信息时代本科院校电子教学档案管理问题研究

文/湖南农业大学档案馆 周杨慧

本科院校是集人才培养、科学研究、服务社会于一体的教育机构，其中人才培养是本科院校的核心功能；科学研究是本科院校的重要功能，也是人才培养的重要途径；服务社会是人才培养与科学研究功能的延伸。教学是人才培养的重要方式，教学档案电子化管理是适应时代要求的必然趋势，更好地服务于本科院校三大功能的实现，发挥本科院校文化传承的作用。

一、明确几个概念

（一）教学档案。高等学校教学档案是高等学校档案的一个重要组成部分，是指在从事教学管理、教学实践和教学研究活动中直接形成的，具有一定保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式与载体，具有历史联系的文件体系。教学档案记录着学生从入学到毕业全过程中形成的有价值的材料，涉及的主体众多，包括学生、教师、管理人员、管理机制、教学环境、教学方法、教学设备等众多因素共同参与的复杂、系统活动，产生的材料涉及多部门，包括上级行政部门的审批、通知材料、校内的各部门管理材料、其他社会部门的参与材料等；教学学制管理使教学档案具有明显的周期性；本科院校教学层次和教学类型多，因此，本科院校的教学档案又具有相对的复杂性，如一般本科院校都有全日制专科、本科、研究生、博士，还有继续教育，包括函授专科、本科，自考专科、本科，电大专科、本科等，各个类型有不同的教学管理机制和要求，形成的教学材料自然复杂、多样。本科院校的教学档案主要包括：上级教育主管机关下达的指令性与指导性文件、综合性教学文件材料、课堂教学材料、教学实习与生产实习材料、学籍管理材料、教学计划与方案、师资培训和教学总结等17类材料。其中利用率最高的是学生学籍管理材料，如录取名册、成绩、学位名册、毕业名册、答辩评阅意见书等。

（二）电子档案。指具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件，由内容、结构和背景组成。新《档案法》第三十七条明确，电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以电子形式作为凭证使用。虽然电子档案管理办法还没有出台，但相关的电子档案管理制度陆续出台，如《电子文件归档与电子档案管理规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子档案管理基本术语》《版式电子文件长期保存格式需求》等等，为高校电子档案归档和管理提供了大量的参考依据。

（三）电子教学档案。电子教学档案是相对于纸质教学档案来说的，特指以电子的形式保存并利用的教学档案。从来源看，有三种类别的电子教学档案：由原来的纸质档案数字化之后的电子教学档案、直接著录生成的电子教学档案和从别的业务系统直接导入并立卷归档的电子教学档案等；按格式分类，包括：电子表格、电子文档、音频、视频、电子图片等；按质量分类，包括：有完整内容、结构和背景的电子教学档案和不完整的电子教学档案。

二、本科院校教学档案的价值

本科院校教学档案具有教育系统教学档案的共性，与初等、中等以及职业技术教育学校相比，又有自身的特色。如科研与教学相结合、科研与服务社会相结合。不同本科院校的教学档案反映各自的办学历史、办学理念、办学特色和办学成果。

教学档案是本科院校档案的一种，却是利用率最高的一类档案，广泛用于教学、科研、文化交流、学籍查询与认证等方面。主要有以下几方面：1.学籍证明。高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。高校毕业生考研、留学、就业需要提供大学期间的学习形式、学习成绩、毕业和学位信息等；补办毕业证和学位证、核查以前未注册上网的学历学位信息或学历学位信息勘误等需查阅学生的毕业和学位名册；人事档案清查中需核查或补充学籍信息，核查录取性质需查阅录取名册、核查师生获奖荣誉信息等。2.资政参政。教学档案记录着本科院校的办学历史、特色学科和专业的办学历史及办学成果、教学管理制度变革，查考利用这部分档案材料，便于快速熟悉学校相关工作、提高事务处理效率。3.教学研究。教学实践、精品课、课程建设、优秀教案等反映教学组织实施的全过程，值得新任教师参考、借鉴、反思，不断提高自身的教学水平。4.科普宣传。本科院校中优秀的专业课程视频共享到某些服务平台，作为科普宣传，充分发挥大讲坛的作用，不仅是对学校的一种宣传，也发挥着档案的社会价值。

