基于数据共享的智能财务探索与实践

付博 /中国运载火箭技术研究院

中国运载火箭技术研究院财务共享中心成立于2020年7月，以“一体化经营管控”为指引，结合“数字一院”建设，完成了共享中心第一、二阶段建设任务，实现了14家核心单位的共享核算及统一管理；完成标准化及流程建设，搭建智能财务基础底座；开展财务基础数据治理及业务数据共享，打造智能财务血液；依托核算信息化建设，完成报账、核算、影像、票据、资金五大核心系统的统一应用及优化，充分利用规则引擎等工具，实现部分智能化场景应用。目前，研究院财务共享中心正在积极进行第三阶段的建设，以数字化、智能化建设为核心，在进一步提升效率的同时实现价值赋能。

近年来，基于互联网、大数据、云计算、人工智能、区块链等技术，以数字化、网络化、智能化为主要特征的新一轮科技革命和产业变革正重塑全球竞争格局。国务院国资委印发的《关于加快推进国有企业数字化转型工作的通知》中指出：“进一步强化数据驱动、集成创新、合作共赢等数字化转型理念，着力推动电子商务、数据资产运营、共享服务、平台服务等数字业务发展”。中国航天科技集团有限公司提出三年跃升工程，总体目标是初步建成集中共享、高效管理、服务主业的数字型智慧财务管理信息系统。研究院对标航天科技集团要求，拟构建以全院“一盘棋”战略经营发展为目标、多项目管理为核心的经营管控系统群，打通各系统间壁垒，提升院统筹管控能力，实现数字智能型财务共享中心的落地及科研生产经营管控数字化转型。

在数字智能型共享中心的建设工作中，为实现以低成本、高效率的方式完成费用相关的财务审核等自动化运作，提高费用管控中的效率和准确率，提高内控完善度等财务管理水平，破除信息孤岛和实现数据共享等目标，研究院财务共享中心自成立以来，在做好财务共享服务的同时，采取线、面结合的方式，在智能化财务方面开展探索与实践。例如：在智能提单“线”上，充分利用票据袋及电子表单采集工具，实现智能提单及电子化校验；在智能审核“线”上，通过OCR采集发票数据及表单数据，实现通用智能化审核规则的“网格化”配置及应用，为后续扩展高频场景奠定基础；在智能支付“线”上，充分利用资金数据共享，实现一键支付，彻底改变了企业多年来内外网数据隔离环境下逐笔支付的落后局面；在差旅场景“面”上，充分利用差旅平台及报账平台数据联动，实现各类差旅结构化数据在内外网之间的全流程驱动，出差申请、订单、报销、审核、支付一体化，业务人员实现差旅费“免贴票、免垫款、免投箱”模式，财务实现全数据流的审核模式。

综上所述，研究院依托数字化建设，开展了线、面的智能化场景应用，并具备较强的扩展性，后续将继续依托业界的核心智库及先进的管理工具，进一步从线、面2个维度扩展其应用范围，探索共享财务、智慧财务、数字财务，以期助力全院业财深入融合，降低财务运行成本，创造更多的价值，为研究院发展提供强有力的支撑。

一、案例具体实践

1.智能财务建设方案设计

智能财务建设与数据建设同根同源。从表面上看，智能财务是在不断整合规则，实质上是对数据进行整合。

一是数据采集。即利用数据模型、通用API接口、主数据管理手段、数据仓库等方式进行数据的采集，以此实现数据的抓取、集中、共享和可懂，充分挖掘和释放数据的价值。具体体现在合同数据、表单字段、发票字段、具体业务场景等方面结构化数据采集。

二是规则配置及应用。即通过利用采集的数据，在合同数据、表单字段、发票字段、业务场景等方面进行数据赋能，以此实现数据的可运用。例如：如图1所示智能审核在采集了发票数据及相关表单数据后，依据可配置的审核规则，完成数据与规则的校验，将审核结果进行可视化展示，财务对校验通过的要点进行人工复核，对审核异常及无法判定的非标准化信息进行补充审核。

图1 研究院智能财务搭建路线图

2.智能财务应用场景选择

研究院财务共享中心基于智能财务的建设方案及总体建设目标，充分考虑智能财务场景的点、线、面的可扩展性以及试点价值，主要围绕通用智能提单及智能审核应用场景、差旅费一体化应用场景、合同数据整合及智能应用场景、资金数据整合及智能应用场景展开。

（1）通用智能提单及智能审核应用场景

电子表单、发票、报账附件是智能报账环节的核心，几乎每一个场景均涉及表单校验及发票校验，表单提单占业务报销工作量的50%以上，发票审核量占会计审核量的50%以上。

报账附件层面。原模式下，业务人员均需要自行扫描、自行粘贴、自行打印电子单据（含报账单封面及其他电子附件），业务工作量大，财务无法实现完全的电子审核模式。新模式下，通过引用智能票据袋、智能票据箱、智能票据码、批量打印等方式，实现了原始附件的智能采集，业务人员实现“免粘贴、免打印、免扫描”（不同于其他业界的原始数据采集模式，业务人员不用扫描、粘贴、打印，通过票据袋实现采集后，由外包人员统一粘贴及批量打印），财务人员实现“电子审核—电子支付”，极大的降低了业务和财务人员工作量。其更大的意义在于，通过票据袋模式，实现实物单据与电子数据在报账、核算、资金、电子档案等各个系统的关联，提升了财务工作质量。

