基于现代医院管理制度的医院智慧档案管理模式探索*

张晨， 范丽微， 张俊杰， 郁鉴清，陈艳， 汪伟，饶志涛，姜淼

(上海市同济医院，上海 200065)

现代医院管理制度是中国特色基本医疗卫生制度的重要组成部分，在深化医药卫生体制改革，健全现代医院管理制度背景下，现代医院管理制度将信息管理制度作为医院内部治理的核心制度之一，是“十三五”重点工作，在“十四五”期间更聚焦医院管理的质量和效益[1]。作为医疗信息的载体，档案信息价值日益凸显，档案管理作为医院内部管理体系建设的重要环节，在拓宽现代医院管理制度建设的研究范围和研究思路方面发挥指导作用。2020年《中华人民共和国档案法》的修订颁布和2021年中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《“十四五”全国档案卫生事业发展规划》的正式实施,建立治理能力和治理体系现代化的档案管理机制正在开创档案事业发展的新局面[2][3]，探索医院智慧档案管理模式将成为新时代档案管理革新不可逆的发展趋势，档案管理也将步入依法治理、走向开放、走向现代化的新阶段。

1 建立医院智慧档案管理模式的必要性

2020年对于医院的数字化转型是一个关键之年，新冠疫情给医院提出了一个全新的命题，也推进了各项数字化建设的进程。随着国家城市数字化转型的纵深推进和智慧医疗建设的急速发展，数字化转型是未来医院发展的必由之路，医院档案事业发展也将面临着大数据横流、多样化需求、管理实践落后、管理能力不足等多方面严峻的考验[4]，这些必将促进档案管理模式的转型升级。

1.1 建立医院智慧档案管理模式是挖掘医院档案本体价值的有效手段

数字化转型时期，传统的档案管理模式将档案资源的转型作为首要任务，虽已改变档案存在形式，拓宽档案资源的获取渠道，但是没有实现档案资源的深度开发，档案价值仍停滞在“收、存、管、用”基本业务流程中[5]。建设运行医院智慧档案管理系统，必须转变管理思维，重新定位档案资源的利用价值在医院管理中新的意义，在大数据的推动下有效实现医院档案价值的进一步挖掘。

1.2 建立医院智慧档案管理模式是适应医疗信息化发展的重要趋势

基于大数据时代带来的新契机，信息化建设是医疗工作建设的重点[6]，面对数字化城市快速发展趋势，传统的纸质档案管理模式已不再适应高速运转的医疗卫生体系建设，对医院档案管理提出了全新的挑战。因此，依托新型信息化工具与技术，创新档案管理质效，打造医院智慧档案管理模式，优化资源配置，是适应医疗机构现代化发展的必然产物[7]。

1.3 建立医院智慧档案管理模式是促进医疗卫生事业发展的重要保障

随着医药卫生体制改革的不断深入和医院服务模式的不断转变，管理经验以文字、图像的形式保存下来，如何运用现代化手段使档案管理适应新形式，有效推动医改创新，服务于医疗卫生事业长期发展已成为现代医院管理中需要共同探讨的课题[8]。医院档案管理与时俱进,不仅是评价公立医院改革的重要标尺,也是促进医疗卫生事业顺应时代发展的重要基石，医院智慧档案建设推动医院管理体制改革的同时创新管理理念，优化医院管理，提高医疗服务水平[9]。

2 现代医院管理制度下医院智慧档案管理模式的探索(以上海市某三级甲等综合医院为例)

2.1 医院传统档案管理模式实证分析

医院自建院30年来，历史档案繁多冗杂，从档案资源整合到共享，都是处于传统纸质档案管理模式。医院深入科室组织开展调研分析，总结传统档案管理模式与现代医院管理存在不相适应的问题：

(1)“重藏轻用”：医院初始针对档案资源和条件的开发意识不强，有价值的档案资源缺乏深层次的挖掘，档案管理长期处于行政管理边缘，仅用于辅助行政业务，医院档案的内在价值未充分发挥。档案管理工作常态化开展过程中，档案价值的显性转化有待完善，档案资源移交延迟、查询借阅不定、不能交叉使用等问题阻碍了档案资源价值的有效发挥，同时增加档案受损和缺失的风险。

(2)“你来我查”：医院档案管理沿用传统纸质档案管理思维方式，仅限于档案保管和借阅服务的被动状态，缺少评估档案发展的主动意识。医院档案信息化建设过程中，医院档案管理队伍建设停滞，集档案管理、医学背景、信息化知识的复合型人员紧缺，当前医院档案管理的专业知识结构难以与现代医院快速发展的需求相匹配。

(3)“智慧缺失”：医院档案信息化建设进展缓慢，信息化功能单一，档案管理停留在人工或半人工状态，仅借助简易机械和人工劳动力难以应对医院快速发展过程中产生的巨大信息资料，不完善的档案管理模式导致重要资源淹没在大数据之下。目前医院档案管理已逐渐步入信息化，但是智慧化水平有待提升，如何从实体整合向虚拟整合转变、从单一检索向个性化检索转变、从“只编不研”向档案知识产品转变、从线下利用向线上利用转变，如何加强数据开放，推进档案信息公开共享，以及如何采集重要网页资源和归档社交媒体文件，都是需要面对的问题。

2.2 医院智慧档案管理模式改革探索

现代医院管理制度背景下，为适应高速运转的医疗体系建设，医院档案管理模式已发生潜移默化的转变。医院结合传统档案管理模式运行情况，2021年将“档案系统更新和智慧化管理”纳入医院智慧管理“精品工程”建设计划，明确管理目标，健全档案智慧管理与技术脱节问题，创新档案管理新思路，切实保障档案信息化建设的政策和资源的有效输入和价值输出，提升智慧档案管理辅助医院治理能力现代化。

