科研声像资料档案管理的数字化转型研究

赵珊ZHAO Shan；田甜TIAN Tian；李浅语LI Qian-yu；潘为年PAN Wei-nian；杨静YANG Jing

（中国核动力研究设计院反应堆工程研究所科技信息档案研究室，成都 610000）

1 研究背景

随着全球信息技术日新月异的发展，我国也正在迅速进入数字化时代，各行各业都亟需进行其传统业务的数字化转型，从而实现数字化赋能，以适应更好更快的业务发展。中国共产党第十九次全国代表大会报告中也提出推动新型工业化、信息化、城镇化、农业现代化同步发展；经济结构不断优化，数字经济等新兴产业蓬勃发展。[1]习近平总书记发表的《不断做强做优做大我国数字经济》的文章中提到：党的十八大以来，党中央高度重视发展数字经济，将其上升为国家战略。党的十九届五中全会提出，发展数字经济，推进数字产业化和产业数字化，推动数字经济和实体经济深度融合，打造具有国际竞争力的数字产业集群。[2]国务院相关部委发布的数字化指导意见及通知中也不断提及建设数字中国和智慧社会的目标。由此可见：国家层面对互联网、大数据、人工智能和实体经济深度融合的整体规划与战略部署相当重视。

中国核动力研究设计院认真贯彻落实《支持数字经济和智能制造产业发展的指导意见》，以求达到高质量核动力发展要求，实现安全、智慧、绿色的能源体系。作为中国核动力研究设计院从事反应堆工程实验和理论分析的重点科研单位，则提出以智慧建设为总体统筹，打造数字化科技创新体系，实现核心业务的全面数字化，提升现代化治理水平，推动科研模式转型升级和创新发展，从“核心流程业务数字化、档案管理信息化、硬件设备信息化”三个维度，全面实现数字化转型。

在数字化转型的宏伟规划下，作为所有科研档案资料的主管部门——科技信息档案研究室急需解决传统工作模式与数字化转型所需的管理、技术创新之间的矛盾。档案数字化转型是我国新时期档案事业发展的必由之路，“互联网+”、大数据、人工智能技术等多种形态的新技术已渗入到核电厂的建设、生产和管理之中。而对于常常忽略、却有着举足轻重的档案管理也提出了新挑战、新要求。运用大数据、人工智能技术实现科研声像资料档案信息的数字化、声像档案服务流程化管理，促进档案管理为科研生产及科技发展增强活力，发挥更为积极的作用。数字化转型后的科研声像资料档案也将最大限度地发挥档案的社会记忆属性。[3]

本单位历经五十年的发展，已经沉淀了大量的科研声像资料档案，目前均以录像带、CD、DVD 等不同形式的介质为载体，储存于档案库房，其档案信息仅在信息管理系统中保存科研档案条目等题录信息。而随着数字化转型的全面高速发展，这种传统的科研声像资料档案管理模式开始面临着制度、技术方面的巨大挑战，将越发不能满足日常科研档案收集、管理、利用等需求。在数字化转型的大背景下，“盘活”科研声像资料档案，创新管理模式变得日益紧迫。

2 科研声像资料档案管理现状

作为一个从事反应堆工程实验和理论分析的研究所，多年来开展核动力技术研究，科研项目及相关课题众多，随着承建的项目日益增多，产生大量的照片、视频、音频等档案材料。不但在科研项目管理及生产过程中产生各类声像档案，而且日常的管理活动中也会产生并形成大量声像材料。例如：专家技术交流，重要人物来所考察、所领导参加重要公务活动、所内召开重要科技会议、以及组织或参加具有重要纪念意义的宣传、展览、表彰活动及文艺演出等等。目前，声像资料档案管理主要涉及收集归档、保管、利用三个板块，以下将对各板块进行详细介绍。

2.1 收集

现阶段，声像资料的档案相关制度只有一项，且对于收集归档范围概括的较为笼统，以科研活动产生的照片、音视频内容为主，管理活动类的声像资料等素材则没有强制性要求。对于声像资料档案板块，在档案管理系统中只提供了一部分的声像资料的条目数据，其具体内容仍然采用光盘刻录的方式将其内容以光盘为介质载体存入档案库房。声像资料档案收集归档流程（以光盘形式存档）如图1。

图1 声像资料档案光盘收集归档流程

2.2 保管

对于已经归档入库的声像资料档案的光盘介质，参照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》（DA/T38-2008）的要求存放、管理，放入光盘存放专用防磁柜中集中保管。并在光盘存放环境中配备相应的防火、防霉、防尘、防盗、防鼠、防虫、防磁等基础设施。

2.3 利用

由于需要符合保密管理的规定，当科研或管理人员需要查找并利用光盘档案中的资料内容时，必须经过一系列借阅审批程序，得到审核批准之后，才可以从档案库房中将光盘借出，档案人员陪同借阅人员前往光盘档案资料数据流转间进行内容查阅，在读者获取其所需求的资料内容后，档案管理人员再将光盘收回。声像资料档案光盘利用的具体流程如图2。

图2 声像资料档案光盘利用流程

3 科研声像资料档案管理现状分析

面对数字化转型的迫切需求，科研声像资料的档案管理也暴露出一系列问题现状，主要体现在以下几点：

3.1 材料散落，缺乏规范

目前，根据上级档案管理项目验收的归档要求，对于科研类所产生的相关声像资料要求归档，并以光盘为载体形式存档于档案库房，其余重要声像资料素材没有做过多要求。此外，也由于没有一套完整的声像资料档案管理规范标准，导致管理类声像资料没有存档，保存在各科研人员电脑、手机等设备中，资料散乱，收集归档没有规范，不成系统。

