医院人事档案信息化管理与利用研究

俞剑飞

苏州市独墅湖医院 江苏 苏州 215000

引言

医院人事档案伴随着信息时代云计算、大数据等信息技术手段的发展，其信息化管理方式因利用便捷、功能众多、安全保障的优势，逐渐取代了过去纸质档案管理方式。随着近年来医务工作者的流动性增大，人事档案管理工作量不断增大，传统的人事档案管理模式已经不能满足现代化医院管理模式和需求。强化医院人事档案信息化建设，提高信息化管理水平是未来管理的趋势。

1 医院人事档案信息化建设的重要性

1.1 有利于提高医院人事档案管理效率

信息化的医院人事档案管理流程与传统手工管理相比，档案信息的收集、录入、整理、分析、利用的方式发生了深刻的变革。通过数字化、文字识别、图像扫描识别等技术的使用，档案信息的录入、整理工作效率得到大幅提高，将医院人事档案工作者的双手从繁复的手工劳动中解放出来，使其充分发挥主观能动性，更多地开展医院人事档案利用工作[1]。大数据、智能化的出现使得档案信息的分析和利用更加便捷。

1.2 有利于提高医院人事档案利用率

由于传统人事档案管理观念的影响，部分档案管理人员认为人事档案的机密性和信息化利用是矛盾的，不愿意使用信息化的手段管理医院人事档案，导致档案利用效率较低。事实上，医院使用专业的人事档案管理系统，相比于传统纸质档案的查询工作，信息化检索效率可以得到大幅提升，有效提高人事档案的利用率。

1.3 有利于提高医院人事工作服务水平

医院人事档案管理的信息化管理可以进一步提高医院现代化管理水平，它可以和医院其他行政、医疗系统进行有效对接，为医院量化考评工作人员提供依据，不断提高医院的服务能力。还可以借助档案管理系统、大数据、云计算等信息技术手段，将医院人事档案从年龄段、学历、职称、医疗技术水平等多个维度进行智能化分析，更为便捷、快速地为医院其他部门提供人事管理相关信息，拓宽人事档案的利用范围，为医院人才引进、人才培养的决策提供依据，有效提升人事管理工作服务水平[2]。

2 医院人事档案信息化建设方向

2.1 明确医院人事档案信息化建设标准和规范

标准和规范是医院人事档案信息化建设的基础，档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。纸质人事档案在收集、整理、鉴定、审核、归档、查阅时所使用的标准和规范不能够直接应用在信息化管理模式上，这一系列业务都需要根据医院人事档案信息化建设管理的要求重新制定，对所有使用人事档案的人员加以限制。同时在管理方法上不断更新，医院人事档案管理制度也要随着信息化的建设、新业务的增加逐步完善，在信息化建设日常业务办理过程中遇到的问题都需要提出解决方案，形成管理制度，保证人事档案信息化建设稳步进行。

2.2 强化硬件设施建设

目前大多数硬件设施落后的问题都需要科室加大资金投入来改善硬件条件，推动人事档案信息化建设。信息化建设离不开计算机设备及其他数字化设备，例如服务器、计算机、高速扫描仪、打印机、磁盘阵列等，没有足够的资金支持，没有先进的硬件设备和完善的数据库系统，医院人事档案的信息化建设只会成为空谈[3]。现代信息技术的发展日新月异，医院和相关部门一定要保持对新技术的敏感性，关注相关领域科技的发展情况，整合现有资源，着力引进先进的信息化硬件设备，为医院人事档案信息化建设提供强有力的支撑。与此同时，医院人事档案管理还需要专门的信息数据库。依托于医院网络通信服务的建设，人事档案数据库可以和医院其他系统互联互通，在基础数据准确无误的录入数据库后，数据更新可以通过抓取其他系统内相关数据进行更新，因此，医院网络通信建设的质量也是医院人事档案信息化建设的关键一环。

2.3 建设人事档案信息数据库

医院人事档案信息数据库是依托数据库技术，结合医院自身情况，将各类工作人员信息存储在数字介质上，全面反映医院人员信息及人才储备情况的数据存储模式。因其存储效率较高，相较于传统纸质档案十类材料的基本信息外，人事档案信息数据库还可以添加其他特征信息，能够全面记录医院每一个工作人员的详细信息。例如医德医风考评档案、服务满意度情况、病历合格率情况等，全面评价医务人员的综合素质。

人事档案信息数据库可以建立专业技术人员数据库，使医务人员的专业技能和业务水平得到体现，如开展的新业务，重要的创新技术、发表论文、涉及的科研项目、外出进修等情况，均可以通过数据库进行记录，从而分析其发展潜力，为科室建设合理的人才梯队，选拔学科带头人等工作提供参考作用。

人事档案信息数据库的建设不仅需要考虑到信息存储的安全问题，采用可靠的存储设备进行信息存储，做好数据本地、异地备份工作，确保发现问题是可以及时恢复备份。还需要按照长期使用的情况设计数据库结构和规模，以便于检索、结构清晰的原则设计适用于医院使用的人事档案信息数据库，为后面的信息检索、数据更新提供技术支撑。

2.4 开发医院人事档案检索平台

通常医院人事档案检索平台的开发会根据不同医院的情况个性化定制，以满足不同的需求。这需要平台开发者和医院相关部门进行深入沟通，充分了解医院具体情况，依托信息、软件技术开发出响应时间短、使用时间长、检索效率高的信息检索平台[4]。检索平台能够有效筛选出存储在医院人事档案数据库中有价值的信息，根据使用者的需求进行分类整合，让使用者获得想要的数据结果或报表。