2.2.1 总体架构

基于医院自身文化发展理念和管理现状，以档案资源分类集成为核心，构建档案资源智慧管理为目标，设计涵盖“五大层次”(数据资源层、基础平台服务层、业务应用层、接入层、规划统筹层)和“三大保障”(标准规范、安全保障、实施保障)的智慧档案管理模式(图1)，创新医院档案管理。

图1 医院智慧档案管理模式

2.2.2 建设路径

技术建设：

(1)数字化建设，搭建档案数字化管理系统。以信息技术为载体，集成整合第三方软硬基础支撑技术，按照DA/T31-2017纸质档案数字化技术要求，对档案信息资源进行数据化处理，结合国际标准化组织规定的格式(PDF格式)进行电子化储存，纸质档案应收尽收、应归尽归，提高档案资源的原始性、完整性和收集率，完成搭建数据库管理系统。

(2)智慧化建设，构建智慧档案管理平台。衔接数据资源库，进一步挖掘档案价值，整合智能化应用融入档案流程，组合构建类平台、应用性工具、功能模块，将系统层中简单的业务流程升级至智慧化功能，即实现智能统计、交叉借阅、多途径检索、智慧编研、多形式鉴定、“三员”管理等高级使用场景，智能核查数据质量问题，满足大数据下档案利用与服务水平，推进档案全流程智慧化管理。

(3)人性化建设，优化档案管理使用效率。组建医院档案管理专业团队，档案管理形成梯队服务，系统功能集结档案数据库、档案借阅车、资源共享于一体，提升人机交互水平，增强档案生产者与利用者的高效便捷体验感。档案管理通过增强档案与用户间智能衔接，部署智慧档案管理平台时衔接医院办公流程，档案资源利用同步规划、同步实施，充分实现档案资源的分布式收集和集中式智能共享，搭建智慧档案的服务模式由资源为中心的“供给”转变为以用户为核心的“需求”[10]，倒逼档案管理形态加速向多途径、移动式、自助服务式等未来趋势转变。

管理保障：

(1)制度建设：查阅文献，调研访谈，结合现代医院管理制度为引领，参考档案管理的国家标准、行业标准、规范性文件、地方性标准重新部署形成以医院智慧档案管理条例(2021年版)为总纲的系列医院档案管理制度和业务规范，指导智慧档案建设工作的开展。

(2)安全保障：信息系统在医院内网运行，有专业维护人员进行服务器维护及网络安全管理，智慧档案平台构建“用户管理权”“权限审核权”和“行为审计权”的授权式定密，符合国家保密局对档案三员管理的要求，对PDF格式的电子文件进行按页授权、数字水印和加密下载等，利用擦除和剪切的方式控制段落权限，提供档案借阅赋权高级审批功能，可以满足档案利用者更高要求的权限控制。

(3)动态管理：健全管理与技术脱节问题，创新管理体系，顺应信息技术不断变革的发展趋势，创建档案系统专业配置，多渠道、多方式培训档案管理者前瞻思维和预警嗅觉，确保档案管理系统建设与人员配置精准围绕医院发展和需求动态升级，实现智慧档案协同动态化管理。

3 建立医院智慧档案管理模式的对策思考

3.1 深入挖掘档案管理数据资源，形成档案价值深层次开发

在智慧医院背景下，紧密围绕医院文化建设，利用现代化工具“应收尽收、应归尽归”科学全面收集档案信息，构建完整的电子档案资源库，改变原有档案“重藏轻用”的现状，将档案管理中蕴含的价值重心呈现出来。依据档案信息数据化，建立服务者与利用者之间双向关联反馈，融入现代医院管理思路，依托智慧管理模式持续创造档案资源的文化引领价值、决策参考价值、经济发展价值。

3.2 促进档案与院务公开有机结合，推动档案信息高质量共享

医院档案管理工作融入院务公开大环境，通过“是否公开、何时公开、如何公开、公开时限”制定档案数据开放计划，积极拓展医院档案服务范围，以“公开主导下的保密”思维打破档案信息壁垒、扩大可视化界面[11]，开展档案信息对内对外的沟通与交流，实现医院各类档案信息资源有效共享，促进建立以民主档案管理制度为支撑的档案信息公开制度，真正有效解决档案公开共享在理论与实践中存在的难题。

3.3 探索档案与大数据技术有机融合，提升档案精细化管理水平

利用互联网大数据技术与档案管理的有机结合给医院管理带来的巨大变革，做好档案数据管理和资源治理，扩大原有医院档案管理工作的容量，完善一系列医院内部档案管理制度，提高管理环节信息交互水平，使智慧档案管理制度与现代医院管理制度要求相匹配；形成一套档案管理系统建设标准，充分发挥档案的历史考证作用、凭证作用和借鉴作用；搭建一个开放的数字化管理平台，以数字化手段积累电子档案资源库；创新一种档案智慧化管理模式，实现智慧检索和智慧编研，输出档案知识产品，最终形成一个可复制的档案管理体系，为新形势下医院档案管理提供新的思路和借鉴。

4 总结

医疗信息化浪潮的不断推进为健全现代医院管理制度带来了新机遇，智慧档案管理辅助提升医院治理体系和管理能力，上海市某三级甲等综合性医院通过挖掘电子档案内部价值，完善档案管理制度和标准规范，搭建数字化管理平台，创新档案信息资源服务手段，重塑电子档案管理模式，形成管理规范化、精细化、科学化的现代医院管理制度下的医院智慧档案管理体系，对推动医院档案发展具有借鉴意义。