期对企业的财务内控信息化平台的安全与实施效果进行评估，针对性地负责日常运维及风险的识别与防控。

（三）优化会展企业内控结构，完善激励考评制度与财务内控监督程序

首先，完善和优化会展企业内控结构，会展企业应根据自身内控环境着手，利用企业的建立、运营、程序、销售、管理、升级等各个组织体系作为基础逐步确定内控制度和规章流程，明确发起、审核、决策、执行、监督等各方面的职责权限，将这个内控框架搭建好，并通过下发制度性文件，确保各级各部门有制度可从，有据可循。

其次，需要建立科学的绩效考评制度，通过对全人员、全项目、全过程的考核，对会展企业从收入到支出、从项目利润到资金占用等多方位制定有效的、具有可执行的考核标准，使激励考评制度在企业财务内控管理制度的有效运行发挥推进和落实作用。

最后，会展企业应考虑内外部审计监督相结合的模式，要想实现企业财务内控管理制度的整体流程的闭环管理，需要提高员工执行力，需要先从内部审计开始，监督内控环节节点管控，内控细节落实，并且不定时地开展内部审计风险评估工作，发现并分析问题，及时完善财务内控制度风险点。再从外部审计对会展企业从客观、全方位的角度进行评估，例如，根据实地考察、行业评估、外部环境、评估模式等第三方审计意见来对企业综合分析，进而保障会展企业财务内控管理制度的科学性。

（四）提高会展企业财务内控管理的快速响应能力

第一，增加企业内控管理中关于突发事件防控的预算管理内容。会展企业管理者根据各自业务模块与突发事件的关系，直接或者按照重要程度来进行预算分解，从经营业务活动中的每个流程的逻辑关系、职责分工、节点控制、采购物资、人员成本、实现方式等等情况来细化预算细节，由此来修订和完善企业财务内控管理制度。

第二，持续完善企业经营业务的线上平台建设。会展企业可以就信息化平台系统的建设拓展营业模式，尝试将线下展会交易平台转为线上交易，推动重点业务的发展，例如，电子合同签订，项目挑选等一切可以在线上平台交易的项目，减少客户流失率，同时，切实考虑企业长线战略发展，探索更加完善科学的新型商业模式，加快数字化转型的脚步。

第三，充分运用国家关于突发事件相关的优惠政策。一是国家为了会展企业能够更好地渡过难关，出台了很多针对性税务和劳务政策，如文化建设税减免、增值税减、退、免或延期缴纳等税务优惠政策，企业应根据实际情况好好的落实国家的优惠政策；二是国家为了能使会展企业在办理展览会时减少成本制度，增加的项目补贴，企业应该强化政府项目补贴的研究，以享受最大政策红利，将突发事件的不利影响降到最低。

四、结语

会展企业要想在激烈的市场竞争环境中实现更好的发展，首先，要提高对全面建设财务内控管理体系建设的认识，了解财务内控对企业发展的重要意义。通过建立健全科学的、具有可行性的企业财务内控管理体系，以信息化、数据化平台系统为依托，加强财务内控管理制度执行的审核监督工作，并不断加以完善。其次，会展企业要提高财务人员的信息化水平和综合能力，促使财务内控管理精细化，同时确保信息化系统的稳定和安全。最后，建立全方位、可执行的考评制度。在财务内控管理体系建设的整个过程中都要加强管控监督，以保证会展企业实现高质量发展。