“互联网+”视域下公共资源交易中心档案数字化探究

文/宁德市公共资源交易中心 林丽芳

S市公共资源交易中心是市级政府设立的工程建设招投标、政府采购、土地使用权和矿业权出让、国有产权等项目交易，在统一的系统平台上实现信息资源共享的一个机构，为了依法推进公共资源交易高效规范运行，按照《公共资源交易目录指引》的规定，负责市级区域内全部公共资源项目的交易。自2016年实施交易平台整合改革之后，其依托于全市“一张网”扎实推动“互联网+公共资源”，其中“一张网”是一个门户网站，一个运营平台，S市公共资源交易中心借此构建起了公开、高效、透明的公共资源交易市场。随着互联网的迅速发展，无纸化办公被倡导，在其交易数据量暴增的背景下，对数据展开收集、管理与存储，均依赖于电子化的手段。因此，对公共资源交易档案展开电子化管理是其发展的需要。公共资源交易中心通过电子化档案管理，既能有效解决档案库长期存在的短缺问题，又能对纸质档案占用空间、保存困难、查阅不便等问题进行有效解决。此外，依托于“互联网+”完成的电子化管理，也将为市场主体提供更加优质的信息服务，并为政府监管工作的开展提供必要的数据支撑，有助于推动公共资源交易中心健康有序发展，发挥其价值。

一、S市公共资源交易中心档案管理现状

S市是一个地级市，公共资源交易中心作为一个事业单位，其所存在的突出问题具有一定的代表性与典型性，因此在探讨“互联网+”视域下公共资源交易中心档案管理工作中，可以将其作为研究样本，进行管理现状分析。

（一）管理理念落后。档案工作的信息化建设，是实现档案工作现代化的关键。在传统的档案管理流程中，更关注于档案的收藏，而忽视了档案的利用价值。对于公共资源交易的发展需求而言，传统的档案管理模式已经较难满足其实际需求。即使如此，当下S市公共资源交易中心的工作人员仍要他们花很长的时间来管理纸质文档，无论是电子档案的存储还是检索，都相对薄弱。在现阶段的档案管理工作，仅限于电脑技术和资料通信技术的简单运用，缺乏系统性的网络环境下的档案管理。另外，一些干部被传统的管理理念所束缚，没有注意到电子档案的管理，认为电子档案与他们的工作相去甚远；有的人则认为电子档案应该由技术人员负责，不需要管理者太多地参与。这种认识上的偏差，限制了档案数字化的发展和创新。

（二）纸质档案存档困难。S市公共资源交易中心于2017年搬迁到新的办公楼，因为当时的空间布局不够合理，没有考虑到各类别交易项目档案的实际用途。虽然可以很好地满足当时的档案存储需求，但是近几年，由于地方经济的迅速发展，公共资源的交易量急剧增加，导致交易所形成的相关档案量迅速增多。同时，随着档案量的增加，档案室承载能力出现很大的安全风险，这不仅对工作人员的安全造成了影响，也会致使档案出现损坏等问题。这意味着档案管理急需通过信息化的手段来实现创新发展，以此解决现实问题。

（三）信息化建设难以满足实际需求。S市公共资源交易中心已通过公开招标采购了所有的软硬件设备，但由于软件利用率低下，电子信息的更新速度较慢，现有的档案资料主要集中在纸质实体档案上。因此，纸质档案数字化的总体进度相对较缓。当前，我国档案管理系统建设已处于起步阶段，但基础数据库、档案利用平台、档案信息发布平台等方面的信息系统建设比较落后，现有档案的整体利用率仍然不足，虽有一定的线上功能，但是整体较为单一，难以满足社会对档案资源的实际需求。此外，S市公共资源交易中心向已经完成数字化档案管理的周边先进省市的工作调研力度不足，未来学习与借鉴还需进一步提升。