表单层面。研究院充分利用表单字段校验工具，将各类表单字段进行数据逻辑控制。一是进行所有表单字段的逻辑设计，包括数据字段来源、枚举值设计、数据校验关系；二是配置单一字段数据规则及表间数据规则、柔性及强控手段等，以提升业务报账准确率及数据采集质量。以往表单未进行校验前，表单产生的退单率高；在进行表单规则校验后，不仅退单率得到了控制，同时使表单承载的大类准确的业务数据，进而为后续业务中台的搭建奠定基础。

发票层面。2020年，研究院充分利用OCR工具采集获取的结构化数据，完成发票自身合规性校验及发票、表单的核心数据比对，实现发票智能预审。发票量大，几乎占用审单的50%左右的时间，以往都是逐张发票进行审核，耗时耗力，容易遗漏审核点。通过通用审核规则的应用，单据到达会计审核时已进行了通用发票的智能初审，会计只需进行简单核对后，将重点转移至其他重要事项的审核上，提升了工作效率及准确性。一是完成OCR全发票数据采集；二是完成发票抬头、税号、日期、发票金额、单位等17项规则的配置；三是进行数据对比，采取标红及网格化展示的方式，对校验不通过的信息标红提示，有效减少审核会计的审核点，提高审核效率和准确性。在差旅费一体化应用场景中。差旅场景是单据量最大的场景，约占总体单据量的30%以上，具备可智能化的作业动因。

原模式下，业务人员完成票据粘贴及整理、打印附件及订单、填单及自主扫描，到财务处排队进行报销等步骤，报销1单约用时20分钟，耗用了极大的工作量而且数据沉淀少。由于财务人员差旅数据非结构化、非数据流，难以开展差旅费智能化审核工作。

新模式下，针对差旅报销场景，2021年通过统一表单及附件要求、优化差旅平台功能及接口，初步建立了数据驱动模式，业务人员只需提交电子数据即可完成报销，无需进行投箱及打印订单等繁琐工作，实现“免扫描、免粘贴、免打印、免排队、免投箱、免提单”，业务人员在移动平台上完成出差申请、订单等一体化流程后，只需进行简单操作就可以完成差旅一键报账，提升了业务报账体验。会计人员由于接收的出差申请单、发票订单、报销单等都为结构化数据，通过配置28项规则（包括时间、地点、人、出差标准等），便可进行全数据化的智能化审核通过标红及网格化审核，提升了会计工作效率。通过这项工作，实现了差旅数据与报账数据的结合，为后续进行差旅大数据分析及差旅业务前端管控奠定了坚实基础，有利于差旅费用降本增效、降低风险。

合同款场景是报账金额占比最大的场景，约占研究院报账总金额的90%以上，同时，合同数据是最重要的业务数据，其数据整合价值及应用价值巨大。基于实现合同智能化应用的目标，首先要进行数据整合，然后再进行数据应用。

（2）合同数据整合及智能应用场景

合同款场景是报账金额占比最大的场景，约占研究院报账总金额的90%以上，同时，合同数据是最重要的业务数据，其数据整合价值及应用价值巨大。基于实现合同智能化应用的目标，首先要进行数据整合，然后再进行数据应用。

原模式下，因为合同数据与报账数据未进行连接，导致会计审核要经常翻看纸质合同，同时计算已付款金额、登记用款计划等，不仅业务及会计操作量大，也容易产生资金风险及业务前端管控风险。

新模式下，2020年研究院通过在报账系统中内置合同台账模块，实现了14家单位合同信息的统一采集（共26个字段及合同文本），实现了14家合同数据在报账系统中可视化展示，合同付款记录、发票、文本等均实现电子化审核。通过合同数据的采集，不仅获取了关键的结构化数据，例如往来单位信息、合同金额、已付款金额等合同数据，提升了合同数据质量，同时，在合同端嵌入科研项目、开支内容、往来单位等数据，此项功能即可认为是将财务功能前移。某下属单位早在2016年便在此基础上，实现了合同数据与报账数据共用统一的往来单位、项目、开支内容等信息，实现合同智能提单（只有合同数据与报账数据完全结合后，才能实现智能提单），无需经办人进行任何填单操作，合同款报销单及付款单在合同系统中就可“一键生成”，充分证明了其合同数据与报账数据同源一致（否则无法自动生成），其后续合同与报账数据可视化的价值也巨大。

（3）资金一键数据整合及智能应用场景

支付场景是影响效率的关键一环是实现“日不落支付”“全球资金可视、可预警”的重要建设部分。研究院基于内外网隔离现状，开展资金数据整合，实现一键支付，具有较强的实践意义。