高校教学档案是高校办学的真实记录，也是社会教育发展的一个缩影。随着信息化技术的发展和人们物质文化、精神需求的提高，高校教学档案的潜在社会价值、文化价值甚至经济价值，也将进一步被挖掘。

三、电子时代对教学档案提出的新要求

（一）档案利用方式电子化，办理业务线上化。教学档案很大程度上是为毕业的校友提供成绩、学籍证明等需求，为了一份成绩，浪费两天的时间请假飞奔母校来打印，不仅浪费了时间和金钱，对于疫情期间，更是一种不安全的出行，因此线上办理档案业务成为广大校友的呼声和需求。线上购物、线上签合约、线上换证、线上缴费、线上学习……档案业务是不是也可以线上办理呢？

（二）档案检索精确定位。本科院校办学一般都有几十年甚至上百年的历史，每年不同层次的毕业生有数万人，总体上教学档案体量特别大，单靠纸质查阅或不精确的目录检索，调阅一份档案可能需要十来分钟或更久。电子时代，海量数据必须借助计算机先进技术，将教学档案按照档案管理的标准和要求，采取电子录入、关键词著录和图像识别等，实现电子文件的全文高效检索，为相关部门一键式查询精准定位。

（三）档案查询全面彻底。查档案在大部分人印象中，就是搭台去翻阅那些无人问津的案卷，翻来覆去，有可能一无所获，埋怨没有存档。有些并不是没有记录，而是查不到或查错了。如教学档案学生同名同姓的人很多，不认真比对内容，查询不全面，有可能出现查到同名同姓的其他人档案的失误。档案的最终价值就是利用，不能利用的档案就是一堆废纸。电子信息时代要借助全文检索、智能检索的强大技术优势，实现全库检索，查无例外。

（四）拓宽档案统计与编研。统计和编研实质上是对档案信息的一种提炼和加工，电子化的档案更方便、更快速地查找、统计所需的档案信息。高校教学档案是高校档案的主体，任何文件与报告都与教学档案息息相关，如领导在校友会上做报告时，需要知道学校到目前为止培养了多少本科毕业生、多少研究生、多少博士生，在申报某一专业硕士点时，要查阅这一专业的本科办学历史和办学成果，教学制度变更时要查阅之前历次版本的制度详情等等。

四、电子教学档案管理和利用存在的问题

（一）电子教学档案收集不全。教学档案归档中重视结论性名册类档案的收集与整理，过程性档案材料收集不全。教学档案中涉及教学活动重要环节的部分，是教学档案的精华所在，最具有利用价值，这部分档案更详尽、全面地记录了教学活动重要环节的实际情况，真实反映了学校的教学质量和管理水平，真实案例更具有科研和参考价值。

（二）电子教学档案归档质量不高，不能利用。单独上传或扫描的电子教学档案数据，由于归档不认真、审核不严，存在很多质量问题，如：电子档案归档不全，有正文没附件、没有电子签章、所归文档不是最终版本、格式和内容不符要求、文件损坏打不开等。另外，业务系统数据不规范、不完整，造成电子接口导入数据不规范、不完整。

（三）查阅费时或检索不到。有以下几方面的原因：1.没有建立索引或安装全文检索功能；2.档案题名、关键词等著录不明确或不统一，如表示2022年录取名册，有“2022年新生录取名册”“二〇二二年录取新生名册”“2022级录取新生花名册”等等，应统一一种表述格式和方法，如“年度+单位名称+层次+主题”；3.姓名、文件名等关键词检索时输入错误或著录时输入错误等；4.著录太过粗放，没有做到细化到人名、文件名，只有案卷目录，没有卷内目录；5.原文没有做文字识别处理，或识别率过低，或是不可识别的手写体，或是原文模糊遮挡等造成检索不到或只能检索部分文字；6.电子档案格式不兼容，不可检索等。

