应用型本科院校二级学院教学档案管理探析*

宁波大学科学技术学院 陈巧娟

2019年1月国务院印发《国家职业教育改革实施方案》，方案明确指出到2022年，要推动一大批普通本科高等学校向应用型转变。宁波大学科学技术学院是教育部确认的浙江省首批独立学院，为促进应用型本科专业建设，提高专业建设水平和人才培养质量，健全教育教学质量保障体系，学院将应用型本科专业建设自评作为常规工作，每年进行一次自评。二级学院教学档案在专业发展建设评估中发挥参考佐证作用，同时又为应用型专业建设发展提供决策依据。

一、应用型本科院校专业发展特点

应用型本科院校以培养适应社会经济文化发展需要的高素质应用型本科人才为目标定位，专业发展注重培养学生的创新精神和创业意识，注重提高学生的适应能力、实践能力和竞争能力，力求输出基础扎实、专业过硬、兼具特长、全面发展的多元化应用型人才。应用型本科院校专业发展最主要的特点是深化产教融合，加强校企合作，为培养学生实践能力构建协同育人机制。专业发展建设的主要内容有：专业培养定位、“双师双能型”教师队伍建设、协同育人、课程教学的同时加强实践教学、协同育人、管理模式和资源配置转型等。二级学院教务档案管理工作作为教务管理工作的重要组成部分，在专业发展建设评估中发挥重要的参考佐证作用，同时这些档案资料又可以为应用型专业建设发展提供决策依据。

二、专业评估中二级学院教务档案管理的内容和范围

随着高校转型发展的持续推进，内部管理体制改革进一步深化，二级学院管理制度得以完善，拥有较大自主权、行政管理权，大量的教学档案的原始记录来源于二级学院。二级学院教务档案是各二级学院具体负责落实各项教学任务的日常管理活动过程中产生并积累起来的原始资料和文档。对这些原始资料进行收集、整理、分类、归档、保管与使用就是教务档案管理。按管理对象分类，教务档案资料主要产生于教师业务管理和学生学业管理两个方面；按资料内容分类，教务档案资料内容分为自上而下传达的教育教学文件等、自下而上收集的教师课程教学档案和学生课程考核资料等；按存储形式分类，教务档案资料分为纸介质和数字化两种存档形式。

校内应用型专业审核评估核心是对学校人才培养目标与培养效果的实现状况进行评价。围绕应用型专业建设发展涉及9个宏观评估维度，包括27个评估要素，共设置41个具体观察点。自评报告围绕人才培养核心，从“专业培养定位”涉及的人才培养方案和课程体系设置等人才培养计划性文件编制资料，到“课程教学”“实践教学”等人才培养过程性具体实施环节管理资料，再到“培养成效”“专业影响力”等人才培养成果性输出资料，均为二级学院教务档案资料。可以看出应用型本科专业评估中涉及二级学院教务档案管理的内容广泛，覆盖范围较大，这也对二级学院教务档案管理的科学规范管理提出了要求，以适应应用型本科专业发展需要。

三、二级学院教学档案管理内容

广义上的教学档案涵盖教务运行过程中教学活动和管理活动即时性产生的一切原始材料和文档，包括上级教育主管部门下达的指令性、指导性文件，也包括具体教学活动过程中的原始材料。狭义上的教学档案主要指课程教学活动中形成的教师业务材料和学生学业考核材料，即课程教学档案。二级学院是负责课程教学计划落地的单位主体，二级学院教学档案的主要内容是课程教学档案，文章将二级学院教学档案界定为狭义上的课程教学档案。

课程教学档案是一个完整的微体系，是以学生学业发展过程和教师业务成长过程为依据的档案体系（王彬，2020）。按对象分类，教学档案资料主要产生于教师业务管理和学生学业管理两个方面；按内容分类，包括教师课程教学档案和学生课程考核材料等；按形成阶段分类，包括课程教学实施前的培养方案、课程教学大纲、教学进度计划（教学日历）、实验（实训）教学计划；课程教学实施过程中的课堂情况记录、实习指导记录等；课程教学实施后的考核作业、试卷、实验（实训）报告、实验（实训）教学汇总、课程成绩单、毕业设计（论文）、课程教学档案分析等，是每一门课程教学实施过程的完整微观运行记录，直观反映人才培养方案的执行轨迹和契合程度。学校专业建设评估内容所覆盖的专业培养定位、“双师双能型”教师队伍建设、协同育人、课程教学的同时加强实践教学、管理模式和资源配置转型等指标，均可在课程教学档案中找到对应佐证参考内容。

二级学院教学档案管理围绕教学档案内容展开，便于教学档案专业化分类。二级学院教学档案管理是对课程教学档案原始材料进行收集、整理、分类、归档、保管与使用。由于不同专业固有的差异性，不同学院专业建设有各自的特点，二级学院教学档案作为课程教学过程中生成的第一手档案材料，其功能主要体现在三个方面：为青年教师提供教学参考以提升教学能力；在专业建设评估中提供佐证；对专业建设发展的决策指导意义。

简要分析转型中的应用型本科院校二级学院教学档案管理现状和存在的问题，围绕教学档案管理科学规范化，提高教学档案管理效能的目标，提出完善二级学院课程教学档案管理的建设思路。

四、二级学院教学档案管理现状及存在的问题

关于教学档案管理的已有研究文献，普遍从教学档案管理机制视角分析二级学院教学档案管理现状及存在的问题，可以归纳为：工作繁琐人倦怠、观念薄弱少培训、管理模式陈旧缺制度、档案开发利用程度低，问题主体主要指向教学档案管理员。事实上，教学档案管理需要全员参与。从教学档案产生、管理和使用过程来分析，二级学院教学档案管理现状存在以下问题。