3.2 流程复杂，工效低下

由于以光盘为介质存档的客观因素，以及数据流转保密要求所带来的复杂的归档流程，使得档案管理人员不得不在各个环节中核查存档信息。大大增加工作量，降低了工作效率。声像资料档案跟随其余项目文件一同接受上级部门验收，光盘的载体形式为验收工作带来极大不便，目前档案管理人员全是手动编写验收目录及验收详情、并携带光盘前往项目验收场所，接受项目验收小组验收，使得验收工作变得繁琐化、复杂化。

3.3 介质单一，保密受限

首先，传统实体光盘的保管一般采用专用光盘柜保存，需要占用较大的物理空间，并且对存放环境的温度、湿度、磁场等有一定的要求。而科研声像资料档案则依赖于存储载体而保存，介质载体的易失易毁及不稳定性，就使得科研信息存在了较高的灭失风险。同时对于光盘形式载体档案资料的存档和利用，在保密方面无法细化到人员密级权限，对光盘内容权限的无法有效快速配对，不能通过分级权限控制档案资料信息的访问。

3.4 数据呆滞，缺乏联动

目前现阶段科研声像资料档案光盘载体的归档，以及复杂的借阅流程和只对光盘条目信息化的现状，在查阅利用声像资料档案时造成不直观、不方便、授权不灵活，不能较好的发挥科研声像资料档案具备的“图文、声音”并茂，生动形象的展示能力。传统型的保管方式也让科研声像资料档案长期处于不鲜活、不开放，缺少了运用的灵活性和趣味性，导致其内容信息难以利用，缺乏声像资料文件、档案数据动态关联，更谈不上有效数据的联动与分析，根本无法有效满足数字化转型的趋势要求。

4 科研声像资料档案数字化转型策略

4.1 技术手段

面对数字化转型的迫切需求，传统的科研声像资料以光盘刻录形式存档的模式必须逐渐弱化，对其以专业SAN（存储区域网络Storage Area Network，简称SAN）架构，来进行数字化加工及存储利用管理的模式将变得日益重要。其主体架构模式如图3。

图3 通用SAN 主体构架

SAN 架构中的磁盘阵列的容量、应用服务器可以无限扩展，具有极强的数据集中化存储，多台（甚至整个网络的）服务器共享存储设备（磁盘阵列和磁带库）。提供了极高的可靠性和可用性，具有冗余的、无单点故障（网络中任一台设备损坏，不影响网络的正常运行）的存储数据访问结构，存储数据和设备集中管理。[4]这种模式，适宜于海量数据的存取管理，通过光盘塔（读取光盘）或磁带库（读取磁带及录像带），将声像资料档案的内容读取后存入磁盘阵列；节省了声像资料档案保管的物理空间，方便内容编目以及在线调取档案内容，也能够以信息管理系统的访问控制权限，实现对档案内容获取进行控制的保密规定，大大降低了声像资料档案数字化的成本。以此搭建科研声像资料档案加工、管理、利用的数字化、一体化平台。并依据档案资料的管理和利用的需求，设计功能完备的科研声像资料档案数据资源管理系统，实现档案数据数字化、管理自动化、档案利用网络化、服务流程化管理，解放档案管理人员的“体力”、“眼力”，把更多的精力投放于项目创新、管理创新，不断提升为企事业科研业务发展服务的能力。

4.2 管理手段

为了更好的管理、利用所建设的科研声像资料档案管理一体化平台，需要及时修改现有的业务流程及声像资料档案管理制度，以此更好匹配数字化平台下档案管理业务的流畅实施，以及声像资料档案具体化的规范运用。行之有效的制度是做好任何管理工作的基础。[3]从管理制度入手，保证各环节的衔接及互相支撑，实现全过程管理需求的最大化。从各环节过程中遇到的情况，来梳理需要制定的规范化制度，并全部罗列其中形成一个完整的制度体系。例如：科研声像资料档案分类、归档要求及保存有效期、档案资源保密及安全管理要求、声像资料档案鉴定标准、平台数据运行维护、档案管理及利用职责与权限、管理人员业务素质培训等都应纳入整个制度体系中。创建制度是为了明确并规定声像资料档案的效力。但制度内容的细化才是真正的使声像资料档案在各环节中具有实操性，才能明确每一个环节的做法，做到有据可依。因此在制定好声像资料档案管理制度体系后，下一步便是进一步细化制度中的每项具体内容。

5 结束语

声像资料档案以其原始、本真、直观的音视频形式记录了社会活动本身，蕴含信息丰富且形象生动，也是文字材料及纸质档案不可替代的。而科研声像资料档案的保存管理利用为重大科研活动起着巨大作用，促进了科研成果的宣传和推广，也使得更多的科研成果转化出更大的社会经济效益，对整个社会的繁荣发展起到较大的引导和推动作用。在数字经济迅猛发展的外部环境驱使下，数字化档案馆的发展也在加速，而这一趋势也将是适应未来档案馆发展的必经之路。我们应该加强对现代数字化技术在档案管理方面的应用，以促使科研声像资料档案的活化，从而使其更好地服务于社会发展。[6]在科研声像资料档案数字化管理这一大趋势下，开展规范化、网络化、流程化、智能化的应用，以求跟进时代步伐，创新科研声像档案管理新模式。