（四）涉及个人隐私的电子教学档案不可直接利用。教学档案中汇总性的名册比较多，如新生录取名册、毕业名册、学位名册，一个页面上涉及多人的身份证号码、家庭住址、个人电话等个人隐私，直接原文盖章利用就会造成泄漏他人隐私的严重问题，考虑到档案的原始性，不能随意剪切，这需要教学档案管理者在提供利用时采取一些技术措施遮盖部分涉及隐私的档案信息。

（五）双套制管理模式下，电子教学档案与纸质教学档案不一致。为了保险起见，目前国内大部分高校教学档案管理实行纸质档案和电子档案同步归档的双套制管理模式。教学档案涉及多部门、多种类，档案部门需要时间整合各部门的信息，且电子档案管理技术不成熟。因此，在这期间会实行保管纸质档案作为求证、电子档案作为利用的双套制管理模式。这会造成两个版本某些数据的偏差，如归档时间、排版或是因工作失误造成个别数据内容的增减。

（六）电子教学档案利用存在诸多安全隐患和缺乏必备的真伪鉴别技术。教学档案是查阅量最多的档案之一，且主要针对毕业的校友。很多本科院校档案管理系统与档案利用系统合一，档案利用对大众开放的话，如果没有强大的安全防护措施，防止被攻击、被病毒侵害、被恶意篡改，后果不堪设想，因此，有必要将档案管理系统与档案利用系统分开。另外，档案利用系统在身份认证、查阅浏览权限、文档加密保护等方面缺乏必要措施，造成随意打印、恶意篡改、档案信息失真、非法传播，无法识别档案的真实性，侵害他人的权益等行为。

五、规范电子教学档案管理的建议

目前大多数本科院校实行纸质教学档案和电子教学档案双套制管理模式，这是由纸质档案管理走向电子档案管理的过渡阶段。随着信息化进程的推动，电子教学档案的优势越来越突出，利用高效便捷、节能环保，内容、结构、背景信息完整，特别是电子档案可以随意放大缩小、更清晰，是未来发展的必然趋势，为此，要在制度、技术等方面采取必要的措施推动电子教学档案管理发展。

（一）制订适合本院校的电子教学档案管理规章制度和办法。明确归档主体、责任和具体要求。档案馆领导和技术管理人员应与教学其他部门如学院、教务处、研究生院等其他部门领导和技术管理人员协调沟通，参照纸质档案管理办法，共同制订电子教学档案管理办法，明确网上归档流程和要求，统一格式，做到来源可靠，程序规范，要素合规。

（二）做好档案利用安全保障措施。首先，档案利用系统在登录访问、利用申请和审批、查询浏览各环节融入身份认证、审计跟踪、文件保护和数字水印技术，对电子档案的在线阅览、离线下载和打印输出进行安全控制，规避超越权限的档案查看，防止非法传播，以及事后的跟踪、分析和追溯。其次，借鉴区块链技术，在电子档案信任和认证方面，区块链技术具明显优势，系统自动运行的基础上实现了电子档案管理的去中心化与相关信息的不可否认证明，使得对电子档案的所有操作有据可查，在区块链认证主体共同监管下彻底扼制对电子档案的恶意操作。

（三）做好备份管理工作。教学档案电子数据虽然来源于多部门，且别的部门也有系统保存，按照归档要求，未归档之前，数据的真实性由业务部门负责，归档之后数据的真实性由档案馆负责。因此，档案馆有责任和义务保证电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。这需要定期做好完整的备份，包括数据库备份、系统备份、原文备份和操作系统备份等。

随着信息化水平的不断提高，教学档案的需求也会增多，作为高校教学档案管理者，要变被动服务为主动开发，秉持“让数据多跑路，让用户少跑路”的理念，不断引用档案新信息技术，充分挖掘教学档案特色资源的文化价值、社会价值，发挥凭证、记忆功能，为用户提供满意的档案利用服务。