（四）档案管理人员专业性不强。目前，S市公共资源交易中心没有专职的档案管理人员，负责档案管理的人员大多身兼数职，在面对繁杂的档案工作时，既缺乏必要的专业素养，人员自身也会感到较大的工作压力。此外，纸质档案在其保存过程中，对外部环境的要求较高，S市公共资源交易中心为保障档案安全性，每一年都会投入资金对档案进行备份整理与保存。近两年，S市公共资源交易中心各业务部门均安排人员来承担部分档案管理工作，并制订配套的档案管理办法进行规范管理，但因人员专业性不足、精力有限以及维护成本的投入，是当前纸质档案管理中存在的主要困境。而采用数字化档案管理，将提升其工作的便捷性，有助于提高整体管理效率。

二、基层公共资源交易过程中档案数字化的价值

（一）归档便捷，有效缓解库房压力。在“互联网+”背景下，S市公共资源交易中心在公共资源领域已经实现了自动化办公系统的应用，比如建设工程招投标、政府采购、国有产权等交易环节，已经实现了统一的线上平台操作；国有产权交易在全省范围内率先实行产权电子竞拍结合符合性后置审核运行模式。此外，保证金的收退操作也采用电子化手段与多家银行系统平台进行系统对接，实现收退保证金操作的便捷与安全。线上操作势必会产生大量的数据与痕迹，这些都是重要的电子文档，为提高档案管理工作的质量，防止资源浪费，实现信息化发展。目前，该中心积极推动电子文档的归档。与传统的文件存档方式相比，数字化档案管理能够与前端的业务系统直接对接，在前端业务系统中，产生的档案可以直接传递到数字档案管理室，将有效减轻归档的工作量，借用科学的管理模式与自动归档收集系统，有效提升数字化档案管理的工作效率。在建立数字档案的过程中，必须对所搜集的档案资料进行认证和加密，以保证档案的真实性和准确性，避免在传送、处理时发生差错，从而保证档案的合法效力。在实现了数字化档案管理后，其最显著的效果不仅归档便捷，还节省了实体存档空间，减轻了档案存储库房的空间紧张问题，消除了库房承载能力不足的问题。

（二）有效节约存储成本，检索调阅更便利。在“互联网+”的大环境下，实行电子档案管理，利用计算机信息技术，实现了档案相同格式的转化，对已完成存档的档案进行读取，也可以便捷地对已存档的档案进行解锁，确保单位不同权限的管理人员，任何时候都能获得所需要的文件，有效节省了查阅档案所花费的时间，有效增加了工作效率，也简化了工作流程，有效提升各部门之间的信息共享率。比如工程建设招标投标项目档案，在项目封标期间需调阅档案，经有关行业监管部门批准后，当事人可以通过安全权限的密码锁登录交易中心的电子档案系统中，以最快的速度检索自己所需的信息资料，节省了大量的时间。除了缩短查阅时间之外，其保存具有纸质档案不可比拟的优势，随着纸质档案逐渐数字化保存，推动了按类别、层级权限的档案管理模式的实施，有效节约了纸质档案的制作、存储等成本，同时也符合国家绿色节能的要求。可以说，实行电子档案管理模式，将改变以往档案数量庞大、检索与调阅效率低等问题，也对纸质档案保存成本高等相关问题进行了彻底解决，这将为后续的工作开展奠定基础，推动公共资源交易营商环境改进提升服务。

（三）保密性更高，交易过程可监控。在公共资源交易中心所涉及的工作中，包含工程建设招标投标、政府采购、土地使用权和矿业权出让、国有产权交易、政府采购网上超市等项目，均可依托数字档案完成科学、合理的处理，这要求交易中心对档案信息安全做出更多的努力，确保档案的获取、保存、提取等流程的科学完善性。“互联网+”背景下所应用的数字档案管理系统，其对于公共资源交易中心所有的交易流程实现一体化管理，从项目进场至最终的保证金退还等所有环节产生的不同类型的项目资料，均依据独立项目展开分类。整个交易流程完结之后，系统将自动生成最终的档案内容，并实施同一编号操作，自动完成分类、存档、整理、归档等相关操作。除了对档案的自动化存储之外，S市公共资源交易中心的电子档案管理系统也与本省的交易系统相对接，登录系统的用户可以在线完成档案资料的精准查询，并在获取管理员的许可后，完成相关档案的下载与查阅操作。这一过程实现了档案信息的高效管理，并在此基础上，建立了一套完整的交易记录系统，为政府的监督管理工作提供了有力的数据支持，为各市场主体的实际需要提供了便利的服务，为区域经济建设创造了更为公平、公正的营商环境。