医院人事档案检索平台的建设也要注意使用过程中的扩展性，应当在医院人事档案管理系统中留出足够的接口，以满足后期新增加系统或软件的交互，从而延长整个系统的使用寿命，满足医院人事档案的信息化、网络化管理要求。

2.5 做好医院人事档案安全防护

医院在通过人事档案信息管理系统时应充分认识信息技术的安全漏洞，在获得信息化带来的高效便利的同时，也面临着信息容易被篡改、泄露的风险，尤其是使用网络将系统和医院其他系统互联后，数据的安全问题更应该重视。医院人事档案的数据信息一旦被篡改将会很难被发现，严重影响到档案的真实性，这会对医院人事档案的利用产生消极影响。

对于医院人事档案管理专用的计算机来说，需要根据人事档案的密级严格控制网络访问的权限，尽量减少对外连接的计算机数量，有效减少信息外泄的风险[5]。同时对于医院网络来说，要做好内外网隔离、防火墙监控等手段控制外部风险。对于存储设备来说要做到定期维护备份，尽可能的保障医院人事档案的数据安全。

3 医院人事档案信息化管理现状

3.1 医院人事档案管理人员信息化意识薄弱

医院人事档案的信息化建设是医院整体信息化建设中的重要环节。作为现代化医院，病历档案管理借助现代信息技术基本实现了信息化，尤其是患者就医预约、挂号、缴费、查询等方面，信息化已经是医院业务开展的基本要求，极大地促进了医疗服务效率，节省了医院和患者的时间成本。但是作为管理部门，人事部门对于人事档案信息化管理的需要通常不受到医院领导和相关工作人员的重视，导致医院人事档案管理在软硬件方面较为滞后。同时，部分人事档案管理人员对于档案信息化建设的理解不够深刻，对信息化的新技术、新手段缺少深入的认知，导致医院的人事档案管理工作存在隐患，如人事档案管理不严谨、档案信息管理不规范、人事档案信息泄露等问题。

3.2 医院人事档案信息更新不及时

随着医疗改革的不断深入，频繁的医务人员流动对医院人事档案的收集、整理、归档提出了更高的要求。依据《干部人事档案工作条例》，医院人事档案材料应当在形成之日起1个月内移交人事档案管理部门。但是从实际情况来看，重要的人事档案材料整理、更新不及时仍然是普遍现象。

3.3 医院人事档案利用受限制

医院人事档案的信息化建设使得人事档案资源的收集、整理、利用更加便捷。但是由于人事档案信息涉及个人隐私的内容较多，在实际管理工作中，重管理轻利用的现象仍然很多。医院人事档案信息记录的不完整也会影响到人事档案资源的利用效率。

4 医院人事档案信息化优化思路

4.1 提升医院人事档案信息化管理意识

医院不仅要重视信息化建设，也要重视培养工作人员的信息化管理意识。同时，医院人事档案在管理工作中涉及机密性文件，对安全性的要求较高，需要不断加强工作人员信息安全意识。医院可以组织开展针对人事档案管理人员的教育培训，根据管理人员的知识结构安排合理的培训计划，提高专业知识水平，提升业务能力。医院内部可以做好宣传教育，鼓励所有职工参与到人事档案信息管理中，重视医院人事档案的更新与完善，保证信息的真实性。

4.2 强化医院人事档案资源动态管理

医院人事档案信息的来源复杂，类型多样，保证人事档案资源的完整性、准确性、及时性是医院人事档案信息化管理工作的基础。医院应依据人事档案资料生成部门的分布情况、形成特点，指定医院人事档案材料移交、归档制度，确保资料及时归档。加强人事档案资料收集人员鉴定、审核知识培训，保证人事档案真实性。

利用信息化技术，将医院人事档案信息系统与其他办公、业务系统的数据接口对接，第一时间采集到的人事档案变动信息，化被动为主动，实现医院人事档案的动态管理。

4.3 加强医院人事档案信息开发利用

医院人事档案信息化管理的目的是为了开发利用人事档案内的信息资源[6-8]，为医院的人才引进和发展提供支持和决策基础，以优化医院人力资源配置。医院要完善人事档案利用制度，使用信息技术更加高效精准的收集、分析人事档案资源，使用专业的分析软件对信息资源进行深度挖掘和利用。提高医院人事档案利用的主动性，从医疗医务的一线需求出发，根据医务人员的年龄、学历、职称、业务水平等维度，积极为其他部门提供人才决策参考，发挥医院人才资源优势。

5 结束语

在信息时代飞速发展的背景下，国家关于数字化转型升级的政策要求加快了医院人事档案从传统纸质档案管理模式向信息化管理模式的转变，医院人事档案管理开始了信息化的进程。从医院人事管理的角度来说，充分发挥人事档案作用的关键在于合理高效地利用人才信息来管理人才资源。利用计算机、大数据、数据库等技术建立起医院人事档案信息化管理系统，建设准确、动态、高效的医院人事档案数据库，搭建医院人事档案检索平台，提高人力资源管理效率，为医院人事部门工作提供了平台支撑。

通过加强医院工作人员人事档案信息化管理意识，树立信息化管理思维，在人事档案管理工作中保持档案资源的动态更新，不断提高医院人事档案的及时性和有效性，从而为医院人事档案的利用提供了坚实的数据基础，为医院合理配置人才梯队、强化人才队伍提供决策支持。