（一）教学档案产生主体— —教师对教学档案职能定位不准

教师是教学管理过程的重要主体，参与宏观层面的人才培养方案制订，中观层面的课程建设、专业建设、实践教学基地建设等，以及微观层面的课程教学设计与实施等，一系列教学档案“源材料”随之产生。部分教师认为提交教学档案是学期末交给教学档案管理员供学校教学督导检查的“期末作业”，整理教学档案材料时普遍存在两种态度倾向，一种是“拒绝”，视其为负担，上交材料拖延时间且材料不完整；一种是“应付”，视其为任务，材料中反思总结性内容往往缺乏研判。这两种态度导致教学档案“先天性营养不良”。这种消极态度的深层原因是教师对教学档案的职能定位不准，没有认识到教学档案的评价参考佐证和教研决策价值。

（二）管理主体—档案管理员经验管理为主

二级学院教学档案管理员多是教务秘书兼职，并非专职档案管理员，所学专业也与管理的专业有所不同。且教务秘书流动性较大，随之档案管理的工作人员变动也较为频繁；加之二级学院教务秘书一人多责，涉及教学相关的所有事务,繁琐庞杂、头绪多，同一时段内时常切换不同的工作内容。二级学院教学档案管理难以深入开展，多以事务性管理经验为主，停留于形式上的材料收集、分类、存放，甚至出现教学档案材料出现遗失、混乱的现象。这是由于缺乏制度化的教学档案管理机制和具体的实施细则。

（三）使用主体——教师对教学档案资源的开发利用不够

二级学院教学档案存放到档案柜之后，很少再有开柜使用，只有在组织教学档案检查时得以“重见天日”。由于考核制度与激励政策导向，青年教师科研压力大，投入更多时间精力申报科研项目、指导学科竞赛等，忽视教学档案在提高自身教学能力方面的作用，缺乏通过教学档案了解学生学习基础的意识等。教学档案资源化利用较为缺乏，反映出教师参与教学研究的积极性有待提高。

（四）评价主体—督导检查评价机制尚不健全

教学档案检查及评价主要由教学督导委员会组织，一般先由二级学院自查，再进行督导抽查评价。评价的形式是针对教学档案的材料是否齐全以及检查人的自行判断，给出相应的得分，针对材料中出现的问题进行记录备案。这其中，对教学档案材料的评价得分是没有相应的评价标准的，即缺乏相应的评价机制。如此一来，教学档案评价活动易流于形式，而不能形成良好的闭环机制，起不到检查的初衷与实质作用。

五、二级学院课程教学档案科学规范化管理的思路与对策

“大学的教学是专业性和学术性的统一”（赵炬明，2016）。有专业价值和学术价值的教学档案从产生到使用，类似于一个生命的诞生— —良好的孕育生产—存下来—活起来。从课程教学档案的三个基本职能— —参考、佐证和决策依据出发，以科学规范化管理教学档案实现教学档案效能提升为目标，教学档案管理需要教师和档案管理员的配合，以教学研讨促管理，以教学研究促使用，教学档案产生主体（任课教师）、档案材料审核主体（系主任）、管理主体（档案管理员）、使用主体（教师）共同参与，提升教学档案效能。

（一）开展常态化教学研讨活动，落实系主任审核权限

围绕课程教学活动的实施，开展常态化教学研讨活动。第一，促进教师转变固有观念，认识教学档案的功能和价值，提交优质教学档案。研读专业人才培养方案和教学大纲，准确把握课程目标和教学重难点，沟通交流不同年级学生的学习准备情况，制订衔接适当的教学进度计划和实验计划，优化设计课程教学方案等。在教学研讨中直接、自然形成的教学档案材料，是集体智慧结晶，促进教学档案材料质量提升。第二，作为二级学院教学档案材料最直接的审核单位主体，加强系主任的审核权限落实，严格“把脉”教学档案材料的有效性和完整性。

（二）建立教学档案管理制度，健全教学档案材料“检查-评价-反馈-完善”机制

以此次应用型专业评估中的评估要素涉及的教务管理内容为依据，以制度的形式规定教学档案归档范围和归档要求等内容。同时，对教学档案资料建立检查-评价-反馈的闭环机制，形成评价指标，对检查结果予以反馈，促使教师及时规范完善档案材料，提高教学档案材料的质量。

（三）提升教学档案管理员的专业素质和知识素质

应用型专业建设要发挥专业的特色和优势，在教学档案管理中就要体现各专业的特点和差异性。一方面，学院提供关于档案管理的培训学习机会，提高管理员的专业素质，掌握档案管理的标准规范，提升综合分析和科学研判能力；另一方面，档案管理员通过自身学习深入了解二级学院各专业的特点和应用型发展建设情况，树立学科意识和专业意识，在收集整理教学档案资料过程中有效判断、编研。

（四）鼓励教师积极参与教学研究，开发利用教学档案材料

建立科学考核体系,突出教学研究的激励政策,鼓励教师开展教学研究。应用型本科专业的建设和发展，重要内容之一就是课程教学，实践类课时该如何合理安排，以及教学方法和手段都是需要不断探索的。学生的实践类作业档案很大程度上也是每一位学生专业学习成长档案，通过对学生的实训作业档案资料跟踪调查研究，探索出应用型本科专业建设有效路径，激发教学档案的生命力。

六、结语

二级学院教学档案管理是否科学规范，直接影响教学档案的效能发挥，既是教学质量和培养水平的重要标志，也为应用型本科专业的评估、建设和发展提供重要依据。本文结合实际工作经验，发现二级学院教学档案管理现状，并探析其中原因，提出教学档案科学规范化管理的对策。随着应用型本科专业的不断发展推进，教学档案在教师课程教学评价和教师考核等方面发挥重要作用。