原模式下，研究院采取打印报销单后，逐笔录入网银系统的方式进行操作，其工作量大，出纳人员忙于付款操作，在资金整体管控、资金风险管控等投入的时间较少，不利于整体价值提升。

新模式下，研究院考虑到内外网隔离的现状，在报账系统中开发了资金池模块，该模块早在2016年便在航天某下属单位使用，近年来推广至整个研究院使用。该模块通过共同网银系统往来单位、账户、银行、联行号等信息，实现支付信息在此模块中自动生成，实现一键支付。报账单、资金池、网银付款共用一套资金数据，实现支付信息标准化，为后续资金分析、资金预警、资金可视的意义也是深远的。

综上所述，研究院在进行智能化场景应用时，首先考虑的是数据采集问题，其数据包括表单类、发票类、资金类等财务自身数据，也包括合同类、差旅类、往来类等业务核心数据，通过高质量的数据采集、高效率的数据共享、高效益的数据规则搭建，才能实现智能化场景的深度应用。

3.智能技术及其产品的选择

一是会计规则引擎，实现原始票据采集，所有表单智能校验及通用发票智能审核。通过对表单、发票数据、附件等嵌入各类规则，达到对数据进行智能化预警和管控的目的。业务人员提单时，可实现自动校验与提醒。会计在审单时，系统将数据校验结果实时呈现给会计，对不合规问题进行准确、快速的定位，达到审核结果可视化的效果，提高审核工作的准确率和效率。

二是差旅平台，实现一键提单、智能审核。在出差申请单、差旅订单、报销单“三单匹配”的基础上，形成差旅业务一键打包、一键填单、智能匹配、自动审核的全流程数据驱动，同时进行智能数据校验，不仅简化了报销流程，提高财务人员工作效率金和准确率，在数据采集和数据共享的基础上，促使数据管控实现更大的价值。

三是合同台账，实现合同电子审核及智能提单。通过合同数据与报账数据的整合，实现合同电子化审核，部分单位实现智能提单。

四是资金池，实现一键支付。通过资金数据与报账数据整合，实现多笔付款一键电子化支付。

4.实践中遇到的主要问题和解决方法

一是数据采集层面，主要存在多系统联动问题，需要搭建统一接口。例如研究院并无统一的合同系统，若要统一合同基础数据，需要在报账系统中建立合同台账模块，提升合同数据质量。同时，由于各单位表单、附件、审核要求均不同，在进行规则引擎搭建时，也需要统一各类规则，需要对表单、凭证等进行标准化。

二是在内外网数据交互层面，研究院无法进行内外网直连，所有数据均需经过处理后才能进入网银系统、税务系统、差旅系统，在这种情况下，均需要在内网中建立同一套系统功能，以便有效对接。

三是工具应用层面，受制于国产化服务器要求，研究院虽然采用了OCR等技术，但对成熟RPA、NLP技术、智慧图谱、算子平台等技术应用范围还不多，也有一定限制，需采用自主知识产权的工具，后续还需继续从整合数据和专业算法赋能主业，提升智能财务的应用范围。

二、实践成效与未来展望

1.实践成效

一是提高效率。基于智能财务的初步成效，无论是业务人员还是财务人员，其工作效率和质量都得到了较大的提高。例如，通用智能提单方面，原模式下需要15分钟左右，而现在只需要5分钟；通用智能审核方面，原模式下需要127秒，现在最多需要104秒；出纳智能支付方面，原模式下每分钟能支付5笔，现在每分钟能支付20笔以上。在其他方面的协同效应也不容忽视，例如差旅一体化场景，由于其采用全数据驱动模式，其每个环节产生更大的效果。

二是提升数据质量。研究院坚持数据先行、智能应用同步的理念，智能财务不仅要提高效率，还要进一步提升数据质量。通过新一轮的智能财务建设，研究院表单、凭证、支付等财务自身数据质量不断统一提升。除此之外，也进一步促进了合同数据、往来数据、差旅数据的集成统一，为后续数据挖掘、数据可视、智能决策奠定基础。

2.未来展望

研究院在智能财务方面仅仅进行了初步探索，其应用还有很大提升空间，但智能财务在提升工作效率、增强风险管控、创造增值效益等方面大有可为、势在必行。研究院将继续利用大数据赋予的强大引擎，发掘数字“宝藏”，逐步实现智能场景全面落地，推动经营管理更加精细、更具智慧，实现企业高质量发展。

一是数字采集。高质量的数据采集、高效率的数据共享、高效益的数据管控是智能财务应用的基础。没有全面的数据，就没有全面的智能财务，未来将继续整合财务数据、业务数据、其他主数据，确保数据同源统一、共享共用，打牢智能财务的底座。

二是智能应用。一方面，要继续强化规则引擎，在前期通用规则引擎的基础上，结合统一的管理规范，进一步细化各场景的规则引擎，实现规则可见、可懂、可用、可运营，实现智能规则转化率指标不断提升。另一方面，利用航天科技技术优势，致力于打造拥有自主知识产权的算子平台、数据仓库，后续将进一步应用知识图谱、NLP技术、RPA技术等，与航天技术充分融合，服务于研究院以及航天科技集团的智能财务实践。