三、提升档案数字化工作的建议

随着“互联网+”的不断发展，信息技术已经渗透在人们日常生活的方方面面，为了进一步规范电子文件的管理流程，提高其管理的科学化、规范化和系统化水平，确保其真实完整和安全。国家档案局于2017年12月15日发布了《电子档案管理系统基本功能规定》，对国家各级综合档案馆的电子档案管理全过程均作出明确规定，从档案收集、整理、保存、利用、鉴定和管理、档案管理等各个方面，都有详细的规定，对电子档案管理系统实施规范性要求，这为“互联网+”背景下完成基层公共资源交易领域的档案数字化发展指明了方向。

（一）提升档案管理人员信息化素养。从基层的档案管理员角度来看，虽然使用电子化档案管理系统可以有效减轻其自身的压力，但是对其计算机水平提出了更高的要求。对于档案管理者来说，需要主动参与到各类档案信息化专业知识学习中，积极参与培训活动，不断学习先进的经验与技术，实现自身档案管理素养以及创新意识的提高。另外，交易中心的档案管理者要对本单位的档案工作人员进行定期培训和针对性辅导，及时传达上级的精神，对新技术加以普及，确保管理人员与时俱进，更好地完成档案管理工作。

（二）大力推进电子档案查询软件的开发。电子档案管理系统的广泛应用，离不开进场交易各行业监管部门和上级部门的支持和推动，以及网络环境下信息服务提供商的协助。S市公共资源交易中心与软件公司进行密切合作，将主要精力放在交易档案电子文件的存储和查询上，并根据各个部门的实际情况，进行大量的意见收集和整理。现阶段重点在于归档管理功能项的页面显示、查询搜索等多个子功能的开发与测试上，以及对接银行保证金存退留痕，已经展开了上百次的沟通和修改，有效推动了电子档案的发展。

（三）加强学习调研，实现资源共享。除了增强工作人员的综合素养、完善系统开发之外，要增强与上级部门之间的信息互联互通，实现交易档案之间的信息共享，互相补位。并依据历史查询资料，优先对可开放文档与利用率较高的文档展开处理，增强工作效率，提升服务质量。此外，需要积极向完成数字化档案管理的县市取经，不断提升自身的业务水平。

（四）完善电子化档案管理制度。在S市公共资源交易中心的日常工作中，要与上级部门建立密切的联系，构建起科学、合理、详细规范的档案管理制度，根据实际需要不断进行调整，以此推动档案信息化管理进程，保证电子档案系统顺利施行，并保障档案信息化工作顺利推进。S市公共资源交易中心的管理制度可依据省内其他地市所制订的管理办法，根据自身的实际状况，完成全过程操作的制度制订，从档案形成直至档案保密阶段，均要制订相对应的规范管理文档。

（五）增强档案安全性建设。市级交易中心的交易数据具有较高的保密性，因此在实施档案管理中，要严格执行国家对于档案管理安全的相关规定，并根据相对应的制度来规范人员操作，降低信息档案安全风险的出现，通过不断提升技术水平，来做好内外部防范工作。凡是按照规定涉及保密的文件资料，均需认真做好相对应的电子加密与保存工作，电子信息档案管理所使用的软硬件，均根据上级要求统一配置，并安装相对应的杀毒软件，定期对计算机的安全防护系统进行升级。此外，须禁止档案专用电脑连接外网、禁止使用外来设备对数据进行存取与传输，并根据实际情况，完成电子数据的备份工作，全力保障档案数据、系统的安全性，通过提升管理人员的安全意识，增强其保密意识，确保电子档案处于安全状态下。

四、结语

随着信息技术的大范围应用，处于社会链条中的任何一个环节都难以避免信息化发展。S市公共资源交易中心档案管理工作，也在积极、努力地探索建立数字化的档案管理模式，开发了专业性较强的个性化操作系统，目前已实现了一键归档、PC查询等相关功能。电子档案管理制度的建立，是促进我国档案管理工作不断创新的重要举措，为公共资源交易领域的相关工作革新奠定了基础。未来，将与时俱进完成优化与完善，更好地为社会大众做好服务工作。